PAGE衛(wèi)生院臨時(shí)采購(gòu)制度一、總則1.目的為了規(guī)范衛(wèi)生院臨時(shí)采購(gòu)行為，確保采購(gòu)活動(dòng)合法、合規(guī)、高效，滿足衛(wèi)生院臨床及日常工作的緊急物資需求，保障醫(yī)療服務(wù)的正常開展，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于衛(wèi)生院內(nèi)所有臨時(shí)采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于醫(yī)療設(shè)備、醫(yī)用耗材、辦公用品、藥品等物資的臨時(shí)采購(gòu)。3.基本原則合法性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購(gòu)活動(dòng)合法合規(guī)。必要性原則：臨時(shí)采購(gòu)應(yīng)基于臨床急救、突發(fā)公共衛(wèi)生事件、設(shè)備突發(fā)故障等緊急需求，確屬必要且無法通過常規(guī)采購(gòu)流程滿足。高效性原則：簡(jiǎn)化流程，提高采購(gòu)效率，在最短時(shí)間內(nèi)滿足緊急物資需求，不影響衛(wèi)生院正常工作運(yùn)轉(zhuǎn)。透明性原則：采購(gòu)過程應(yīng)保持透明，接受內(nèi)部監(jiān)督，確保公平、公正、公開。二、采購(gòu)申請(qǐng)與審批1.申請(qǐng)流程使用部門填寫申請(qǐng)表：當(dāng)出現(xiàn)臨時(shí)采購(gòu)需求時(shí)，使用部門應(yīng)詳細(xì)填寫《衛(wèi)生院臨時(shí)采購(gòu)申請(qǐng)表》，內(nèi)容包括采購(gòu)項(xiàng)目名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)算金額、申請(qǐng)理由、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等信息。提交申請(qǐng)：申請(qǐng)表經(jīng)使用部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至衛(wèi)生院采購(gòu)管理部門。2.審批流程采購(gòu)管理部門初審：采購(gòu)管理部門收到申請(qǐng)表后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行初步審核，重點(diǎn)審核申請(qǐng)理由是否充分、采購(gòu)項(xiàng)目是否符合緊急需求定義、預(yù)算金額是否合理等。如初審?fù)ㄟ^，將申請(qǐng)表提交至相關(guān)審批領(lǐng)導(dǎo)。審批領(lǐng)導(dǎo)審批：審批領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)申請(qǐng)情況進(jìn)行審批。對(duì)于金額較?。ň唧w金額界定由衛(wèi)生院根據(jù)實(shí)際情況確定）的臨時(shí)采購(gòu)申請(qǐng)，可由采購(gòu)管理部門負(fù)責(zé)人審批；對(duì)于金額較大的申請(qǐng)，需經(jīng)院長(zhǎng)或分管副院長(zhǎng)審批。審批領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在申請(qǐng)表上簽署審批意見，明確是否同意采購(gòu)。三、采購(gòu)方式1.緊急采購(gòu)適用情形：適用于危及患者生命安全、突發(fā)公共衛(wèi)生事件等緊急情況，需要立即采購(gòu)物資以滿足救治需求。采購(gòu)流程：采購(gòu)管理部門接到審批通過的申請(qǐng)表后，應(yīng)立即啟動(dòng)緊急采購(gòu)程序。對(duì)于市場(chǎng)上有現(xiàn)貨的物資，可直接聯(lián)系供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)；對(duì)于需要定制或特殊加工的物資，應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商最短生產(chǎn)周期，并跟蹤生產(chǎn)進(jìn)度。在采購(gòu)過程中，應(yīng)確保物資質(zhì)量符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。2.詢價(jià)采購(gòu)適用情形：適用于采購(gòu)金額較?。ň唧w金額界定由衛(wèi)生院根據(jù)實(shí)際情況確定）、市場(chǎng)貨源充足、價(jià)格相對(duì)透明的物資采購(gòu)。采購(gòu)流程：采購(gòu)管理部門根據(jù)申請(qǐng)采購(gòu)的物資信息，向至少三家具備資質(zhì)的供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)函。詢價(jià)函應(yīng)明確物資規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時(shí)間等內(nèi)容。供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)回復(fù)報(bào)價(jià)后，采購(gòu)管理部門對(duì)各供應(yīng)商報(bào)價(jià)進(jìn)行比較分析，選擇報(bào)價(jià)合理、信譽(yù)良好的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。3.單一來源采購(gòu)適用情形：適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購(gòu)的物資，如專利產(chǎn)品、特定品牌設(shè)備的專用耗材等；或發(fā)生不可預(yù)見的緊急情況，不能從其他供應(yīng)商處采購(gòu)的物資。采購(gòu)流程：采購(gòu)管理部門應(yīng)提供充分的理由說明采用單一來源采購(gòu)的必要性，并填寫《單一來源采購(gòu)申請(qǐng)表》。申請(qǐng)表經(jīng)采購(gòu)管理部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至院長(zhǎng)或分管副院長(zhǎng)審批。審批通過后，與選定的供應(yīng)商進(jìn)行談判，確定采購(gòu)價(jià)格、交貨時(shí)間等條款，并簽訂采購(gòu)合同。四、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)資質(zhì)要求：供應(yīng)商應(yīng)具備合法經(jīng)營(yíng)資質(zhì)，提供的物資應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)規(guī)范。信譽(yù)良好：具有良好的商業(yè)信譽(yù)，無不良經(jīng)營(yíng)記錄，在以往合作中未出現(xiàn)過質(zhì)量問題或違約行為。價(jià)格合理：報(bào)價(jià)應(yīng)具有競(jìng)爭(zhēng)力，在保證質(zhì)量的前提下，價(jià)格相對(duì)合理。供應(yīng)能力：具備充足的生產(chǎn)能力或庫(kù)存，能夠及時(shí)滿足衛(wèi)生院的采購(gòu)需求，確保物資按時(shí)供應(yīng)。2.供應(yīng)商評(píng)估與管理定期評(píng)估：采購(gòu)管理部門應(yīng)定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括物資質(zhì)量、交貨及時(shí)性、售后服務(wù)等方面。評(píng)估周期為每年一次，可采用問卷調(diào)查、實(shí)地考察、數(shù)據(jù)分析等方式進(jìn)行。動(dòng)態(tài)管理：根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理。對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，可給予更多的合作機(jī)會(huì)；對(duì)于出現(xiàn)質(zhì)量問題、交貨延遲等不良情況的供應(yīng)商，應(yīng)及時(shí)發(fā)出整改通知，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，應(yīng)暫?；蚪K止合作。3.供應(yīng)商信息管理建立供應(yīng)商檔案：采購(gòu)管理部門應(yīng)建立完善的供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商基本信息、資質(zhì)證明、合作歷史、評(píng)估結(jié)果等內(nèi)容。供應(yīng)商檔案應(yīng)定期更新，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。信息共享：供應(yīng)商檔案信息應(yīng)在衛(wèi)生院內(nèi)部相關(guān)部門之間實(shí)現(xiàn)共享，以便各部門在采購(gòu)活動(dòng)中能夠全面了解供應(yīng)商情況，做出合理決策。五、采購(gòu)合同管理1.合同簽訂簽訂原則：采購(gòu)合同應(yīng)按照《中華人民共和國(guó)民法典》及相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定簽訂，明確雙方權(quán)利義務(wù)，確保合同合法有效。合同條款：合同條款應(yīng)包括采購(gòu)物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。對(duì)于涉及醫(yī)療設(shè)備、醫(yī)用耗材等物資的采購(gòu)合同，還應(yīng)明確售后服務(wù)條款，如維修期限、維修方式、配件供應(yīng)等。簽訂流程：采購(gòu)合同由采購(gòu)管理部門負(fù)責(zé)起草，經(jīng)法律顧問審核后，提交至院長(zhǎng)或分管副院長(zhǎng)審批。審批通過后，由采購(gòu)管理部門與供應(yīng)商簽訂合同。合同簽訂后，應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給財(cái)務(wù)部門、使用部門等相關(guān)部門存檔。2.合同執(zhí)行與監(jiān)督執(zhí)行跟蹤：采購(gòu)管理部門應(yīng)負(fù)責(zé)跟蹤采購(gòu)合同的執(zhí)行情況，及時(shí)掌握供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度、交貨情況等信息。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在違約行為，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其采取措施糾正違約行為。驗(yàn)收監(jiān)督：使用部門負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)物資進(jìn)行驗(yàn)收，采購(gòu)管理部門應(yīng)參與驗(yàn)收過程，監(jiān)督驗(yàn)收工作的執(zhí)行情況。驗(yàn)收合格后，使用部門應(yīng)填寫《物資驗(yàn)收單》，并由驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)。如發(fā)現(xiàn)物資存在質(zhì)量問題或數(shù)量不符等情況，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.合同變更與終止變更程序：在合同履行過程中，如因特殊原因需要變更合同條款，采購(gòu)管理部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)明確變更內(nèi)容、變更原因、雙方權(quán)利義務(wù)等事項(xiàng)。變更協(xié)議簽訂后，應(yīng)及時(shí)將變更情況通知相關(guān)部門。終止程序：合同履行完畢或因其他原因需要終止合同的，采購(gòu)管理部門應(yīng)與供應(yīng)商辦理終止手續(xù)。終止手續(xù)包括核對(duì)物資交付情況、清理貨款結(jié)算、處理遺留問題等。合同終止后，應(yīng)將相關(guān)資料整理歸檔。六、采購(gòu)驗(yàn)收管理1.驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：采購(gòu)物資應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)規(guī)范，以及采購(gòu)合同約定的質(zhì)量要求。對(duì)于醫(yī)療設(shè)備、醫(yī)用耗材等物資，應(yīng)具備產(chǎn)品合格證明、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等文件。數(shù)量標(biāo)準(zhǔn)：按照采購(gòu)合同約定的數(shù)量進(jìn)行驗(yàn)收，確保物資數(shù)量準(zhǔn)確無誤。規(guī)格型號(hào)標(biāo)準(zhǔn)：物資的規(guī)格型號(hào)應(yīng)與采購(gòu)合同約定一致，不得擅自更改。2.驗(yàn)收流程初步驗(yàn)收：物資到貨后，使用部門應(yīng)首先進(jìn)行初步驗(yàn)收，檢查物資外觀、包裝等是否完好，數(shù)量是否相符。初步驗(yàn)收合格后，填寫《物資驗(yàn)收申請(qǐng)單》，提交至采購(gòu)管理部門。專業(yè)驗(yàn)收：采購(gòu)管理部門組織相關(guān)專業(yè)人員（如醫(yī)療設(shè)備技術(shù)人員、質(zhì)量管理人員等）對(duì)物資進(jìn)行專業(yè)驗(yàn)收。專業(yè)驗(yàn)收應(yīng)按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，對(duì)物資的質(zhì)量、性能、功能等進(jìn)行全面檢查。驗(yàn)收過程中，可采用檢驗(yàn)檢測(cè)、試用等方式。驗(yàn)收?qǐng)?bào)告：驗(yàn)收完成后，驗(yàn)收人員應(yīng)填寫《物資驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，詳細(xì)記錄驗(yàn)收情況，包括驗(yàn)收結(jié)論、存在問題及處理意見等。驗(yàn)收?qǐng)?bào)告經(jīng)驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)后，提交至采購(gòu)管理部門歸檔。對(duì)于驗(yàn)收不合格的物資，采購(gòu)管理部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其更換或處理。七、采購(gòu)付款管理1.付款原則按合同付款：嚴(yán)格按照采購(gòu)合同約定的付款方式和時(shí)間進(jìn)行付款，確保付款行為合法合規(guī)。審核把關(guān)：付款前，財(cái)務(wù)部門應(yīng)審核采購(gòu)合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、發(fā)票等相關(guān)資料，確保資料齊全、真實(shí)有效。審核無誤后，方可辦理付款手續(xù)。2.付款流程申請(qǐng)付款：采購(gòu)管理部門根據(jù)合同約定的付款時(shí)間，填寫《付款申請(qǐng)表》，并附上采購(gòu)合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、發(fā)票等相關(guān)資料。付款申請(qǐng)表經(jīng)采購(gòu)管理部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)審核：財(cái)務(wù)部門收到付款申請(qǐng)表后，對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括合同條款是否符合付款條件、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告是否真實(shí)有效、發(fā)票是否合規(guī)等。如審核通過，財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人在付款申請(qǐng)表上簽字審批。付款執(zhí)行：財(cái)務(wù)部門根據(jù)審批意見，按照合同約定的付款方式進(jìn)行付款。付款方式包括銀行轉(zhuǎn)賬、支票支付等。付款完成后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)記錄付款情況，并將付款憑證復(fù)印件分發(fā)給采購(gòu)管理部門和使用部門。八、采購(gòu)檔案管理1.檔案內(nèi)容采購(gòu)檔案應(yīng)包括采購(gòu)申請(qǐng)表、審批文件、采購(gòu)合同、詢價(jià)函、報(bào)價(jià)單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、發(fā)票、付款憑證等與采購(gòu)活動(dòng)相關(guān)的所有文件資料。2.檔案整理與歸檔采購(gòu)管理部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)檔案進(jìn)行整理，按照采購(gòu)項(xiàng)目類別、時(shí)間順序等進(jìn)行分類歸檔。檔案應(yīng)妥善保管，確保檔案資料的完整性和可追溯性。3.檔案查閱與借閱查閱規(guī)定：衛(wèi)生院內(nèi)部人員因工作需要查閱采購(gòu)檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到采購(gòu)管理部門查閱。查閱過程中，應(yīng)遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、損毀檔案資料。借閱規(guī)定：因特殊原因需要借閱采購(gòu)檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)采購(gòu)管理部門負(fù)責(zé)人和分管副院長(zhǎng)批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[具體期限]，借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案，不得轉(zhuǎn)借他人。借閱期間，借閱人應(yīng)妥善保管檔案，確保檔案安全。九、監(jiān)督與審計(jì)1.內(nèi)部監(jiān)督采購(gòu)管理部門自查：采購(gòu)管理部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行自查，檢查采購(gòu)流程是否規(guī)范、采購(gòu)行為是否合法合規(guī)、采購(gòu)檔案是否完整等。發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)整改，并將自查情況報(bào)告給衛(wèi)生院領(lǐng)導(dǎo)。內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督：衛(wèi)生院內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)，審查采購(gòu)項(xiàng)目的必要性、采購(gòu)方式的合理性、采購(gòu)合同的合法性、采購(gòu)資金的使用情況等。審計(jì)過程中，可通過查閱資料、實(shí)地走訪、問卷調(diào)查等方式進(jìn)行。審計(jì)結(jié)束后，應(yīng)出具審計(jì)報(bào)告，對(duì)