PAGE衛(wèi)生室檔案室管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)衛(wèi)生室檔案室的管理，有效保護(hù)和利用檔案資源，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于衛(wèi)生室全體員工及涉及衛(wèi)生室檔案管理相關(guān)工作的外部人員。3.檔案定義本衛(wèi)生室檔案是指在醫(yī)療、預(yù)防、保健、教學(xué)、科研、行政管理等各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。4.管理原則遵循集中統(tǒng)一管理、分類(lèi)科學(xué)、安全保密、方便利用的原則，確保檔案管理工作的規(guī)范化、制度化和科學(xué)化。二、檔案管理職責(zé)1.檔案室職責(zé)負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度，并組織實(shí)施。集中統(tǒng)一管理衛(wèi)生室各類(lèi)檔案，對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的安全與完整。開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。負(fù)責(zé)向有關(guān)部門(mén)和人員提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并進(jìn)行登記和跟蹤管理。對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理能力。2.各部門(mén)職責(zé)負(fù)責(zé)本部門(mén)文件材料的收集、整理和歸檔工作，并定期移交檔案室。配合檔案室做好檔案的鑒定、銷(xiāo)毀等工作。按照規(guī)定的程序和要求，向檔案室查閱、借閱檔案。對(duì)本部門(mén)形成的檔案進(jìn)行妥善保管，防止丟失、損壞和泄密。三、檔案的收集與整理1.收集范圍上級(jí)部門(mén)下發(fā)的各類(lèi)文件、通知、指示、規(guī)定等。衛(wèi)生室制定的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案，包括病歷、處方、檢查檢驗(yàn)報(bào)告、醫(yī)療記錄等。預(yù)防保健檔案，如疫苗接種記錄、傳染病報(bào)告卡、健康體檢檔案等。教學(xué)科研檔案，如教學(xué)計(jì)劃、教案、科研項(xiàng)目申報(bào)書(shū)、研究成果等。行政管理檔案，如會(huì)議記錄、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、設(shè)備檔案等。其他具有保存價(jià)值的文件材料。2.收集要求各部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，簽字蓋章齊全。對(duì)電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)文件，并確保兩者內(nèi)容一致。3.整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。分類(lèi)科學(xué)、編號(hào)規(guī)范、排列有序、編目準(zhǔn)確。4.整理方法按照檔案的類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)，如黨群工作類(lèi)、行政管理類(lèi)、醫(yī)療業(yè)務(wù)類(lèi)、預(yù)防保健類(lèi)、教學(xué)科研類(lèi)等。對(duì)每一類(lèi)檔案進(jìn)行細(xì)分，如醫(yī)療業(yè)務(wù)類(lèi)可分為門(mén)診病歷、住院病歷、手術(shù)記錄等。編制檔案分類(lèi)目錄，明確各類(lèi)檔案的編號(hào)、名稱(chēng)、日期等信息。對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。將檔案按照編號(hào)順序排列，裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類(lèi)別、編號(hào)、名稱(chēng)等信息。四、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀1.鑒定原則根據(jù)檔案的保存價(jià)值和保管期限，對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定。鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀(guān)點(diǎn)，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。2.鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、各部門(mén)負(fù)責(zé)人及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定工作。3.鑒定方法對(duì)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等進(jìn)行綜合分析，確定其保存價(jià)值。參考國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合衛(wèi)生室的實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。對(duì)保管期限已滿(mǎn)或失去保存價(jià)值的檔案，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)。4.銷(xiāo)毀程序檔案鑒定小組對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行審核，編制檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，注明檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、日期、數(shù)量等信息。檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)經(jīng)衛(wèi)生室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案銷(xiāo)毀徹底、安全。銷(xiāo)毀完畢后，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字，并將檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)存檔。五、檔案的保管1.保管場(chǎng)所檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害生物等條件，確保檔案的安全保管。檔案應(yīng)存放在專(zhuān)用的檔案柜內(nèi)，檔案柜應(yīng)排列整齊，便于查找。2.保管要求對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)存放，不同類(lèi)別的檔案應(yīng)分開(kāi)存放。對(duì)重要檔案和珍貴檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專(zhuān)柜存放、加密存儲(chǔ)等。定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。做好檔案的防潮、防蟲(chóng)、防火等工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行消毒、殺蟲(chóng)等處理。對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保電子檔案的安全。3.庫(kù)房管理檔案室應(yīng)保持清潔、整齊，嚴(yán)禁在庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙、堆放雜物。庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材和安全設(shè)施，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。嚴(yán)格控制庫(kù)房的溫度和濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，濕度應(yīng)保持在45%60%之間。六、檔案的利用1.利用原則遵循保密、合法、合理、及時(shí)的原則，確保檔案的利用符合規(guī)定和要求。充分發(fā)揮檔案的作用，為衛(wèi)生室的醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等工作提供服務(wù)。2.利用范圍衛(wèi)生室內(nèi)部員工因工作需要查閱、借閱檔案。上級(jí)主管部門(mén)、相關(guān)單位因工作需要查閱檔案。司法機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察部門(mén)等因辦案需要查閱檔案。3.利用程序查閱、借閱檔案應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱、借閱申請(qǐng)表，注明查閱、借閱的目的、內(nèi)容、期限等信息。申請(qǐng)表經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案室審核。檔案室審核通過(guò)后，根據(jù)申請(qǐng)表提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并進(jìn)行登記。查閱檔案應(yīng)在檔案室指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需借閱檔案，借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，特殊情況需經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、損毀檔案。如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案室應(yīng)進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。4.利用登記檔案室應(yīng)建立檔案查閱、借閱登記臺(tái)賬，詳細(xì)記錄查閱、借閱的時(shí)間、人員、內(nèi)容、期限等信息。登記臺(tái)賬應(yīng)定期進(jìn)行整理和歸檔，以便查詢(xún)和統(tǒng)計(jì)。七、檔案的信息化管理1.信息化建設(shè)目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，提高檔案管理的效率和水平，方便檔案的查閱、利用和統(tǒng)計(jì)分析。2.信息化管理內(nèi)容建立檔案管理信息系統(tǒng)，對(duì)檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用等環(huán)節(jié)進(jìn)行信息化管理。將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享和遠(yuǎn)程查閱。利用信息化手段對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目、檢索等管理，提高檔案管理的準(zhǔn)確性和便捷性。3.信息安全管理加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶(hù)權(quán)限，