PAGE基層衛(wèi)生院檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)基層衛(wèi)生院檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在衛(wèi)生院各項(xiàng)工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本衛(wèi)生院實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于基層衛(wèi)生院各科室及全體工作人員在工作中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：衛(wèi)生院檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，各科室不得分散保存檔案。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映衛(wèi)生院各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。3.完整性原則：全面收集、整理衛(wèi)生院在工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄密。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、借閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合檔案室1.負(fù)責(zé)制定和完善衛(wèi)生院檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理衛(wèi)生院各類檔案，對檔案進(jìn)行收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案檢索工具，如案卷目錄、全引目錄、電子目錄等，方便檔案的查找和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全。5.定期對檔案進(jìn)行鑒定，對已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。6.積極開展檔案的開發(fā)利用工作，為衛(wèi)生院的醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等工作提供檔案信息服務(wù)。7.負(fù)責(zé)組織檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理水平。（二）各科室兼職檔案員1.負(fù)責(zé)本科室檔案的收集、整理、立卷和移交工作，確保本科室檔案材料的齊全完整。2.按照檔案管理要求，對本科室檔案進(jìn)行分類整理，并定期向綜合檔案室移交。3.協(xié)助綜合檔案室做好檔案的查閱、借閱等利用工作，及時(shí)提供本科室相關(guān)檔案資料。4.負(fù)責(zé)本科室檔案的日常保管和安全保密工作，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向綜合檔案室報(bào)告。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理類檔案：包括衛(wèi)生院制定的各項(xiàng)規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、會議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、設(shè)備檔案等。2.醫(yī)療業(yè)務(wù)類檔案：包括病歷檔案、處方檔案、檢查檢驗(yàn)報(bào)告檔案、醫(yī)療技術(shù)檔案、護(hù)理檔案、醫(yī)療糾紛檔案等。3.教學(xué)科研類檔案：包括教學(xué)計(jì)劃、教案、教學(xué)總結(jié)、科研項(xiàng)目申報(bào)書、科研成果報(bào)告等。4.其他類檔案：包括基建檔案、設(shè)備采購合同、租賃合同、捐贈(zèng)協(xié)議等。（二）收集要求1.各科室兼職檔案員應(yīng)及時(shí)收集本科室在工作中形成的各類檔案材料，確保檔案的真實(shí)性和完整性。2.檔案材料應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全，嚴(yán)禁使用圓珠筆、鉛筆等不耐久書寫材料。3.對破損、褪色的檔案材料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制后再行歸檔。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)、時(shí)間順序等進(jìn)行分類，確定檔案的類別和編號。2.組卷：將同一類別的檔案材料按照一定的原則和方法進(jìn)行組卷，卷內(nèi)材料應(yīng)保持有機(jī)聯(lián)系，并按照一定的順序排列。3.編目：對每卷檔案編制卷內(nèi)目錄，注明每份文件的題名、日期、頁號等信息，同時(shí)編制案卷目錄，對案卷的基本信息進(jìn)行登記。4.裝訂：對整理好的檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，確保檔案的整齊美觀。四、檔案的保管與保護(hù)（一）保管條件1.綜合檔案室應(yīng)具備專門的檔案庫房，庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.檔案庫房應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施，如滅火器、除濕機(jī)、防蟲藥、防盜門、窗簾、吸塵器等。3.檔案架應(yīng)堅(jiān)固耐用，排列整齊，便于檔案的存放和查找。（二）檔案保管1.檔案應(yīng)按照類別和編號順序上架存放，便于管理和查閱。2.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。3.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案保護(hù)1.嚴(yán)格遵守檔案借閱制度，防止檔案的損壞和丟失。借閱檔案時(shí)，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，借閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.對珍貴和易損檔案，應(yīng)采取特殊的保護(hù)措施，如復(fù)制副本、進(jìn)行數(shù)字化處理等。3.定期對檔案進(jìn)行消毒、殺蟲處理，防止檔案受到病蟲害的侵害。五、檔案的利用與借閱（一）利用范圍1.為衛(wèi)生院內(nèi)部的醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等工作提供檔案信息支持。2.為上級主管部門、相關(guān)單位及社會公眾提供檔案查閱服務(wù)。（二）利用方式1.查閱：檔案利用者可直接到綜合檔案室查閱檔案，查閱時(shí)應(yīng)填寫查閱登記表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，并在指定地點(diǎn)查閱。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人和綜合檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]天，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（三）借閱要求1.借閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、拆散、丟失、涂改、復(fù)印檔案。2.借閱的檔案應(yīng)按時(shí)歸還，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。3.涉及機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行借閱和利用，確保檔案信息的安全。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，結(jié)合衛(wèi)生院的實(shí)際情況，對檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，準(zhǔn)確判定檔案的保存價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合檔案室負(fù)責(zé)人、各科室兼職檔案員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成，負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對每份檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等因素，確定其保存價(jià)值。2.分析比較法：將檔案與同類檔案進(jìn)行比較分析，判斷其保存價(jià)值的高低。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，填寫檔案銷毀清冊，注明檔案的題名、日期、數(shù)量、保管期限等信息。2.檔案銷毀清冊經(jīng)衛(wèi)生院領(lǐng)導(dǎo)審批后，由綜合檔案室負(fù)責(zé)組織銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字，并將檔案銷毀清冊歸檔保存。七、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.各科室在工作中形成的電子文件，應(yīng)按照檔案管理要求進(jìn)行收集和整理，確保電子文件的完整性和準(zhǔn)確性。2.電子文件應(yīng)按照分類方案進(jìn)行分類，建立電子文件目錄數(shù)據(jù)庫，便于檢索和利用。（二）電子檔案的存儲與保管1.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，如磁帶、光盤、硬盤等，并定期進(jìn)行備份。2.存儲電子檔案的介質(zhì)應(yīng)標(biāo)明檔案的名稱、日期、存儲位置等信息，以便于管理和查找。3.電子檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防磁等設(shè)施，確保電子檔案的安全。（三）電子檔案的利用與借閱1.電子檔案的利用應(yīng)通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行，利用者應(yīng)按照規(guī)定的權(quán)限和程序進(jìn)行操作。2.借閱電子檔案時(shí)，應(yīng)將電子檔案復(fù)制到移動(dòng)存儲介質(zhì)上，并在規(guī)定的期限內(nèi)歸還。（四）電子檔案的鑒