PAGE村里衛(wèi)生室檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)村里衛(wèi)生室檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和有效保護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于村里衛(wèi)生室在醫(yī)療服務(wù)、行政管理、公共衛(wèi)生等各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式和載體的檔案。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：村里衛(wèi)生室的檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映衛(wèi)生室的工作實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集、整理衛(wèi)生室各項(xiàng)工作中形成的檔案，保證檔案的齊全。4.保密性原則：對(duì)涉及患者隱私、醫(yī)療機(jī)密等重要檔案嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.便于利用原則：檔案的整理和分類應(yīng)便于查閱和使用，提高檔案利用效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)村里衛(wèi)生室檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。2.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目，建立檔案檢索工具，方便檔案查找。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，做好檔案借閱登記和歸還工作，確保檔案安全。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并向上級(jí)主管部門(mén)報(bào)告。5.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理，保持庫(kù)房整潔、通風(fēng)良好，做好防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等工作。（二）各科室職責(zé)1.各科室負(fù)責(zé)本科室工作中形成檔案的收集、整理，并定期移交檔案管理人員。2.協(xié)助檔案管理人員做好檔案的分類、編目等工作，提供檔案內(nèi)容的相關(guān)信息。3.在工作中注意保護(hù)檔案的原始性和完整性，不得隨意丟棄、損毀檔案。（三）衛(wèi)生室負(fù)責(zé)人職責(zé)1.領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督村里衛(wèi)生室檔案管理工作，將檔案管理工作納入衛(wèi)生室整體工作計(jì)劃。2.協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中存在的問(wèn)題，保障檔案管理工作所需的人員、經(jīng)費(fèi)和設(shè)備等。3.對(duì)重要檔案的保管和利用進(jìn)行審批，確保檔案的安全和合理使用。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.醫(yī)療文書(shū)檔案：包括門(mén)診病歷、住院病歷、處方、檢查檢驗(yàn)報(bào)告、醫(yī)療記錄等。2.行政管理檔案：如衛(wèi)生室工作計(jì)劃、總結(jié)、會(huì)議記錄、考勤記錄、財(cái)務(wù)報(bào)表等。3.公共衛(wèi)生檔案：居民健康檔案、預(yù)防接種記錄、傳染病報(bào)告卡、健康教育資料等。4.藥品管理檔案：藥品采購(gòu)記錄、庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)記錄、藥品不良反應(yīng)報(bào)告等。5.設(shè)備管理檔案：設(shè)備購(gòu)置合同、使用說(shuō)明書(shū)、維修記錄、報(bào)廢申請(qǐng)等。6.人員檔案：?jiǎn)T工履歷表、資格證書(shū)、培訓(xùn)記錄、考核檔案等。7.其他檔案：如上級(jí)部門(mén)下發(fā)的文件、與外單位的往來(lái)信函等。（二）收集要求1.各科室應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)將形成的檔案材料收集齊全，按照規(guī)定的時(shí)間移交檔案管理人員。2.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、剪裁、抽取或銷毀。3.對(duì)破損或褪色的檔案材料應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案質(zhì)量。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)，將檔案分為醫(yī)療文書(shū)、行政管理、公共衛(wèi)生、藥品管理、設(shè)備管理、人員檔案等類別。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查找。例如，醫(yī)療文書(shū)檔案可按年份和病歷號(hào)順序編號(hào)，行政管理檔案可按文件類別和日期編號(hào)等。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者等信息，以便快速檢索檔案。4.裝訂：對(duì)紙張較多的檔案進(jìn)行裝訂，保持檔案的整齊和牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意不要損壞檔案內(nèi)容。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.檔案管理人員對(duì)收集整理好的檔案進(jìn)行審核，確保檔案符合歸檔要求。2.將審核后的檔案按照分類和編號(hào)順序，依次裝入檔案盒或檔案柜，并在檔案盒或檔案柜上標(biāo)明檔案類別、編號(hào)范圍等信息。3.建立檔案歸檔登記冊(cè)，記錄檔案的歸檔日期、類別、數(shù)量等情況。（二）保管1.設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案應(yīng)分類存放，不同類別的檔案之間應(yīng)保持一定的間距，便于查找和管理。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)與原始存儲(chǔ)介質(zhì)分開(kāi)存放，并定期進(jìn)行檢查和更新。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，核對(duì)檔案的數(shù)量、完整性和保管狀況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。5.對(duì)超過(guò)保管期限或失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定和銷毀，銷毀時(shí)應(yīng)做好記錄。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.衛(wèi)生室內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，需填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到檔案管理人員處查閱。2.外部單位或個(gè)人因工作需要查閱檔案的，需持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)衛(wèi)生室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員陪同查閱。涉及患者隱私等重要檔案的查閱，應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行審批。（二）查閱登記1.建立檔案查閱登記簿，詳細(xì)記錄查閱日期、查閱人姓名、單位、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息。2.查閱人員應(yīng)在登記簿上簽字確認(rèn)，檔案管理人員應(yīng)對(duì)查閱過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案的安全。（三）利用限制1.查閱檔案時(shí)，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制、轉(zhuǎn)借或損毀檔案。如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行。2.涉及患者隱私、醫(yī)療機(jī)密等重要檔案的查閱和利用，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合村里衛(wèi)生室的實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面、客觀、準(zhǔn)確的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和公正性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由衛(wèi)生室負(fù)責(zé)人、檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)科室負(fù)責(zé)人組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見(jiàn)。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等進(jìn)行綜合分析，判斷檔案的保存價(jià)值。2.參考國(guó)家和地方有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合衛(wèi)生室的工作特點(diǎn)和實(shí)際需求，確定檔案的保管期限。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，對(duì)失去保存價(jià)值的檔案編制銷毀清單，清單應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、數(shù)量等信息。2.銷毀清單經(jīng)衛(wèi)生室負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后，由檔案管理人員和指定的監(jiān)銷人員共同實(shí)施銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。銷毀過(guò)程應(yīng)做好記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀日期、銷毀地點(diǎn)、銷毀方式、監(jiān)銷人員等信息。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步建立村里衛(wèi)生室檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)將紙質(zhì)檔案中的重要信息錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確和完整。2.定期對(duì)系統(tǒng)中的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行更新和維護(hù)，及時(shí)錄入新形成的檔案信息，刪除已銷毀或失去保存價(jià)值的檔案數(shù)據(jù)。（三）系統(tǒng)安全管理1.建立檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)機(jī)制，設(shè)置用