PAGE衛(wèi)生院死亡檔案管理制度一、總則1.目的為加強衛(wèi)生院死亡檔案的管理，規(guī)范死亡檔案的收集、整理、保管、利用等工作流程，確保死亡檔案的完整性、準確性和安全性，為醫(yī)療、科研、教學及法律等工作提供可靠依據(jù)，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于本衛(wèi)生院在醫(yī)療服務過程中產(chǎn)生的所有涉及患者死亡的檔案資料管理。3.依據(jù)本制度依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《醫(yī)療機構病歷管理規(guī)定》、《醫(yī)療事故處理條例》等相關法律法規(guī)及醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)標準制定。二、死亡檔案的定義與范圍1.定義死亡檔案是指患者在本衛(wèi)生院接受診療過程中，從入院至死亡期間形成的，反映患者病情發(fā)生、發(fā)展、診療經(jīng)過及最終結局等一系列醫(yī)療活動的各種文字、圖表、影像等資料的總和。2.范圍包括但不限于以下內(nèi)容：門（急）診病歷：患者就診時的掛號憑證、病歷首頁、病程記錄、檢查檢驗報告、醫(yī)囑單等。住院病歷：住院病案首頁、入院記錄、病程記錄、手術記錄、麻醉記錄、護理記錄、檢驗檢查報告、醫(yī)囑單、體溫單等。死亡醫(yī)學證明書：由本院依法依規(guī)出具的關于患者死亡原因、時間、地點等基本信息的證明文件。尸體解剖報告（如有）：對死亡患者進行尸體解剖后出具的報告，包括解剖所見、病理診斷等內(nèi)容。醫(yī)療糾紛相關資料：與死亡事件引發(fā)的醫(yī)療糾紛有關的各種文件，如醫(yī)患溝通記錄、投訴處理記錄、調(diào)解協(xié)議、訴訟文書等。其他相關資料：如會診記錄、病例討論記錄、上級醫(yī)師查房記錄等與患者診療及死亡相關的資料。三、死亡檔案的收集1.責任主體各臨床科室負責本科室患者死亡檔案的收集工作，指定專人負責此項工作，確保檔案資料的及時、完整收集。2.收集時間患者死亡后，臨床科室應在規(guī)定時間內(nèi)完成死亡檔案的初步整理和收集工作。一般要求在患者死亡后[X]個工作日內(nèi)，將死亡檔案提交至衛(wèi)生院檔案管理部門。3.收集流程臨床醫(yī)師負責整理本科室死亡患者的病歷資料，按照病歷書寫規(guī)范要求，確保各項記錄準確、完整、清晰。護士負責收集整理護理記錄、體溫單等相關資料，并與醫(yī)師整理的病歷資料進行核對，確保資料的一致性?？剖抑付▽Ｈ藢⒄砗玫乃劳鰴n案進行匯總，檢查檔案資料是否齊全，如有缺失應及時與相關人員核實補充。對于涉及醫(yī)療糾紛的死亡檔案，科室應在事件發(fā)生后及時收集相關資料，并按照衛(wèi)生院關于醫(yī)療糾紛處理的規(guī)定進行整理和移交。四、死亡檔案的整理1.整理原則遵循檔案形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.整理方法排序：按照病歷書寫順序，對死亡檔案中的各種資料進行排序，確保邏輯連貫。編目：為每份死亡檔案編制目錄，注明資料名稱、頁碼、日期等信息，便于查找和核對。裝訂：將整理好的檔案資料進行裝訂，確保整齊、牢固，便于長期保存。裝訂時應注意保持檔案的原貌，不得隨意裁剪或損壞資料。分類：根據(jù)檔案資料的性質和內(nèi)容，進行適當分類?？煞譃獒t(yī)療病歷類、死亡醫(yī)學證明類、醫(yī)療糾紛類等類別，便于管理和檢索。五、死亡檔案的保管1.保管部門衛(wèi)生院設立專門檔案管理部門，負責集中保管死亡檔案。檔案管理部門應具備必要的保管條件，確保檔案的安全存儲。2.保管環(huán)境檔案保管場所應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家規(guī)定的標準要求。配備防火、防潮、防蟲、防盜等設施設備，確保檔案的安全。3.保管期限死亡檔案的保管期限按照國家相關法律法規(guī)和醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)標準執(zhí)行。一般情況下，普通死亡檔案保管期限為[X]年，涉及醫(yī)療糾紛、重大醫(yī)療事件等特殊情況的檔案應長期保管。4.檔案存儲方式采用紙質檔案與電子檔案相結合的存儲方式。紙質檔案應按照分類順序存放于檔案柜中，并建立索引目錄，便于查找。電子檔案應進行備份存儲，存儲介質應定期進行檢查和維護，確保數(shù)據(jù)的完整性和可讀性。同時，應建立電子檔案的管理制度，規(guī)范電子檔案的錄入、存儲、檢索、利用等操作流程。六、死亡檔案的利用1.利用原則死亡檔案的利用應遵循合法、合規(guī)、合理的原則，確保檔案的利用符合國家法律法規(guī)和衛(wèi)生院的相關規(guī)定，保護患者及家屬的隱私和合法權益。2.利用范圍醫(yī)療工作：為臨床醫(yī)師提供病例參考，用于總結經(jīng)驗、提高醫(yī)療質量；為醫(yī)療科研提供數(shù)據(jù)支持，開展醫(yī)學研究。教學工作：作為醫(yī)學教學的案例資料，幫助醫(yī)學生學習和掌握臨床診療技能。法律工作：在涉及醫(yī)療糾紛、醫(yī)療事故鑒定、司法訴訟等法律事務時，作為證據(jù)提供給相關部門。其他工作：根據(jù)衛(wèi)生院管理需要或相關部門要求，提供死亡檔案用于統(tǒng)計分析、質量控制等工作。3.利用流程內(nèi)部利用：本院臨床醫(yī)師、科研人員、教學人員等因工作需要利用死亡檔案時，應填寫檔案利用申請表，注明利用目的、檔案名稱、利用期限等信息，經(jīng)所在科室負責人審核簽字后，提交至檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)申請內(nèi)容進行審核，符合利用規(guī)定的，為其提供檔案查閱或復制服務。利用人員應在指定場所查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或轉借他人，不得在檔案上涂改、標記、污損。如需復制檔案，應按照檔案管理部門的規(guī)定辦理相關手續(xù)。外部利用：外單位因法律事務、合作研究等需要利用本院死亡檔案時，應出具單位介紹信、相關法律文書或合作協(xié)議等證明材料，填寫檔案利用申請表，經(jīng)本院相關部門負責人審核同意后，提交至檔案管理部門。檔案管理部門按照規(guī)定進行審核，必要時需經(jīng)衛(wèi)生院主管領導批準。審核通過后，按照外部利用的相關規(guī)定為其提供檔案查閱或復制服務，并做好登記記錄。涉及醫(yī)療糾紛的死亡檔案，在未處理終結前，原則上不得對外提供利用。確需提供的，應按照衛(wèi)生院關于醫(yī)療糾紛處理的規(guī)定執(zhí)行，并做好相關記錄。七、死亡檔案的借閱1.借閱原則嚴格控制死亡檔案的借閱范圍和借閱期限，確保檔案的安全和完整。借閱人員必須遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自轉借、丟失或損壞檔案。2.借閱流程本院人員借閱：借閱人員填寫借閱申請表，注明借閱檔案名稱、借閱期限、借閱用途等信息，經(jīng)所在科室負責人審核簽字后，提交至檔案管理部門。檔案管理部門對申請進行審核，符合借閱規(guī)定的，辦理借閱手續(xù)，將檔案交予借閱人員，并登記借閱時間、歸還時間等信息。借閱人員應在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。外單位人員借閱：外單位人員借閱死亡檔案的流程與外部利用流程基本相同。除出具單位介紹信、相關法律文書或合作協(xié)議等證明材料外，還需填寫借閱申請表，經(jīng)本院相關部門負責人審核同意后，提交至檔案管理部門。檔案管理部門審核通過后，辦理借閱手續(xù)，要求借閱人員在借閱期間妥善保管檔案，不得擅自將檔案帶出本院或用于其他非規(guī)定用途。借閱期滿后，借閱人員應按時歸還檔案，檔案管理部門負責檢查檔案的完整性和安全性。八、死亡檔案的保密與安全1.保密制度檔案管理人員應嚴格遵守保密規(guī)定，對死亡檔案中涉及患者隱私、醫(yī)療信息等內(nèi)容予以保密。不得擅自泄露檔案內(nèi)容，不得向無關人員透露檔案信息。在檔案利用過程中，利用人員應妥善保管檔案，不得將檔案信息用于非工作目的或泄露給他人。如需引用檔案內(nèi)容，應按照相關規(guī)定進行處理，確保信息的合法性和準確性。對于涉及醫(yī)療糾紛的死亡檔案，在糾紛處理期間，檔案管理人員和相關工作人員應嚴格保密，避免因信息泄露引發(fā)不良影響。2.安全措施檔案管理部門應加強安全防范意識，完善安全管理制度，定期對檔案保管場所進行安全檢查，確保防火、防潮、防蟲、防盜等設施設備正常運行。對電子檔案應采取加密存儲、定期備份等安全措施，防止數(shù)據(jù)丟失或被篡改。同時，應加強對檔案管理系統(tǒng)的安全維護，設置不同級別的用戶權限，防止未經(jīng)授權的人員訪問檔案信息。如發(fā)現(xiàn)死亡檔案存在安全隱患或丟失、損壞等情況，檔案管理人員應立即采取措施進行處理，并及時向上級主管部門報告。同時，應積極配合相關部門進行調(diào)查，查明原因，采取補救措施，最大限度減少損失。九、死亡檔案的銷毀1.銷毀條件死亡檔案達到保管期限，且經(jīng)鑒定確認無繼續(xù)保存價值的，可進行銷毀處理。對于涉及醫(yī)療糾紛、重大醫(yī)療事件等特殊情況的檔案，在糾紛處理終結或相關事件處理完畢后，經(jīng)衛(wèi)生院主管領導批準，方可進行銷毀。2.銷毀流程檔案管理部門定期對保管期滿的死亡檔案進行清理和鑒定，提出銷毀意見，填寫檔案銷毀申請表，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。申請表經(jīng)檔案管理部門負責人審核簽字后，提交至衛(wèi)生院主管領導審批。主管領導批準后，檔案管理部門組織實施銷毀工作。銷毀工作應指定專人負責，采用適當?shù)姆绞竭M行銷毀，確保檔案信息無法恢復。銷毀過程中應做好記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等信息。銷毀記錄應與檔案銷毀申請表一同歸檔保存，以備查考。十、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督機制衛(wèi)生院建立死亡檔案管理監(jiān)督機制，定期對檔案管理工作進行檢查和評估。檔案管理部門應定期向衛(wèi)生院主管領導匯報檔案管理工作情況，接受內(nèi)部監(jiān)督。同時，積極配合上級衛(wèi)生行政部門、檔案管理部門等相關部門的監(jiān)督檢查，及時整改存在的問題。2.考核制度制定死亡檔案管理工作考核標準，對各臨床科室及檔案管理部