PAGE鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院采購管理制度一、總則（一）目的為加強鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院采購管理，規(guī)范采購行為，確保采購工作合法、合規(guī)、高效，保障衛(wèi)生院醫(yī)療業(yè)務的正常開展，提高資金使用效益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院所有物資、設備、藥品、耗材等的采購活動。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須嚴格遵守國家法律法規(guī)和相關政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。2.公開、公平、公正原則：采購過程應公開透明，對所有符合條件的供應商一視同仁，確保公平競爭，公正選擇供應商。3.效益原則：在保證采購質量的前提下，充分考慮采購成本，追求采購效益最大化，合理使用資金。4.質量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質量可靠、信譽良好的供應商和產(chǎn)品，確保所采購的物資、設備、藥品、耗材等符合醫(yī)療業(yè)務需求和質量標準。二、采購組織與職責（一）采購管理小組1.組成：由衛(wèi)生院領導、相關職能部門負責人、臨床科室代表等組成。2.職責負責審議采購計劃、采購預算和采購管理制度。對重大采購項目進行決策，包括采購方式的確定、供應商的選擇等。監(jiān)督采購活動的執(zhí)行情況，協(xié)調解決采購過程中出現(xiàn)的問題。（二）采購部門1.設置：根據(jù)衛(wèi)生院實際情況，可設立獨立的采購部門或指定專人負責采購工作。2.職責負責編制采購計劃，根據(jù)衛(wèi)生院業(yè)務需求和庫存情況，合理確定采購品種、數(shù)量和時間。組織實施采購活動，包括發(fā)布采購信息、收集供應商資料、進行商務談判、簽訂采購合同等。建立供應商檔案，對供應商進行評估和管理，定期更新供應商信息。跟蹤采購合同執(zhí)行情況，協(xié)調解決合同履行過程中的問題，確保物資按時、按質、按量供應。負責采購文件的整理、歸檔和保管工作。（三）相關職能部門1.財務部門負責審核采購預算，監(jiān)督采購資金的使用，確保資金安全。參與采購合同的審核，對合同中的付款條款等進行把關。負責采購項目的財務核算和報銷工作。2.審計部門對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購程序是否合規(guī)、采購行為是否公正、采購資金使用是否合理等。對采購項目進行績效審計，評估采購效益。3.臨床科室提出物資、設備、藥品、耗材等的采購需求，參與采購計劃的編制和采購項目的論證工作。對采購的物資、設備、藥品、耗材等進行驗收和使用評價，及時反饋質量和使用情況等信息。三、采購計劃與預算（一）采購計劃1.編制依據(jù)：根據(jù)衛(wèi)生院的發(fā)展規(guī)劃、年度工作計劃、醫(yī)療業(yè)務需求、庫存狀況等因素編制采購計劃。2.編制流程各臨床科室和相關職能部門于每年年底前向采購部門提交下一年度的采購需求計劃，詳細說明所需物資、設備、藥品、耗材的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預計采購時間等。采購部門對各部門提交的采購需求計劃進行匯總、分析和審核，結合庫存情況，編制年度采購計劃草案。采購計劃草案提交采購管理小組審議，經(jīng)審議通過后形成正式的年度采購計劃。3.調整與變更：采購計劃在執(zhí)行過程中，如因業(yè)務發(fā)展變化、政策調整等原因需要調整或變更的，相關部門應及時向采購部門提出申請，采購部門審核后報采購管理小組批準。（二）采購預算1.編制原則：采購預算應根據(jù)采購計劃，結合衛(wèi)生院財務狀況和資金安排，遵循實事求是、合理準確的原則進行編制。2.編制流程采購部門根據(jù)采購計劃編制采購預算草案，明確各項采購項目的預算金額。財務部門對采購預算草案進行審核，結合衛(wèi)生院年度財務預算，提出審核意見。采購預算草案經(jīng)采購管理小組審議通過后，報衛(wèi)生院領導審批，納入衛(wèi)生院年度財務預算。3.預算執(zhí)行與控制采購部門應嚴格按照采購預算組織采購活動，不得超預算采購。財務部門對采購預算執(zhí)行情況進行監(jiān)控，定期對采購支出進行分析和通報，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施進行調整。四、采購方式（一）公開招標1.適用范圍：適用于采購金額較大、技術規(guī)格復雜、市場競爭充分的物資、設備、藥品、耗材等采購項目。2.招標程序采購部門委托具有相應資質的招標代理機構編制招標文件，明確招標項目的技術規(guī)格、商務條款、評標標準等內容。在指定媒體上發(fā)布招標公告，邀請潛在供應商報名參加投標。對報名供應商進行資格審查，確定符合條件的供應商名單。組織開標、評標會議，按照評標標準進行評標，確定中標供應商。發(fā)布中標公告，向中標供應商發(fā)出中標通知書，并簽訂采購合同。（二）邀請招標1.適用范圍：適用于具有特殊性，只能從有限范圍的供應商處采購的項目；采用公開招標方式的費用占政府采購項目總價值的比例過大的項目。2.招標程序采購部門根據(jù)采購項目特點和供應商信息，確定邀請招標的供應商名單，并向其發(fā)出投標邀請書。供應商按照投標邀請書要求編制投標文件，在規(guī)定時間內提交投標文件。采購部門組織開標、評標會議，對投標文件進行評審，確定中標供應商。發(fā)布中標公告，向中標供應商發(fā)出中標通知書，并簽訂采購合同。（三）競爭性談判1.適用范圍：適用于招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的；技術復雜或者性質特殊，不能確定詳細規(guī)格或者具體要求的；采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的；不能事先計算出價格總額的項目。2.談判程序采購部門成立談判小組，由采購代表和有關專家組成。談判小組制定談判文件，明確談判程序、談判內容、合同草案條款等。從符合相應資格條件的供應商名單中確定不少于三家的供應商參加談判，并向其發(fā)出談判邀請書。組織談判會議，談判小組與供應商進行談判，要求供應商在規(guī)定時間內提交最后報價。談判小組根據(jù)談判情況和最后報價，確定成交供應商。采購部門與成交供應商簽訂采購合同。（四）單一來源采購1.適用范圍：適用于只能從唯一供應商處采購的；發(fā)生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續(xù)從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的項目。2.采購程序采購部門提出單一來源采購申請，說明采購項目的名稱、理由、擬采購供應商等情況。采購管理小組對單一來源采購申請進行審核，必要時組織相關人員進行論證。經(jīng)審核批準后，采購部門與供應商進行協(xié)商，確定采購價格和合同條款，簽訂采購合同。（五）詢價1.適用范圍：適用于采購的貨物規(guī)格、標準統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目。2.詢價程序采購部門向不少于三家的供應商發(fā)出詢價通知書，明確采購項目的規(guī)格、數(shù)量、質量要求等。供應商在規(guī)定時間內報價，采購部門對供應商的報價進行比較和分析。采購部門根據(jù)報價情況，選擇報價合理、信譽良好的供應商成交，并簽訂采購合同。五、供應商管理（一）供應商選擇1.資質要求：供應商應具有合法的經(jīng)營資格，具備有效的營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構代碼證等相關證照。2.信譽評估：采購部門通過多種渠道對供應商的信譽進行評估，包括查詢信用記錄、了解供應商的經(jīng)營業(yè)績、客戶評價等。3.實地考察：對于重要的采購項目，采購部門可組織對供應商進行實地考察，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質量管理體系、售后服務能力等。4.選擇程序采購部門根據(jù)采購項目需求，確定供應商選擇標準和范圍。收集供應商資料，對供應商進行資格初審。組織對符合條件的供應商進行綜合評審，確定入圍供應商名單。（二）供應商評價與考核1.評價內容：包括產(chǎn)品質量、交貨期、價格、售后服務、合同履行情況等方面。2.評價方式：采購部門定期對供應商進行評價，可采用問卷調查、實地走訪、數(shù)據(jù)分析等方式收集評價信息。3.考核指標：設定具體的考核指標，如產(chǎn)品合格率、交貨及時率、客戶投訴率等，對供應商進行量化考核。4.結果應用：根據(jù)供應商評價與考核結果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予獎勵，如增加采購份額、優(yōu)先合作等；對表現(xiàn)不佳的供應商進行警告、限期整改，直至取消合作資格。（三）供應商檔案管理1.檔案建立：采購部門為每個供應商建立檔案，記錄供應商的基本信息、資質文件、評價與考核結果、采購合同等相關資料。2.檔案更新：定期對供應商檔案進行更新，確保檔案信息的準確性和完整性。3.檔案查閱：嚴格控制供應商檔案的查閱權限，僅限采購部門相關人員和經(jīng)授權的人員查閱。六、采購合同管理（一）合同簽訂1.合同起草：采購部門根據(jù)采購談判結果或采購文件要求，起草采購合同文本，明確雙方的權利和義務、采購標的、數(shù)量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、違約責任等條款。2.合同審核：采購合同文本提交采購管理小組、財務部門、審計部門等相關部門進行審核，重點審核合同條款的合法性、合規(guī)性、完整性和合理性。3.合同簽訂：經(jīng)審核通過后，采購部門與供應商簽訂采購合同，合同雙方簽字蓋章生效。（二）合同履行1.供應商履行：供應商按照合同約定履行交貨、提供服務等義務，確保所提供的物資、設備、藥品、耗材等符合質量標準和合同要求。2.衛(wèi)生院履行：衛(wèi)生院按照合同約定及時支付貨款，配合供應商做好驗收等工作。3.跟蹤與監(jiān)督：采購部門對采購合同履行情況進行跟蹤和監(jiān)督，及時掌握合同執(zhí)行進度，協(xié)調解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。（三）合同變更與解除1.變更條件：在合同履行過程中，如因不可抗力、政策調整、業(yè)務發(fā)展變化等原因需要變更合同條款的，合同雙方應協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。2.解除條件：符合法定或約定的解除條件時，合同雙方可協(xié)商解除合同，并辦理相關手續(xù)。3.變更與解除程序：合同變更或解除的申請由采購部門提出，經(jīng)采購管理小組審議批準后，與供應商協(xié)商辦理相關事宜。（四）合同歸檔與保管1.合同歸檔：采購合同簽訂后，采購部門應及時將合同文本及相關附件進行整理、歸檔，確保合同檔案的完整性。2.保管期限：采購合同檔案應按照規(guī)定的保管期限進行保管，一般為[X]年。3.查閱與借閱：嚴格控制合同檔案的查閱和借閱權限，查閱和借閱合同檔案應履行審批手續(xù)，并做好記錄。七、采購驗收管理（一）驗收組織1.成立驗收小組：由采購部門、使用部門、質量控制部門等相關人員組成驗收小組，負責采購項目的驗收工作。2.職責分工采購部門負責組織驗收工作，協(xié)調驗收小組與供應商之間的溝通。使用部門負責對采購物資、設備、藥品、耗材等的性能、質量、規(guī)格等進行實際使用檢驗。質量控制部門負責對采購物資、設備、藥品、耗材等的質量進行檢驗和判定。（二）驗收標準1.依據(jù)合同：以采購合同約定的質量標準、技術規(guī)格、數(shù)量等為驗收依據(jù)。2.相關標準：同時參考國家相關法律法規(guī)、行業(yè)標準、產(chǎn)品說明書等要求進行驗收。（三）驗收程序1.通知供應商：采購部門在采購項目到貨前通知供應商做好交貨準備，并告知驗收時間和地點。2.初步檢查：驗收小組在供應商交貨時，對貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、包裝等進行初步檢查，核對貨物是否與合同一致。3.詳細驗收：按照驗收標準對采購物資、設備、藥品、耗材等進行詳細驗收，包括質量檢驗、性能測試、功能驗證等。4.驗收報告：驗收合格的，驗收小組出具驗收報告；驗收不合格的，驗收小組應及時與供應商溝通，要求供應商限期整改或退換貨，直至驗收合格。（四）驗收記錄與檔案管理1.記錄要求：驗收小組應做好驗收記錄，詳細記錄驗收過程、驗收結果、存在問題及處理情況等。2.檔案管理：驗收記錄應作為采購檔案的重要組成部分進行保管，保存期限與采購合同檔案一致。八、采購付款管理（一）付款申請1.申請依據(jù)：供應商按照合同約定履行交貨義務并提供合法有效的發(fā)票后，采購部門根據(jù)驗收情況和合同約定提出付款申請。2.申請流程：采購部門填寫付款申請表，詳細說明采購項目名稱、合同編號、供應商名稱、付款金額、付款方式等信息，并附上采購合同、驗收報告、發(fā)票等相關證明材料，提交財務部門審核。（二）付款審核1.財務審核：財務部門對付款申請表及相關證明材料進行審核，重點審核采購項目是否符合預算、合同條款是否履行、發(fā)票是否真實有效等。2.領導審批：經(jīng)財務部門審核通過后，付款申請表提交衛(wèi)生院領導審批。（三）付款執(zhí)行1.支付方式：根據(jù)領導審批意見，財務部門按照合同約定的付款方式及時支付貨款，可采用銀行轉賬、支票、匯票等方式。2.支付記錄：財務部門做好付款記錄，包括付款時間、付款金額、付款方式、收款單位等信息，確保付款信息清晰、準確。九、采購監(jiān)督與審計（一）內部監(jiān)督1.采購管理小組監(jiān)督：采購管理小組定期對采購活動進行監(jiān)督檢查，檢查采購程序是否合規(guī)、采購行為是否公正、采購結果是否符合要求等。2.財務監(jiān)督：財務部門對采購資金的使用情況進行監(jiān)督，確保資金專款專用，防止資金浪費和濫