PAGE公共衛(wèi)生資料歸檔制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織公共衛(wèi)生資料的管理，確保資料的完整性、準(zhǔn)確性和可追溯性，有效支持公共衛(wèi)生工作的開展、評(píng)估及決策，特制定本歸檔制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)涉及公共衛(wèi)生相關(guān)工作所產(chǎn)生的各類資料，包括但不限于疾病預(yù)防控制、健康管理、環(huán)境衛(wèi)生監(jiān)測、食品安全監(jiān)管等方面的文件、記錄、報(bào)告等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：歸檔資料應(yīng)如實(shí)反映公共衛(wèi)生工作的實(shí)際情況，確保內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：涵蓋公共衛(wèi)生工作全過程的各類資料，不得遺漏重要信息，保證資料體系完整。3.準(zhǔn)確性原則：資料的記錄和整理應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)、文字等表述清晰、規(guī)范。4.規(guī)范性原則：遵循統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)、編號(hào)規(guī)則和整理方法，確保歸檔資料規(guī)范有序。5.及時(shí)性原則：各項(xiàng)公共衛(wèi)生工作完成后，應(yīng)及時(shí)將相關(guān)資料進(jìn)行歸檔，避免延誤。二、歸檔資料分類與范圍（一）疾病預(yù)防控制類1.傳染病防控資料傳染病報(bào)告卡及相關(guān)登記記錄，包括傳染病的診斷、報(bào)告時(shí)間、病例基本信息等。傳染病監(jiān)測數(shù)據(jù)，如發(fā)病率、死亡率、流行趨勢分析等報(bào)告。針對(duì)傳染病爆發(fā)疫情的調(diào)查處理資料，包括疫情報(bào)告、現(xiàn)場調(diào)查、控制措施實(shí)施及效果評(píng)估等。預(yù)防接種相關(guān)資料，如疫苗接種記錄、冷鏈設(shè)備溫度記錄、疫苗出入庫登記等。2.慢性非傳染性疾病管理資料高血壓、糖尿病等慢性病患者的健康檔案，包含個(gè)人基本信息、健康體檢記錄、隨訪記錄等。慢性病發(fā)病、死亡登記及統(tǒng)計(jì)報(bào)表。慢性病防控工作計(jì)劃、總結(jié)及相關(guān)干預(yù)措施資料。（二）健康管理類1.員工健康管理資料員工健康體檢報(bào)告，包括入職體檢、定期體檢等結(jié)果。職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案，針對(duì)接觸職業(yè)病危害因素的員工，記錄職業(yè)健康檢查、職業(yè)病診斷與治療等情況。員工健康教育培訓(xùn)資料，如培訓(xùn)計(jì)劃、教材、考核記錄等。2.社區(qū)健康管理資料（如涉及社區(qū)健康服務(wù)工作）社區(qū)居民健康檔案，涵蓋居民基本健康信息、健康體檢、重點(diǎn)人群管理等內(nèi)容。社區(qū)健康教育活動(dòng)資料，包括活動(dòng)方案、宣傳資料、參與人員記錄等。社區(qū)健康促進(jìn)項(xiàng)目資料，如項(xiàng)目申報(bào)書、實(shí)施過程記錄、效果評(píng)估報(bào)告等。（三）環(huán)境衛(wèi)生監(jiān)測類1.工作場所環(huán)境衛(wèi)生監(jiān)測資料辦公區(qū)域、生產(chǎn)車間等場所的空氣質(zhì)量、噪聲、照度等監(jiān)測報(bào)告。飲用水衛(wèi)生監(jiān)測資料，包括水源水、末梢水的水質(zhì)檢測報(bào)告，涉水產(chǎn)品衛(wèi)生許可批件等。環(huán)境衛(wèi)生檢測計(jì)劃、采樣記錄及檢測結(jié)果匯總分析報(bào)告。2.生活飲用水衛(wèi)生監(jiān)督資料飲用水衛(wèi)生許可證辦理及年審資料。飲用水衛(wèi)生監(jiān)督檢查記錄，包括對(duì)供水單位的日常監(jiān)督、專項(xiàng)檢查等情況。飲用水污染事件調(diào)查處理資料，如事件報(bào)告、調(diào)查過程、采取的措施及結(jié)果評(píng)估等。（四）食品安全監(jiān)管類1.食品生產(chǎn)經(jīng)營單位監(jiān)管資料食品生產(chǎn)經(jīng)營許可證發(fā)放及管理資料。日常監(jiān)督檢查記錄，包括檢查時(shí)間、內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)問題及整改情況等。食品抽檢監(jiān)測資料，如抽檢計(jì)劃、樣品采集、檢測報(bào)告及不合格食品處理記錄等。2.食品安全事故應(yīng)急處置資料食品安全事故報(bào)告及相關(guān)調(diào)查資料，包括事故發(fā)生經(jīng)過、危害程度評(píng)估、原因調(diào)查等。事故應(yīng)急處置措施及效果評(píng)估報(bào)告，如食品召回、控制措施實(shí)施、人員救治等情況。三、歸檔資料的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)公共衛(wèi)生資料的收集工作，確保資料及時(shí)、完整地收集。2.資料收集人員應(yīng)熟悉公共衛(wèi)生工作流程和資料要求，按照規(guī)定的范圍和內(nèi)容進(jìn)行收集。3.對(duì)于外部獲取的資料，如上級(jí)部門文件、檢測機(jī)構(gòu)報(bào)告等，應(yīng)及時(shí)登記并妥善保存。（二）整理方法1.分類整理：按照本制度規(guī)定的資料分類，對(duì)收集到的資料進(jìn)行分類歸集。2.編號(hào)標(biāo)識(shí)：為每一類資料編制唯一的編號(hào)，以便于識(shí)別和查詢。編號(hào)應(yīng)遵循一定的規(guī)則，體現(xiàn)資料類別、年份、順序等信息。3.裝訂成冊(cè)：對(duì)于紙質(zhì)資料較多的類別，應(yīng)進(jìn)行裝訂，確保資料整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意資料的順序和頁碼編號(hào)。4.電子文檔整理：同時(shí)建立電子文檔檔案，按照分類目錄進(jìn)行存儲(chǔ)，并確保電子文檔與紙質(zhì)文檔內(nèi)容一致。電子文檔應(yīng)命名規(guī)范，便于查找和識(shí)別。四、歸檔資料的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的公共衛(wèi)生資料檔案室，確保檔案室具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全條件。2.檔案室應(yīng)配備必要的檔案柜、存儲(chǔ)設(shè)備等，用于存放紙質(zhì)和電子檔案。（二）保管期限1.長期保存資料涉及重大公共衛(wèi)生事件的調(diào)查處理資料、傳染病疫情長期監(jiān)測數(shù)據(jù)等，保管期限為永久。員工職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案、食品生產(chǎn)經(jīng)營許可證等重要資質(zhì)文件，保管期限為員工離職后或相關(guān)許可有效期滿后[X]年。2.定期保存資料一般的傳染病報(bào)告卡、日常監(jiān)督檢查記錄等，保管期限為[X]年。年度公共衛(wèi)生工作總結(jié)、計(jì)劃等資料，保管期限為[X]年。（三）檔案保管要求1.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案柜中，排列有序，并建立檔案索引目錄，便于查找。2.電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲(chǔ)于不同的介質(zhì)和地點(diǎn)，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，要做好電子檔案的安全防護(hù)，設(shè)置訪問權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量、完整性及保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。五、歸檔資料的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱公共衛(wèi)生資料的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、資料名稱及編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案室查閱。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案室指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印部分資料，應(yīng)經(jīng)檔案室管理人員同意，并登記復(fù)印內(nèi)容。3.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案室，并由管理人員核對(duì)無誤后簽字確認(rèn)。（二）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱公共衛(wèi)生資料的，須填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人及檔案室負(fù)責(zé)人審批后方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，并應(yīng)按時(shí)歸還。如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)對(duì)所借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。如發(fā)生檔案丟失、損壞等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。六、歸檔資料的銷毀（一）銷毀條件1.檔案保管期限屆滿，且已無繼續(xù)保存價(jià)值的，可以進(jìn)行銷毀。2.因機(jī)構(gòu)改革、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因，確需銷毀的檔案資料，經(jīng)鑒定后符合銷毀條件的，可予以銷毀。（二）銷毀程序1.由檔案室管理人員提出檔案銷毀清單，注明檔案名稱、編號(hào)、保管期限、銷毀原因等信息。2.組織相關(guān)部門人員對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行鑒定，確認(rèn)是否符合銷毀條件。鑒定人員應(yīng)簽字確認(rèn)。3.經(jīng)審批同意銷毀的檔案，應(yīng)在指