1、,辦公室管理實務,辦公室,3、辦公設(shè)備和用品的管理,6、印信管理,1、辦公空間的設(shè)計規(guī)劃,2、辦公用品購置,5、值班工作,4、辦公環(huán)境的管理,辦公室布局設(shè)計應成分利用公司現(xiàn)有的場地條件，遵循簡化合理、方便實用、功能齊全的原則，盡量使環(huán)境方便工作，并按照工作流程和職位進行安排。,1、辦公空間的設(shè)計規(guī)劃,一般來說，上司應該有單獨的工作區(qū)域，以便其不受外界干擾，能夠集中精力處理重要問題；同時又要和秘書保持最緊密的聯(lián)系，以便于工作上的交流與溝通。因此秘書的辦公室應緊靠上司辦公室，起擋駕和保密作用；而打字、復印應離上司辦公室再遠一些，以免雜音影響工作。,辦公室人員在一間大的辦公室中，人數(shù)較多時，辦公桌加

2、胸圍墻，用高1m的軟包裝隔板，格成多個3-4m2的個人工作區(qū)，每個工作區(qū)各有自己的桌椅和配套設(shè)備用品，辦公室人員坐著時互相看不見，免得干擾，站起身時，仍然可以看見其他員工的座位。辦公室人員較少而空間較開闊時，辦公區(qū)域可采用直線式條塊布局，每人一張辦公桌椅和配套設(shè)備，一排排迎向門坐或相對而坐，井然有序，一目了然。,每間辦公室都有辦公家具，如桌椅、書架、茶幾設(shè)備柜、資料柜等，配以電話、電燈、電腦、打印機、掃描儀、復印機、傳真機等設(shè)備，布置時應盡量依墻排列，這樣能使視覺空間增大，中部應盡量留出空間，以便行走、活動。 辦公室是企業(yè)的“窗口”，經(jīng)常要接待客人，因此除辦公室外，還應設(shè)置接待室和會議室。接待

3、室、會議室應靠近樓梯口，客人進出較方便，接待室不必過大，能放置一至二套沙發(fā)，同時接待七八位客人即可，會議室以能夠容納20人左右開會為宜，除了必要的桌椅以外，還應配置便攜式投影儀、采訪機、黑板、飲水機、數(shù)碼照相機等會議設(shè)備。,2、辦公室用品購置,辦公用品是辦公的必要工具，是辦公人員在辦公過程中需要用到的各種辦公耗材和小型設(shè)備，按照使用頻率可以分為易耗品和小型設(shè)備。小型設(shè)備主要是指裝訂機、辦公桌椅等。易耗品主要有以下幾類： （1）紙簿類 （2）筆尺類 （3）小裝訂類 （4）歸檔用品 （5）辦公設(shè)備專用易耗品,便簽紙 復寫紙 牛皮紙,筆記本 信封 傳真紙,紙簿類：,鉛筆 尺子 橡皮,圓珠筆 修正帶

4、修正液,筆尺類：,小裝訂類：,膠帶 打孔機 訂書機,剪刀 膠水 皮筋,訂書針 大頭針 回形針,歸檔用品：,文件夾,文件袋,檔案袋,辦公設(shè)備專用易耗品：,光盤 U盤,軟盤 打印機墨盒,秘書需熟悉辦公用品的種類、采購方式、進出手續(xù)，在辦公用品購置前要根據(jù)實際需要和以往的慣例做一個采購計劃，填寫申購表，一般包括采購物品的名稱、數(shù)量、規(guī)格、單位、申請部門、庫存、實需購買量、完成情況等。,在單位內(nèi)部申購辦公用品，大公司往往專門設(shè)立一個部門專門訂購和儲備辦公用品，秘書只需填寫辦公用用品申請表即可。如果需要秘書親自去外面購買，應注意幾點。p88,3、辦公設(shè)備和用品的管理,辦公設(shè)備是秘書工作的助手，合理的辦公

5、用具，現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，會使秘書工作更加順利流暢?，F(xiàn)代化的辦公設(shè)備主要有電話、電腦、打印機、傳真機、復印機、掃描儀、照相機、錄像機、幻燈機、移動存儲設(shè)備、音響設(shè)備、投影儀及各部門配備的空調(diào)等。秘書對辦公設(shè)備的管理，就是要對辦公設(shè)備進行合理的使用、維護和保養(yǎng)；保證辦公設(shè)備的正常運轉(zhuǎn)，消除各種人為事故；提高各種辦公設(shè)備的利用率，降低費用。,辦公設(shè)備的管理,辦公設(shè)備管理的要求是：,實行明確的責任制，由專人負責使用和管理，不得以任何借口將設(shè)備借出、轉(zhuǎn)讓、挑撥，更不允許被個人占用。員工在復印、傳真前要由主管人員簽字批準，并做好登記；領(lǐng)用攝像機、投影儀、照相機等昂貴設(shè)備時，更要詳細記錄，其中包括日期、領(lǐng)用

6、部門、領(lǐng)用人姓名、主管簽字、歸還日期等。 做好辦公室設(shè)備的資產(chǎn)登記，保證有關(guān)資料的完備。設(shè)備的發(fā)票、說明書、維修單等資料都要妥善保管；設(shè)備耗損、報廢、添置等都應有賬可查，防止因混亂而造成的浪費或資產(chǎn)流失。 設(shè)備必須擺在制定位置，不得隨意放置；制定機器設(shè)備使用的操作規(guī)范，平時嚴格按照操作規(guī)程使用，督促員工注意愛護，依照正確的方法操作使用；嚴禁在計算機上使用未經(jīng)殺毒的光盤、軟盤、U盤等外存儲設(shè)備，以防病毒侵入。 管理員要熟悉設(shè)備性能，對設(shè)備要定期檢查、保養(yǎng)；發(fā)現(xiàn)故障要及時與售后維修公司卻得聯(lián)系，以便盡快維修；安裝必要的防火、防塵、防磁、防銹、防潮、防震、防高溫、防雷擊等防護裝置；在日常維護時，要進

7、行必要的潤滑、緊固、調(diào)整、清潔等維護措施，同時注意對設(shè)備所需的環(huán)境條件控制。,辦公用品管理,（1）建立發(fā)放制度，嚴格審批手續(xù)。 （2）進行勤儉節(jié)約教育。 （3）定期核查，杜絕流失。,辦公室環(huán)境，是由辦公室所在地、建筑設(shè)計和室內(nèi)空氣、光線、顏色、辦公設(shè)備及辦公室的布局、布置等因素構(gòu)成。每個人都希望在良好的辦公環(huán)境中工作，以提高工作效率，因此秘書人員要主動了解辦公室環(huán)境布置的要求，動手為大家營造一個優(yōu)化的辦公環(huán)境，,4、辦公環(huán)境的管理,辦公室布置,辦公環(huán)境的清潔,辦公環(huán)境的美化,上司的辦公司是上司集中精力工作和思考決策的場所，理想的環(huán)境效果應該是整潔、安靜、高雅、冷暖適宜、綠化適當；辦公室桌椅和用

8、具的擺放，首先要考慮的是方便上司辦公，提高效率，因此秘書應了解上司的工作習慣和使用要求，主動調(diào)整辦公設(shè)備的布置，幫助上司便利地開展工作。,辦公室布置,客人進入上司的辦公室之前必須從秘書的辦公桌前通過，是基于保密和擋駕的需要，這是辦公室布置的關(guān)鍵點。 秘書的辦公桌上物件的擺放應簡單有序，一些常用的小件文具（如筆、膠水、剪刀、回形針、印盒等）應分門別類放在文具盒或抽屜中，避免給人凌亂的感覺；香水、毛巾、飯盒等私人用品不要出現(xiàn)在外人目所能及的地方，以免破壞辦公室的莊重氣氛，電話一般安裝在左邊，便于左手摘機，右手執(zhí)筆做記錄，要保證電話機的潔凈。電腦一般放在桌子的右邊。各種類型的文件柜、桌上的文件夾，都

9、要分門別類安放文件和資料，并貼上相應的標志條；往架子上擺放物品時，紙張和較重的東西放在下面幾層，重要的、常用物品放在稍高于眼光平行的層面上，較小的、零散的物品先放入盒中，用標簽貼在盒子的下方。應該有兩個帶鎖的抽屜，用來放公章、介紹信、辦公室零用現(xiàn)金和要求保密的東西。,整潔的辦公環(huán)境能給人秩序感和舒適感，使人情緒安定精神愉快，有助于提高工作效率。維護辦公環(huán)境的整潔要做到：,辦公環(huán)境的清潔,地面應天天打掃，桌椅應天天擦拭，門窗、櫥柜、墻面、掛畫、擺設(shè)等應定期擦拭，每天要打開窗戶通風、調(diào)溫。,經(jīng)常清理文件柜、書架、物品柜等家具，把文件擺放整齊，所用文件夾應疊放在桌邊或直立在文件架上，并貼在標志予以區(qū)

10、別，定期對文件進行歸類，將一些無用的文件銷毀。,電腦、打印機等不用時要用罩子蓋好，定期用干凈的抹布擦拭，電話按鍵、聽筒和傳真機的磁頭應經(jīng)常用酒精消毒。,定期打掃接待室和會議室，用吸塵器吸去地毯、墻角的灰塵，在來訪客人離開或會后應立即清理現(xiàn)場，保證在下一次訪客或會議前顯現(xiàn)的仍是一個情節(jié)整齊的環(huán)境。喝水用過的杯子要及時地清理。用過的一次性杯子要扔掉，煙灰缸要及時傾倒清洗。每天清倒廢物桶。在清理上司的廢紙簍時要特別細心，涉及工作秘密的任何紙張都不能扔在廢紙簍，須揀出用碎紙機打碎。,喝水用過的杯子要及時地清理。用過的一次性杯子要扔掉，煙灰缸要及時傾倒清洗。,養(yǎng)成每天下班前收拾好辦公室的習慣，特別是對上

11、司的辦公桌進行整理。,秘書工作的主要場所是辦公室，美化辦公室，營造一個整潔安靜、空氣清新、和諧舒適、格調(diào)高雅的辦公環(huán)境，是秘書的日常工作職責之一，也是衡量秘書的能力與素質(zhì)的重要標準。,辦公環(huán)境的美化,注意色彩搭配,辦公室的綠化,裝飾辦公室,職業(yè)心理專家認為，顏色與心情的關(guān)系非常密切，色彩選擇與搭配，關(guān)系到整個辦公室空間的整體效果和辦公氛圍，必須認真把握。紅色會讓人激動，藍色則讓人平靜；心情郁悶的人容易從紅色當中產(chǎn)生激情；藍色會使人感到壓抑和寂寞；深色可以使人產(chǎn)生收縮感；淺色可以使人產(chǎn)生擴張感，凸顯高大。不同性質(zhì)的辦公環(huán)境要根據(jù)需求來設(shè)置顏色，在設(shè)置時需注意以下幾個方面。,注意色彩搭配,1.創(chuàng)意

12、人員的辦公室宜亮色,2.低矮的辦公室宜淺色,3.背陰的辦公室宜暖色,4.會議室與辦公室的風格要不同,5.領(lǐng)導座椅顏色宜深,1.創(chuàng)意人員的辦公室宜亮色,職員的工作性質(zhì)也是設(shè)計色彩時需要考慮的因素。要求工作人員細心、踏實工作的辦公室，如科研機構(gòu)，要使用清淡的顏色；需要工作人員思維活躍，經(jīng)?；ハ嘤懻摰霓k公室，如創(chuàng)意策劃部門，要使用明亮、鮮艷、跳躍的顏色作為點綴，以刺激工作人員的想象力。,2.低矮的辦公室宜淺色,老式的辦公樓，每間辦公室的面積不大，但是房子非常高，容易產(chǎn)生空曠、冷清的感覺；而新式辦公樓，辦公室面積大，但是房子很矮，很多人集中在一間大屋子里工作，容易感覺擁擠、壓抑。要調(diào)節(jié)建筑本身帶來的不

13、舒服感覺，就要善用色彩。 老式辦公樓通常都有深棕色的木圍墻，深色可以使人產(chǎn)生收縮感。而且深棕色屬于鎮(zhèn)抑色，所以墻面宜淺色，而地面一定要用深顏色，以避免頭重腳輕。 在新式辦公樓里，就要選用比較淡雅的淺顏色，因為淺色可以使人產(chǎn)生擴張感，凸顯辦公室高大。用淺藍、淺綠做墻面的顏色都不錯，但最好不要用米黃色，因為米黃色讓人感覺昏昏欲睡。如果有灰塵，還會顯得陳舊。,3.背陰的辦公室宜暖色,陽光充足的辦公室讓人心情愉快，而有些辦公室背陰，甚至還沒有窗戶，進入里面讓人覺得很冷，所以這樣的辦公室最好不要用冷色調(diào)，磚紅、印度紅、橘紅等顏色都能讓人覺得溫暖。而且墻壁一定不要使用反光能力強的顏色，否則會使員工因光線刺

14、激導致眼疲勞，沒有精神，無形中降低了工作效率。,4.會議室與辦公室的風格要不同,很多公司的會議室和辦公室?guī)缀跻荒Ｒ粯?，只不過把辦公桌換成了會議桌，讓人不能將注意力集中到發(fā)言者的身上；還有的公司會議室布置得像領(lǐng)導的辦公室，讓人覺得缺乏民主氣息。其實，會議室的主色調(diào)不妨和辦公室一致，但是桌椅的色彩可以和中層管理人員的桌椅近似，使普通員工感到往上邁了一層，而高級管理人員又能俯下身來傾聽，給人以上傳下達的感覺，使所有參加會議的人都能平等地暢所欲言。,5.領(lǐng)導座椅顏色宜深,一個單位的辦公室所使用的色彩不僅要整體一致，還要考慮通過局部色彩的差異來區(qū)分員工等級的不同。比如，某公司的普通員工的辦公桌為淺灰色，

15、座椅為暗紅色，既是整個冷色調(diào)中活潑的點綴，又可以使領(lǐng)導一目了然地看到哪個員工不在坐位上；如果中層管理人員和高層管理人員的辦公桌用木紋棕色，那么中層管理人員的座椅可設(shè)為藍灰色，而高層管理人員的座椅為黑色，顯示出莊重和權(quán)威。,辦公室的綠化是不容忽 視的，將自然環(huán)境引入室內(nèi)，不僅能點綴美 化環(huán)境，而且可以調(diào)節(jié)周圍氣氛，給辦公環(huán) 境帶來一派生機。另外，綠化辦公室還有助 于員工提高工作效率，因為植物通過光合作用，能有效吸收對人體有害的二氧化碳，同時釋放出氧氣，凈化空氣，可使人心曠神怡，心情愉悅。但要注意綠化裝飾應色淡香微，濃重的顏色和香氣，容易分散人的注意力，刺激人的嗅覺。,辦公室的綠化,辦公室，要與整

16、個單位的性質(zhì)或企業(yè)文化相適應，講究格調(diào)高雅，避免奢侈和俗氣，因此不宜采用過多的裝飾品。常見的做法就是在室內(nèi)懸掛一些裝飾畫或大幅照片，陳列柜上則可以擺放公司產(chǎn)品的樣品和工藝品裝飾，給工作的員工和來訪者以簡約、優(yōu)雅、舒適的印象，避免辦公室布置過于單調(diào)死板。,裝飾辦公室,保證迅速及時地傳遞信息,確保機關(guān)的機密和安全,保持機關(guān)工作連續(xù)性,值班室工作的意義,5、值班工作,值班記錄簿,值班安排表,保證迅速及時地傳遞信息,隨著現(xiàn)代社會的發(fā)展，信息越來越被人們所重視，它已經(jīng)成為生產(chǎn)力發(fā)展的重要因素，同時，現(xiàn)代社會對信息傳遞速度要求也越來越高，而作為信息傳遞中心的秘書部門的一部分，值班室發(fā)揮著特殊的作用。值班室

17、晝夜工作，可以隨時輸入或輸出信息，能夠保證機關(guān)在最短的時間內(nèi)獲得各方面的信息，并迅速向有關(guān)方面?zhèn)鬟f，尤其是發(fā)生突發(fā)事件和緊急情況時，值班室就是一個事物處理中心。,保持機關(guān)工作連續(xù)性,值班室的工作范圍雖然沒有明確規(guī)定，而且可以是輪流值班，但值班工作從不間斷，它在平時辦公時間以外或節(jié)假日時間處理常規(guī)性事務，以保持機關(guān)、單位工作的連續(xù)進行。,確保機關(guān)的機密和安全,值班的目的之一是，保證機關(guān)的文件、檔案等資料信息以及機關(guān)財物的安全。目前，隨著科學技術(shù)的飛速發(fā)展，盜竊機密和財物的手段也日益高超。犯罪分子往往在夜間和節(jié)假日期間對機關(guān)內(nèi)機密文件和財物進行盜竊，因此秘書部門安排好值班工作，對機要文件和機關(guān)財物

18、進行監(jiān)控和保護，就顯得尤為重要。另外火災等事故也時有發(fā)生，通過值班加強防范意識，有利于營造和諧安定的工作環(huán)境。,值班室的組織形式：,總值班室,一般值班室,聯(lián)合值班室,總值班室：總值班室也稱“特設(shè)值班室”，是省、直轄市、自治區(qū)以上黨政機關(guān)，以及公安、外事、交通等要害部門專設(shè)的直板機構(gòu)。 一般值班室：一般值班室為黨政機關(guān)、群眾團體和企事業(yè)單位所普遍設(shè)置，一般設(shè)在秘書部門內(nèi)，由秘書長或辦公室主任直接領(lǐng)導，值班人員也多數(shù)由秘書兼任，很少有專職人數(shù)。 聯(lián)合值班室：遇有重大活動、緊急情況或特殊需要而臨時組成的值班室稱為聯(lián)合值班室，它負責晝夜或夜間值班、節(jié)假日值班。,值班工作的主要任務,接受處理上報、下發(fā)的文稿和信函 承接上級的通知、指示和下級的電話請示、報告事宜 承