1、關(guān)于工程檔案管理的幾點問題,一、工程檔案的相關(guān)術(shù)語,建設(shè)工程項目檔案是指建設(shè)項目在立項、招投標、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理及竣工驗收全過程中形成的以紙質(zhì)、膠片、磁盤、光盤等載體形式存在的全部文字、圖像、聲像文件，包括前期文件、施工文件（圖）和竣工驗收文件等。它的形成反映了該項目從設(shè)計勘察到施工、竣工全過程的真實面貌。,工程項目檔案工作的基本原則集中統(tǒng)一地管理工程檔案，維護工程檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全的基本要求。 立卷按照一定的原則和方法，將有保存價值的文件分門別類整理成案卷，亦稱組卷。 歸檔檔案文件形成單位完成其工作任務(wù)后，將形成的文件整理立卷后，按規(guī)定移交檔案管理機構(gòu)。（檔案館、業(yè)主、使用單

2、位等）,二、我司工程檔案資料的形成和移交途徑,1、前期準備階段文件由建設(shè)單位負責(zé)收集歸檔，我司總工辦收集齊全后，移交至我司綜合檔案室歸檔； 2、施工過程文件由施工單位形成、收集、整理、立卷后，移交至我司綜合檔案室歸檔； 3、監(jiān)理文件由監(jiān)理單位負責(zé)形成、收集、立卷后移交至我司綜合檔案室歸檔； 4、竣工驗收文件及決算文件由施工單位收集立卷，和施工過程文件一并移交。 5、電子檔案(原始電子文件或紙質(zhì)檔案掃描件)由施工單位進行收集移交。 6、聲像檔案由施工單位收集整理，和施工過程文件一并移交給我司綜合檔案室。 聲像檔案主要包括：照片、錄像。,建設(shè)項目聲像檔案的收集歸檔,聲像檔案收集范圍： 領(lǐng)導(dǎo)人和著名

3、人物到重點建設(shè)項目視察考察活動的聲像材料； 市領(lǐng)導(dǎo)到重點建設(shè)項目現(xiàn)場辦公、指導(dǎo)工作和從事其他重要活動形成的聲像材料； 重點建設(shè)項目的重要會議和重大活動中形成的聲像材料； 反映重點建設(shè)項目的建設(shè)質(zhì)量、消防安全等方面的聲像材料； 反映重點建設(shè)項目建設(shè)前原始面貌和竣工驗收后新貌狀況等新舊對比等方面的聲像材料。 重要的、典型的工序、驗收過程中產(chǎn)生的聲像資料。,聲像檔案的歸檔： 照片檔案應(yīng)符合以下要求： （1）主體明確、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁； （2）用數(shù)碼相機直接拍攝的數(shù)字照片，其像素應(yīng)在400萬以上，數(shù)字照片歸檔時，應(yīng)統(tǒng)一轉(zhuǎn)換為JPEG格式。照片和攝影文件應(yīng)用文件夾分類，并刻錄在CD-R或

4、者VCD-R光盤上，最后隨其他檔案一起移交。 紙質(zhì)的照片，分類編號后，應(yīng)用專門的“照片檔案盒”盛裝，并編寫照片說明和目錄，其中，說明要充分體現(xiàn)時間、地點、人物、事由、背景、攝影者等要素。 錄像檔案應(yīng)符合以下要求： 主題明確、內(nèi)容連貫簡潔、影像清晰、鏡頭平穩(wěn)； 需注明工程項目所在的地理位置、外觀、周圍環(huán)境等。 編輯后的成品應(yīng)刻錄在光盤上，光盤要求DVD及以上素 質(zhì)的格式。,三、我司檔案管理要求,歸檔范圍參照GBT503282001建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范 、DA/T282002國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范 。 檔案整理組卷要求符合GB/T11822-2008科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一

5、般要求 竣工圖須符合福建省建設(shè)工程竣工圖編制辦法（閩建法【2002】104號） 照片檔案的收集、歸檔參照GB/T11821-2002照片檔案管理規(guī)范 我司綜合檔案室接收和歸檔的檔案資料，必須全部是原件。（施工及竣工資料形成的過程中至少要形成五套原件）,檔案資料形成五套原件的原因,1、工程竣工后，報財政審核需要部分資料的原件（造價）； 2、工程竣工驗收后，需要送廈門市城建檔案館一套檔案（詳見建設(shè)單位資料歸檔范圍和保管期限）； 3、辦理竣工備案手續(xù)時需要提交以下資料： （1）建設(shè)工程施工許可證-復(fù)印件2份； （2）勘察、設(shè)計、監(jiān)理、施工單位質(zhì)量檢查報告-原件各2份； （3）城市規(guī)劃竣工驗收認可文件

6、-原件1份、復(fù)印件1份； （4）消防、環(huán)保、民防驗收認可文件-原件1份、復(fù)印件1份； （5）檔案專項驗收認可文件-原件1份、復(fù)印件1份； （6）施工單位出具建設(shè)單位按合同約定支付工程款證明-原件2份； （7）施工單位出具的工程質(zhì)量保修書原件2份； （8）住宅分戶驗收匯總記錄原件2份；,（9）住宅質(zhì)量保證書和住宅使用說明書（住宅工程應(yīng)提交）-原件2份； （10）有關(guān)質(zhì)量檢測和功能性試驗資料（市政基礎(chǔ)設(shè)施應(yīng)提交）-原件2份； （11）建設(shè)工程竣工驗收報告原件3份； （12）竣工驗收備案申請表原件2份； （13）工程質(zhì)量監(jiān)督報告原件2份； （14）法律法規(guī)規(guī)定的其它認可文件原件1份、復(fù)印件1份。 4

7、、工程竣工備案完以后我司作為建設(shè)單位，需要接收工程檔案原件1套（歸檔范圍見建設(shè)單位資料歸檔范圍和保管期限）； 5、建議施工單位自己保留一套原件資料，以便復(fù)印給其他需要資料的相關(guān)單位（市政工程管理處）。,特別需要注意：,1、合同至少需要簽8份原件，甲乙雙方各4份；建議項目部保存勘察、設(shè)計、監(jiān)理、施工合同原件，以便辦理竣工備案手續(xù)時移交廈門市城建檔案館； 2、監(jiān)理文件同一家監(jiān)理單位監(jiān)理不同標段時，建議將監(jiān)理資料按照標段分開編制，以免歸檔時文件交叉，原件分數(shù)不夠； 3、會議紀要簽到表原件一般要求保留在施工單位手上，以便歸檔使用（特別是重點工程項目檔案專項驗收的時候，一切資料都需要原件，因此要妥善保管

8、原件資料）。 4、我司項目負責(zé)人和檔案員、監(jiān)理人員需要對施工單位進行監(jiān)管，確保在施工過程中，檔案資料不丟失、不損壞。以保證項目后期手續(xù)的辦理進度。同時督促施工單位將檔案資料電子版及時存檔，并且備份，以便后續(xù)備用。,5、在工程竣工驗收之后半個月內(nèi)，要求施工單位送交一套檔案資料給市政工程管理處（按照城建檔案館的要求整理一套復(fù)印件移交即可），以便工程整體移交給管理處。 6、建設(shè)與管理局文件廈門市建設(shè)與管理局關(guān)于施行建設(shè)工程電子文件歸檔和完善竣工檔案工作的通知廈建辦【2011】11號（關(guān)于廈門市城建檔案館歸檔要求的最新文件） 主要內(nèi)容： 1）建設(shè)單位在組織竣工驗收前，應(yīng)提請市城市建設(shè)檔案館對建設(shè)工程紙

9、質(zhì)和電子竣工檔案進行（預(yù)）驗收，并書面授權(quán)本單位職工持有效身份證件負責(zé)辦理相關(guān)手續(xù)；,2）建設(shè)單位提請預(yù)驗收時，應(yīng)填報廈門市建設(shè)工程檔案（預(yù)）驗收申請表、案卷總目錄、電子文件（掃描件）載體目錄表、電子檔案質(zhì)量保證書、建設(shè)電子檔案移交、接收登記表等； 3）建設(shè)工程文件報送時，應(yīng)同時提供紙質(zhì)和電子檔案。電子檔案可以是原始電子文件或紙質(zhì)檔案掃描件。原始電子文件應(yīng)符合建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范（CJJ/T117-2007）要求，內(nèi)嵌的電子簽章應(yīng)合法有效。紙質(zhì)檔案掃描件應(yīng)符合工程檔案掃描件質(zhì)量要求。,4）委托第三方制作工程檔案掃描件的，必須選擇取得國家秘密載體復(fù)制許可證的單位； 5）建設(shè)工程文件應(yīng)按

10、單位工程組卷，以工程準備階段、監(jiān)理、施工、竣工驗收文件的順序進行排列（市檔案局的要求是：準備階段-施工-監(jiān)理-竣工驗收），遵循文件材料的形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系，將有保存價值的文件分門別類整理、編目、立卷。案卷不宜過厚，每卷文字控制在180頁、厚度20mm左右，每卷圖紙厚度控制在30mm左右。,四、檔案管理辦法（要點）,施工合同及招標文件中明確檔案資料的有關(guān)條款，根據(jù)國家檔案局有關(guān)規(guī)定，項目竣工驗收后3個月內(nèi)必須辦理檔案移交手續(xù)。逾期未移交，我司將按滯后期扣除相應(yīng)違約金（具體數(shù)額另請商定），同時要求施工單位配備有相應(yīng)經(jīng)驗的專職檔案管理人員。 項目經(jīng)理對各自項目的檔案工作負全責(zé) ，對施工

11、、監(jiān)理單位的內(nèi)業(yè)資料進行跟蹤及定期檢查 。 公司檔案員須定期去項目施工現(xiàn)場指導(dǎo)、檢查檔案資料。,五、建設(shè)項目竣工檔案的歸檔與移交程序,中共廈門市委辦公廳 廈門市人民政府辦公廳關(guān)于印發(fā)廈門市重點建設(shè)項目檔案管理暫行辦法的通知（廈委辦發(fā)【2009】31號）,主要內(nèi)容： 1、項目檔案管理職責(zé)：建設(shè)單位要確保項目檔案完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效利用； 2、建設(shè)項目檔案的收集歸檔：勘察、設(shè)計、監(jiān)理、施工單位各自收集、組卷、移交。建設(shè)檔案負責(zé)匯總。 3、項目檔案管理：新開工的項目必須于項目開工3個月內(nèi)向市檔案局辦理登記，并填報重點建設(shè)項目檔案管理登記表一式三份。建設(shè)單位于項目檔案竣工驗收后三個月內(nèi)向市檔案

12、局登記備案，并填報重點建設(shè)項目檔案登記辦理表一式三份。,4、項目檔案的驗收： 1）項目檔案驗收應(yīng)與項目驗收同步進行，未經(jīng)檔案驗收或者驗收不合格的項目，不得進行或通過項目竣工驗收； 2）項目檔案專項驗收由廈門市檔案局組織，驗收組人數(shù)不少于5人； 3）項目檔案專項驗收前，項目建設(shè)單位應(yīng)組織項目勘察、設(shè)計、施工、工程監(jiān)理等參建單位負責(zé)人及有關(guān)人員進行檔案自檢工作，并根據(jù)重點建設(shè)項目檔案驗收標準作出檔案專項驗收自檢報告；,4）項目整體竣工驗收前一個月，建設(shè)單位依照相關(guān)辦法，向廈門市檔案局提出項目檔案專項驗收申請，廈門市檔案局收到申請驗收的報告后，在10個工作日內(nèi)答復(fù)； 5）檔案專項驗收不合格的，進行整改后復(fù)驗，復(fù)驗不合格的，不能進行項目的竣工驗收； 6）項目檔案專項驗收合格后，項目竣工驗收主管部門在項目竣工驗收時，通知廈門市檔案局作為項目竣工驗收領(lǐng)導(dǎo)小組成員之一參加項目竣工驗收，對項目檔案完整、準確、系統(tǒng)情況進行竣工驗收。,5、項目檔案的移交： 項目整體竣工驗收合格后三個月內(nèi)，建設(shè)單位按照有關(guān)要求，