1、多媒體租用管理信息系統(tǒng)分析,組員： 戴思聰 葛軍 陳燕釵 陳小鳳 陳春娥,5,4,3,一、項(xiàng)目背景 二、系統(tǒng)現(xiàn)狀 三、存在的問(wèn)題 四、系統(tǒng)目標(biāo) 五、系統(tǒng)結(jié)構(gòu) 六、系統(tǒng)約束 七、可行性分析 技術(shù)可行性 經(jīng)濟(jì)可行性 管理可行性 可行性分析結(jié)論 八、開(kāi)發(fā)進(jìn)度安排,多媒體教室申請(qǐng)系統(tǒng)規(guī)劃,（一）項(xiàng)目背景,教室是學(xué)校進(jìn)行教學(xué)活動(dòng)的主要場(chǎng)所，是學(xué)校重要的教學(xué)資源。合理配置教室資源，有序、規(guī)范地使用教室，對(duì)學(xué)校各種教學(xué)工作的開(kāi)展及老師、學(xué)生活動(dòng)的進(jìn)行有著非常重要的作用。 教室一般主要包括普通教室、多媒體教室、語(yǔ)音教室、計(jì)算機(jī)教室等等。為了使教室資源能到充分利用，我校大多教室除了普通教學(xué)使用之外，還可供教師、

2、學(xué)生用于各種原因使用，例如班級(jí)自修，社團(tuán)活動(dòng)，開(kāi)展講座等等。我校普通教室的申請(qǐng)較為簡(jiǎn)單，由于普通教室設(shè)施簡(jiǎn)單，如不需要使用擴(kuò)音器等等，大多的同學(xué)和老師可直接使用。而計(jì)算機(jī)教室及語(yǔ)音教室主要用于教學(xué)，或者在開(kāi)放時(shí)間段用一卡通或辦理上網(wǎng)手續(xù)使用，例如施良僑科技實(shí)驗(yàn)大樓35層擁有裝備先進(jìn)的計(jì)算機(jī)教學(xué)實(shí)驗(yàn)機(jī)房（5間376座位）、全媒體數(shù)字語(yǔ)音教室（2間，128座位）、學(xué)生自主學(xué)習(xí)中心（2間190座位）、多媒體課件制作室等教學(xué)、科研等各類(lèi)服務(wù)設(shè)施和設(shè)備用于學(xué)生教學(xué)使用。 自進(jìn)入九十年代以來(lái)，多媒體技術(shù)迅速興起、蓬勃發(fā)展，其應(yīng)用已遍及國(guó)民經(jīng)濟(jì)與社會(huì)生活的各個(gè)角落，正在對(duì)人類(lèi)的生產(chǎn)方式、工作方式乃至生活方式

3、帶來(lái)巨大的變革。特別是由于多媒體具有圖、文、聲并茂甚至有活動(dòng)影象這樣的特點(diǎn)，所以能提供最理想的教學(xué)環(huán)境，它必然會(huì)對(duì)教育、教學(xué)過(guò)程產(chǎn)生深刻的影響。另一方面，隨著社團(tuán)活動(dòng)的開(kāi)展對(duì)教室的要求也越來(lái)越高，開(kāi)展各種講座，舉辦各種比賽無(wú)不要用到多媒體教室。因此，制定一個(gè)合理、方便同時(shí)又有利于多媒體設(shè)施的安全的管理信息系統(tǒng)尤其重要，由此，我組從教室管理的多媒體教室租賃入手進(jìn)行管理信息系統(tǒng)分析。,我校在永亮教學(xué)樓建設(shè)了12間（1201座位）多媒體教室，在經(jīng)管學(xué)院教學(xué)樓建設(shè)了27間（3245個(gè)座位）的多媒體教室及一間（118座位）的學(xué)生自主學(xué)習(xí)中心，在洪祖杭教學(xué)樓建設(shè)了24間（2606個(gè)座位）的多媒體教室，現(xiàn)代

4、化管理水平的多媒體網(wǎng)絡(luò)集成控制中心則設(shè)在經(jīng)管教學(xué)樓304。每棟教學(xué)樓都通過(guò)光纖與校園網(wǎng)連接，多媒體教室則實(shí)現(xiàn)百兆到桌面。其中主要的設(shè)備設(shè)施主要有多媒體中控、投影機(jī)、電腦主機(jī)、功放、固定話(huà)筒、空調(diào)等等。因此，做好多媒體教室的管理工作顯得至關(guān)重要。,（二）項(xiàng)目現(xiàn)狀,我?，F(xiàn)進(jìn)行多媒體教室申請(qǐng)的流程還比較復(fù)雜，繁瑣，往往需要占用學(xué)生許多時(shí)間到各個(gè)單位進(jìn)行申請(qǐng)、驗(yàn)證等。 在目前的申請(qǐng)教室的流程中，相對(duì)來(lái)說(shuō)給申請(qǐng)人帶來(lái)較大的不便。首先，在申請(qǐng)過(guò)程中需要經(jīng)歷多個(gè)部門(mén)，而且，申請(qǐng)的各部門(mén)都比較遠(yuǎn)，這無(wú)疑給我們的工作帶來(lái)了較大的影響。同時(shí)，即使我們提前幾天順利申請(qǐng)到教室，當(dāng)我們準(zhǔn)備要使用時(shí)忘了帶收款憑證，麻煩又

5、來(lái)了！我們不得不在百忙中去取收款憑證，這樣有時(shí)會(huì)讓我們的工作進(jìn)度不能按時(shí)完成。為此，如何讓我們申請(qǐng)教室的流程更加人本化、自動(dòng)化、現(xiàn)代化，已經(jīng)迫在眉睫。這樣，不但能節(jié)約人力、物力，同時(shí)能夠使工作順利如期完成，無(wú)論對(duì)校方還是老師、學(xué)生來(lái)說(shuō)都是一件有益的事。,流程介紹： 由申請(qǐng)人到教務(wù)室領(lǐng)取教室申請(qǐng)表格，填寫(xiě)后交由所在學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)簽字審核，然后由申請(qǐng)人帶著簽字審核通過(guò)的申請(qǐng)表，步行至李克砌樓教務(wù)科進(jìn)行教室安排和審批，審批后到施良僑科技樓交付多媒體教室使用費(fèi)用，得到粉紅色收據(jù)，然后將收據(jù)交給經(jīng)管大樓三樓多媒體管理中心的老師。 整個(gè)過(guò)程大概需要用時(shí)40分鐘，然而其中的80%是浪費(fèi)在奔波于各個(gè)學(xué)院樓、李克砌大

6、樓、施良僑大樓和經(jīng)管大樓之間。人工傳單的繁雜與低效實(shí)在值得我們深思。 第二點(diǎn)，整個(gè)申請(qǐng)流程信息化程度很低，跟我校其他業(yè)務(wù)的高度信息化形成比較鮮明的對(duì)比。,（三）存在的問(wèn)題,1、申請(qǐng)流程復(fù)雜，給申請(qǐng)人增加不必要的負(fù)擔(dān)。隨著學(xué)生課余生活的不斷豐富，社團(tuán)工作、活動(dòng)成為大學(xué)生活重要的調(diào)味劑，而活動(dòng)的開(kāi)展首先需要場(chǎng)所的支持。繁雜的租用流程往往成了協(xié)會(huì)、社團(tuán)開(kāi)辦講座、比賽、娛樂(lè)活動(dòng)的絆腳石，降低效率。 2、各申請(qǐng)部門(mén)距離較遠(yuǎn)，無(wú)法實(shí)現(xiàn)類(lèi)似流水式的申請(qǐng)程序。從李克砌到各學(xué)院辦公樓找各學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)審批到施良僑科技樓，再到多媒體管理中心，其中于路程上就得耗費(fèi)許多時(shí)間，更不用說(shuō)在各個(gè)部門(mén)所需時(shí)間。 3、工作人員有固定

7、的上班時(shí)間，上班以外時(shí)間就很難申請(qǐng)到多媒體教室。同時(shí)，要求相關(guān)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)蓋章簽字往往也受到時(shí)間的約束，若找不到領(lǐng)導(dǎo)，則申請(qǐng)時(shí)間將推遲。 4、為了保證進(jìn)度，教室申請(qǐng)需提前幾天天，這樣，從申請(qǐng)開(kāi)始到教室利用的時(shí)間跨度很大。 5、學(xué)校人力資源沒(méi)有得到充分的利用，人力資本耗費(fèi)太大。所需的部門(mén)冗雜，需要減少各部門(mén)的工作。,（四）系統(tǒng)目標(biāo)（總體目標(biāo)）,教室申請(qǐng)管理信息系統(tǒng)是為了適應(yīng)我校綜合管理的需求，加速我校管理的自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化，消除人工傳遞單據(jù)的繁瑣工作，從而建立一個(gè)具有整體性的教室申請(qǐng)系統(tǒng)。本系統(tǒng)可以為各管理層提供可靠的信息，從而為我校各方面管理提供服務(wù)。 系統(tǒng)的總目標(biāo)： 用信息來(lái)支持我校的

8、教室等資源的管理，實(shí)現(xiàn)申請(qǐng)教室流程的人性化、簡(jiǎn)便化與規(guī)范化。,具體如下： 1）對(duì)于申請(qǐng)者： 1簡(jiǎn)化申請(qǐng)流程，實(shí)現(xiàn)申請(qǐng)表填寫(xiě)、審核、安排、結(jié)算等流程全部網(wǎng)上操作，節(jié)省申請(qǐng)同學(xué)及審核老師的時(shí)間。 2適應(yīng)日益增多的教學(xué)、講座、比賽及娛樂(lè)活動(dòng)對(duì)于教室的需求。 2）對(duì)于管理者 1增進(jìn)各教室管理部門(mén)之間的溝通、協(xié)調(diào)，做好多媒體教室的管理和維護(hù)工作。 2增進(jìn)信息傳達(dá)和反饋速度，提高組織運(yùn)行效率。 3有利于分析教師與社團(tuán)對(duì)教室的使用情況，從而更有效、合理的安排每學(xué)期課程。 3）對(duì)于教室實(shí)體 1增強(qiáng)多媒體教室管理、維護(hù)和使用的安全性 2提高多媒體教室使用效率,新的系統(tǒng)流程圖如下：,申請(qǐng)者,教室申請(qǐng)表,已批準(zhǔn)的教

9、室申請(qǐng)書(shū),未批準(zhǔn)的教室申請(qǐng)表,李克砌樓教務(wù)科,已審批的教室申請(qǐng)書(shū),多媒體教室管理中心,調(diào)課的,申請(qǐng)系統(tǒng)的頂層數(shù)據(jù)流程圖,申請(qǐng)系統(tǒng)的第一層數(shù)據(jù)流程圖,新系統(tǒng)流程介紹： 我組設(shè)想的多媒體教室申請(qǐng)主要是通過(guò)網(wǎng)上操作申請(qǐng)的方式。 首先，申請(qǐng)人登入教務(wù)處主頁(yè)中多媒體教室申請(qǐng)（需開(kāi)發(fā)制作），點(diǎn)擊查看所要申請(qǐng)的多媒體教室在你所要使用的時(shí)間內(nèi)是否閑置，同時(shí)網(wǎng)頁(yè)會(huì)顯示歷史使用狀況。 然后，直接在網(wǎng)上填寫(xiě)教室申請(qǐng)單，提交，并等待教務(wù)處批準(zhǔn)。 申請(qǐng)人網(wǎng)上查看申請(qǐng)情況，批準(zhǔn)后用一卡通輸入密碼轉(zhuǎn)賬、交費(fèi)。由施良僑科技樓財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)查收款項(xiàng)，同時(shí)通知多媒體管理中心 最后，由所在的多媒體管理中心在規(guī)定時(shí)間提前開(kāi)啟教室。,（

10、五）系統(tǒng)結(jié)構(gòu)（包括的子系統(tǒng)或功能模塊）,為了實(shí)現(xiàn)上述目標(biāo)，我們將系統(tǒng)分為4個(gè)功能模塊：申請(qǐng)模塊、審批模塊、單據(jù)提交模塊和教室使用模塊。它是根據(jù)各子系統(tǒng)的管理功能來(lái)劃分，使系統(tǒng)分工明確，業(yè)務(wù)流程清晰，從而優(yōu)化教室申請(qǐng)流程，最終實(shí)現(xiàn)人性化、簡(jiǎn)便化、規(guī)范化的系統(tǒng)總目標(biāo)。,教室申請(qǐng)：根據(jù)需求提出教室使用申請(qǐng) 申請(qǐng)審批：簡(jiǎn)述申請(qǐng)?jiān)?，獲得各管理部門(mén)審核通過(guò) 單據(jù)提交：根據(jù)教室申請(qǐng)單，進(jìn)行結(jié)算和統(tǒng)計(jì)。 教室使用：向多媒體管理中心遞交收據(jù)，獲得教室使用資格。,新系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu)圖：,（六）系統(tǒng)約束：,依據(jù)新系統(tǒng)的流程，我們可能的系統(tǒng)約束主要集中在以下2個(gè)方面： 1.回復(fù)時(shí)間問(wèn)題： 因?yàn)榻虅?wù)科的老師不僅僅擔(dān)負(fù)著

11、教室申請(qǐng)審批工作，他們還有其他工作，所以我們的老師不可能總是對(duì)著電腦屏幕等著申請(qǐng)教室的通知。所以教務(wù)科可能會(huì)采取每天固定時(shí)間進(jìn)行驗(yàn)收和審批工作，這樣，同學(xué)們就有可能不能立刻得到回復(fù)，出現(xiàn)教室申請(qǐng)信息滯留的問(wèn)題。 2.教務(wù)處審核問(wèn)題： 由于省去了學(xué)院審批的環(huán)節(jié)，這就加大了教務(wù)科老師審核的難度，從而有可能引起教務(wù)科人員工作安排的變動(dòng)。,（七）可行性分析,一、經(jīng)濟(jì)可行性分析 二、技術(shù)可行性分析 三、環(huán)境可行性分析,一、經(jīng)濟(jì)可行性分析 多媒體教室申請(qǐng)信息系統(tǒng)，目的主要在于改變現(xiàn)行復(fù)雜、繁瑣的教室申請(qǐng)流程，該系統(tǒng)可在現(xiàn)有的信息系統(tǒng)基礎(chǔ)上添加，是基于局域網(wǎng)的數(shù)據(jù)處理信息系統(tǒng)，數(shù)據(jù)處理量不大，因此研發(fā)費(fèi)用和

12、運(yùn)行維護(hù)費(fèi)用都會(huì)相對(duì)較低。加上我校現(xiàn)計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備已較齊全，用在購(gòu)置計(jì)算機(jī)硬件的費(fèi)用將很少。因此系統(tǒng)開(kāi)發(fā)所要的全部費(fèi)用學(xué)校完全可以承擔(dān)。該系統(tǒng)投入運(yùn)行后，可減少現(xiàn)在多媒體教室申請(qǐng)的很多繁瑣的程序，可大大提高教師和學(xué)生申請(qǐng)教室的效率，保證教室可以及時(shí)申請(qǐng)成功，讓各種活動(dòng)能順利進(jìn)行。新系統(tǒng)的運(yùn)行既減少因手工勞動(dòng)產(chǎn)生的管理費(fèi)用，同時(shí)又帶來(lái)一些潛在的收益，如克服信息不暢、提高信息服務(wù)質(zhì)量等,二、技術(shù)可行性分析 多媒體教室申請(qǐng)信息系統(tǒng)只是對(duì)單一的事件流程的信息化，是一個(gè)比較簡(jiǎn)單的系統(tǒng)，對(duì)開(kāi)發(fā)技術(shù)的要求不高，開(kāi)發(fā)風(fēng)險(xiǎn)極低。該系統(tǒng)開(kāi)發(fā)可直接由本校工商管理學(xué)院信管專(zhuān)業(yè)的老師參與開(kāi)發(fā)， 現(xiàn)有信息系統(tǒng)水平相對(duì)較高，計(jì)算機(jī)軟、硬件和工作環(huán)境也一一具備。由此可得新系統(tǒng)開(kāi)發(fā)所需的技術(shù)資源、人才資源和設(shè)備資源都已存在，將不存在技術(shù)上的大問(wèn)題。,三、環(huán)境可行性分析 多媒體教室申請(qǐng)信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)將給全校師生帶來(lái)很大的便利，大大提高多媒體教室的申請(qǐng)效率，并且由于人機(jī)界面友好，操作方便，一般人員都可以使用，將會(huì)受到廣大師生的歡迎。同時(shí)它將減少相關(guān)部門(mén)的工作量，所以也會(huì)得到他們的贊同和認(rèn)可。該信息系統(tǒng)有利于滿(mǎn)足全校廣大師生的需求，使學(xué)校人力資源得到合理充分利用，從而提高學(xué)校的運(yùn)作效率，因此學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和工作人員對(duì)新系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)將都給予支持。,通過(guò)以上分析，可得出華大多媒體教室申請(qǐng)信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)是必要和可