1、會議管理制度 目的：會議是決策和溝通的主要方式，為了規(guī)范集團各部門及各事業(yè)部的各項會議，統(tǒng)一會議管理模式，提高會議效率和質(zhì)量，特制定本制度。責任人：行政管理部及各事業(yè)部范圍：集團及各事業(yè)部1、會議分類1.1集團執(zhí)行委員會1.1.1目的：研發(fā)、生產(chǎn)、銷售體系等戰(zhàn)略規(guī)劃，以及合理化建議等管理事項，其他重大經(jīng)營決策、人事決策和管理問題等。1.1.2時間：月度會。1.1.3出席人員：總裁、總裁助理、副總裁、事業(yè)部副總經(jīng)理以上人員、集團下屬各中心負責人。1.1.4主持人：總裁。1.1.5會議記錄：總裁辦。1.2事業(yè)部總經(jīng)理辦公會1.2.1目的：促進公司經(jīng)營管理工作的規(guī)范化、科學化，討論各下屬公司在研發(fā)、

2、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理方面所出現(xiàn)的問題；審議系統(tǒng)內(nèi)各公司的重大經(jīng)濟合同、重大經(jīng)營管理活動，以及經(jīng)營管理問題；研究、制定并落實集團決議的具體措施，確保公司重大經(jīng)營決策能夠順利實施。1.2.2時間：雙周會。1.2.3出席人員：總裁、總裁助理、副總裁、集團下屬各中心負責人、項目管理負責人、戰(zhàn)略規(guī)劃中心相關(guān)負責人、事業(yè)部副總經(jīng)理以上人員、首席運營官中心負責人、事業(yè)部總經(jīng)辦主任。1.2.4主持人：事業(yè)部總經(jīng)理。1.2.5會議記錄：行政副經(jīng)理。1.3專項會議1.3.1目的：系公司的生產(chǎn)、研發(fā)、技術(shù)、營銷、財務等相關(guān)會議，由主管領導批準，各相關(guān)業(yè)務部門負責組織，就某一提案進行商討。1.3.2時間：不定期或定期。1

3、.3.3會議組織：主導部門1.3.4出席人員：相關(guān)人員。1.3.5會議記錄：主導部門。1.4公司周例會1.4.1目的：上周工作完全情況匯報，下周工作計劃部署，并討論工作中遇到的問題及需協(xié)助事議。1.4.2時間：x單周會每周五下午13：30；雙周會每周五下午17:00佰傲單周會每周五下午17：00；雙周會每周五下午15：00博溪單周會每周五上午09：00；雙周會每周五下午13：00博芙每周二上午09：001.4.3主持人：各公司首席運營官。1.4.4出席人員：各部門負責人及以上人員；行政人事管理中心、財務管理中心、戰(zhàn)略規(guī)劃發(fā)展中心。1.4.5會議記錄：行政管理部人員。1.5各部門周例會1.5.1

4、目的：傳達公司周例會會議精神，明確部門下周計劃，總結(jié)上周工作中所遇到的問題與需配合事宜。分析工作中所存在的問題，并提出合理化建議與方案，及需要其他部門協(xié)助的工作事項。1.5.2時間：每周三上午12：00前結(jié)束。如部門負責人出差可由職務代理人代為召開。特殊情況，臨時通知。1.5.3出席人員：各部門在職人員、行政人事管理中心會議跟聽人員。1.5.4主持與記錄：由各部門負責召集，各部門經(jīng)理主持并指定人員記錄會議紀要。1.6年中總結(jié)表彰大會1.6.1目的：總結(jié)半年經(jīng)營情況，計劃下半年工作目標，表彰先進集體和優(yōu)秀個人。1.6.2時間：7月份。1.6.3參會人員：各公司全體員工。1.7年度計劃會1.7.1

5、目的：計劃下一年工作目標，明確目標責任制考核任務。1.7.2時間：12月底。1.7.3參會人員：各公司全體員工。1.8年度總結(jié)表彰大會1.8.1目的：總結(jié)全年經(jīng)營情況，展望下一年工作目標，表彰先進集體和優(yōu)秀個人。1.8.2時間：春節(jié)前。1.8.3參會人員：各公司全體員工。2、會議前準備2.1會議必須要有明確的主題。除每周例行會議外的會議，會議組織者在會議前1 日必須告知參會者會議相關(guān)內(nèi)容（所需時間、出席人員、會議主題及應該準備的文件資料）。2.2會議組織者必須保證會議一直圍繞著主題進行。2.3通過部門內(nèi)部溝通可以解決的事情要自行解決，涉及到公司發(fā)展或需三個及以上部門協(xié)同解決的事務方可組織召開跨

6、部門會議，自行約定時間、地點。2.4部門會議及跨部門會議時長須控制在半小時內(nèi)結(jié)束，時長超過半小時的會議統(tǒng)一安排在下午17:00后組織召開。2.5會議組織者須在會前做好會議準備工作，嚴格把控會議時間。2.6參會人員有提議或發(fā)言，須會前有充分準備。3、會議須知3.1會議到會人必須是議題所涉及部門的主要負責人。3.2到會者須在會議正式開始前5分鐘到達指定會場，不得遲到，遲到10分鐘以下一次扣當月績效2分、10分鐘以上一次扣當月績效4分、20分鐘以上一次扣當月績效10分、30分鐘以上按曠工處理。3.3為了使會議能夠順利進行，會議前請將手機調(diào)至靜音或振動狀態(tài)，如因工作必須接聽請離開會場接聽，如有違反，一

7、次扣當月績效2分。3.4參會者在未得到會議組織者許可前不得打斷別人講話，不得小聲議論、高聲喧嘩、打鬧、隨意走動。3.5會議主題涉及公司機密，參會人員不得傳播。3.6部門周例會每周必須召開(如因特殊原因未召開會議,需提前以書面形式告知行政管理部)，否則扣部門負責人績效10分。3.7會議方案、決定等會議精神一致通過后，會議記錄人員負責將會議紀要發(fā)送各參會人員，并監(jiān)督跟進會議精神的落實執(zhí)行。3.8因會議所需借用的辦公用品和設備應及時歸還。4、會議程序一般而言，會議組織過程包括以下幾個步驟：4.1確立會議議題。4.1.1會議的議題可能有以下來源：公司領導提出和各部門提出、總裁辦收集等。經(jīng)主管領導同意，

8、即可召開會議。4.1.2對定期的常規(guī)會議，在會前應明確該次會議主題和臨時出席或列席人員。對不定期的重要會議，承辦人應提出會議企劃報告，該報告包括：會議名稱、會議主旨和目標、會議議題、會議時間、會議議程、會議主持人、出席人員、會務支出、現(xiàn)有籌備情況及進展?；I劃時間進度等。該報告批準后方可執(zhí)行。4.2安排會議議程。4.3發(fā)出會議通知。4.3.1通知內(nèi)容包括：時間、地點、出席人、議題、議程等。4.3.2方式：由會議承辦人以郵件形式發(fā)布通知。如因特殊情況不能出席者，須按照會議請假流程辦理請假手續(xù)，經(jīng)批準后可以不予參會，否則按曠會處理。4.4會務準備。4.4.1會務準備包括以下內(nèi)容：會議場所座次布局、會

9、議需用設備的準備與調(diào)試、出席者主賓座次銘牌、會議資料、簽到表、備用桌椅、電源插座、麥克風和播放系統(tǒng)、錄音工具、茶水、投影儀、白板等。根據(jù)會議的內(nèi)容和性質(zhì)的不同進行相應的準備。4.5做會議記錄和攝像、錄音。4.6整理會議紀要、決議。4.6.1起草會議紀要的內(nèi)容要求: 必須全面記錄會議內(nèi)容。必須準確記錄參會人的意見，不能以個人的喜好、觀點而增刪內(nèi)容，或加入記錄人自己的觀點。會議紀要必須做到全面，要詳略得當，重點突出。起草會議紀要采用標題宋體加黑三號，正文宋體小四號。會議紀要應在會后的一天之內(nèi)下發(fā)各參會人。會議紀要一般要由會議主持人審核同意后下發(fā)，重要決議必須經(jīng)所有參會人員閱讀簽字后存檔。4.6.2

10、各部門召開本部門會議，由本部門指定會議紀錄負責人。如幾個部門召開聯(lián)席會議，則由主導部門指定負責人起草會議紀要，且在會議室使用登記表上登記會議的組織人或主持人。4.7相關(guān)領導閱改、簽批。4.8下發(fā)有關(guān)部門、人員、并歸檔。5.會議效率的管理5.1會議是否按預期進行。5.2目的及議題是否清晰，是否徹底討論。5.3會場準備是否完善。5.4資料是否齊全。5.5會議日程是否有計劃性。5.6參會者是否預先了解主題。5.7討論離題是否嚴重。5.8會議氣氛是否熱烈。5.9建設性發(fā)言數(shù)量。5.10是否得出結(jié)論或?qū)Σ摺?.11會議結(jié)果的落實。6、會議管理注意事項6.1控制出席人數(shù)，與會無關(guān)者不得參加。6.2每次會議

11、須明確主題。6.3對重大或有分岐的議題，在會議上爭執(zhí)不休時，主持人應及時制止且擱置該問題，會后再議。6.4會議發(fā)言應言簡意賅，相對控制發(fā)言時間。6.5對多個議題的會議，每段時間只集中充分地討論其中一個議項。主持人可在每一議項或每隔一段發(fā)言時間做出小結(jié)，及時做出決定。7、會議室管理7.1每周會議統(tǒng)籌安排7.1.1各公司各部門每周五10:00前提報下周會議安排至行政管理部，行政管理部匯總后每周五14：00前將下周會議安排發(fā)總裁辦。7.1.2總裁辦對周例會的各項會議進行統(tǒng)籌安排。7.1.3對于有重復性或無多大作用的會議，行政管理部及總裁辦有權(quán)拒絕安排。7.1.4對于出席會議人員相同、內(nèi)容接近、時間相沖突的會議，行政管理部有權(quán)在征得主管領導同意的情況下安排合并召開。7.1.5總裁辦匯總審核各事業(yè)部周會議安排后發(fā)行政管理部下發(fā)各事業(yè)部執(zhí)行。7.2會議室使用登記手續(xù)7.2.1凡在周會議安排之外的會議，需會議召開部門提前填寫會議室使用登記表做好預約登記手續(xù)。7.2.2