1、（一）發(fā)文機(jī)關(guān)（亦稱(chēng)“版頭”、“文頭”） 版頭是發(fā)文機(jī)關(guān)的標(biāo)志，它具有法定性、權(quán)威性和效用性，通常套紅，以示莊重。常用的公文版頭形式有三種： 1、由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)加“文件”二字組成。 例如：國(guó)務(wù)院文件 2、只用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱(chēng)或規(guī)范化的簡(jiǎn)稱(chēng)作版頭。 例如：江蘇省人民政府 3、幾個(gè)同級(jí)機(jī)關(guān)（如江蘇省人事廳、江蘇省科學(xué)技術(shù)委員會(huì)、江蘇省財(cái)政廳）聯(lián)合發(fā)文，可用主辦機(jī)關(guān)（江蘇省人事廳）的名稱(chēng)加“文件”二字作版頭？（例1），但發(fā)文機(jī)關(guān)署名應(yīng)標(biāo)聯(lián)合行文單位的名稱(chēng)；也可用幾個(gè)同級(jí)機(jī)關(guān)的名稱(chēng)加“文件”二字作版頭（例2），但應(yīng)將主辦的機(jī)關(guān)排列在前。前者多用于上行文，后者多用于下行文。 例1：江蘇省人事廳文件 例2：江

2、蘇省人事廳 江蘇省科委文件 江蘇省財(cái)政廳 4、有時(shí)根據(jù)工作需要，同一機(jī)關(guān)還可以制發(fā)專(zhuān)用公文版頭。 例如：*人民政府令、*人民政府任免通知 發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)必須使用全稱(chēng)或規(guī)范化的簡(jiǎn)稱(chēng)，一般用22毫米*15毫米（高*寬）黑變體字。聯(lián)合行文，應(yīng)視機(jī)關(guān)多少，選擇大小適當(dāng)?shù)乃误w字。在民族自治地方，發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)可以并用自治民族的文字和漢字印刷。版頭和版頭下的一條細(xì)實(shí)橫隔線(xiàn)（寬140毫米，高1毫米），居中套紅印在公文首頁(yè)圖文區(qū)第13行22行和37行46行區(qū)域內(nèi)。 為了保證公文的權(quán)威性、嚴(yán)肅性，除“公告”、“通告”不用公文版式頭外，其它各類(lèi)公文均需使用公文版頭。發(fā)文機(jī)關(guān)的公文版頭一經(jīng)確定，不可經(jīng)常變動(dòng)。 （二）密

3、急 密級(jí)是指公文內(nèi)容涉密的程度。公文內(nèi)容涉密應(yīng)分別標(biāo)明“秘密”、“機(jī)密”、“絕密”，“絕密”、“機(jī)密”公文應(yīng)當(dāng)同時(shí)標(biāo)明份數(shù)序號(hào)。密急在公文首頁(yè)發(fā)文機(jī)關(guān)版頭的左上角區(qū)域內(nèi)標(biāo)注。密急的標(biāo)識(shí)為一個(gè)五角星，即“”，五角星之前標(biāo)密急，五角星之后標(biāo)期限，如：機(jī)密20年。 密急件的份數(shù)序號(hào)是同一文件在其總印數(shù)中逐份所給的順序編號(hào)。一份文件一個(gè)號(hào)，依次流水編列，以便查對(duì)和清退。份號(hào)使用6位阿拉伯?dāng)?shù)字在密級(jí)標(biāo)識(shí)區(qū)域的上一行標(biāo)注。如：某份文件份號(hào)為“000068”就說(shuō)明這份文件是總印數(shù)中的第68份。 （三）緊急程度 公文處理必須做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。緊急程度是對(duì)公文傳遞和辦理速度的要求。標(biāo)明緊急程度，是為了引起特

4、別注意，以保證公文的時(shí)效，確保緊急事項(xiàng)的及時(shí)處理。文秘部門(mén)處理公文要力求“當(dāng)日簽收、當(dāng)日登記、當(dāng)日呈批、當(dāng)日轉(zhuǎn)辦”。特別是急件，要貫徹“急事急辦、特事特辦”的原則，抓緊辦理，行文時(shí)應(yīng)根據(jù)緊急程度，分別標(biāo)明“特急”、“急件”；緊急電報(bào)應(yīng)分別標(biāo)明“特急”、“加急”、“平急”。在特殊情況下，也可以標(biāo)明“在*日*時(shí)送達(dá)”。緊急程度在公文右上角標(biāo)注。公文標(biāo)題內(nèi)有“緊急”二字的，如“關(guān)于*緊急通知”等，也應(yīng)視同急件處理。 （四）發(fā)文字號(hào)（亦稱(chēng)“文號(hào)”） 發(fā)文字號(hào)是由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、發(fā)文年度和順序號(hào)三個(gè)部分組成。年度使用公元紀(jì)年，用阿拉伯?dāng)?shù)字，兩側(cè)用方括號(hào)“”。例如：皖政199718號(hào)，“皖政”是江蘇省人民政

5、府的代字，“1997”是發(fā)文的年度，“18號(hào)”是1997年發(fā)文的順序號(hào)。幾個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合行文，只標(biāo)注主辦機(jī)關(guān)發(fā)文字號(hào)。有發(fā)文機(jī)關(guān)加“文件”二字組成文頭的文件，發(fā)文字號(hào)一般標(biāo)注在文頭之下、橫線(xiàn)上方居中；只用發(fā)文機(jī)關(guān)作文頭時(shí)的文件，發(fā)文字號(hào)則標(biāo)注在橫線(xiàn)之右下角、文件標(biāo)題之上。 上報(bào)的公文，應(yīng)注明簽發(fā)人。聯(lián)合行文要同時(shí)注明聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)的簽發(fā)人。簽發(fā)人姓名標(biāo)在文頭之下、橫線(xiàn)以上右側(cè)位置，或標(biāo)在橫線(xiàn)之右下角、文件標(biāo)題之上。同時(shí)，發(fā)文字號(hào)則移至左側(cè)。 機(jī)關(guān)代字應(yīng)相對(duì)穩(wěn)定，不可經(jīng)常變動(dòng)。為保證發(fā)文字號(hào)規(guī)范，防止重號(hào)、漏雨和錯(cuò)號(hào)，發(fā)文字號(hào)應(yīng)由發(fā)文機(jī)關(guān)的文秘部門(mén)統(tǒng)一管理與編寫(xiě)。 （五）公文標(biāo)題 公文標(biāo)題是對(duì)公文主要

6、內(nèi)容的揭示。要求做到準(zhǔn)確、簡(jiǎn)要。規(guī)范化的公文標(biāo)題一般應(yīng)由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)、公文主題（事由）和公文種類(lèi)三個(gè)部分組成。除三個(gè)部分外，在發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)與公文主題之間加個(gè)介詞（如：“關(guān)于”、“對(duì)”、“在”、“為”、“給”等），在公文主題與公文種類(lèi)之間加一個(gè)結(jié)構(gòu)助詞“的”字。例如：“國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于發(fā)布國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法的通知”，其中：“國(guó)務(wù)院辦公廳”是發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)，“關(guān)于”是介詞，“發(fā)布國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法”是公文主題，“的”是結(jié)構(gòu)助詞，“通知”是公文的種類(lèi)。標(biāo)題除發(fā)布法規(guī)性的文件可加書(shū)名外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。 公文標(biāo)題居中在公文首頁(yè)紅色橫隔線(xiàn)之下、正文之上各空一行排列。 當(dāng)遇到下列情況時(shí)，公文標(biāo)

7、題可以省略發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)或公文主題組成部分。 1、使用正式的套紅文件版頭，公文標(biāo)題可以省略發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)。例如：“關(guān)于印發(fā)江蘇省行政機(jī)關(guān)公文處理實(shí)施細(xì)則的通知”。這份文件是使用“江蘇省人民政府辦公廳”機(jī)關(guān)固定的文件版頭印發(fā)的，因此，公文標(biāo)題就省略了發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)。 2、印發(fā)公布性文件時(shí)，有的公文標(biāo)題可以省略公文主題部分。例如：“銅陵市人民政府令”。 經(jīng)會(huì)議討論通過(guò)或批準(zhǔn)的公文，可在標(biāo)題下加題注，在圓括號(hào)內(nèi)注明某年某月某日經(jīng)某會(huì)議討論通過(guò)。 公文標(biāo)題字?jǐn)?shù)不宜太多，可視情況分一行或多行排列。公文標(biāo)題多行排列時(shí)，盡量不要把人名、地名以及兩個(gè)字以上的詞或數(shù)字分開(kāi)，以防產(chǎn)生歧義。 （六）主送機(jī)關(guān)（亦稱(chēng)“抬頭”

8、） 主送機(jī)關(guān)是指發(fā)文機(jī)關(guān)要求對(duì)公文進(jìn)行辦理或給予答復(fù)的機(jī)關(guān)。主送機(jī)關(guān)應(yīng)使用全稱(chēng)或規(guī)范化的簡(jiǎn)稱(chēng)；主送機(jī)關(guān)不是一個(gè)時(shí)，應(yīng)按其性質(zhì)、級(jí)別以及有關(guān)規(guī)定或慣例依次排列；同類(lèi)型機(jī)關(guān)可使用統(tǒng)稱(chēng)，如“省政府各部門(mén)”。主送機(jī)關(guān)應(yīng)明確、具體，標(biāo)列在公文標(biāo)題的下方、正文之上，從左至右頂格書(shū)寫(xiě)，回行繼續(xù)頂格，未尾加冒號(hào)。 主送機(jī)關(guān)的確定，應(yīng)注意以下幾個(gè)方面： 1、上行文是向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)事項(xiàng)以及匯報(bào)工作，反映情況，提出意見(jiàn)或者建議，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢(xún)問(wèn)時(shí)使用。 2、平行文是同級(jí)機(jī)關(guān)互相商請(qǐng)解決有關(guān)問(wèn)題或布置某項(xiàng)工作時(shí)使用的一種公文，主送機(jī)關(guān)可以是一個(gè)，也可以是多個(gè)。 3、下行文是上級(jí)機(jī)關(guān)要求下級(jí)機(jī)關(guān)周知、辦理或

9、執(zhí)行事項(xiàng)時(shí)使用的一種公文。這種公文如發(fā)行范圍大，主送機(jī)關(guān)可用統(tǒng)稱(chēng)。 4、張貼性在需廣大群眾周知的公文，如：“公告”、“通告”等一般不標(biāo)主送機(jī)關(guān)；經(jīng)會(huì)議討論通過(guò)的公文，如：“決定”、“會(huì)議紀(jì)要”、“令”，主送機(jī)關(guān)名稱(chēng)則移至文尾抄送欄上方標(biāo)明。 5、對(duì)參閱性文件，不需要明確的主送機(jī)關(guān)，可將“主送”“抄送”合并為“分送”，印在原“抄送”位置?！胺炙汀睓谝话惴譃槿齻€(gè)層次：一是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)；二是文件內(nèi)容涉及的有關(guān)單位；三是應(yīng)抄送周知的單位。 （七）正文 正文是公文的主體部分，用來(lái)表達(dá)公文的內(nèi)容、傳達(dá)發(fā)文機(jī)關(guān)的意圖。撰寫(xiě)公文總的要求，內(nèi)容符合黨的方針、政策和國(guó)家的法律、法規(guī)，情況準(zhǔn)確，措施、要求扎實(shí)具體，觀點(diǎn)

10、明確，條理清楚，文字通順、精煉，書(shū)寫(xiě)工整，標(biāo)點(diǎn)正確，篇幅力求簡(jiǎn)短。 當(dāng)正文占滿(mǎn)了公文用紙的全頁(yè)，發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文時(shí)間不得不轉(zhuǎn)下一頁(yè)時(shí)，必須在下一頁(yè)的首行標(biāo)注“此頁(yè)無(wú)正文”并加圓括號(hào)，然后在下方的適當(dāng)位置標(biāo)注發(fā)文機(jī)關(guān)署名牌成文時(shí)間。 （八）附件 附件是指附在正文后面的文件、材料、圖像和聲像資料等，是某些公文的重要組成部分。附件有的起補(bǔ)充、闡明作用，有的起說(shuō)明、注釋作用，有的起證實(shí)、執(zhí)行作用。附件應(yīng)在正文之后成文時(shí)間之前注明順序和名稱(chēng)。除使用特殊材料制作的附件外，一般附件應(yīng)放在正文未頁(yè)后面一起裝訂。被印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的公文應(yīng)視為正文，不能作為附件處理。 （九）發(fā)文機(jī)關(guān)署名 公文除電報(bào)、會(huì)議紀(jì)要外

11、，大部分文件的發(fā)文機(jī)關(guān)署名都應(yīng)加蓋印章。 印章是代表機(jī)關(guān)組織或領(lǐng)導(dǎo)人的象征，是行使法定職權(quán)的一種印信憑證。法定機(jī)關(guān)印章具有法定性、權(quán)威性和效用性。公文蓋上印章，是表示發(fā)文機(jī)關(guān)對(duì)文件正式生效和確認(rèn)無(wú)誤的一種憑證。 印章與公文版頭一樣，都必須使用全稱(chēng)或規(guī)范化的簡(jiǎn)稱(chēng)。用印位置在成文日期的中間偏上，要求上不壓正文，下騎年蓋月。印章必須蓋得端正、清晰。 （十）成文時(shí)間 成文時(shí)間以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)；聯(lián)合發(fā)文，以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)；會(huì)議討論通過(guò)的公文，一般以討論通過(guò)的日期為準(zhǔn)；電報(bào)，以發(fā)出日期為準(zhǔn)。 成文時(shí)間一般在正文之后的右下方專(zhuān)行標(biāo)注。會(huì)議討論通過(guò)的公文，如決議、決定、條例等，一般應(yīng)用

12、小于標(biāo)題的字體將會(huì)議討論通過(guò)的時(shí)間和會(huì)議名稱(chēng)在公文標(biāo)題之下居中標(biāo)注，并加圓括號(hào)。 成文時(shí)間一般應(yīng)是公文正式生效、執(zhí)行的日期，但是發(fā)布法規(guī)、規(guī)章的公文，除了標(biāo)注發(fā)布時(shí)間外，還專(zhuān)門(mén)公布具體實(shí)施的年、月、日。成文時(shí)間使用漢字寫(xiě)明年、月、日，年度使用公元紀(jì)年全稱(chēng)，不得簡(jiǎn)寫(xiě)或省略。如：1997年1月8日，既不能寫(xiě)成“97年1月8日”，也不得寫(xiě)成“九八、元、八”。成文時(shí)間必須按規(guī)定標(biāo)注，切忌標(biāo)注擬稿、審稿或打印時(shí)間。 （十一）附注 附注用于說(shuō)明公文中在其它區(qū)域不便說(shuō)明的事項(xiàng)。如需要加以解釋的名詞術(shù)詞、或用于表述公文的傳達(dá)范圍等。附注的內(nèi)容，一般在成文日期的左下方、主題詞的上方，另行標(biāo)注，并加圓括號(hào)。如：“（此件發(fā)止各鄉(xiāng)、鎮(zhèn)人民政府）”；“（此件至*月*日對(duì)外公開(kāi)）”等。 （十二）主題詞 主題詞是為實(shí)現(xiàn)辦公現(xiàn)代化的要求，便于計(jì)算機(jī)管理公文和提高查找率、查全率，根據(jù)公文基本內(nèi)容按照一定的規(guī)范優(yōu)選的詞或詞組。 公文應(yīng)根據(jù)內(nèi)容和文種標(biāo)明主詞題。 （十三）抄送機(jī)關(guān) 抄送機(jī)關(guān)即需要了解公文內(nèi)容以便協(xié)助辦理或周知的機(jī)關(guān)，應(yīng)標(biāo)注在公文主題詞下端、印