印信使用和保管辦法一.總則為保證印章、介紹信使用的合法性、嚴(yán)肅性和可靠性，有效地維護公司利益，杜絕違法行為的發(fā)生，特制定本辦法。二.印章的刻制公司印章刻制均須報總經(jīng)理批準(zhǔn)，由行政部憑公司介紹信統(tǒng)一到不尋公安機關(guān)辦理刻制手續(xù)。印章的形體和規(guī)格，按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。根據(jù)國際、國內(nèi)先進、適用的質(zhì)料和種類。下屬企業(yè)和部門的根據(jù)需要要以申請刻制內(nèi)部或?qū)ν庥谜?，但須?jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。三.印章的啟用新印章要做好戳記，并留樣保存，以便備查。印章啟用應(yīng)事先須發(fā)啟用通知，注明啟用日期、發(fā)放單位和使用范圍。啟用印模應(yīng)用藍色印油，以示首次使用。四.印章的保管、交接和停用(一)公司各類印章必須有專人保管。董事會、公司的正式印章、專用印章、鋼印、手章應(yīng)指定行政部長保管；各部門印章由各部門指定專人負(fù)責(zé)保管；印章保管須有記錄，注明印章名稱、頒發(fā)機關(guān)、枚數(shù)、收到日期、啟用日期、領(lǐng)取人、保管人、批準(zhǔn)人、圖樣等信息。(二)印章保管必須安全可靠，須加鎖保存。特制印章要放在保險柜。印章要在辦公室和隨身攜帶，不準(zhǔn)委托他人代管。(三)印章保管有異常現(xiàn)象或遺失，應(yīng)保護現(xiàn)場，及進匯報，配合安保部門查處。(四)印章移交須辦理手續(xù)，簽署移交手證明，注明移交人、接交人、監(jiān)交人、移交時間、圖樣等信息。(五)有下列情況，印章須停用：機構(gòu)變動要機構(gòu)名稱改變；上級部門通知改變印章圖樣；印章使用損壞；印章遺失或被竊，聲明作廢。(六)印章停用要提出處理辦法，并報經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，及時將停用印章送制發(fā)機關(guān)封存或銷毀，建立印章上交、清退、存檔、銷毀的登記檔案。五.印章的使用(一)使用范圍。凡屬以公司名義對外發(fā)文、開具介紹信、報送報表等一律加蓋公司司法人章；凡屬公司內(nèi)部行文、通知，使用公司內(nèi)部印章；凡屬部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)加蓋部門印章；凡屬合同類的用合同專用章；凡屬財務(wù)會計業(yè)務(wù)的用財務(wù)專用章。(二)使用印章，一律實行審批制度。凡經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可蓋印，其權(quán)限分級掌握，使用哪級印章，由哪級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并由其負(fù)責(zé)。凡不符合用印需要的，均應(yīng)拒絕蓋印。用印人填寫用印登記簿，領(lǐng)導(dǎo)在該表上簽批。(三)使用印章，一律實行登記制度，注明用印事由、數(shù)量、申請人、批準(zhǔn)人、用印日期。代章/因工作急需而又無合適印章，可以采用借章辦法，借章要在落款處加注“借印”、“代”字樣。使用印章時,保管人應(yīng)對蓋印的文書內(nèi)容、手續(xù)、格式把關(guān)檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時請示領(lǐng)導(dǎo)，妥善解決。嚴(yán)禁在空白的信箋、介紹信、合同上用印，印章保管人長期外出時須將印章將印章妥善移交，以免貽誤工作。六.介紹信管理介紹信種類：存根介紹；信箋介紹；證明信（材料）。介紹信一般由行政部秘書負(fù)責(zé)保存。介紹信開具要嚴(yán)格履行審批手續(xù)。一般事宜由部門經(jīng)理簽字后行政部長審批；重要事宜需由和級主管簽署意見后，報分管總經(jīng)理審批。嚴(yán)禁開出空白介紹信。七.附則未按本辦法要求使用印信、保管印信，造成丟失、盜用、仿制等