1、1 / 3精品文檔，值得擁有一、目的為了進(jìn)一步規(guī)范公司進(jìn)銷存軟件主檔的管理，特制定本規(guī)定。二、范圍本規(guī)定適用公司營(yíng)銷各部門及分支機(jī)構(gòu)軟件系統(tǒng)， 公司客戶， 供應(yīng)商，貨品建檔的申報(bào)，審批及管理程序。三、內(nèi)容1關(guān)于建檔的編碼規(guī)則由進(jìn)銷存系統(tǒng)客戶編碼建檔管理規(guī)則規(guī)定。2建檔管理是指在公司進(jìn)銷存軟件中對(duì)客戶、廠商、 庫(kù)存主檔的建立、 修訂、 刪 除等工作所涉及的建檔權(quán)限、 建檔程序、建檔對(duì)象的確定、 建檔資料、建檔時(shí) 間等作出的規(guī)定。3建檔權(quán)限3.1建檔權(quán)限分為兩個(gè)部分：電腦網(wǎng)絡(luò)的安全管理權(quán)，建檔業(yè)務(wù)的操作權(quán)。3.2電腦網(wǎng)絡(luò)的安全管理權(quán)：由資訊部負(fù)責(zé)，資訊部根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展的需要及 財(cái)務(wù)部的申請(qǐng)，定時(shí)

2、地賦予、修改或取消財(cái)務(wù)部的建檔權(quán)限，進(jìn)行實(shí)適控制 與跟蹤。3.3建檔業(yè)務(wù)的操作權(quán)：由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)，財(cái)務(wù)部銷售會(huì)計(jì)或成本會(huì)計(jì)根據(jù)經(jīng)審核 后的建檔資料作出建檔、修訂、刪除工作。4建檔對(duì)象：4.1所有建檔客戶、廠商必須滿足：4.1.1廠商建檔的金額標(biāo)準(zhǔn)是：材料供應(yīng)商暫不做特別規(guī)定；輔料供應(yīng)商建檔標(biāo) 準(zhǔn)：首次交易暫不建檔，準(zhǔn)備長(zhǎng)期采購(gòu)時(shí)由該部提出建檔申請(qǐng)，經(jīng)審批后 建檔。4.1.2建檔后連續(xù)三月達(dá)不到上述要求的客戶應(yīng)由財(cái)務(wù)部核對(duì)資金往來(lái)情況、結(jié) 清帳務(wù)，并由相關(guān)部門提出申請(qǐng)取消其建檔資格。4.1.3深圳地區(qū)客戶的建檔標(biāo)準(zhǔn)為：一次性訂購(gòu)1000元以上或月銷售量5000元 以上。4.1.4原則上對(duì)深圳地區(qū)的

3、客戶不予建檔；小金額客戶轉(zhuǎn)至多林多公司。為了進(jìn) 一步拓展省區(qū)市場(chǎng)，一般情況下對(duì)省區(qū)客戶準(zhǔn)許建檔。5建檔程序：5.1申請(qǐng)與審核：營(yíng)銷部、物控部等所有要求建檔部門呈送相關(guān)的客戶建檔申 請(qǐng)審批表及相關(guān)資料報(bào)客戶服務(wù)部或工程部審核，然后報(bào)財(cái)務(wù)部復(fù)核；已 建檔客戶資料的修訂或刪除還需要財(cái)務(wù)部銷售會(huì)計(jì)或成本會(huì)計(jì)核對(duì)并由財(cái)務(wù) 部經(jīng)理審核。精品文檔，值得擁有5.2批準(zhǔn)：財(cái)務(wù)部將審核后的申請(qǐng)表及相關(guān)資料報(bào)送總經(jīng)理審批。2 / 35.3申請(qǐng)權(quán)限：財(cái)務(wù)部指定建檔人員填寫資訊申請(qǐng)單交資訊部審核賦權(quán)。5.4建檔反饋：財(cái)務(wù)部銷售會(huì)計(jì)或成本會(huì)計(jì)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)建檔后，應(yīng)將建檔的 情況反饋給相關(guān)部門，并歸檔整理相關(guān)的建檔資料。

4、6資料要求：6.1客戶建檔報(bào)送以下資料：6.1.1建檔客戶由業(yè)務(wù)員提供一份較為詳細(xì)的分析資料，包括經(jīng)營(yíng)規(guī)模、場(chǎng)地、從業(yè)人員、經(jīng)營(yíng)結(jié)構(gòu)、歷史交易記錄、該客戶的市場(chǎng)地位、發(fā)展前景及其 他說(shuō)明。在進(jìn)行合同評(píng)審、簽約授信時(shí)，再由客戶提供相應(yīng)的資信證明、 經(jīng)營(yíng)能力證明、經(jīng)營(yíng)資格證明等證明文件的復(fù)印件。6.1.2建檔前與公司的交易記錄。6.1.3客戶資料建檔申報(bào)審批表6.2廠商的建檔報(bào)送以下資料：6.2.1該廠商產(chǎn)品的質(zhì)量證明、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、稅務(wù)登記證等復(fù)印件。6.2.2公司的生產(chǎn)用量及經(jīng)批準(zhǔn)的采購(gòu)計(jì)劃。6.2.3采購(gòu)合同6.2.4廠商建檔申請(qǐng)審批表6.4庫(kù)存貨品建檔的資料要求：6.4.1物控部填

5、寫貨品建檔申請(qǐng)表6.4.2工程部核對(duì)貨品建檔申請(qǐng)表后確定換算值。6.4.3財(cái)務(wù)部成本會(huì)計(jì)復(fù)核進(jìn)行電腦輸入。7修改與刪除： 已建主檔發(fā)生變化或出現(xiàn)錯(cuò)誤時(shí)， 可以由相關(guān)提出修改或刪除申 請(qǐng)，填寫客戶建檔更改申請(qǐng)表 、廠商建檔更改申請(qǐng)表或貨品建檔更改 申請(qǐng)表，其程序同建檔程序。8建檔時(shí)間8.1財(cái)務(wù)部門建檔時(shí)間為每天上午11：00至11：30，下午5：00至5：30。8.2資訊部應(yīng)于每相應(yīng)時(shí)間自動(dòng)對(duì)財(cái)務(wù)部指定的建檔會(huì)計(jì)進(jìn)行賦權(quán)，需延長(zhǎng)建檔 時(shí)間的，由財(cái)務(wù)部提出追加申請(qǐng)。8.3為了做好銜接工作，業(yè)務(wù)部、物控部等相關(guān)部門應(yīng)做好對(duì)往來(lái)單位的宣傳解 釋工作，并提高建檔的預(yù)見性，保證建檔的工作有序進(jìn)行。8.4特殊情況下需要立即建檔的，需報(bào)總經(jīng)理特批。9本規(guī)定與進(jìn)銷存系統(tǒng)客戶編碼建檔管理規(guī)則不相符之處，以本規(guī)定為準(zhǔn)。10相關(guān)文件10.1進(jìn)銷存系統(tǒng)客戶編碼建檔管理規(guī)則 (WI-CS-011)3 / 311相關(guān)記錄11.1貨品建檔申請(qǐng)表11.2客戶