1、 中國(guó)會(huì)計(jì)報(bào)內(nèi)控案例專欄系列二：費(fèi)用報(bào)銷的舞弊防范與內(nèi)部控制一、案例簡(jiǎn)介：串通舞弊來報(bào)銷，虛報(bào)費(fèi)用二十多萬在職場(chǎng)小說杜拉拉升職記中，描寫了一個(gè)非常典型的費(fèi)用報(bào)銷舞弊案例：銷售部的大區(qū)經(jīng)理岱西伙同部門行政助理伊薩貝拉，通過偽造簽名、涂改報(bào)銷單據(jù)等方式，虛報(bào)費(fèi)用二十多萬元，最后舞弊被發(fā)現(xiàn)曝光。我們來看小說當(dāng)中是如何描寫這段情節(jié)的：財(cái)務(wù)部送來上月的部門費(fèi)用報(bào)告， 王偉 （注： 銷售總監(jiān)，岱西的上級(jí)）特別留心地研究了岱西的費(fèi)用，這一研究，在一個(gè)不起眼的地方讓他看出問題來了，他發(fā)現(xiàn)了一筆他并沒有簽過字的費(fèi)用在財(cái)務(wù)部得到了順利報(bào)銷。王偉的記性非常好，他確定自己并沒有簽過這張單子，而按公司的相關(guān)流程，財(cái)務(wù)部

2、一定要看到他的簽字才能給岱西的單子付錢，這里面一定出了問題 !王偉馬上給財(cái)務(wù)部的應(yīng)付經(jīng)理打電話詢問，對(duì)方說單子上面肯定有他的簽名，并答應(yīng)把原始單據(jù)找出來給他看。王偉把伊薩貝拉叫進(jìn)辦公室，準(zhǔn)備交待她去財(cái)務(wù)部取回那張單子，卻忽然多了一個(gè)心眼，胡亂說了件其他的事情讓她去辦。等伊薩貝拉一出房間，王偉連忙答電話給應(yīng)付的經(jīng)理，說自己會(huì)親自過去拿單子，讓對(duì)方暫時(shí)不要告訴任何人這件事情。王偉把單子取回來，研究了一番，心里明白是有人仿造了他的簽名。財(cái)務(wù)部馬上拿出王偉簽名的底單比對(duì)，確實(shí)仿造的很像，但是還是有區(qū)別的。這下財(cái)務(wù)部慌了，他們有責(zé)任和對(duì)所有報(bào)賬上簽名是否是總監(jiān)們本人的簽名。王偉安慰對(duì)方說： “財(cái)務(wù)部又不

3、是銀行管信用卡的，不關(guān)你們的事兒-麻煩你們把岱西升大區(qū)經(jīng)理后，她所有的費(fèi)用，逐筆列出來發(fā)給我一下。請(qǐng)注意保密。 ”應(yīng)收應(yīng)付經(jīng)理知道出大事了，一個(gè)勁兒點(diǎn)頭說： “我馬上自己到系統(tǒng)里調(diào)記錄，保證保好密。 ”王偉查了兩天，發(fā)現(xiàn)大約十來筆合計(jì)二十萬元左右的報(bào)銷是有問題的，要么干脆是仿造他的簽名；要么是在他簽名后， 再改動(dòng)金額 DB 是美國(guó)公司， 報(bào)銷單上的最終金額只填寫阿拉伯?dāng)?shù)字即可，并不填寫中文大寫數(shù)字壹貳叁肆之類的，這就非常方面涂改，比如總監(jiān)簽名的時(shí)候報(bào)銷的金額是2 萬 1 千多元，等他簽字后，再改成 2 萬 9千多元。從涂改動(dòng)作本身來看，不算困難。根據(jù) DB 的流程，各項(xiàng)費(fèi)用根據(jù)其金額大小，在直

4、接主管和有相關(guān)簽字權(quán)的老板們簽字后，部門總監(jiān)的助理會(huì)負(fù)責(zé)把所有的單據(jù)匯總做好費(fèi)用登記，然后每月一至兩次統(tǒng)一將單據(jù)送財(cái)務(wù)部審核支付。也就是說，理論上，岱西的費(fèi)用應(yīng)該是經(jīng)伊薩貝拉的手送到財(cái)務(wù)部的。王偉和財(cái)務(wù)部查詢后，證實(shí)每個(gè)月的單據(jù)確實(shí)都是由伊薩貝拉交給財(cái)務(wù)部的。由于有問題的次數(shù)不少，基本上，岱西不可能避開伊薩貝拉自己獨(dú)立完成改單和冒簽的動(dòng)作，而且，每個(gè)月財(cái)務(wù)部做帳后，都會(huì)把費(fèi)用清單發(fā)回給各部門，這時(shí)候伊薩貝拉需要協(xié)助王偉再核對(duì)一遍明細(xì)，如果發(fā)回來的數(shù)字和送出去之前登記的數(shù)字不符，不可能那么多次她都沒有發(fā)現(xiàn)，所以應(yīng)該是兩人串通了。總監(jiān)們一般每個(gè)月也就看看大致的數(shù)字，不會(huì)去核對(duì)細(xì)節(jié)，尤其像王偉這樣的

5、銷售總監(jiān)，手下哪個(gè)月不簽出幾百萬元的費(fèi)用，如果不是盯著看，他不太會(huì)發(fā)現(xiàn)岱西每個(gè)月那些零敲碎打的小幾萬元的貓膩來。王偉估計(jì)岱西和伊薩貝拉大約是賭他不會(huì)有那么好的記性和那么充沛的精力。王偉和拉拉一分析，拉拉驚得目瞪口呆。她剛加入 DB的時(shí)候，就是任職銷售行政助理，登記費(fèi)用、統(tǒng)一將原始報(bào)銷單據(jù)送財(cái)務(wù)、每個(gè)月和財(cái)務(wù)部核對(duì)部門費(fèi)用以協(xié)助大區(qū)經(jīng)理監(jiān)控預(yù)算，是她當(dāng)時(shí)每月必做的功課- 因?yàn)樗浅Ｇ宄鮽フf的是對(duì)的，伊薩貝拉和岱西串通做假了。二、案例評(píng)析從本案例當(dāng)中的 DB 公司報(bào)銷流程來看，相對(duì)還是比較完善的，費(fèi)用報(bào)銷要經(jīng)過申請(qǐng)、復(fù)核、審批、支付、事后核對(duì)等流程，相關(guān)職責(zé)也進(jìn)行了分離，但是由于串通舞弊，加上公

6、司在報(bào)銷時(shí)數(shù)字填寫采用阿拉伯?dāng)?shù)字、使得數(shù)字涂改容易，以及財(cái)務(wù)在審核簽名時(shí)不夠仔細(xì)等因素，最終導(dǎo)致內(nèi)控失效。雖然小說是虛構(gòu)的，但現(xiàn)實(shí)中利用費(fèi)用報(bào)銷進(jìn)行舞弊的現(xiàn)象并不鮮見，費(fèi)用報(bào)銷過程中常見舞弊手段有：1、 虛報(bào)或高報(bào)費(fèi)用： 與費(fèi)用相關(guān)的活動(dòng)并未實(shí)際發(fā)生，憑空捏造費(fèi)用項(xiàng)目，或雖然實(shí)際發(fā)生，但報(bào)銷金額卻高于實(shí)際金額，從而虛報(bào)或高報(bào)費(fèi)用。2、偽造或涂改原始單據(jù)，譬如假單據(jù)、陰陽(yáng)發(fā)票、涂改數(shù)字等手段，達(dá)到多報(bào)費(fèi)用目的。3、重復(fù)報(bào)銷：利用同一事項(xiàng)或單據(jù)重復(fù)報(bào)銷，比如同一事項(xiàng)開兩張發(fā)票，或報(bào)銷過的單據(jù)抽出來再次報(bào)銷。4、模仿簽名：模仿領(lǐng)導(dǎo)簽字，蒙混過關(guān)。5、 未經(jīng)審批或越權(quán)審批： 有些企業(yè)由于授權(quán)審批不清，

7、導(dǎo)致費(fèi)用不當(dāng)報(bào)銷，未按規(guī)定審批。6、串通舞弊：內(nèi)部各職能部門的工作人員之間，企業(yè)內(nèi)部與外部有關(guān)人員之間利用各自的“方便”條件，逾越企業(yè)規(guī)定，合伙舞弊。7、監(jiān)守自盜：利用企業(yè)職責(zé)分離方面漏洞，利用自己保管錢財(cái)或經(jīng)手有關(guān)事項(xiàng)，而由沒有相應(yīng)有效監(jiān)督，利用職務(wù)之便進(jìn)行舞弊的行為。8、混水摸魚：利用公司賬務(wù)核算混亂或管理漏洞，進(jìn)行報(bào)銷舞弊。當(dāng)然，費(fèi)用報(bào)銷舞弊往往是以上一個(gè)手段或多個(gè)手段共同使用的，而舞弊得逞也反映了企業(yè)內(nèi)控在某一方面的缺陷，也是企業(yè)加強(qiáng)內(nèi)控時(shí)需要注意的地方。三、完善費(fèi)用報(bào)銷的內(nèi)部控制針對(duì)企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷中常見問題，企業(yè)可從以下方面完善控制：完善審批流程，加強(qiáng)授權(quán)審批控制，措施包括：1 ）完善

8、審核審批流程：根據(jù)常規(guī)授權(quán)和特別授權(quán)的規(guī)定，明確各崗位辦理業(yè)務(wù)和事項(xiàng)的權(quán)限范圍、審批程序和相應(yīng)責(zé)任；2） 編制常規(guī)授權(quán)的權(quán)限指引， 規(guī)范特別授權(quán)的范圍、權(quán)限、程序和責(zé)任，嚴(yán)格控制特別授權(quán)；3 ）企業(yè)各級(jí)管理人員是否在授權(quán)范圍內(nèi)行使職權(quán)和承擔(dān)責(zé)任；4）對(duì)重大事項(xiàng)集體決策審批或者聯(lián)簽制度；5 ）以級(jí)別最高的人員來報(bào)銷費(fèi)用，規(guī)定任何級(jí)別人員都不能簽批自己的費(fèi)用，包括公司高層領(lǐng)導(dǎo)在內(nèi)，如多人發(fā)生同一項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)時(shí)，必須以最高級(jí)別的人員來報(bào)銷費(fèi)用，防止高級(jí)別人員將費(fèi)用交給下級(jí)報(bào)銷，規(guī)避費(fèi)用報(bào)銷控制措施。建立書面的審批權(quán)限表：不少企業(yè)的審批權(quán)限散見于不同的管理制度，而且經(jīng)常發(fā)生臨時(shí)變更，甚至不同的制度之間對(duì)

9、權(quán)限規(guī)定存在沖突，對(duì)某些權(quán)限規(guī)定不明，這些都會(huì)導(dǎo)致內(nèi)控漏洞。 建議企業(yè)應(yīng)建立統(tǒng)一、 明確的審批權(quán)限表，并定期維護(hù)更新，財(cái)務(wù)人員在審核付款時(shí)，也就比較清楚地知道費(fèi)用是否經(jīng)過適當(dāng)審批。建立管理人員簽字樣本，防止偽造簽字，并要求財(cái)務(wù)人員審核時(shí)認(rèn)真比對(duì)簽字，如本案例當(dāng)中 DB 公司建立簽字樣本，但遺憾的是執(zhí)行過程中財(cái)務(wù)人員疏于檢查。對(duì)不相容職責(zé)分離：對(duì)報(bào)銷經(jīng)辦人員、審核人員、批準(zhǔn)人員、付款執(zhí)行、審計(jì)檢查等職責(zé)進(jìn)行分離，從而起到防止或及時(shí)發(fā)現(xiàn)相關(guān)舞弊活動(dòng)，例如案例中報(bào)銷人將審批后的單據(jù)交給部門助理登記，由部門助理送交財(cái)務(wù)部，則可防止報(bào)銷人員在報(bào)銷過程中可能。憑證與表單的規(guī)范控制：通過統(tǒng)一的表單，防止報(bào)銷人未經(jīng)授權(quán)； 對(duì)表單進(jìn)行連續(xù)編號(hào)， 防止偽造或亂用表單；規(guī)范表單的數(shù)字填寫，要求填寫大寫數(shù)字，防止相關(guān)人員涂改或變?cè)鞌?shù)字；要求報(bào)銷時(shí)填寫附件張數(shù)，防止私自增加票據(jù)；對(duì)已付款的表單，加蓋“付訖”印章，防止重復(fù)支付；預(yù)算控制：通過事先預(yù)算，超過預(yù)算額度的業(yè)務(wù)活動(dòng)需要特別審批。加強(qiáng)預(yù)算的管理作用，需要在費(fèi)用報(bào)銷審批環(huán)節(jié)就納入預(yù)算的管理范圍，預(yù)算內(nèi)的費(fèi)用或付款將被優(yōu)先審批支付； 超過預(yù)算的業(yè)務(wù)活動(dòng)將被更嚴(yán)格地審批。 另外，所有的預(yù)算對(duì)應(yīng)到相關(guān)責(zé)任人員，并對(duì)預(yù)算進(jìn)行監(jiān)控，從而一定程度防止虛報(bào)或高報(bào)費(fèi)用。事后控制和分析：每月將報(bào)銷費(fèi)用匯