1、精選文檔精選文檔PAGEPAGE20精選文檔PAGE目錄第一章公函辦理4一、公函辦理方法4（一）流程41發(fā)文流程：42收文流程：6（二）方法81總則82公函種類83公函格式94行文規(guī)則105發(fā)文辦理126收文辦理147公函歸檔、銷毀158公函管理169附則16二、內(nèi)部工作單辦理方法29（一）流程29（二）方法30附表：工作交辦通知單31附表：工作催辦通知單32附表：工作聯(lián)系通知單33附表：工作落實(shí)反應(yīng)單34附表：工作請(qǐng)示單35附表：工作報(bào)告單36第二章印信管理371一、印章管理方法37（一）流程37(二)方法37附表：用印申請(qǐng)單39二、介紹信管理制度40（一）流程40（二）方法41第三章事務(wù)管

2、理42一、通信管理方法42附表：對(duì)講機(jī)借用臺(tái)帳43附表：中繼線測試記錄表43附表：話務(wù)值班記錄表44話務(wù)員規(guī)范用語44二、公事用車管理方法45（一）流程45（二）方法48三、招待工作管理制度49（一）流程49（二）方法50四、電話記錄制度53（一）流程53（二）方法54五、傳真收發(fā)制度56六、復(fù)印管理制度58七、大事記編寫制度59八、救護(hù)車駕駛員值班制度60第四章檔案管理61（一）流程612（二）方法63第五章信訪管理68一、信訪管理方法68（一）流程68（二）方法69第六章辦公室專業(yè)系統(tǒng)管理72一、辦公室專業(yè)系統(tǒng)管理方法721目的722辦公室系統(tǒng)崗位范圍723系統(tǒng)人員的出入724.系統(tǒng)人員的

3、管理725.附則74附件：辦公室系統(tǒng)項(xiàng)目服務(wù)協(xié)議753第一章公函辦理一、公函辦理方法（一）流程1發(fā)文流程：4擬稿部門負(fù)責(zé)人審查秘書或綜合管理員審查送項(xiàng)目部領(lǐng)導(dǎo)或拜托人簽發(fā)文書或綜合管理員編號(hào)、登記擬稿人改正、校正、打印綜合部文書或綜合管理員復(fù)復(fù)印室印制、裝訂，通知主辦部門取公函文書或綜合管理員用印、登記、封發(fā)年度終了，文書或綜合管理員整理、移交檔案有關(guān)部門負(fù)責(zé)人會(huì)簽52收文流程：簽字項(xiàng)目部和綜合部的信件，由綜合部文書或綜合管項(xiàng)目部領(lǐng)導(dǎo)和綜合部文書或綜合管理員項(xiàng)目部領(lǐng)導(dǎo)和部部門收到的主進(jìn)行收文登記登記，并填門負(fù)責(zé)人開會(huì)帶送項(xiàng)目部的公寫收文箋回的公函綜合部部長項(xiàng)目部領(lǐng)導(dǎo)批提出分辦意部門職能部門閱辦

4、催辦部門辦理完成，公函返回綜合部文書或綜合管理員綜合部文書或綜合管理員整理保留不具備歸檔價(jià)值年度終了，綜合部的，報(bào)綜合部部文書或綜合管理長贊同后銷毀員整理移交公司檔案室67（二）方法總則1.1為使天津電力建設(shè)公司（以下簡稱公司）實(shí)行項(xiàng)目管理過程中的公文辦理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，特?cái)M訂本方法。1.2本方法所稱公函是公司在實(shí)行項(xiàng)目管理過程中所形成的擁有實(shí)行效勞和規(guī)范體式的公事文書。1.3公函辦理是指公函的辦理、管理、整理、歸檔等一系列互相關(guān)系、連接有序的工作。1.4公函辦理中應(yīng)該堅(jiān)持腳踏實(shí)地、精簡、高效的原則，做到實(shí)時(shí)、準(zhǔn)確、安全。1.5公函辦理一定嚴(yán)格履行國家保密法律、法例和其余有關(guān)規(guī)定，

5、保證國家和公司奧密的安全。1.6各級(jí)項(xiàng)目部的綜合部是公函辦理的管理部門，負(fù)責(zé)本項(xiàng)目部公函處理工作。公函種類項(xiàng)目部常用的公函的種類主要有：2.1請(qǐng)示：合用于向公司懇求指示、贊同。2.2報(bào)告：合用于向公司報(bào)告工作、反應(yīng)狀況，提出建議或許建議，答8復(fù)公司的咨詢。2.3決定：合用于對(duì)重要事項(xiàng)或重要行動(dòng)作出安排，賞罰有關(guān)部門或人員。2.4通告：合用于表彰先進(jìn)，責(zé)備錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神和狀況。2.5通知：合用于轉(zhuǎn)發(fā)公司和與不相隸屬單位的公函，公布規(guī)章制度、部署工作，任免項(xiàng)目部各部門負(fù)責(zé)人。2.6函：合用于與項(xiàng)目部無隸屬關(guān)系單位之間互相商洽工作，咨詢和答復(fù)問題，懇求贊同和回復(fù)審批事項(xiàng)。2.7會(huì)議紀(jì)要：合用于記

6、錄和傳達(dá)會(huì)議狀況和議定事項(xiàng)。公函格式3.1公函一般由奧密等級(jí)和保密限時(shí)、緊迫程度、發(fā)文單位表記、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、正文、附件說明、印章、成文日期、主題詞、抄送單位、印發(fā)單位和印發(fā)日期等部分構(gòu)成。3.11波及國家和公司秘密的公函應(yīng)該注明密級(jí)和保密限時(shí)，此中，“絕密”、“機(jī)密”級(jí)公函應(yīng)注明份數(shù)序號(hào)。3.1.2：緊迫公函應(yīng)該依據(jù)緊迫程度分別注明“特急”、“急件”。3.1.3發(fā)文單位表記應(yīng)該使用項(xiàng)目部全稱或規(guī)范化簡稱。3.1.4發(fā)文字號(hào)應(yīng)該包含項(xiàng)目部代字、年份、發(fā)文序號(hào)構(gòu)成。3.1.5公函應(yīng)該在首頁注明簽發(fā)人姓名。93.1.6公函標(biāo)題應(yīng)該正確簡要地歸納公函的主要內(nèi)容并注明公函種類，一般

7、由項(xiàng)目部名稱、文件事由、文種三部分構(gòu)成。使用有文頭的公函，標(biāo)題中可省略項(xiàng)目部名稱。公函標(biāo)題中除法例、規(guī)章名稱加書名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。3.1.7主送單位是指公函的主要受理單位，應(yīng)該使用全稱或許規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。3.1.8公函若有附件，應(yīng)該注明附件次序和名稱。3.1.9公函除“會(huì)議紀(jì)要”外，應(yīng)加蓋章章。3.1.10成文日期一般以負(fù)責(zé)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)。3.1.11公函應(yīng)該標(biāo)明主題辭。上行文應(yīng)該在國家電力公司公函主題詞表（附件3）范圍內(nèi)選詞標(biāo)明。3.1.12抄送單位是指除主送單位之外需要履行或了解公函的其余機(jī)關(guān)，應(yīng)該使用全稱或許規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。32公函中各構(gòu)成部分的表記規(guī)則，詳見（附件1：天津電

8、力建設(shè)公司公函格式）。33公函用紙采納國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（297*210MM），左邊裝訂。行文規(guī)則4.1行文應(yīng)確有必需，著重功效。104.2行文關(guān)系應(yīng)依據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確立。一般狀況下不得越級(jí)行文，應(yīng)逐級(jí)上報(bào)、逐級(jí)下達(dá)。緊迫事項(xiàng)或需要各級(jí)周知辦理的可越級(jí)行文，并應(yīng)同時(shí)抄送被超出的單位。4.3項(xiàng)目部依照職權(quán)能夠互相行文和向公司及有關(guān)業(yè)務(wù)部門行文，項(xiàng)目部能夠函的形式同建設(shè)、監(jiān)理等單位商洽工作、咨詢和回復(fù)問題。項(xiàng)目部的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)不得對(duì)外正式行文。4.4項(xiàng)目部與項(xiàng)目部、項(xiàng)目部與同級(jí)黨組織、項(xiàng)目部與同級(jí)工會(huì)能夠聯(lián)合行文。4.5屬于公司職能部門職權(quán)范圍內(nèi)的詳細(xì)問題，應(yīng)該直接報(bào)送職能部門辦理。4.6項(xiàng)目部內(nèi)設(shè)

9、部門之間對(duì)有關(guān)問題未經(jīng)磋商一致，不得以項(xiàng)目部名義行文。如私自行文，項(xiàng)目部應(yīng)該責(zé)令糾正或取消。4.7“請(qǐng)示”應(yīng)該一文一事。向公司部門請(qǐng)示工作，不得主送公司兩個(gè)部門。需要同時(shí)送其余部門的，應(yīng)該用抄送形式?！皥?bào)告”中，不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。4.8除公司或職能部門負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)外，不得以項(xiàng)目部的名義向公司或職能部門負(fù)責(zé)人報(bào)送“請(qǐng)示”和“報(bào)告“。4.9會(huì)議通知原則以電話或傳真通知，確需文字通知的，由部門發(fā)通知。4.10轉(zhuǎn)發(fā)公函中如無增補(bǔ)內(nèi)容，不用抄報(bào)原發(fā)文單位；若有增補(bǔ)，必要時(shí)只抄報(bào)增補(bǔ)部分。轉(zhuǎn)發(fā)多單位轉(zhuǎn)來的公函，如各單位沒有增補(bǔ)內(nèi)容，應(yīng)只轉(zhuǎn)發(fā)原始發(fā)文單位的公函。114.11項(xiàng)目部領(lǐng)導(dǎo)在各樣會(huì)議上發(fā)言

10、，一般不獨(dú)自發(fā)文，主要精神和要求可寫入會(huì)議紀(jì)要。發(fā)文辦理5.1發(fā)文辦理指以項(xiàng)目部名義制發(fā)公函的過程，包含擬稿、會(huì)簽、審查、簽發(fā)、校正、繕印、用印、登記、散發(fā)等程序。5.2發(fā)文由主辦部門擬稿。公函底稿一律用A4打印，擬稿人負(fù)責(zé)填寫發(fā)文箋后（詳見附件3），將公函底稿附后送部門負(fù)責(zé)人核簽。5.2.1.起草公函應(yīng)該做到：5.2.1.1切合國家的法律、法例和其余有關(guān)規(guī)定。5.2.1.2狀況的確，看法明確，表述正確，構(gòu)造謹(jǐn)慎，條理清楚，文字精華，字詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)正確，篇幅力爭簡潔。5.2.1.3公函的文種應(yīng)該依據(jù)行文目的、職權(quán)范圍和與主送單位的行文關(guān)系確立。主送、抄送單位名稱要正確，要使用全稱、規(guī)范化簡稱、

11、統(tǒng)稱。5.2.1.4文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱，一般應(yīng)該先用全稱并注明簡稱。附件過多不可以隨文發(fā)送時(shí)，須在文中注明“附件另寄”字樣。5.2.1.5人名、地名、數(shù)字、引文正確。引用公函應(yīng)該先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)。引用外文應(yīng)該注明中文含義。日期應(yīng)寫詳細(xì)的年、月、日。5.2.1.6公函正文構(gòu)造層序次數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”;附件的構(gòu)造層序次數(shù)按貫標(biāo)要求標(biāo)明。5.2.1.7一定使用國家法定計(jì)量單位。125.2.1.8公函中的數(shù)字，除成文時(shí)間、部分構(gòu)造層序次數(shù)和在詞、詞組、習(xí)用語、縮略語、擁有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字一定使用漢字外，應(yīng)該使用阿拉伯?dāng)?shù)字。

12、5.3會(huì)簽、核稿、簽發(fā)：5.3.1以項(xiàng)目部名義擬制公函，對(duì)波及其余部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，主辦部門應(yīng)該主動(dòng)與有關(guān)部門磋商，獲得一致建議后方可行文；若有分歧，主辦部門可列明各方理據(jù)，提出建設(shè)性建議，并與有關(guān)部門會(huì)簽后報(bào)請(qǐng)項(xiàng)目部協(xié)調(diào)或裁定。5.3.2項(xiàng)目部發(fā)文由主辦部門負(fù)責(zé)人核簽后，交綜合部秘書（或綜合管理員）核稿，并由秘書呈送項(xiàng)目部負(fù)責(zé)人簽發(fā)。5.3.3核稿的要點(diǎn)是：能否確需行文，行文方式能否穩(wěn)當(dāng)，能否切合行文規(guī)則和擬制公函的有關(guān)要求，公函格式能否切合本方法的規(guī)定等。5.3.4以項(xiàng)目部名義制發(fā)的上行文，由項(xiàng)目經(jīng)理或許履行經(jīng)理簽發(fā)；平行文或下行文由項(xiàng)目部分管經(jīng)理簽發(fā)，分管經(jīng)理也可受權(quán)其余負(fù)責(zé)人簽發(fā)，

13、但公函“簽發(fā)人”必須標(biāo)明拜托人的姓名。簽發(fā)改正和簽批公函，應(yīng)用鋼筆或毛筆。不得在文稿裝訂線外書寫。已經(jīng)簽發(fā)的文稿，原則上不予變動(dòng)，一定變動(dòng)時(shí)，須從頭請(qǐng)?jiān)灠l(fā)人鑒定。5.4編號(hào)、校正、復(fù)核、印制：5.4.1項(xiàng)目部發(fā)文由綜合部文書或綜合管理員負(fù)責(zé)編號(hào)并填寫發(fā)文登記表（見附件4）。5.4.2項(xiàng)目部發(fā)文均由主辦部門負(fù)責(zé)打印和校正。打印的公函要整齊、清楚、切合公函格式要求。校正要仔細(xì)負(fù)責(zé)，保證質(zhì)量。135.4.3主辦部門校正后的公函，送綜合部文書或綜合管理員復(fù)核。要點(diǎn)是：審批、簽發(fā)手續(xù)能否齊備，附件資料能否齊備，格式能否一致、規(guī)范等。544復(fù)核無誤的公函，由擬稿人送綜合部復(fù)印室印刷。印制人員依照登記的份

14、數(shù)進(jìn)行印制并負(fù)責(zé)裝訂。裝訂一律在左邊并訂兩個(gè)書訂，書訂地點(diǎn)距左邊邊沿10MM、上下面緣60MM。裝訂后實(shí)時(shí)通知擬稿人取走。5.5用印、封發(fā)：5.5.1項(xiàng)目部發(fā)文由綜合部文書依據(jù)發(fā)文箋注明的份數(shù)加蓋章章并負(fù)責(zé)登記、封發(fā)。5.5.2印章應(yīng)加蓋清楚、正直。收文辦理收文辦理包含拆封、簽收、登記、審查、分辦、批辦、傳達(dá)、包辦、催辦等程序。6.1拆封、登記：6.1.1項(xiàng)目部收到的全部信函、報(bào)紙均由綜合部文書或綜合管理員負(fù)責(zé)登記、分發(fā)。6.1.2簽字項(xiàng)目部和綜合部的信函，由綜合部文書拆封、登記（收文登記表和收文箋詳見附件6和附件7）。6.1.3簽字項(xiàng)目部領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人的信函，送請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人親拆。6.1.4簽字各部門

15、的信函，由部門拆封登記。6.1.5項(xiàng)目部領(lǐng)導(dǎo)和各部門負(fù)責(zé)人收到的主送項(xiàng)目部的公函，應(yīng)實(shí)時(shí)送綜合部文書辦理登記手續(xù)。146.1.6參加會(huì)議帶回的公函，應(yīng)送綜合部文書辦理登記手續(xù)。6.2.分辦、批辦：6.2.1項(xiàng)目部收文由綜合部部長依據(jù)文件內(nèi)容提出分辦建議。一般業(yè)務(wù)公函按部門分工直送有關(guān)部門閱辦；內(nèi)容重要或波及部門分工不明確的公函，按項(xiàng)目部領(lǐng)導(dǎo)分工送項(xiàng)目部分管經(jīng)理閱批。緊迫公函，應(yīng)該提出辦理時(shí)限。6.2.2審批公函時(shí)，主批人應(yīng)該明確簽訂建議、姓名和審批日期，其余審批人圈閱視為贊同或閱知。6.2.3各部門收到綜合部部長分辦和項(xiàng)目部領(lǐng)導(dǎo)批辦的公函，都要先經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)閱批，再交包辦人辦理。6.2.4各部門

16、包辦的公函應(yīng)實(shí)時(shí)辦理，做到件件有結(jié)果。特急公函隨到隨辦，不得延遲；急件應(yīng)在限時(shí)內(nèi)辦完，一般公函原則在7天內(nèi)辦完。6.3傳達(dá)：項(xiàng)目部領(lǐng)導(dǎo)批改各部門閱辦的公函，由綜合部文書負(fù)責(zé)傳達(dá)。6.4催辦：6.4.1項(xiàng)目部重要公函和有一準(zhǔn)時(shí)限的公函，由綜合部文書負(fù)責(zé)催辦，并按要求日期將辦理狀況簽注在收文箋上。6.4.2各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)常常檢查本部門的公函包辦狀況，對(duì)長久遲延未辦者，應(yīng)敦促辦理并列為崗位年度查核內(nèi)容。公函歸檔、銷毀7.1公函辦完后，應(yīng)依據(jù)文書檔案立卷、歸檔的有關(guān)規(guī)定實(shí)時(shí)整理立卷，15項(xiàng)目部收發(fā)的公函由綜合部文書按要求向公司檔案室移交，部門辦理的公函向公司對(duì)口職能部門移交。個(gè)人不得保留應(yīng)該歸檔的公函

17、。7.2辦理完成無歸檔價(jià)值的公函，經(jīng)綜合部部長審批后，能夠銷毀。73銷毀奧密公函應(yīng)該送造紙廠由兩人以上監(jiān)銷，保證不丟掉、不漏銷。此中銷毀絕密公函應(yīng)進(jìn)行登記。公函管理81公函由綜合部文書或綜合管理員一致收發(fā)、審查、用印、歸檔和銷毀。82公函被取消，視作自始不產(chǎn)奏效勞；公函被取消，視作自取消之日起不產(chǎn)奏效勞。83項(xiàng)目部取消時(shí)，需要?dú)w檔的公函整理后按有關(guān)規(guī)定移交公司檔案室。84工作人員調(diào)離工作崗位時(shí)，應(yīng)該將自己暫存、借用的公函進(jìn)行移交、清退。附則9.1本方法解說權(quán)屬公司經(jīng)理辦公室。9.2本方法自2001年1月日起實(shí)行。16附表1、天津電力建設(shè)公司公函格式天津電力建設(shè)公司公函格式標(biāo)淮（訂正版）用紙：國

18、際標(biāo)準(zhǔn)A4型(210mmx297mm)，縱向使用，雙面印刷。頁邊距：上、下、左、右邊距各25毫米，頁眉距界限15毫米，頁腳距界限175毫米。文頭：文件頭占A4紙的四分之一，下設(shè)一條橫線(長160mm)，橫線中不設(shè)五角星。文頭用字由兩部分構(gòu)成：單位名稱十文件，單位名稱要用全稱。文頭要求在A4紙居中地點(diǎn)，橫線距左、右邊各25毫米。文件頭一律印紅，字型采納加深小初宋體。公司各部處室文件文頭為“天津電力建設(shè)公司部門文件”。各項(xiàng)目部文件文頭為“天津電力建設(shè)公司項(xiàng)目部文件”，字型選用加深1號(hào)宋體。公司直屬各單位文件文頭由直屬各單位全稱十文件構(gòu)成，此中“天津電力建設(shè)公司”采納加深2號(hào)宋體并在直屬各單位名稱前分兩行擺列，直屬各單位名稱采納加深宋體字，依照橫排一行的要求，采納適合字號(hào)。文號(hào)：公函編號(hào)由發(fā)文單位(部門)代字、發(fā)文年號(hào)和該年發(fā)文次序號(hào)構(gòu)成，位于文件頭正下方、橫線之上。擺列次序是發(fā)文單位(部門)代字，其次是發(fā)文年號(hào)，再次是次序號(hào)。發(fā)文年號(hào)及次序號(hào)使用阿拉伯?dāng)?shù)字