1、YCF正版可修改PPT（中職）數(shù)據(jù)庫應用基礎Access6教學課件第6章 報表6. 1 報表的概述6. 2 使用設計視圖創(chuàng)建報表6. 3 使用向?qū)?chuàng)建報表6. 4 自動創(chuàng)建報表6. 5 使用標簽向?qū)?chuàng)建報表6. 6 報表的高級設計6 .7 報表的預覽和打印下一頁返回第6章 報表報表是Access 2003的對象之一，它提供了按照所需方式顯示數(shù)據(jù)庫信息的手段。報表的設計與窗體的設計有許多類似之處。它能根據(jù)用戶定義的規(guī)格輸出格式化的數(shù)據(jù)信息。上一頁返回6. 1 報表的概述 6.1.1報表的組成下面以“羅斯文”數(shù)據(jù)庫為例介紹報表的基本概念。(1)“羅斯文”數(shù)據(jù)庫是Access自帶的一個示例數(shù)據(jù)庫，打

2、開“羅斯文”數(shù)據(jù)庫的方法如下。在啟動Acress狀態(tài)下，選擇“文件”“打開”命令，調(diào)出“打開”對話框。在“文件類型”下拉列表框中選擇“Microsoft Office Access，在“查找范圍”下拉列表框中按以下路徑選擇文件:C(安裝Microsoft Office軟件的盤符) Program Files MicrosoftOffice office sample Northwind，單擊“打開”按鈕。下一頁返回6. 1 報表的概述注意:在上面的又件夾下面還保存著幾個其他數(shù)據(jù)庫又件，都是Access自帶的示例數(shù)據(jù)庫。這時屏幕上出現(xiàn)了一個介紹“羅斯文”數(shù)據(jù)庫的提示對話框，如圖6-1所示，單擊其

3、中的“確定”按鈕。這時屏幕上出現(xiàn)了兩個對話框， Northwind:數(shù)據(jù)庫”對話框(如圖6 -2所示)和“主切換面板”對話框(如圖6-3所示)。其中“主切換面板”對話框處于激活狀態(tài)，這個面板也是一個數(shù)據(jù)庫的直接用戶所面對的面板。要注意，打開的“羅斯文”數(shù)據(jù)庫是Access 2003文件格式。 Northwind:數(shù)據(jù)庫”就是一個數(shù)據(jù)庫窗口，這里面包括數(shù)據(jù)庫的所有內(nèi)容。上一頁下一頁返回6. 1 報表的概述(2)打開“羅斯文”數(shù)據(jù)庫，在“對象”列表中單擊“報表”對象，雙擊“各類產(chǎn)品”報表，可以打開它的“打印預覽”視圖如 圖6 -4所示。單擊工具欄上的“視圖”按鈕，可以切換到設計視圖，如 圖6 -5

4、所示。由 圖6 -5 中可以看到，報表在設計視圖中由報表頁眉、頁面頁眉、主體、頁面頁腳和報表頁腳五個部分組成。報表頁眉。只出現(xiàn)在報表的開頭，并且只能在報表開頭出現(xiàn)一次。報表頁眉用來記錄關于此報表的一些主題性信息。頁面頁眉。只出現(xiàn)在報表中的每一頁的頂部，用來顯示列標題等信息。上一頁下一頁返回6. 1 報表的概述主體。包含報表的主要數(shù)據(jù)，用來顯示報表的基礎表或查詢的每一條記錄的詳細信息。頁面頁腳。出現(xiàn)在報表中的每一頁的底部，可以用來顯示頁碼等信息。報表頁腳。只在報表的結尾處出現(xiàn)，用來顯示報表總計等信息。6. 1. 2報表與窗體報表中的大部分內(nèi)容是從表查詢或sql語句中獲得的，它們都是報表的數(shù)據(jù)來源

5、。創(chuàng)建和設計報表對象與創(chuàng)建和設計窗體對象有許多共同之處，兩者之間的所有控件幾乎是可以共用的。它們之間的不同之處在于:報表不能用來輸入數(shù)據(jù)，而在窗體中可以輸入數(shù)據(jù);報表只有“設計”和“打印預覽”兩種視圖。上一頁返回6 .2 使用設計視圖創(chuàng)建報表使用報表向?qū)Э梢院唵?、快速地?chuàng)建報表，但創(chuàng)建的報表格式比較單一，有一定的局限性。為了創(chuàng)建具有獨特風格、美觀實用的報表，要使用設計視圖來設計報表。1.報表中控件的種類利用設計視圖創(chuàng)建報表主要是向報表中添加控件。報表控件通常可分為以下3種。(1)非結合控件:與數(shù)據(jù)表中的數(shù)據(jù)無關的控件。(2)結合控件:表或查詢中的數(shù)據(jù)字段。(3)計算控件:報表中用于進行計算的控

6、件，例如總計、小計等。2.用設計視圖創(chuàng)建報表的方法在Access中用設計視圖創(chuàng)建報表的具體操作步驟如下。下一頁返回6 .2 使用設計視圖創(chuàng)建報表(1)打開數(shù)據(jù)庫窗口。選擇“報表”一“在設計視圖中創(chuàng)建報表”命令，調(diào)出報表的設計視圖，如 圖6 -6所示。在設計視圖窗口中右擊這個窗口，調(diào)出快捷菜單。在彈出的快捷菜單中選擇“報表頁眉/頁腳”菜單命令，在報表中添加報表的頁眉和頁腳兩部分內(nèi)容，如 圖6-7所示。(2)下面可以根據(jù)需要為報表添加一些控件，在“報表頁眉”和“頁面頁眉”中利用工具箱中的“標簽”按鈕建立標簽，并在標簽中輸入文字，如“學生信息”。在“主體”中用鼠標從字段列表框中拖入需打印顯示的字段。

7、結果如 圖6-8所示。注意:此處應添加數(shù)據(jù)源，添加方法與第5章在窗體中添加數(shù)據(jù)源的方法相同，不再贅述。(3)單擊工具欄上的“打印預覽”按鈕 ，便可以得到如 圖6 -9所示的報表了。返回6 .3 使用向?qū)?chuàng)建報表報表向?qū)橛脩籼峁┝藞蟊淼幕静季郑鶕?jù)用戶的不同需要可以進一步對報表進行修改。利用報表向?qū)Э梢允箞蟊韯?chuàng)建變得更容易。在Access 2003中使用向?qū)?chuàng)建報表的具體操作步驟如下。(1)打開數(shù)據(jù)庫窗口中，單擊“報表”對象，在“報表”對象窗口中，雙擊“使用向?qū)?chuàng)建報表”選項，調(diào)出“報表向?qū)А睂υ捒蛑?，如圖6-10所示。(2)單擊“表/查詢”下拉列表框右側的向下箭頭調(diào)出其下拉列表，從中選擇

8、創(chuàng)建窗體所需使用的表和窗體。(3)在“可用字段”列表框中選擇字段，單擊按鈕，將其添加到右半部分的“選定的字段”列表中。下一頁返回6 .3 使用向?qū)?chuàng)建報表(4)單擊“下一步”按鈕，調(diào)出“報表向?qū)А睂υ捒蛑?圖6-11 所示，選定添加分組級別以及分組的依據(jù)。分組是為了使生成報表的層次更加清晰。(5)在 圖6-11中，可以單擊“分組選項”按鈕，調(diào)出“分組間隔”對話框，如 圖6-12所示，在這里可以為組級字段選定分組間隔。單擊“確定”按鈕，返回到圖6一11所示的報表向?qū)А?6)單擊“下一步”按鈕，調(diào)出“報表向?qū)А睂υ捒蛑?圖6-13所示。在“報表向?qū)А睂υ捒蛑校x擇排序次序，可以選擇一個

9、或幾個字段作為排序和匯總的依據(jù)，排序可以選擇升序或降序。(7)單擊“下一步”按鈕，調(diào)出“報表向?qū)А睂υ捒蛑?，?圖6-14所示在這個對話框中，可以確定布局和方向。上一頁下一頁返回6 .3 使用向?qū)?chuàng)建報表(8)單擊“下一步”按鈕，調(diào)出“報表向?qū)А睂υ捒蛑?，?圖6-15所示。在這個對話框中確定報表所用樣式，本例中選擇“隨意”樣式。(9)單擊“下一步”按鈕，調(diào)出“報表向?qū)А睂υ捒蛑?，在這個對話框中為報表命名。(10)單擊“完成”按鈕就可以成功創(chuàng)建報表，所創(chuàng)建的報表如 圖6-16所示。上一頁返回6 .4 自動創(chuàng)建報表如果對格式要求不高，只需要看到報表中的數(shù)據(jù)，則可以快速創(chuàng)建一個簡單的報表。使

10、用Access自動創(chuàng)建報表的步驟如下。(1)打開數(shù)據(jù)庫窗口，選擇“報表”對象。(2)在數(shù)據(jù)庫窗口中，單擊工具欄上的“新建”按鈕，調(diào)出“新建報表”對話框，如 圖6-17所示。(3)選擇“自動創(chuàng)建報表:縱欄式”選項，在下面的下拉列表框中選擇數(shù)據(jù)的來源表。單擊“確定”按鈕，即可完成報表的創(chuàng)建工作，預覽效果如 圖6-18所示。返回6 .5 使用標簽向?qū)?chuàng)建報表標簽實際上是一種多列報表，常常把一條記錄的各個字段分行排列，因此制作標簽一般都是使用多列的方法。具體操作步驟如下。(1)在數(shù)據(jù)庫窗口中選擇報表，單擊工具欄上的“新建”按鈕，調(diào)出“新建報表”對話框，選擇“標簽向?qū)А边x項，在下面的數(shù)據(jù)來源下拉列表框中

11、選擇“學生”表，如 圖6-19所示。(2)單擊“確定”按鈕，調(diào)出“標簽向?qū)А睂υ捒蛑?，?圖6 - 20所示，從中選擇標簽的型號、尺寸和生產(chǎn)廠商。圖6-20中選擇了“A一ONE”廠商和“28171型號的標簽。(3)單擊“下一步”按鈕，調(diào)出“標簽向?qū)А睂υ捒蛑?圖6-21所示。在該對話框中，可對文本外觀的字體、字號、粗細及顏色進行設置。下一頁返回6 .5 使用標簽向?qū)?chuàng)建報表(4)單擊“下一步”按鈕，調(diào)出“標簽向?qū)А睂υ捒蛑?，?圖6-22所示。在此對話框中確定標簽的顯示內(nèi)容。(5)單擊“下一步”按鈕，調(diào)出“標簽向?qū)А睂υ捒蛑?，?圖6-23所示。在此對話框中可以選擇一個或多個字段對

12、標簽進行排序。(6)單擊“下一步”按鈕，調(diào)出“標簽向?qū)А睂υ捒蛑?，?圖6-24所示。在此對話框中輸入報表的名稱，同時選中“查看標簽的打印預覽”單選按鈕。(7)單擊“完成”按鈕，結果如 圖6-25所示。上一頁返回6 .6 報表的高級設計前面分別介紹了如何利用向?qū)Ш驮O計視圖來創(chuàng)建一個簡單的報表，我們還可以創(chuàng)建功能更加強大的報表，例如向報表中添加多種控件、使用報表進行數(shù)據(jù)的計算、排序和匯總。6. 6. 1在報表中添加控件報表的全部信息都包含在控件中。同窗體一樣，報表的控件包括標簽、文本框、列表框、組合框、復選框、選項按鈕、選項組、圖像、綁定與未綁定對象框、子窗體/子報表等控件，這些控件可以通過報

13、表“設計視圖”中的“工具箱”進行調(diào)用。報表控件同窗體一樣也分為綁定型和非綁定型。綁定控件與基表或查詢中的字段相關聯(lián)。非綁定控件沒有數(shù)據(jù)來源，可以顯示信息、線條、矩形框及圖像等。下一頁返回6 .6 報表的高級設計1.添加標簽報表中標簽用來顯示一些內(nèi)容固定的說明性文字，分為獨立標簽和附加標簽兩種。其中附加標簽是附加在某一控件上的標簽，是創(chuàng)建該控件的同時添加的。例如，在報表上添加文本框的同時也創(chuàng)建了附加標簽。下面介紹如何在報表中添加一個“學生自然情況報表”字樣的獨立標簽。此標簽只需顯示在報表的第一頁，其他頁不顯示，所以應把此標簽添加到報夫頁眉中(若需要每一頁都異示此標琴.應添加到頁面頁眉中)操作步驟

14、如下。(1)在報表的“設計視圖”中打開相應的報表。(2)選擇“視圖”菜單中的“報表頁眉/頁腳”命令，使之處于選定狀態(tài)，為報表添加上“報表頁眉/頁腳”。上一頁下一頁返回6 .6 報表的高級設計(3)單擊工具箱中的“標簽”按鈕。若屏幕上無工具箱，可在“視圖”菜單中選擇“工具箱”命令或單擊工具欄上的工具箱按鈕。(4)在報表頁眉的合適位置上單擊，出現(xiàn)標簽，輸入相應的文本。添加獨立標簽后的空白報表如 圖6 - 26所示。2.添加文本框文本框分為非結合文本框和結合文本框兩種。非結合文本框也稱未綁定文本框，一般用于顯示固定不變的信息;結合文本框主要用于顯示某個表、查詢中包含的數(shù)據(jù)。在報表中添加非結合文本框的

15、方法如下。(1)在報表的“設計視圖”下打開相應的報表。(2)單擊工具箱中的“文本框”按鈕。上一頁下一頁返回6 .6 報表的高級設計(3)在需要放置文本框的位置單擊，系統(tǒng)在此位置創(chuàng)建一個默認大小的非結合文本框。如 圖6 - 27所示，“文本1;”為附加標簽，“未綁定”為非結合文本框，其中所顯示的文字可以修改。在報表中添加結合文本框的方法如下。(1)在“設計視圖”下打開報表。(2)在確定已為報表設置記錄來源的情況下，單擊工具欄中的字段列表按鈕，打開“學生”表的字段列表。(3)在字段列表中選擇要添加到報表中的字段。在此選擇“學號”、“姓名”和“出生日期”等字段，將它們一起拖到報表的“主體”節(jié)中。上一

16、頁下一頁返回6 .6 報表的高級設計需要說明的是:在選擇字段時按住Shift鍵可以選擇連續(xù)的多個字段;按住Ctrl鍵可以選擇不連續(xù)的多個字段。創(chuàng)建文本框時，自動為每一個文本框創(chuàng)建一個默認的附加標簽。若不滿意其中的文字，可以直接在附加標簽中修改。 除了標簽與文本框以外，在報表中也可以應用列表框、組合框、圖像等其他控件。需要說明的是:一般報表的形式是“表格式”，即在每一頁的頂端顯示各字段名稱，中間橫向顯示一條條的記錄。設計時應把各字段名稱所在的附加標簽放在頁面頁眉中，而把放置字段具體的值的控件放在報表的主體中，當然用戶也可以根據(jù)具體的需要設計不同的顯示方式。上一頁下一頁返回6 .6 報表的高級設計

17、6. 6. 2在報表中修改控件1.刪除控件刪除控件操作非常簡單，只要在報表的“設計視圖”窗口單擊要刪除的控件，使之處于選定狀態(tài)，再按Delete鍵即可。使用Shift鍵可以選擇多個控件，此時按Delete鍵將刪除多個控件。2.修改控件中的文本信息單擊要修改的控件，再單擊之，使之處于編輯狀態(tài)，可以修改其中的文本信息。修改結束后按回車鍵或單擊該控件以外的其他位置，即完成該控件的修改操作。設置控件中文本格式、移動控件、調(diào)整控件大小及對齊控件的方法與在窗體中相同。上一頁下一頁返回6 .6 報表的高級設計3.修改控件屬性修改控件的屬性，可以選擇控件后右擊，在彈出的快捷菜單中選擇“屬性”命令，彈出控件屬性

18、對話框。直接雙擊控件也可以打開相應的屬性對話框。在該對話框中可以對控件的各種屬性進行修改。以下列出了幾種控件屬性的功能。(1)“控件來源”。用于設置作為控件源的字段或表達式。(2)“可見性”。可以控制控件在報表中是否可見。(3)“小數(shù)位數(shù)”?？刂圃趫蟊碇行?shù)點后所要顯示的位數(shù)。(4)“垂直顯示”。確定是否垂直顯示文本。此外，通過“格式”選項卡中的各種顏色及樣式屬性可以修改控件的外觀。上一頁下一頁返回6 .6 報表的高級設計6. 6. 3在報表中對記錄進行介組與排序在實際應用中，往往需要將報表中的記錄按某些字段或表達式進行排序，以使用戶查找記錄數(shù)據(jù)比較方便。下面通過例題說明如何對報表中的記錄按字

19、段或表達式進行排序?！纠繉η懊嫔傻摹皩W生信息”報表首先按“姓名”進行分組并按降序排序，并相同時按“出生日期”進行升序排序。具體操作步驟如下。(1)在數(shù)據(jù)庫窗口中單擊“對象”下的“報表”，選擇“學生信息”報表，然后單擊數(shù)據(jù)庫窗口工具欄上的“設計，按鈕盆設計，在設計視圖中打開該報表。上一頁下一頁返回6 .6 報表的高級設計(2)單擊工具欄上的“排序與分組”按鈕作，顯示“排序與分組”對話框，如 圖6-28所示。(3)在“字段/表達式”列的第1行的空白處單擊，再單擊右側的下三角按鈕。在顯示的字段列表中選擇“姓名”字段后，在“排序次序”列的第1行將顯示“升序”。單擊“排序次序”列的第1行中的任何位置

20、，再單擊右側的下三角按鈕，從列表中選擇“降序”。如果想要設置對記錄進行分組(例如本例)，則要將“組屬性”中的“組頁眉”或“組頁腳”設置為“是”，否則在報表的各分組之間沒有分隔空間。在對某個分組字段的“組頁眉”或“組頁腳”值設置為“是”后，“排序與分組”對話框中該字段名的左側的行選定器(即小方框)將出現(xiàn)分組標識符號回。本例將“姓名”字段的“組頁腳”設置為“是”。上一頁下一頁返回6 .6 報表的高級設計(4)按照上面的方法，在“字段/表達式”列的第2行的空白處單擊，再單擊右側的下三角按鈕。在顯示的字段列表中選擇“出生日期”字段后，在“排序次序”列的第2行將顯示“升序”。(5)單擊對話框右上角的“關

21、閉”按鈕，關閉“排序與分組”對話框。單擊“打印預覽”按鈕，屏幕顯示所創(chuàng)建的報表如 圖6-29所示，該報表將記錄按“類別”的值進行分組，其間用空白隔開，“姓名”降序相同時按“出生日期”進行升序排序。注意:在對記錄進行排序時，“排序與分組”對話框的第1行字段或表達式具有最高的排序優(yōu)先級，第2行具有次高的排序優(yōu)先級，依此類推。在報表中最多可以按10個字段或表達式進行排序。另外，對字符型字段進行排序時，英文字符按ASCII碼進行比較，而漢字字符按漢字的機內(nèi)碼進行比較?？梢詫蟊碇慌判虿环纸M。上一頁下一頁返回6 .6 報表的高級設計下面對 圖6 -28“排序與分組”對話框中的各項作一簡單介紹。 (1)組

22、頁眉用于在記錄分組的開頭放置信息，如分組名稱或分組總計數(shù)。當設置該屬性為“是”時，創(chuàng)建組頁眉，而設置“否”時，則刪除組頁眉。(2)組頁腳用于在記錄分組的結尾放置信息，例如分組名稱或分組總計數(shù)。當將“組頁腳”屬性設置為“是”時，創(chuàng)建組頁腳，而設置為“否”時，則刪除組頁腳。(3)分組形式指定對數(shù)據(jù)的分組方式?？捎玫倪x項取決于分組字段的數(shù)據(jù)類型，如果是按照表達式分組，將顯示對所有數(shù)據(jù)類型的所有選項。(4)組間距為分組字段或表達式的值指定有效的組間距。(5)保持同頁指定是否在一頁中打印組的所有內(nèi)容。上一頁下一頁返回6 .6 報表的高級設計在“排序與分組”對話框中，對于字符型的分組字段，其“分組形式”值

23、還可以選取為“前綴字符”，此時將按字段值的前n個字符值進行分組。其中n由“組間距”值來確定。如果將 圖6 -28 中的“分組形式”置為“前綴字符”，將“組間距”置為1，則記錄將按字段“類別”的第1個字符值進行分組。在“排序與分組”對話框中，對于日期型的分組字段，其“分組形式”值還可以選取為“年”、“季”、“月”、“周”、舊”、“時”和“分”。此時如果“組間距”值為n，則記錄將按每n個“分組形式”值的區(qū)間進行分組。在“排序與分組”對話框中，對于自動編號(AutoNumber)字段、貨幣(Currency)字段或數(shù)字(Number)字段，其“分組形式”值可以選取為“每一個值”和“間隔”。如果選取“

24、間隔”，記錄將按“組間距”確定的區(qū)間進行分組。上一頁下一頁返回6 .6 報表的高級設計6. 6. 4使報表中的每組都另起一行或另起一列在一個進行分組的多列報表中，各個組往往連續(xù)顯示。為了使報表顯示數(shù)據(jù)更清楚，有時需要使每個組另起一行或另起一列。具體操作步驟如下。(1)創(chuàng)建一個報表，并以一個字段或表達式對記錄進行分組，然后將報表設置為多列格式。(2)在報表的設計視圖中，雙擊組頁眉或組頁腳的節(jié)選定器來顯示其屬性表，如 圖6-30所示。單擊“新行或新列”屬性框右邊的下三角按鈕，從列表中可以選擇如下值。上一頁下一頁返回6 .6 報表的高級設計 無(默認值)。行或列的分隔點取決于“頁面設置”對話框中的頁

25、面設置和頁面上的可用空間。節(jié)前。Access將在新的一行或列中打印當前節(jié)(正在設置屬性的節(jié)，例如組頁眉)，而在同一行或列中打印下一節(jié)，例如“主體”節(jié)。節(jié)后。Access將在當前行或列中打印當前節(jié)，例如組頁眉，而在下一行或列中打印下一節(jié)，例如“主體”節(jié)。節(jié)前和節(jié)后。Access將在新的一行或列中打印當前節(jié)，例如組頁眉，而在下一行或列中打印下一節(jié)，例如“主體”節(jié)。(3)關閉“節(jié)”屬性對話框，切換到報表的“打印預覽”視圖查看設置的效果。上一頁下一頁返回6 .6 報表的高級設計6. 6. 5創(chuàng)建計算控件報表中的所有信息都包含在控件中，數(shù)值計算的信息也不例外。要在報表中進行數(shù)值計算，首先要創(chuàng)建用于計算的

26、控件。下面通過例題來說明創(chuàng)建計算控件的方法?！纠吭凇霸O備管理”數(shù)據(jù)庫中，創(chuàng)建“設備費用”查詢，其中包括“編號”、“名稱”、“價格”和費用”四個字段，然后以該查詢?yōu)閿?shù)據(jù)源創(chuàng)建一個報表，在該報表中計算每個設備的總花費，即:價格+維修費用。具體操作步驟如下。上一頁下一頁返回6 .6 報表的高級設計(1)在“設備管理”數(shù)據(jù)庫窗口中，單擊“對象”下的“報表”，利用“報表向?qū)А币浴霸O備費用”查詢?yōu)閿?shù)據(jù)源創(chuàng)建“設備費用”報表，報表的每條記錄包含“編號”、“名稱”、“價格”和“費用”四個字段。(2)在報表設計視圖中打開該報表，確?？丶ぞ呦滹@示在屏幕上。(3)單擊工具箱上的“文本框”按鈕 ，在報表“主體”節(jié)

27、的空白處單擊，一個帶有標簽的文本框?qū)⒊霈F(xiàn)在單擊的位置，如 圖6 -31所示。(4)將文本框附帶的標簽更改為“設備總花費”，在文本框中輸入表達式:=價格+費用。或者右擊文本框，從快捷菜單中選擇“屬性”命令打開文本框的屬性表，接著在“數(shù)據(jù)”選項卡或“全部”選項卡的“控件來源”屬性框中輸入表達式，或單擊“生成器”按鈕到打開表達式生成器，利用該表達式生成器生成前面的表達式。上一頁下一頁返回6 .6 報表的高級設計(5)保存對報表的設計更改，切換到打印預覽視圖中查看設計的計算控件的效果。注意:在計算控件中輸入的每個表達式前都要加上等號(=)運算符。文本框是常用來顯示計算數(shù)值的控件類型，如本例所使用的文本

28、框，其實也可以使用任何有“控件來源”屬性的控件。如果要對報表中每一條記錄的數(shù)據(jù)進行計算并顯示計算值，應將計算控件添加到“主體”節(jié)中，就像本例所做的那樣。上一頁下一頁返回6 .6 報表的高級設計6. 6. 6在報表中計算總計值或平均值如果不是對報表中每一條記錄的數(shù)據(jù)進行計算并顯示計算值，而是要計算所有記錄或一組記錄的總計值或平均值，就不能將計算控件添加到“主體”節(jié)中，而應將計算控件添加到報表頁眉或報表頁腳中，或者添加到組頁眉或組頁腳中。【例】在“設備管理”數(shù)據(jù)庫中，以前面生成的“設備費用”報表為基礎，使用前面的方法根據(jù)“編號”進行分組與排序，用以計算各個設備的總數(shù)量(即統(tǒng)計每類設備的記錄數(shù))以及

29、所有設備的平均價格。具體操作步驟如下。上一頁下一頁返回6 .6 報表的高級設計(1)在“設備管理”數(shù)據(jù)庫窗口中，單擊“對象”下的“報表”，在報表列表中選擇“設備費用”報表。在報表設計視圖中打開該報表，確?！翱丶ぞ呦洹憋@示在屏幕上。(2)單擊工具箱上的“文本框”按鈕，在報表的“編號頁腳”節(jié)的空白處單擊，一個帶有標簽的文本框?qū)⒊霈F(xiàn)在單擊的位置上。將文本框附帶的標簽更改為“此類設備數(shù)”，在文本框內(nèi)輸入表達式:= Count(編號)。(3)再單擊工具箱上的“文本框”按鈕，在報表的“報表頁腳”節(jié)的空白處單擊，一個帶有標簽的文本框?qū)⒊霈F(xiàn)在單擊的位置上。將文本框附帶的標簽更改為“總體平均價格”，在文本框中

30、輸入表達式:=A蠟(價格)，如 圖6-32所示。上一頁下一頁返回6 .6 報表的高級設計(4)保存對報表的設計更改，切換到打印預覽視圖中查看設計的計算控件的結果，結果如 圖6-33所示。6. 6. 7在報表中計算運行總和在報表中進行數(shù)值計算時，經(jīng)常要進行累計。例如，累計從年初到以后每個月的銷售額，累計“銷售額”中的銷售總金額。這種累計可以隨每個記錄而增加，也可隨每組記錄而增加。對于這種情況，需要在報表中計算運行總和。具體操作步驟如下。(1)在設計視圖中打開相應的報表。上一頁下一頁返回6 .6 報表的高級設計(2)將計算文本框添加到報表的節(jié)中。如果要計算隨著每個記錄而增加的運行總和，可將計算文本

31、框添加到“主體”節(jié)中。如果要計算隨著每組記錄而增加的運行總和，可將計算文本框添加到組頁眉或組頁腳中。(3)選中該文本框，然后單擊工具欄上的“屬性”按鈕顯示屬性表，根據(jù)所需的運行總計類型，將“運行總和”屬性設置為“工作組之上”或“全部之上”。如果為“工作組之上”，則在每個更高的級別中從0開始重新累計。如果為“全部之上”，則從報表頭累計到報表末尾。上一頁下一頁返回6 .6 報表的高級設計(4)關閉屬性表，切換到打印預覽視圖中查看計算運行總和的結果。要在報表中計算運行總和，也可在用向?qū)гO計報表時添加分組級別，然后可以在排序和匯總信息對話框中單擊“匯總選項”按鈕，進行“總計”、“平均”、“最小值”、“

32、最大值”等匯總選擇。這樣設計出的報表就有了計算運行總和的能力。6. 6. 8對報表中的記錄進行計數(shù)通常，在報表中要對整個報表或每個組中的記錄個數(shù)進行計數(shù)。如果要對整個報表的記錄進行計數(shù)，則應在設計視圖中打開相應的報表，將計算文本框添加到報表頁眉或報表頁腳中。選定該文本框，然后單擊工具欄上的“屬性”按鈕顯示屬性表，在文本框的“控件來 源”屬性處輸人:= Count( * )，如 圖6 - 34所示。上一頁下一頁返回6 .6 報表的高級設計該表達式使用Count函數(shù)對報表中的所有 記錄(包括某些字段值為Null的記錄)進行計數(shù)。如果要對報表中每個分組的記錄進行計數(shù)，可以采用如下的方法:在設計視圖中

33、打開相應的報表，將一個計算文本框添加到“主體”節(jié)中，選定該文本框，然后單擊工具欄上的“屬性”按鈕顯示屬性表，設置“名稱”屬性為“記錄計數(shù)”，“控件來源”屬性為“=1”，“運行總和”屬性為“工作組之上”，“可見性”屬性為“否”。將另一個計算文本框添加到組頁腳中，選中該文本框，單擊工具欄上的“屬性”按鈕顯示屬性表。將“控件來源”屬性設置為主體節(jié)上跟蹤總計執(zhí)行的控件名稱，即“= 記錄計數(shù)”。注意，要設置“運行總和”屬性為“不”，設置“可見性”屬性為 “是”。上一頁下一頁返回6 .6 報表的高級設計這樣設計的報表將計算每組記錄的個數(shù)，并顯示在報表中。計算每個分組記錄個數(shù)還有更簡單的方法，就是在分組的組

34、頁眉或組頁腳中放置一個計算文本框，并在文本框內(nèi)輸入表達式:= Count(*)，即可計算報表中每組記錄的個數(shù)。6. 6. 9創(chuàng)建主、子報表子報表是插在其他報表中的報表。在合并報表時，兩個報表中的一個必須作為主報表，主報表可以是綁定的也可以是非綁定的，也就是說，報表可以基于數(shù)據(jù)表、查詢或 sql 語句，也可以不基于其他數(shù)據(jù)對象。非綁定的主報表可作為容納要合并的無關聯(lián)子報表的“容器”。主報表可以包含子報表，也可以包含子窗體，而且能夠包含多個子窗體和子報表。上一頁下一頁返回6 .6 報表的高級設計在子報表和子窗體中，還可以包含子報表或子窗體。但是，一個主報表最多只能包含兩級子窗體或子報表。例如，某個

35、報表可以包含一個子報表，這個子報表還可以包含子窗體或子報表。表6-1說明了在一個主報表中可能有的子窗體和子報表的組合。 在創(chuàng)建子報表之前，首先要確保主報表和子報表之間已經(jīng)建立了正確的聯(lián)系，這樣才能保證在子報表中記錄與主報表中的記錄之間有正確的對應關系?！纠凇皩W生信息”主報表中增添“成績子報表”，操作步驟如下。(1)利用前面的報表創(chuàng)建方法首先創(chuàng)建基于“學生”表數(shù)據(jù)源的主報表，并適當調(diào)整其控件布局和縱向外觀顯示。注意:在主體節(jié)下部要為子報表的插入預留出一定的空間。上一頁下一頁返回6 .6 報表的高級設計(2)在“設計”視圖下，確保工具箱已顯示出來，并使“控件向?qū)А卑粹o按下，然后單擊工具箱中的“子

36、窗體/子報表”工具。(3)在子報表的預留插入?yún)^(qū)選擇一插入點單擊，這時屏幕顯示“子報表向?qū)А钡谝粋€對話框，如 圖6 - 35所示。在該對話框中需要選擇子報表的“數(shù)據(jù)來源”，選中“使用現(xiàn)有的表和查詢”單選按鈕，創(chuàng)建基于表和查詢的子報表;選中“使用現(xiàn)有的報表和窗體”單選按鈕，創(chuàng)建基于報表和窗體的子報表。這里選擇“使用現(xiàn)有的表和查詢”選項，單擊“下一步”按鈕。(4)這時屏幕顯示如 圖6 - 36所示的“子報表向?qū)А钡诙€對話框，在此選擇子報表的數(shù)據(jù)源表或查詢，再選定子報表中包含的字段，可以從一個或多個表或查詢中選擇字段。上一頁下一頁返回6 .6 報表的高級設計這里，分別將“課程”表中的“課程”名稱和“

37、成績”表中的“成績”作為子報表的字段選入“選定字段”列表中，單擊“下一步”按鈕。(5)這時屏幕顯示如 圖6 - 37所示的“子報表向?qū)А钡谌齻€對話框，在此確定主報表與子報表的鏈接字段，可以從列表中選，也可以用戶自定義。這里選中“從列表中選擇”單選按鈕，并在下面列表項中選擇“對學生中的每個記錄用學號顯示成績”項，單擊“下一步”按鈕。 如果每個子報表都有一個與其主報表相同的字段，那么可以在主報表內(nèi)增加并鏈接多個子報表。(6)這時屏幕顯示如 圖6 - 38所示的“子報表向?qū)А弊詈笠粋€對話框，在此為子報表指定名稱。這里，命名子報表為“成績子報表”，單擊“完成”按鈕。上一頁下一頁返回6 .6 報表的高級

38、設計(7)重新調(diào)整報表版面布局，如 圖6-39所示。(8)單擊工具欄上的“打印預覽”按鈕，預覽報表，顯示如 圖6 - 40所示。(9)命名保存報表。在Access數(shù)據(jù)庫中，可以將某個已有報表(作為子報表)添加到其他已有報表(作為主報表)中。具體操作步驟如下。(1)在“設計”視圖中，打開作為主報表的報表。(2)確保工具箱中的“控件向?qū)А卑粹o已經(jīng)按下。(3)按F11鍵切換到數(shù)據(jù)庫窗口。上一頁下一頁返回6 .6 報表的高級設計(4)將報表或數(shù)據(jù)表從“數(shù)據(jù)庫”窗口拖動到主報表中需要插入子報表的節(jié)區(qū)，這樣，Access數(shù)據(jù)庫就會自動將子報表控件添加到報表中(5)調(diào)整、預覽并保存報表。注意:子報表在鏈接到主報表之前，應當確保已經(jīng)正確地建立了表間關系。上一頁返回6 .7 報表的預覽和打印在完成報表的設計后，經(jīng)常需要查看報表的頁面布局，這就要用到報表的預覽功能，通過預覽可以查看報表的內(nèi)容，并確認報表數(shù)據(jù)的正確性。確認報表無誤后，用戶還可以將報表通過指定的打印設備進行打印輸出