三級秘書考前復習重點第一章第一節(jié)會前籌辦一

、會議方案的擬訂

（一）會議籌辦方案的概述:1.會議籌辦方案的內(nèi)容:會議籌辦方案涉及如下幾種構(gòu)成部分:（1）擬定會議的主題與議題。（2）擬定會議的名稱。（3）擬定會議和議程。（4）擬定會議的時間性和地點。（5）擬定會議所需設(shè)備和工具，要滿足會議的需要（6）擬定會議文獻的范疇，并做好文獻的印制或復制工作。（7）擬定會議與會代表的構(gòu)成。（8）擬定會議經(jīng)費預算。（9）擬定會議住宿和餐飲安排。（10）擬定會議的籌辦機構(gòu)，大型會議需要擬定籌辦機構(gòu)與人員分工。

2.會議籌辦方案的作用:(1）保證會議的周密組織（2）保證會議服務質(zhì)量和溝通協(xié)調(diào)到位;（3）保證會議領(lǐng)導的意圖得以貫徹執(zhí)行

3.電話會議及視頻會議

（1）電話會議交流信息的特點

1）電話會議:①以便靈活，準備時間短，答復迅速。②缺少身體語言，難以進行互動交流；缺少文本，難以傳遞大量細節(jié)信息。

③為了提高電話會議的效率，增進信息與交流，可搭配使用其她通信方式（如傳真、電子郵件）。

2）電話會議信息工作要的規(guī)定:電話會議要按照一定的工作程序和工作要點進行，具體規(guī)定如下：1精確發(fā)出開會信息；2認真分發(fā)會議書面信息材料；3合理安排會場信息傳播設(shè)備；4準時接通電話；5互相能報出席狀況；6做好會議記錄。

（2）視頻會議

1）視頻會議的特點:①聲音和圖像同步傳送。②不受空間的限制。③節(jié)省時間、費用。④交流效果較好。⑤視頻會議的交流不夠進一步廣泛。

2）視頻會議信息工作的規(guī)定

由于視頻會議效率高，投入也大，因此必須高原則、嚴規(guī)定，踏踏實實做好會務工作。具體規(guī)定有：1

發(fā)出開會信息；2分發(fā)文獻信息資料；3布置會場；4置與檢查會場信息傳播設(shè)備；5做好會議準備；6采用行集中后分散的形式；7匯總狀況信息。

4.遠程會議籌辦方案的長處:遠程會議具有節(jié)省時間和金錢、與電話服務機構(gòu)商定使用錄音帶的形式做永久記錄、交流更加直接與簡短的長處。

5.會務機構(gòu)分工的規(guī)定

會務機構(gòu)分工重要指定會議組織部門和人員貫徹。會務機構(gòu)的各部門需明確各息的任務和規(guī)定。具體規(guī)定如下：（1）要根據(jù)會議的規(guī)模和類型組織人員隊伍。（2）會務機構(gòu)要分工明確、責任到人。（3）加強協(xié)調(diào)，定期溝通。

（二）會議籌辦方案和制定程序會議籌辦方案的制定程序為：組建會議籌辦委員會

提成籌辦小組

形成籌辦方案

領(lǐng)導審核方案。

二、會務籌辦概述

（一）會務籌辦概述

1.會務籌辦狀況檢查的重要內(nèi)容:（1）會議準備與否充足;（2）會議期間能否排除多種干擾;（3）環(huán)境條件與用品準備（4）文獻材料的準備狀況;（5）會場布置狀況的檢查;（6）會議保衛(wèi)工作的檢查;（7）檢查的其她內(nèi)容

2.會務籌辦狀況檢查成果的形式:務籌辦情部的檢查成果可以通過三種形式向領(lǐng)導或會議工作人員報告。第一，書面形式；第二，口頭形式；第三，協(xié)調(diào)會形式。

3.會務籌辦狀況的檢查的措施:務籌辦狀況檢查的措施大體分為如下兩種：（1）聽取會議籌辦人員的報告;（2）會前現(xiàn)場的檢查

（二）會務籌辦的程序

1.開會檢查的程序:如對會議的準備狀況以報告會的形式進行檢查，檢查的程序應涉及：

(1)會議籌辦機構(gòu)對會議的準備狀況進行自我檢查，由各個籌辦小組將檢查成果以書面報告的形式上報領(lǐng)導小（2）會議領(lǐng)導小組通過協(xié)調(diào)，擬定報告會的時間和地點，并發(fā)出協(xié)調(diào)會告知。（3）召開籌辦檢查協(xié)調(diào)會，聽取報告，并會上現(xiàn)場解決多種需要協(xié)調(diào)和問題。（4）報告會后要以電話、現(xiàn)場指引等方式對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題予以催辦和貫徹。

2.現(xiàn)場檢查的程序:（1）先制定現(xiàn)場檢查的路線和擬定現(xiàn)場檢查的重點，并告知有關(guān)籌辦部門.2）將現(xiàn)場檢查的項目制成檢查單，以便記錄和匯總。（3）按照既定的檢查路線和項目逐個現(xiàn)場核對，對達到和未達到預期規(guī)定的精確項目都要有明確的記錄。（4）對未達到檢查規(guī)定的項目整頓出整治和修訂意見，并以電話、文獻或會議廳等形式及時通報給有關(guān)籌辦部門予以糾正。

三、審核會議文獻夾概述:

1.會議文獻的類型,2.會議文獻審核的內(nèi)容:(1)審核會議文獻的精確性和完整性(2)會議文獻的具體內(nèi)容3.會議文獻審核的措施:(1)對校法，合用于定稿上改動較多的文獻夾。折校法，合用于整潔、改動不多的文獻。讀校法，合用于定稿內(nèi)容淺顯易懂，生僻字、專用術(shù)語名詞較少的定稿。

（二）會議文獻審核的工作環(huán)節(jié):（1）由起草文獻的秘書就文獻內(nèi)容進行自審，使會議文獻在初始期就能嚴格把關(guān)。（2）由主管乞討書進行會議文獻夾初審。（3）如會議文獻夾的內(nèi)容波及的部門較多，要進行必要的會審。（4）在會議文獻審核修改之后，要由重要領(lǐng)導者或主管領(lǐng)導進行終審。

四、與領(lǐng)導溝通會議的有關(guān)事宜

（一）與領(lǐng)導溝通會議概述

1.與領(lǐng)導溝通會議有關(guān)事宜的原則有：（1）時間生原則；（2）及時原則；（3）全面原則。

2.與領(lǐng)導溝通會議有關(guān)事宜的措施:(1)定期向領(lǐng)導提交書面報告;(2)由會議負責人定期向領(lǐng)導口頭報告會議的狀況;(3)領(lǐng)導親自參與有關(guān)會議;(4)其她途徑，例如，通過舉辦會議工作進展狀況的小型展覽向領(lǐng)導者報告工作。

3.與領(lǐng)導溝通會議有關(guān)事宜的時機:第一，會議籌辦階段；第二，會中階段；第三，會后階段。

（二）與領(lǐng)導者溝通會議有關(guān)事宜的工作程序

與領(lǐng)導者溝通會議有關(guān)事宜的程序如下：(1)明確會議的目的;(2)明確溝通會議有關(guān)事宜的措施或途徑。(3)檢查溝通過程的時間、地點以及參與人員，指定會議記錄人員。(4)擬定溝通過程中所需要人種文獻夾、音像等資料。(5)向領(lǐng)導報告會議的籌辦狀況及進展，同步應講明會議籌辦或舉辦過程中遇到的問題和難題。(6)聽取領(lǐng)導批示，或與領(lǐng)導者進行雙向討論，并完畢會議記錄。(7)將記錄通過某種措施送給領(lǐng)導。

五、擬訂會議的應急方案概述

1.會議應急方案的內(nèi)容涉及：(1)會議舉辦過程中也許浮現(xiàn)的問題;(2)浮現(xiàn)問題時負責解決的會議工作人員

2.會議應急方案的作用:(1)會議應急方案可使會議的籌劃和籌辦做到早做準備，未雨綢繆。(2)應急方案可以有效的地緩和危機，提高會議管理的效率。例如核心人員不能到會如何解決，住宿的預訂不夠如何解決，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)浮現(xiàn)故障如何等。(3)使會議工作人員可以統(tǒng)一步調(diào)，當問題浮現(xiàn)時，可以有回旋余地。

3.會議應急方案特點:1.有的放矢；2.避免為主；3.留有余地。

4.會議應急方案實行的原則:1思想上充足注重；2在人、財、物方面要措施到位；3在實行的過程中要堅持定期檢查。

5.解決會議突發(fā)事件的措施:1解決人員問題；2解決場地問題；3解決設(shè)備問題；4解決資料問題5解決健康與安全問題；6解決行為問題。

（二）會議應急方案的工作程序預測狀況

準備應對備選方案

討論會議緊急狀況

擬定會議應急方案。一、會議總結(jié)工作的內(nèi)容和規(guī)定

（一）基本知識

1.會議總結(jié)的目的具體來講重要有如下幾點：（1）檢查會議目的的實現(xiàn)狀況。（2）檢查各個小組的分工執(zhí)行狀況。（3）將員工自我總結(jié)和集體總結(jié)相結(jié)合，以積累經(jīng)驗，找出局限性，從而明確此后搞好同類型會議組織與服務工作的借鑒之處，不斷改善會議的組織服務工作。（4）獎懲有關(guān)人員，并要妥善解決會議的遣留問題。

2.會議總結(jié)的內(nèi)容:總結(jié)內(nèi)容涉及會議名稱、時間、地點、規(guī)模、與會代表人數(shù)、重要議題，參與會議的上級領(lǐng)導人，會議的主持者，領(lǐng)導報告或發(fā)言的要點，對會議的基本評價和貫徹規(guī)定，會議的決策狀況及此后的工作任務布置等。

（二）會議總結(jié)的工作程序為：對會議征詢意見，擬就工作總結(jié)稿→向領(lǐng)導報告會議結(jié)論→總結(jié)定稿→印發(fā)

→歸檔

→組織全體工作人員進行總結(jié)。

二、會議評估工作的內(nèi)容和規(guī)定

（一）基本知識

1.會議評估工作的內(nèi)容:（1）構(gòu)成有效會議的要素

一種有效會議應當具有清晰的目的、合適的時間、合適的地點、恰當?shù)谋匾?、順暢緊湊的議程、精確的信息傳遞、周密的前期準備、精心挑選的參會人員、參會人員得當?shù)捏w現(xiàn)、領(lǐng)導人員良好的控制勇和、合理的內(nèi)容安排等。

（2）影響會議效率的重要因素:影響會議效率的因素諸多，重要可以歸結(jié)為三個方面：1會議的必要性；2會議前期準備工作的質(zhì)量；3會議責任分工。

2.會議評估的原則:（1）與否達到目的。（2）會議時間性評估。（3）與會人員參與會議狀態(tài)與收獲；對會議的滿意限度與理由；提出改善的意見或建議。（4）會議服務評估。會議服務與否到位，會議中的合伙精神如何。（5）會議實際費用支出、會議成本評估。（6）再度召開同樣的會議時，繼續(xù)推動與維持的事項。

3.會議評估工作的措施和規(guī)定

（1）會議評估工作的措施”1.評估措施可以在會議結(jié)束時以意見調(diào)查的方式進行。2.告知與會人員有義務一同提高會議質(zhì)量。

（2）會議評估工作規(guī)定:會議評估力求科學、高效。最佳在擬定了會議目的的初期籌劃階段就高計一份問卷。要避免與會人員的反感。

（二）會議效果評估的工作程序”會議效果評估的基本程序為：分析影響會議效果的重要因素

設(shè)計會議效果評估表

匯總評估成果。

（三）注意事項

會議結(jié)束后，應注意避免如下狀況：（1）欠缺會議記錄。（2）對決策實不力。（3）不對會議的成敗得失進行總結(jié)。（4）不解散已完畢任務的委員會或工作小組。（5）與會人員對會議感到不滿。第二章第一節(jié)接待一、擬定涉外禮順序（一）基本知識1.涉外接待的原則和規(guī)定（1）涉外接待的原則:與國內(nèi)禮儀相比較，涉外接待中更為重要的原則是：1不卑不亢；2依法辦事；3內(nèi)外有別；4尊重個人；5女士優(yōu)先；6入鄉(xiāng)隨俗。2.禮賓順序:在商務交往的具體實踐中，禮賓順序共有如下五種常用的排列措施：（1）根據(jù)來賓所在同家或地區(qū)名稱的拉丁字母的先后排列順序。合用于大型的國際會議或體育比賽。（2）根據(jù)來賓的具體身份與職務的高下來排列先后順序。合用于正式的政務、高務、科技、學術(shù)、軍事交住。（3）根據(jù)來賓達到的具體時間早晚來排列其先后順序。合用于：1當各國大使同步參與派駐國的某項活動時；2在非正式的涉外活動中亦可采用此種排列措施。（4）根據(jù)來賓告知東道主自己決定到訪的具體時間的先后排列其順序。合用于舉辦較大規(guī)模的國際性的招商會、展示會和博覽會。（5）不排列。當上述措施難以應用時，便可采用這種排列措施。（二）禮賓順序擬定環(huán)節(jié)1.擬定禮賓順序方案;2.提前告知有關(guān)各方;3.按禮賓順序排列座次、名次、出場順序二、安排涉外迎送典禮（一）基本知識1.涉外迎送典禮的規(guī)定（1）發(fā)出邀請:一般由東道國先發(fā)出邀請，邀請一般采用書面形式，被邀請者在接到邀請函后，應及時予以答復，并據(jù)此辦理有關(guān)的手續(xù)。(2）準備工作:在外賓達到前應做好充足的準備工作：1弄清晰來訪外賓或代表團的基本狀況；2理解外賓的飲食愛好、宗教禁忌以及與否有其她特殊的生活習慣等，必要時還可向?qū)Ψ剿饕獊碓L者血型資料；3擬訂來賓訪問日程；4安排食宿。（3）善始善終:在外賓達到時，由合適的人員前去機場、車站迎接，表達歡迎，并妥善安排各項禮儀程序和活動。2.著裝規(guī)定:參與迎送典禮的所有人員，著裝要鄭重其事，要穿著正裝。（二）涉外迎送儀仗式的工作環(huán)節(jié):1.擬定迎候人員;2.準備迎賓的物品;3.會面講究禮節(jié);4.送行前的拜訪;5.安排送行典禮三、安排涉外會見會談和拜訪（一）基本知識1.涉外會見會談規(guī)定:安排會見、會談的時，對秘書的規(guī)定如下：（1）充足理解又方的狀況。（2）準備工作要貫徹到位。3）會談會見時要做好記錄，對客人提出、領(lǐng)導許諾的問題，會后應負責貫徹，做好后繼工作。2.拜訪的規(guī)定:(1）拜訪由秘書先電話聯(lián)系對方的秘書和隨員，雙方商定期間。(2)由東道主帶領(lǐng)員前去對方下榻的賓館,達到后應當在大堂里打電話告知對方,不要直接上樓去敲對方的門.(3)初次會面,可以不送禮物.(二)會見、會談的工作程序會見、會談的工作程序如下圖所示。（圖略）四、涉外宴請的常識（一）基本知識1.涉外宴請的原則:（1）宴請環(huán)境十分重要，應當選雅致、安靜的地方.（2）點菜時不僅要考慮外并因宗教信奉而帶來的忌諱，還要注意其她飲食習慣的差別。（3）菜肴要有地方特色，可以使精致、豐盛的，但不必豪華、奢侈。（4）參與宴請的人要講究個人衛(wèi)生，衣著干凈得體，女性要化妝。不要穿白天的工作裝參與晚宴。2.西餐禮儀:我方宴請是中餐，來賓回請很有也許是西餐，因此應當理解某些的基本的西餐禮儀。（二）注意事項:（1）西餐講究的是氛圍的優(yōu)雅。因此赴宴時一定注意控制自己說話和笑的音量。（2）衣著要整潔。（3）赴宴的第二天，要向主人表達感謝。五、饋贈禮物的規(guī)定（一）基本知識1.各國的禁忌:各國、各民族在均有自己獨特禮節(jié)和習俗。在對外交往中送禮如果不考慮對方的習俗，很也許就觸犯了對方的禁忌，引起對方的反感。因此應當對各國的忌諱有基本的理解。2.饋贈禮物的禮節(jié):①送禮的禮節(jié)；②受禮的禮節(jié)。（二）選擇禮物的注意事項:在選擇禮物的時候，需要考慮這樣幾種因素:1.與受禮者的關(guān)系;2.明確送禮的因素;3.理解受禮者的特點;4.經(jīng)濟方面的限定第二節(jié)辦公環(huán)境管理一、對的選擇辦公的模式

（一）基本知識:1.辦公模式的種類:某些公司保存老式的工作慣例，但有些公司正在迅速發(fā)生變化。為此導致工作模式浮現(xiàn)下列變化：①在家工作；②遠程工作；③虛擬辦公室；④臨時辦公桌；⑤彈性時間；⑥兼職工作；⑦合同工作；⑧交叉工作；⑨項目團隊。

2.導致辦公模式變化的因素:（1）辦公場地的費用過高，公司都想方設(shè)法壓縮辦公室的面積，讓最小的面積發(fā)明最高的利益。（2）都市中日益嚴重的交通擁擠問題和上班的高峰時段的困難，使人們在工作模式上重新安排。（3）高科技的發(fā)展，特別是通信技術(shù)的變化，使人們的聯(lián)系更加以便，不在辦公場合也能互相溝通。（4）公司自身的發(fā)展更加需求靈活地聘任人力資源，如某些短期項目就不需聘任長期的正式員工。5）公司間競爭的加劇，使得公司不斷壓縮工資費、管理費、旅差費等人工成本。（6）某些公司的組織構(gòu)造進行了變化，需要用人制度相應變化。（7）在寬松的社會環(huán)境中，人們但愿最大限度地發(fā)揮自己的才干，多做工作，也需要不同公司實行多種模式的工作方式。

（二）選擇不同辦公模式的工作程序:（1）進一步調(diào)查既有辦公模式所面臨的問題（與否人工成本過高？與否有增長臨時用工的需求？與否有可以不在公司場地完畢工作任務？與否有相稱數(shù)量的職工熟悉網(wǎng)絡(luò)辦公技術(shù)？）（2）根據(jù)調(diào)查成果擬定相應的新型辦公模式.（3）根據(jù)新的模式規(guī)定制定管理監(jiān)督的原則和責權(quán)利相結(jié)合的分派制度。4）先在部分部門實行獲得經(jīng)驗，逐漸推廣新模式。（5）不斷根據(jù)本公司特點完善新模式，評估啟用新模式的得失。

二、合理進行辦公室布局

（一）基本知識

1.辦公室的布局種類:有兩種不同措施來間隔辦公空間：（1）開放式辦公室。（2）封閉式辦公室。

2.合理進行辦公室布局的作用（1）形成有效率的工作流程。（2）有助于員工的工作分派。（3）有助于工作順利完畢。

3.不同辦公室布局的設(shè)計規(guī)定

（1）空間的使用:空間是一種必須支付的資源?？臻g的費用常常按每平方米計算?？臻g越大，費用越高。

（2）開放式和封閉式辦公室

1）開放式辦公室:開放式辦公室是大的空間，涉及單個工作位置的組合。開放式辦公室具有如下特點：①不設(shè)個人專用辦公室；②組合工作間的材料豐富多樣；③辦公室工作人員的地方級別重要不用辦公位置來擬定，不設(shè)老式的領(lǐng)導座位，而是憑承當?shù)娜蝿諄頂M定位置。

2)封閉式辦公室:封閉式辦公室是按照辦公職能設(shè)立分隔式的若干個相對獨立辦公室的做法。封閉式辦公室的設(shè)計原則重要考慮常規(guī)辦公室業(yè)務活動的多種因素，如下員、業(yè)務特點、職能、設(shè)備、空間等因素的穩(wěn)定性，有關(guān)業(yè)務解決的持續(xù)性和系統(tǒng)性。

（二）設(shè)計不同形式辦公室的工作程序

1.分析不同部門業(yè)務特點對于辦公條件的規(guī)定1）面積、空間大小。2）人員流通的頻率。3）聲音對辦公效率的影響。4）需要設(shè)備及家具量的多少。2.設(shè)計平面圖:指定專人或委托她人設(shè)計平面圖,并證詢各使用部門的意見,根據(jù)意見修改設(shè)計,完善辦公室的功能。3.選擇辦公家具、設(shè)施和裝飾:當辦公室空間已經(jīng)分派和分開時，辦公區(qū)必須布置家居、安裝設(shè)備和進行裝飾。4.注意采光、溫度和通風第三節(jié)辦公室平常事務管理一、改善辦公室平常事務工作

（一）基本知識:改善辦公室平常事務工作流程的基本思路有：①重新安排；②修改；③替代；④合并；⑤精簡。

（二）工作程序:無論是復雜流程還是簡樸流程，都涉及如下幾種基本環(huán)節(jié)：定義→評價→分析→改善→實行

（三）工作流程分析改善的基本環(huán)節(jié):工作流程分析與改善的目的可以簡要地概括為需要回答的3個問題：①我們目前何處（現(xiàn)狀）？②應在何處（改善的目的）？③如何達到該處（改善的措施）？

二、解決突發(fā)事件

（一）基本知識

1.突發(fā)事件的種類:也許浮現(xiàn)的突發(fā)事件常有如下幾種：①火災；②傷害；③疾??；④炸彈威脅或恐慌。2.解決突發(fā)事件的原則:（1）迅速反映，控制事態(tài)發(fā)展;（2）以人為本，保護公眾利益;（3）公開透明，真誠面對公眾;（4）重塑形象，置之死地而后生3.事故狀況登記表:《事故狀況登記表》一般記錄下面的信息：①事故日期；②事故地點；③事故波及的人員；④事故的證人；⑤事故過程的概述；⑥填寫事故記錄薄的人員簽名。4.工作狀況報告表記錄在事故報告表上的信息重要有：（1）完畢表格人員的姓名、身份。（2）事故波及人員的姓名、出生日期、住址、職務。（3）發(fā)生事故的日期、地點。（4）事故的細節(jié)及對事故的見解，（5）進行的急救行動和醫(yī)療解決的狀況，涉及由誰進行。（6）必要時還要記錄事故證人的姓名和職務。（7）填寫表格的人員簽名和日期。

（二）解決突發(fā)事件的工作程序

1.突發(fā)事件的避免措施:（1）以書面形式擬定的緊急狀況解決程序，其中具體地記錄浮現(xiàn)火災、人員受傷、突發(fā)疾病或發(fā)生炸彈威脅等恐怖活動時具體解決程序。（2）用上述緊急狀況解決程序培訓所有工作人員，如健康、安全培訓、急救培訓、保安人員的特殊培訓。（3）張貼顯示有關(guān)的緊急程序，在可運用的地方顯示相應得布告，讓所有人員理解有狀況發(fā)生該如何疏散和急救員的姓名。（4）實行緊急狀況模擬演習，如定期進行消防演習或疏散演習來測試編寫的程序與否合適，并指引員工的應對行動。（5）明確各級管理人員在緊急狀況下所負的任務和職責，一旦有狀況，由她們擔當解決。（6）保證配備有關(guān)的設(shè)備和資源以隨時解決緊急狀況，如有報警裝置、滅火器、急救包等。（7）保證定期檢查和更新設(shè)備，如滅火器、急救包、報警裝置的定期檢查和維護。

2.突發(fā)事件的應對措施是：（1）準備清除的書面緊急狀況解決程序。（2）用這些緊急狀況解決程序培訓所有人員。（3）在可運用的地方清晰地顯示有關(guān)緊急程序。（4）實行緊急狀況模擬演習來測試編寫的程序。（5）明確員工在緊急狀況下的職責。（6）保證工作場合受過緊急狀況解決培訓的人員。（7）保證配備有關(guān)的設(shè)備和資源以隨時解決狀況。（8）保證定期檢查和更新設(shè)備。

3.解決突發(fā)事件的工作流程:（1）及早發(fā)現(xiàn)，立即報告，并保護好現(xiàn)場;（2）查找問題的因素;（3）成立臨時指揮中心;（4）控制源頭，釜底抽薪;（5）召開新聞發(fā)布會

三、完畢督促檢查工作

（一）基本知識

1.督查工作的內(nèi)容:（1）上級領(lǐng)導和本單位上司批示進行督查的事項。（2）上級直屬單位的重要工作部署與重要會議精神的貫徹貫徹狀況。（3）本單位的中心工作、重要會議及文獻決定事項的貫徹貫徹狀況。（4）新聞媒體和重要客戶對本單位的批評、建議的答復與解決狀況。（5）人大代表、政協(xié)委員以及職代會、股東會的議案、提案和建議的辦理狀況。（6）下級單位請示事項的答復與辦理狀況，以及基層祈求上級機關(guān)協(xié)助解決問題的辦理狀況。（7）秘書在平常工作中發(fā)現(xiàn)和理解到的、建議列入專項督查，并經(jīng)上司批準的重要事項。

2.秘書督查工作的特點有：復雜性，原則性，時限性和權(quán)威性。

3．督查工作的原則有：（1）實事求是的原則；（2）積極性的原則；（3）分層次貫徹原則；（4）時效性原則；（5）督查與幫辦相結(jié)合的原則。

1.督查工作的措施督查工作的措施有：（1）書面督查；（2）電話督查；（3）專項督查；（4）會議督查；（5）調(diào)研督查。

（一）工作程序:上司交辦事項督查的程序為：交辦→立項→登記→轉(zhuǎn)辦→承辦→催辦→檢查→辦結(jié)→辦結(jié)回告→審核→立卷→歸檔。

（二）注意事項

1.查辦、催辦技巧:查辦催辦工作應當遵循一定的規(guī)律和措施，但也有其自身的特點和工作方式。一般來說有如下措施：(1)與信息工作相結(jié)合;(2)與調(diào)查研究相結(jié)合;(3)堅持歸口辦理，分級負責;(4)堅持結(jié)報反饋制度

2.督查工作的注意事項有：（1）實事求是；（2）授權(quán)督查；（3）時限規(guī)定；（4）辦實事；(5)謙虛謹慎。

一、制定工作籌劃

（一）基本知識

1.辦公室工作籌劃的種類

（1）按照時間序列，辦公室工作籌劃可以分為長期籌劃、中期籌劃、短期籌劃三種類型。(2)按幅度和范疇，可分為政策型籌劃、目的型籌劃、規(guī)劃型籌劃、措施型籌劃、程序型籌劃五種類型。

2.制定工作籌劃的措施:

（1）根據(jù)組織擬定的工作目的和期限規(guī)定，一項項列出本團隊要完畢的所有任務。可以使用專門制作好的人物表格，將要做的工作內(nèi)容列出，也可以將工作任務逐項寫下。

（2）區(qū)別重要的任務和緊急的任務，一般按ABCD法則（參見四級秘書），先做重而急的任務，再做重而不急的任務，后做急而不重的工作，安排好工作的優(yōu)先順序。

（3）按照工作的輕重緩急和邏輯順序用數(shù)字編號標記出任務完畢時間的前后順序，對需要花時間的工作留出充足的時間量。

（4）列出完畢每一項任務所需的資源和有關(guān)信息，涉及人力、物力、財力等。

（5）明確完畢每一項任務的各個階段指標和估算的時間規(guī)定。

（6）指明每一項任務的負責部門或承當人以及負責人。

（7）從最后完畢的時間期限向前推算各階段工作應在何時完畢，擬定后，逐項將其填入籌劃表中。

（8）明確工作進展的狀況和浮現(xiàn)的問題向誰報告，何時報告，保證籌劃的順利實行。

（9）明確工作進展的狀況的質(zhì)量如何監(jiān)督和管理。

3.籌劃的內(nèi)容與規(guī)定:行動籌劃或籌劃表必須指明所管理的項目或團隊工作的其她某些重要方面，具體涉及：

(1)每一項任務的具體目的。(2)每一項任務的數(shù)量規(guī)定和質(zhì)量規(guī)定。(3)每一項任務所需的資源。(4)每一項任務所分派的負責部門或承當人以及負責人。(5)在籌劃的文獻中還寫明如何監(jiān)督工作進展和質(zhì)量。

（二）制定工作籌劃的工作順序

1.制定工作籌劃的程序

估計機會→擬定目的→擬定籌劃工作的前提條件→擬定可行方案→評價備選方案→選擇方案→擬定分籌劃→編制預算。

2.編制常用的工作籌劃:常的工作籌劃中都要指明一段時期預先決定做什么，怎么做，何時做，由誰做等具體問題，它是在為一種團隊的現(xiàn)狀與目的之間鋪橋搭路。

五、擬定承辦期限

（一）基本知識

1.承辦期限的內(nèi)容:謂承辦期限是指公司接到客戶或查詢者的問題后解決并答復時間規(guī)定，許多公司都對行政管理工作的行為做了有關(guān)承辦期限的明文規(guī)定，明確解決工作耗費的時間必須按照規(guī)定執(zhí)行，并進行監(jiān)督管理。

2.承辦期限制度:謂承辦期限制度就是針對時效性制定的規(guī)則，是在時效性上指引人們行動的原則，它規(guī)定人們按章辦事，不準人們的行為偏離規(guī)定的規(guī)定，以提高公司形象、信譽和效率。

（二）制定承辦期限對頂?shù)墓ぷ鞒绦?/p>

(1)調(diào)查本單位或組織在行政管理工作方面有哪些行為需要做出時間期限的規(guī)定。(2)時間期限合適原則。(3)擬定同一任務的不同承辦周期。(4)擬定同一任務緊急狀況不同的承辦周期。

六、對辦公室工作進行評估

（一）基本知識

1.辦公室工作評估的意義:1)提高了管理工作的效率.(2)明確了組織機構(gòu)的建制.(3)增進了員工承當責任.(4)有助于進行控制和監(jiān)督工作。

2.工作質(zhì)量評估的規(guī)定:(1)目的不適宜過多。(2)目的之間要互相協(xié)調(diào)。

（二）評估工作程序

1.對辦公室工作進行目的管理:(1)建立一套完整的目的體系;(2)擬定目的(3)組織實行(4)檢查評估

2.對辦公室工作進行量化管理

辦公室工做量化管理是指在組織開展工作過程中，運用科學措施（如預測、概率估算、實測、預定動作世間法等）對各個工作項目做出工作定額來實行定量考核的管理措施。

3.對辦公室工作進行評估:目的必須是明確并可以考核的。涉及：（1）數(shù)量目的評估；（2）質(zhì)量目的評估。第四節(jié)辦公用品管理一、辦公用品與設(shè)備的采購程序（一）基本知識1.獲得設(shè)備使用權(quán)的方式:獲得設(shè)備使用權(quán)重要有兩種方式：一種是購買；一種是租用。2.政府采購:國內(nèi)政府采購的重要方式有五種,即公開招標、邀請招標、競爭性談判、詢價、單一來源等采購方式。（二）采購工作程序:1.提出購買申請;2.審批，貫徹經(jīng)費;3.招標，選擇供應商;4.簽訂供貨合同;5.貨品入庫;6.支付貨款二、采購預算方案的制定（一）基本知識采購預算方案制定的原則有：（1）真實性原則；（2）重點性原則；（3）目的有關(guān)性原則；（4）經(jīng)濟合理性原則。（二）制定采購預算方案的工作程序1.擬定預算的核算基數(shù);2.進行市場調(diào)研;3.擬定采購產(chǎn)品的種類及型號價格;4.編寫預算方案;5.征求意見，完善方案（三）預算措施:在具體的預算編制過程中，有兩種預算措施可供選擇:1.老式預算法;2.零基預算法三、調(diào)配辦公資源（一）基本知識1.辦公資源范疇:辦公資源涉及的范疇比較廣,涉及各類辦公設(shè)備、辦公家具、車輛、會議室、平常用品、圖書等。2.辦公資源管理:辦公資源管理就是實行辦公資源統(tǒng)一規(guī)范管理，減少資源揮霍，合理地調(diào)配與運用工作資源，提高辦公資源的使用效率。（二）調(diào)配辦公資源的工作程序:無論是使用人工還是計算機，辦公資源管理的基本程序都是一致的，具體如下：(1)理解本單位所有辦公資源的基本狀況，涉及名稱、放置的地點、功能狀況等。(2)對單位所有辦公資源進行分類，對不同資源進行分類管理。(3)對辦公資源建檔，記錄應用狀況。(4)定期進行數(shù)據(jù)分析。第三章第二節(jié)收發(fā)解決文書的審核

是對文獻草稿從內(nèi)容到形式做得全面檢查和修正工作。

（二）文書審核的規(guī)定:1.審核中發(fā)現(xiàn)的問題必須逐個糾正。2.一般性問題可以直接修改。3.需做較大的改動、可附上具體修改日期，退回擬稿人或承辦部門共同協(xié)商。

（三）審核文書的工作環(huán)節(jié):1.明確審核范疇;2.擬定與否需要行文;3.審核文書的內(nèi)容;4.檢查文字內(nèi)容;5.檢查文獻體式6.檢查文書在解決程序上與否妥善完備二、文書的擬辦

（一）文書的擬辦的含義:文書擬辦是針對文獻的辦理提出初步意見，以供領(lǐng)導批閱時參照。

（二）文書擬辦的規(guī)定:1.熟悉有關(guān)政策和規(guī)定。2.熟悉本單位各部門的負責范疇及業(yè)務狀況。3.熟悉辦文程序和有關(guān)規(guī)定。4.擬辦意見要符合政策規(guī)定和實際狀況。5.擬辦意見力求精確、及時、簡潔。

（三）文書擬辦的工作環(huán)節(jié):1.明確擬辦范疇2.閱讀文書內(nèi)容3.提出擬辦意見

三、文書的承辦

（一）文書承辦的含義

文書承辦是準時文獻規(guī)定或領(lǐng)導批示，結(jié)合工作的實際狀況，具體算是文獻的工作。

（二）文書承辦的規(guī)定:1.認真領(lǐng)略擬辦、批辦意見。2.文書的承辦要辨別輕重緩急。3.來文內(nèi)容波及此前的收文，要杳找或調(diào)閱有關(guān)文獻作為承辦復文的參照。4.對于已經(jīng)承辦和解決完畢的文書，應及時清理，并將有關(guān)狀況及時闡明。5.要將辦理完畢的文書與待辦的文書分別保存。

（三）文書承辦的工作環(huán)節(jié):1.理解文書內(nèi)容;2.研究批辦意見;3.進行具體辦理

四、文書的催辦

（一）文書催辦的含義

催辦是對文書辦理狀況的督促和檢查，以便使承辦按照文書的時限規(guī)定及時解決。

（二）文書催辦的規(guī)定:1.催辦中發(fā)現(xiàn)問題要及時報告。2.要填寫催辦記錄。

（三）文書催辦的工作程序:1.擬定催辦的范疇;2.擬定催辦的措施3.進行催辦第三節(jié)文檔管理檔案運用

(一)檔案運用的含義

檔案運用工作是開發(fā)和直接提供檔案，滿足運用者的檔案需求的工作。

（二）檔案運用的規(guī)定:1.依法開展運用工作。2.積極、及時開展運用工作。3.不斷完善檔案服務方式和手段。4.掌握本單位近期的重點工作、重大活動，據(jù)此開展檔案運用。

（三）檔案運用的工作程序

1.熟悉庫藏;2.分析運用需求;3.選擇檔案運用方式;4.獲取檔案;5.提供檔案

二、檔案參照材料的編號

（一）檔案參照材料的含義

檔案參照資料是檔案部門或人員按照一定題目，根據(jù)所保存檔案綜合而成的提供人們參與的檔案材料加工品。

（二）檔案參照資料

檔案參照資料編寫要做到真實、精確、實用，注意檔案的保密性；問題集中，內(nèi)容精確，文字凝煉，概括性強。

（三）編寫檔案參照資料的工作程序

1.擬定編寫檔案參照資料的種類;2.收集檔案材料;3.進行編寫

三、電子檔案管理

（一）電子檔案的含義:電子檔案是在計算機系統(tǒng)中形成的具有查考運用價值的社會活動的原始記錄。

（二）電子檔案的特點有：①非人工識讀性；②對電子技術(shù)和設(shè)備的依賴性；③信息的可變性；④信息與載體的可分離性；⑤信息的可共享性；⑥多種信息載體的集成性。

（三）電子檔案的種類

1.按照電子檔案的存在形成劃分，可分為：①文本文獻；②數(shù)據(jù)文獻；③圖形文獻；④圖像文獻；⑤聲音文獻；⑥多媒體文獻；⑦命令文獻。

2按照電子檔案的功能劃分，可分為：①主文獻；②支持性文獻；③輔助性、工具性文獻。

3.按照電子檔案產(chǎn)生的環(huán)境劃分，可分為一般辦公室工作中產(chǎn)生的文獻、計算機輔助設(shè)計和制造中產(chǎn)生的文獻。

4.

按照電子檔案的屬性劃分,可分為一般文獻、只讀文獻、隱含文獻、加密文獻和壓縮文獻等。

5.按照電子檔案生成方式劃分，可分為由計算機直接產(chǎn)生的文獻、對老式文獻用掃描儀和數(shù)碼相機等輸入設(shè)備解決后生成的文獻。

（四）電子檔案管理的規(guī)定有：①真實性；②完整性；③可讀性。

（五）電子檔案管理的工作程序:1.電子檔案的收集積累;2.電子檔案的歸檔;3.電子檔案的保管;4.電子檔案的運用。第四章速記基本一、速記概述

（一）速記概述:速記是人們用有系統(tǒng)的、簡樸的符號及多種有效有規(guī)則省略書寫措施迅速、精確地記錄語言和傳達語言信息的一種高效率實用技術(shù)。

（二）速記特點:速記的特點就是快，速度是速記的靈魂，速記能把語言完整無誤地記錄下來。用速記替代文字記錄語言，可以大大地減輕人們書寫過程中的勞動限度。

（三）速記在秘書工作中的作用:1.記錄有聲語言。2.記錄無聲語言。

（四）現(xiàn)代技術(shù)無法取代速記

計算機、電腦速記、手寫速記、錄音機，它們的差別在于解決信息手段的不同，作為記錄語言信息的功能是同樣的.因此,手寫速記與電腦速記、錄音機速記等現(xiàn)代技術(shù)工具各具特色，在不同的場合可選擇合用。它們之間并不發(fā)生沖突，而是相輔相成、相得益彰的。

二、手寫速記

（一）中文速記的概述

中文速記又稱中文快寫，就是中文的迅速記錄。中文速記基本原理如下：1.中文速記是中文草書的快寫。2.中文速記是對漢語字、詞、句、段的合理精簡和縮略的快寫。3.中文速記師靈活運用借代的快寫

（二）雙音節(jié)詞略寫法

1.由單音節(jié)詞逐漸演變而成的雙音節(jié)詞，在快寫時，可將雙音節(jié)詞略寫為單音節(jié)詞。

2.雙音節(jié)的單純詞，又叫“聯(lián)綿詞”。聯(lián)綿詞是漢語所獨有的、在迅速書寫時，寫出第一種音節(jié)，第二個音節(jié)就能推知而出。

3.由兩個意義相似或相近語速并列組合而成和合成詞，在迅速書寫時，只寫出第一種音節(jié)，第二個音節(jié)省略。

4.由兩個意義相似或相對語素并列組合而成的合成詞，在迅速書寫時，寫出第一種音節(jié)，第二個音節(jié)可用從左上方往右下方書寫的斜體替代。

5.注釋格雙音節(jié)詞是語素通過注釋和被注釋的關(guān)系結(jié)合起來構(gòu)成的新詞。在迅速書寫時，可省略被注釋音節(jié)。

（三）三音節(jié)詞略寫法

1.帶虛化語素的三音節(jié)詞略寫法。2.中間嵌有“得”字的表肯定語調(diào)的三音節(jié)詞略寫法。3.中間嵌有“不”字的表否認語調(diào)的三音節(jié)詞略寫法。4.在迅速書寫時，不管遇到哪種類型的三音節(jié)詞，只要根據(jù)句子的上下文可以辨認出來的，寫出第一種音節(jié)，后兩個音節(jié)均可自制代寫替代，或畫小橫直線替代。

三、拼音速記

（一）拼音速記的概述

1.拼音速記的定義。拼音速記是用某些簡樸符號和省略措施來記錄語言的一種方式。

拼音速記方案的符號分為“聲符”和“韻符”兩大類。拼音速記的聲符與韻符拼寫在一起，就成為音節(jié)符號。

2.拼音速記的特點。3.拼音速記符號的分類。

最簡樸的符號式有限的，因此速記符號又分為大型、中型和小型3級比例。

略符是提高記錄書寫速度的重要技巧，在創(chuàng)制略符時，要真正體現(xiàn)略符的合理、精確、速度、易記、易寫的特點。

（二）聲符寫法五要領(lǐng)

聲符寫法五要領(lǐng)，是拼音速記符號書寫的基本

1.基線?；€又叫基準線，即練習本上的橫格線，21格聲符的底部都要靠寫在基線上，如果離開基線往上寫或往下寫，就讀別的音了。2.筆順。筆順分為3種：從右上往左下書寫的聲符有9個，收筆處均靠在基線上；從左下往右下書寫的聲符有2個，起筆處靠在基線上；從左往右書寫的聲符有10個，前3個是起筆處和收筆處靠寫在基線上，后7個是底部靠寫在基線上，與基線平行。3.比例。聲符分為3級——大型符、中型符和小型符。它們的比例是3：2：1.大型符比小型符大兩倍，中型符比小型符大一倍。大型符有8個，小型符有5個。4.斜度。聲符的斜度有3種：與基線成50°左右的聲符有9個；與基線成20°左右的聲符有2個；與基線平行（成0°）的聲符有10個。5.曲勢。即曲線聲符彎曲的趨勢。起筆處趨勢較大的曲線聲符有8個；收筆處曲勢較大的曲線聲符有7個。

速記方案不是法定的，誰都可以創(chuàng)制，只要寫得快、認得出就是好的速記方案。

四、計算機速記

（一）計算機速記的概念:計算機速記是使用計算機及有關(guān)設(shè)備，實現(xiàn)語言信息實時文字錄入的技術(shù)，是語文應用工具和中文解決現(xiàn)代化的重要手段。

（二）計算機速記的特點”1.速度快。正常速度及語言信息同步，極限速度可達到二倍語速。2.強度低。是一般中文輸入的三分之一。3.效率高。無需后期翻譯整頓。

（三）計算機速記的應用領(lǐng)域:1.辦公文秘使用;2.專業(yè)速錄服務。3.個人應用。第五章公司管理基本一、公司管理常識

（一）公司開辦程序

1．公司登記申請程序:①申請設(shè)立登記程序;②申請變更登記程序;申請注銷登記程序

2.注冊成立個人獨資公司、合伙公司程序

第一步：征詢后領(lǐng)取并填寫《名稱預先核準申請書》、《制定（委托）書》，同步準備有關(guān)材料。

第二步：遞交名稱登記材料，領(lǐng)取《名稱登記受理告知書》等待名稱核準成果。

第三步：按《名稱登記受理告知書》擬定的日期領(lǐng)取《公司名稱預先核準告知書》，同步領(lǐng)取《公司設(shè)立登記申請書》，經(jīng)營范疇波及前置審批的，辦理有關(guān)審批手續(xù)。

第四步：遞交申請材料，材料齊全后領(lǐng)取《受理告知書》。

第五步：按《受理告知書》擬定的日期交納登記費并領(lǐng)取執(zhí)照。

（二）現(xiàn)代公司制度的基本內(nèi)容和基本特性

1.現(xiàn)代公司制度的基本內(nèi)容:現(xiàn)代公司制度的重要內(nèi)容涉及3個方面：現(xiàn)代公司法人制度、現(xiàn)代公司組織制度和現(xiàn)代公司管理制度。

2.現(xiàn)代公司制度的基本特性是：1.產(chǎn)權(quán)清晰；2.權(quán)責明確；3.政企分開；4.管理科學。

（三）公司融資:在市場經(jīng)濟中，公司融資方式總的來說有內(nèi)容融資和外部融資兩種。隨著技術(shù)的進步和生產(chǎn)規(guī)模的擴大，單純依托內(nèi)部融資已經(jīng)很難滿足公司的資金需求。而外部融資已成為公司獲取資金的重要方式。外部融資又可分為股權(quán)融資和債務融資。

（四）公司年檢常識

1.內(nèi)資公司年鑒程序

（1）公司領(lǐng)取、報送《年檢報告書》和其她有關(guān)資料。

①公司領(lǐng)取《年檢報告書》;②《年檢報告書》的填寫規(guī)定;③公司申報年檢須提交的材料

1）法人公司、個人獨資及合伙公司需提交的材料

a．《年檢報告書》。b．營業(yè)執(zhí)照副本。c.資產(chǎn)負債表、損益表。d．經(jīng)營范疇中載明前置行政許可經(jīng)營項目的，提交加蓋公司印章的有關(guān)許可證、批準文獻的復印件。

2）非法人分支機構(gòu)、營業(yè)單位需提交的材料

a．《年檢報告書》。b．營業(yè)執(zhí)照副本（外資分支機構(gòu)無副本的提交正本）;c.加蓋公司印章的從屬公司上一年度已年檢的營業(yè)執(zhí)照副本復印件或從屬機構(gòu)主體資格證明復印書。d.經(jīng)營范疇中載前置行政許可經(jīng)營項目的，提交加蓋公司印章的有關(guān)許可證、批準文獻的復印書。

3）外國（地區(qū)）公司承包工程、承包經(jīng)營管理、外國銀行分行、外國保險公司分公司需提交的材料。

a.《年檢報告書》。b．營業(yè)執(zhí)照副本（無副本的提交正本）。c.從屬機構(gòu)的主題資格證明復印書。d．經(jīng)營范疇中有屬于公司登記前置行政許可經(jīng)營項目的，加蓋公司印章的有關(guān)許可證件、批準文獻復印件。

（2）登記主管機關(guān)受理審核年檢材料。（3）登記主管機關(guān)加貼年檢標記或加蓋年檢戳記。

登記主管機關(guān)對和準通過年檢的公司，在其營業(yè)執(zhí)照上貼當年度通過年檢的標記或加蓋年檢的戳記。年檢標記分“A級”和“B級”兩種。對遵守工商公司登記管理法規(guī)胃口良好的公司定為“A級”，對有違背工商公司管理法規(guī)行為的公司定為“B級”。

（4）繳納年檢費，發(fā)還營業(yè)執(zhí)照。

2.外資公司年鑒程序:公司直接登錄“外商投資公司網(wǎng)上年檢系統(tǒng)”（網(wǎng)站：）或中國外資登記（網(wǎng)站:）,按規(guī)定在線填寫并申報年檢報告書。國家工商行政管理總局對公司申報的年檢報告書實行網(wǎng)上預審，公司通過網(wǎng)上預審后，可以打印出帶有二維條碼的年檢報告書，在加蓋公司公章、并經(jīng)法定代表人（或負責人）確認簽字后，連同其她應提交的年檢材料一并報送到國家工商行政管理總局。逾期未接受年檢的，工商行政管理機關(guān)將依法予以行政懲罰。

二、公司文化知識

（一）公司文化構(gòu)造

現(xiàn)代公司文化由3個層次構(gòu)成，即物質(zhì)層、制度層和精神層。精神層是公司文化的核心層次。

（二）公司文化的特性與功能

1.公司文化的特性:①獨特性;②一般性;③可塑性

2.公司文化的功能:①鼓勵功能;②導向功能;③約束功能;④凝聚功能;⑤穩(wěn)定功能;⑥輻射功能

（三）CIS籌劃

1.CIS的概念:CIS即公司形象辨認，是公司形象的塑造過程，是公司管理的一項系統(tǒng)工程，也是公司的一項投資行為和公司經(jīng)營戰(zhàn)略的構(gòu)成部分。根據(jù)公司形象的3個層次，公司形象辨認系統(tǒng)（CIS）也相應地分為公司理念辨認（MI）、公司行為辨認（BI）和公司視覺辨認（VI）3個層次。

2.CIS籌劃的原則:（1）全方位推動原則;（2）以公眾為中心原則;（3）實事求是原則;4）求異創(chuàng)新原則;5）兩個效益兼顧原則

三、公司的人事管理知識

（一）團隊管理

一種真正高性能的團隊要具有如下幾種條件：

1.共同的愿景;2.隊員之間有開放的交流;3.隊員之間需要互相信任，互相尊重.4.在不同的領(lǐng)域，不同隊員可做團隊領(lǐng)導;5.要有高效的工作程序;6.在團隊內(nèi)規(guī)定同存異;7.隊員做事有共同的措施和工作流程

（二）人事檔案管理制度1.人事檔案保管制度的基本內(nèi)容:（1）歸檔制度;（2）核查制度;（3）保衛(wèi)保密制度;（4）記錄制度;（5）轉(zhuǎn)遞制度;2.人事檔案運用制度:檔案運用涉及查閱、外借和出具證明3個部分。人事檔案的運用要遵循一定的程式。

（三）人員招聘與培訓

1.人員招聘流程

人員招聘基本流程涉及6個階段：招聘計算階段、招聘信息分布階段、招聘測試階段、人事決策階段、職工入職階段以及招聘的報告階段。

2.人員招聘方式:一般組織所采用的招聘方式可歸結(jié)為三大類型，即筆試、面試和心理測試。

3.人員招聘原則:人員招聘要遵守6個原則：①公開原則；②競爭原則；③平等原則；④能級原則；⑤全面原則；⑥擇優(yōu)原則。

四、公司公共關(guān)系知識

（一）公司公共關(guān)系的基本特性、職能與原則

1.公司公共關(guān)系的基本特性:（1）以社會公眾為工作對象;（2）以塑造形象為工作目的;（3）以傳播溝通為工作方式;（4）以互惠互利為工作原則;（5）以真實誠懇為工作信條;（6）以注重長遠為工作方針

2．公司公共關(guān)系的職能有：信息管理職能、參謀決策職能、媒介宣傳職能、協(xié)調(diào)溝通職能和增進銷售職能等。

3.公司公共關(guān)系的原則有真實信用原則、互惠互利原則、全員公關(guān)原則、為社會服務原則、科學指引原則和社會規(guī)范原則。

4.公司公共關(guān)系的工作程序:公司公共關(guān)系工作程序可分為公共關(guān)系調(diào)查、公共關(guān)系籌劃、公共關(guān)系實行、公共關(guān)系效果評估4個階段。其中調(diào)查研究作為公共關(guān)系活動的起點，對公共關(guān)系活動的實行及總體效果起著巨大的影響。

（二）公司公共關(guān)系形象

在市場經(jīng)濟條件下，良好的公司形象是公司重要的無形財富。它是公司生存發(fā)展的有利條件，對公司的生產(chǎn)經(jīng)營具有不可或缺的功能和極其重要的作用。

1.良好的公司形象有助于公司的產(chǎn)品和服務贏得消費者的信賴;2.良好的公司形象有助于公司增強公司的凝聚力和吸引力。;3.良好的公司形象有助于公司獲得社會各界的支持以及政府部門的注重和協(xié)助.4.良好的公司形象有助于公司在競爭中贏得優(yōu)勢

（三）公司公共關(guān)系危機管理

1.公共關(guān)系危機管理的原則公共關(guān)系危機管理應遵循避免第一、公眾第一、公開第一和時間第一的原則。

2.公司公共關(guān)系危機的解決涉及：①成立臨時專門機構(gòu)；②迅速隔離危機險境；③控制危機蔓延態(tài)勢。

（2）積極處置危險

積極處置危機要遵循如下工作程序：①調(diào)查狀況，收集信息；②辨識危機；③危機解決的基本對策。五、公司經(jīng)營常識

（一）公司財務基本

1.會計職能與要素

（1）會計職能:會計的基本職能是核算和監(jiān)督,(2）會計要素與會計科目:①會計要素。②會計科目

秘書應理解和掌握的會計科目如下:a.資產(chǎn)類。涉及鈔票、銀行存款、其她應收款、原材料、固定資產(chǎn)、無形資產(chǎn)。b.負債類。涉及短期借款、長期借款、應付工資、應付福利費、應交稅金。c.所有者權(quán)益類。涉及實收資本（或股本）、資本公積、盈余公積。d.損益類。涉及管理費用、財務費用、所得稅

2.會計核算措施與賬戶一般構(gòu)造

（1）會計核算措施

會計核算措施有7種：設(shè)立會計科目和賬戶、復式記賬、填制和審核憑證、登記賬簿、成本計算、財產(chǎn)清理、編制會計報表。

（2）賬戶一般構(gòu)造:賬戶是用來記載經(jīng)濟業(yè)務的，它必須具有一定的構(gòu)造和格式，基本構(gòu)造相應分為記載增長額、減少額、余額共3欄。

3.會計憑證的分類與填制規(guī)定

（1）會計憑證分為如下兩類

①原始憑證。涉及自制原始憑證和外來原始憑證。②記賬憑證。涉及收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證。

（2）會計憑證的填制規(guī)定。

①原始憑證的填制規(guī)定:a.記錄正式.內(nèi)容齊全;c.書寫清晰;d.填制及時。

②記賬憑證的填制規(guī)定:a.憑證摘要簡要；b.業(yè)務記錄明確；c.科目運用精確；d.附件數(shù)量完整；f.憑證順序編號。

4.會計賬簿

（1）會計賬簿的概念

會計賬簿是以會計憑證為根據(jù)，全面地、持續(xù)地、科學地記錄和反映各項經(jīng)濟業(yè)務，由具有專門格式而又互相聯(lián)系在一起的若干賬頁構(gòu)成的簿籍.登記賬簿是會計核算的一種專門措施。依法設(shè)立會計賬簿,是單位進行會計核算的最基本的規(guī)定。會計賬簿涉及總賬、明細賬、日記賬和其她輔助性賬簿。

（2）會計賬簿登記的措施和規(guī)定

①根據(jù)審核無誤的會計憑證。②使用黑色或藍黑墨水筆書寫（勿用鉛筆用圓珠筆）。③在書寫文字和數(shù)字時，一般不要寫滿格，約占1/2或1/3為宜,登記完畢在會計憑證上劃“√”④賬頁最后一行摘要欄填寫“過次頁”（轉(zhuǎn)后頁），次頁的首行摘要欄填寫“承前頁”。⑤登記不得跳頁跳行，若不慎發(fā)生跳頁跳行，應在摘要欄內(nèi)注明“此頁空白”，“此行空白”，也可以用紅色對角線注銷，經(jīng)辦人簽章。⑥發(fā)生差錯時，按規(guī)定措施改正，不得任意撕、刮、涂、擦、補、貼或用藥物清除筆跡。⑦波及結(jié)賬時，在最后一行數(shù)字下面劃一條通欄紅線，在摘要欄內(nèi)填寫“本月合計”、“本季度合計”、“本年合計”等字樣，若賬戶期末無余額，應在“借或貸”欄中填寫“平”字，“余額”欄注明“0”符號。⑧每年初更新賬簿時，在舊賬簿末行摘要欄“結(jié)轉(zhuǎn)下年”，在新賬簿首頁首行摘要欄填上“上年結(jié)轉(zhuǎn)”。

5.出納工作簡介

（1）出納的職責權(quán)限:出納的重要工作涉及:①辦理銀行存款和鈔票領(lǐng)取。②負責支票、匯票、發(fā)票、收據(jù)管理。③做銀行賬和鈔票賬，并負責保管財務單。④負責報銷旅費的工作。⑤職工工資的發(fā)放。

（2）鈔票管理:常的鈔票重要是鈔票收支和清查。

（3）銀行事務:納的銀行事務涉及：①銀行存款管理。②如何開立銀行賬戶。

（4）貨幣結(jié)算:結(jié)算形式劃分，有鈔票結(jié)算和轉(zhuǎn)賬結(jié)算；按地區(qū)劃分為同城結(jié)算和異地結(jié)算，國家與國家之際那的結(jié)算稱為國際結(jié)算。

（二）公司稅收常識:

1.稅收的基本功能、原則與特性

（1）稅收的基本功能:籌集國家財政收入是稅收的首要職能，有的將其簡稱為稅收的財政職能或財政收入職能。

（2）稅收的基本原則稅收原則涉及具有公平原則、效率原則、適度原則和法治原則。

（3）稅收的基本特性:稅收的基本特性有強制性、免費性和固定性的基本特性。

2.稅收要素

稅收的構(gòu)成要素涉及內(nèi)稅人、征稅對象、稅率、減免與加征、納稅期限、違章解決等。其中，納稅人、征稅對象和稅率是稅制的3個基本要素。

3.稅收征收管理和稅務稽查

目前國內(nèi)的稅收征收程序重要有：稅務登記制度、納稅申報制度、稅款征收制度、賬簿憑證管理制度、發(fā)票管理制度、稅務檢查制度、稅務稽查以及稅務爭議解決程序。

4.稅收分類:（1）流轉(zhuǎn)稅。它涉及：增值稅；土地增值稅；消費稅；營業(yè)稅；關(guān)稅。（2）所得稅。它涉及：公司所得稅；外商投資公司和外國公司所得稅；個人所得稅；農(nóng)業(yè)稅。（3）財產(chǎn)稅。它涉及：房產(chǎn)稅；契稅。（4）特定行為稅.它涉及：固定資產(chǎn)投資方向調(diào)節(jié)稅；筵席稅；屠宰稅；車船使用稅；印花稅；都市維護建設(shè)稅。（5）資源稅。它涉及：資源稅；城鄉(xiāng)土地使用稅；耕地占用稅。

（三）公司有關(guān)金融常識

1.金融調(diào)控

（1）國內(nèi)現(xiàn)行的貨幣政策工具有：存款準備金率、利率、再貼現(xiàn)、中央銀行再貨款、公開市場操作和貸款規(guī)模等。

（2）控制鈔票發(fā)行的重要措施:①對鈔票發(fā)行實行籌劃管理。②通過運用利率杠桿來調(diào)控。③切實加強鈔票管理，嚴格控制不合理的鈔票支付，建立健全大額鈔票支付的登記備案制度。④加強銀行賬戶與信用卡的管理，堵塞鈔票支付的漏洞。⑤努力改善金融服務，延長營業(yè)時間，增長鈔票回籠?？刂柒n票發(fā)行，不能單靠銀行，必須依托各地區(qū)、各部門的共同努力，必須要有一系列的政策措施相配套。

2.社會保險、股票常識

（1）社會保險:①社會保險的特點:社會保險具有強制性、保障性、福利性和一般性的特點。②社會保險的種類：社會保險的項目重要有：養(yǎng)老社會保險、失業(yè)社會保險、醫(yī)療社會保險、工傷社會保險、生育社會保險等。

（2）股票的構(gòu)成、基本特性、種類

股票是股份公司發(fā)給投資者用以證明其在公司的股東權(quán)利和投入股份額、并據(jù)以獲得股利收入的有價證券。股票的持有人就是股東，在法律上擁有股份公司的一部分所有權(quán)，享有一定的經(jīng)營管理上的權(quán)利與義務，同步承當公司的經(jīng)營風險。

①股票的構(gòu)成:a.面值；b.市值，c.股權(quán)；d.股息；e.紅利。②股票的基本特性:a.時間性;b.價格波動性;c.投資風險性；d.流動性；e.有限清償責任；f.無期性；g.權(quán)責性。③股票的種類:a.按股票持有者可分為國家股、法人股、個人股等3種。b.按股東的權(quán)利可分為一般股、優(yōu)先股及兩者的混合等多種。c.股票按票面形式可分為有面額、無面額及有記名、無記名4種。d.按享有股票權(quán)益可分為單權(quán)、多權(quán)及無權(quán)3種。e.按發(fā)行范疇可分為A股、B股、H股和F股4種。

④證券交易所、滬深股市基本交易規(guī)則:滬深股市基本交易規(guī)則：價格優(yōu)先、時間優(yōu)先。

3.金融體系與金融市場

（1）國內(nèi)金融機構(gòu)體系金融體系重要涉及金融機構(gòu)體系和金融市場體系。（2）國際金融機構(gòu)與國際結(jié)算:①國際金融機構(gòu)。國際金融機構(gòu)按地區(qū)劃分為全球性金融機構(gòu)和區(qū)域性金融市場體系。②國際結(jié)算。國際結(jié)算涉及貿(mào)易結(jié)算和非貿(mào)易結(jié)算。

（3）金融工具:金融工具一般應具有期限性、流動性、風險性和收益性的特性。

（4）利息與利息率

①概念：利息是在信用借貸基本上產(chǎn)生的一種金融的范疇。是借款者（債務人）獲得貨幣資金的使用權(quán)，而支付給貸款者（債權(quán)人）超過借款本金額的那一部分代價，也是貸款者以臨時放棄使用權(quán)而獲得的報酬。

②計算措施：利息的計算措施分為單利計算法和復利計算性兩種

（5）外匯與匯率

①外匯及其種類。國內(nèi)外匯的內(nèi)容涉及：a.外國貨幣：紙幣和鑄幣。b.外幣支付憑證：票據(jù)、銀行存款憑證、郵政儲蓄憑證等。c.外幣有價證券：政府債券、公司債券、股票等。d.特別提款權(quán)和歐洲貨幣單位。e.其她外匯資產(chǎn)：狹義的外匯概念僅指外幣表達的用于國際結(jié)算的支付手段。

外匯分為自由外匯、貿(mào)易外匯和即期外匯3種。

②匯率。匯率的表達措施有：a.直接標價性。b.間接標價性c.美元標價法。歷年三級秘書考試反復題匯總秘書資格考試：歷年三級秘書考試反復題匯總**催辦的措施有（AC

）

A、電話催辦

B、問卷催辦

C、發(fā)函催辦

D、業(yè)務催辦

**以幅度和范疇為原則，可將辦公室工作籌劃分為（AD

）

A、政策型籌劃

B、長期籌劃

C、短期籌劃

D、程序型籌劃

**信息運用服務的意義在于（ABC

）

A、實現(xiàn)信息價值

B、發(fā)揮信息作用

C、運用信息增值

D、便于信息查找

**文書寫作中，使用第三人稱的文種有（ABCD

）

A、通報

B、會議紀要

C、會議記錄

D、合同

**信息反饋的形式有（AB

）

A、前反饋

B、后反饋

C、水平反饋

D、垂直反饋

**信息反饋的特點是（AB

）

A、針對性

B、及時性

C、間斷性

D、預測性

**附件與公文正文一起裝訂，并規(guī)定（AD

）

A、在附件左上角第1行頂格標記“附件”

B、在附件左上角第2行頂格標記“附件”

C、附件標題加書名號

D、附件標題不加標點符號

**下列有關(guān)在PowerPoint中編輯影片的說法，錯誤的是（

AB

）

A、在PowerPoint中播放的影片文獻，只能播放完畢后才干停止

B、默認狀態(tài)下，鼠標單擊播放影片，再次單擊則停止影片播放

C、插入PowerPoint中的視頻文獻不會顯示圖像

D、只有在播放幻燈片時，才干看到影片效果

**下列文書的內(nèi)容具有前瞻性、預測性的是（

BD

）

A、總結(jié)

B、籌劃

C、調(diào)查報告

D、可行性研究報告

**擬定單位總結(jié)需努力做到（

CD

）

A、重點性

B、通俗性

C、科學性

D、可信性

**秘書可以根據(jù)工作的需要編寫（BC）

A、因果型信息

B、經(jīng)驗型信息

C、建議型信息

D、反映型信息

**信息運用服務的特點有（AD

）。

A、實效性

B、局限性

C、單一性

D、廣泛性

來**下列文書采用引述開頭的有（

CD

）

A、商洽函

B、請批函

C、答復函

D、批復

**信息運用服務的途徑有（

BD

）

A、信息收集

B、信息檢索

C、信息登記

D、信息加工

A、內(nèi)容比較重要

B、狀況比較緊急

C、內(nèi)容比較簡樸

D、時間比較集中

**甲公司有一注冊商標，其有效期將于1997年6月1日屆滿，該公司需要繼續(xù)使用此商標，便向乙律師提出征詢。乙律師的下列意見，對的的有(

AD

)。

A、你公司應當在1997年1月1日至6月1日期間向商標局申請續(xù)展注冊

B、如果你們在上述期間沒有提出續(xù)展申請，過了6月1日就不能提出申請了，這樣，你們的注冊商標就會被注銷

C、只要你們在此期間提出續(xù)展申請，商標局就有義務辦理續(xù)展注冊，不存在被回絕或駁回的問題

D、每次續(xù)展注冊的有效期是。下次期滿前，可以再續(xù)展。續(xù)展的次數(shù)沒有限制

**檔案運用工作是檔案工作的(

AC

)。

A、主線目的

B、影響因素

C、中心任務

D、基本條件

**從老式溝通轉(zhuǎn)為網(wǎng)絡(luò)溝通規(guī)定管理者(

ABD

)。

A、具有高度的責任心

B、重新審視公司的管理溝通系統(tǒng)

C、充足結(jié)識投資者的地位

D、重新設(shè)計公司的通訊程序

**

信息開發(fā)的重要形式有(

ABD

)。

A、剪報

B、索引

C、告知

D、簡訊

**

對辦公室進行合理布局的作用是(

ABC

)。

A、形成有效率的工作流程

B、有助于員工的工作分派

C、有助于工作順利完畢

D、有助于協(xié)調(diào)人際關(guān)系

**

下列有關(guān)防火墻的論述，對的的是(

ABC

)。

A、防火墻是用來增強機構(gòu)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)安全性的一種或一組系統(tǒng)

B、防火墻只容許授權(quán)的數(shù)據(jù)通過

C、安裝了防火墻后，所有通過因特網(wǎng)的信息都必須通過防火墻的檢查

D、防火墻可以決定哪些內(nèi)部信息可以被外界訪問，但不能決定哪些外部信息可以被內(nèi)部人員訪問

**文書擬辦的范疇重要有(

BC

)。

A、上報的重要請示

B、需要執(zhí)行的文獻

C、收到的重要請示

D、辦公室發(fā)的告知秘書資格考試秘書三級實務考點匯總秘書資格考試秘書三級實務考點1禮賓順序常用的5種措施

1.

根據(jù)來賓的具體身份和職務高下來排列順序。

2按字母順序排列。

3根據(jù)來賓達到現(xiàn)場的具體時間早晚來排列

4根據(jù)來賓告知東道主自己到訪的時間的先后排列

5不排列即不分先后

涉外禮賓的準備工作。

1.

弄清晰來訪外賓或代表團的基本狀況。

2.

注意先弄清晰外賓的飲食愛好、宗教信奉和其她生活習慣。

3.

擬定來賓訪問日程。

4.安排食宿

涉外會見、會談的程序。

1.

提前商定。

2.告知對方有關(guān)事項。

3.準備工作.

4.迎接客人

4.

會見、會談

6.送別客人

接待籌劃與安排

1、闡明接待籌劃的三項內(nèi)容：

（1）接待規(guī)格；（2）日程安排；（3）經(jīng)費列支。

2、人員安排中籌劃中應寫明；

（1）重要陪伴人員；（2）重要工作人員；

（3）住宿地點、原則、房間數(shù)量；（4）宴請時間、地點、原則、人數(shù)

（5）會見、會談地點、人數(shù)、參與人員。

3、日程安排籌劃：

（1）日期、時間、地點；（2）活動內(nèi)容；（3）陪伴人員。

4、接待經(jīng)費籌劃（列支）；

（1）工作經(jīng)費；（2）餐飲費；（3）住宿費；（4）交通費；

（5）參觀費；（6）其她不可預見費用。

進行崗前培訓的基本原則和規(guī)定

①.不卑不亢：不管來自哪個國家.所代表公司、公司的大小應以禮相待，互相尊重

②依法辦事：國際間交往合伙.都要依法而行.既遵守國內(nèi)法律.也遵守對方國家的法律

③內(nèi)外有別：指要有保密觀念，既要保守國家機密，也要保守本單位的機密。

④理解國際交往的基本禮儀：即會面禮儀、談話、身體語言、餐飲等等

新聞發(fā)布會的注意事項。

1.

擬定新聞主題，選擇發(fā)布良機。2.挑選媒介單位、貫徹宴請范疇。

2.

擬定會議主持人，精選發(fā)人4.解決好應回避的問題制定多種應變措施。

慶典活動組織工作重點。

1.前期調(diào)查研究

2.精心籌劃準備。3.選擇最佳時機。4.邀請嘉賓光顧。

5.編排活動程序。6

安排其她活動。7.善后工作解決。

開放式和封閉式辦公室優(yōu)缺陷。

1開放式：有助于溝通

節(jié)省辦公空間

辦公設(shè)備共享。難保機密

干擾大

無私人空間

2.封閉式：有助于安全保密

集中注意力

保護隱私。難交流

費用高

選擇不同辦公模式的措施

1.認真分析既有工作模式存在的問題。2.綜合分析不同模式各自優(yōu)缺陷。

3.擬定新的辦公模式。4.根據(jù)新的辦公模式制定相應規(guī)章制度。

5.擬定新的分派制度。

辦公模式發(fā)生變化的因素

1.信技迅速發(fā)展，尤是通技的變化人們的聯(lián)系不受地理位置限制，不再辦公場合也能進行工作。

2.公司經(jīng)營需要既支出少量費用，又能有更優(yōu)秀的人才完畢任務

3.辦公場地費用過高，需要壓縮辦公室面積，以最小投入得最佳效益

4.大中都市交通狀況使人們尋找新的工作模式。

5.人們思想觀念的變化，不再拘于一種固定工作模式

6.社會豐富多彩人們需要在時間上又更大的自主性和靈活性。

7.人們但愿最大限度的發(fā)揮自己的才干，多干事情多得報酬。

8.人事制度的改革，必須打破“鐵飯碗”，用多種方式鼓勵員工的工作積極性。秘書資格考試秘書三級實務考點2制定籌劃的作用。

1指明辦公室工作所起的作用及所處的地位

2.指明組織為實現(xiàn)自己的目的而擬定

的主攻位置，所擁有的人、物、財力部署的根據(jù)

3.指明組織的活動方針和范疇保證行動目的一致

4指明事務順序先后安排

5是一種重要控制手段和數(shù)量化財政籌劃

籌劃工作重要內(nèi)容

1每一項工作的起始時間、階段時間和最后期限

2.每一項任務的數(shù)量和質(zhì)量規(guī)定。

1.每一項任務所需費用和其她資源

4.每一項任務所承當?shù)娜藛T及負責人。

5.每一項任務完畢狀況的檢查和監(jiān)督。

安全檢查的重要內(nèi)容及原則

1.對可預見的自然災害作好科學預測分析及時及早預報

2.對也許發(fā)生的人為事故要多渠道進一步理解有關(guān)信息，掌握動向

3.對此前發(fā)生的事件進行總結(jié)，制定防備措施。

4.對預測的突發(fā)事件制定應急方案

5.將應急方案或應急程序公示于醒目位置

6.進行對突發(fā)事件的培訓和演習，掌握必要的知識與技能

7.配備有關(guān)設(shè)備和資源

8.定期檢查維護更新設(shè)備和資源，使之處在良好備用狀態(tài)。

原則：

1加強領(lǐng)導

統(tǒng)一指揮

2.迅速反映

控制事態(tài)發(fā)展

3以人為本

保護公眾利益

4公開透明

面對公眾。

突發(fā)事件的報告和記錄的必要性及其兩表內(nèi)容

必要性：1.作為事故解決的一根據(jù)

2.作為安全教育的案例資料

3.便于應對多種補償案件

內(nèi)容：1.《事故狀況登記表》：事故發(fā)生日期、時間、地點、波及人員，事故過程。證人

2.《工傷狀況報告表》：事故發(fā)生日期、時間、地點，波及人員基本狀況，事故過程細節(jié)，救治過程，醫(yī)療解決狀況，證明人

辦公設(shè)備購買和租用的優(yōu)缺陷及其采購程序

1購買：長處：為組織增長固定資產(chǎn)。使用以便。缺陷:一次付費過高。設(shè)備難更新。

2租用：優(yōu)：最初投入費用低，并能被獲得的利潤補償。租用合同涉及維護修理。

便于更新?lián)Q代。缺陷：常年租用費用過高。提前終結(jié)合同會有很高補償。

采購程序：提出購買申請

審批貫徹費用

選擇供應商

簽訂供貨合同

貨品驗收入庫

支

付貨款。

對的選擇辦公設(shè)備和易耗品供應商須考慮的因素

1.價格和費用

⑴比較不同供應商的要價：初次洽談的價格

⑵減少價格措施，如批量購買，節(jié)日削價或?qū)⑵渲付槲ㄒ坏霓k公用品供貨商

⑶購買后還要考慮費用的支出，如：占用空間費用，存儲物品報廢，存儲過多占用資金

2.質(zhì)量和交貨

⑴保證購買后能滿足需求

⑵選擇不合格物品的供應商

⑶比較供應商交貨的時間⑷供應商能說到，做到，有誠信，很可靠

3.服務和位置

⑴比較為客戶提供服務與否以便，如所提供的訂購方式

⑵供應商所在地點以便聯(lián)系和交貨

4.安全和可靠性

⑴送貨整個過程中，保證貨品安全，包裝，寄存，運送和交貨

⑵比較供貨商賣貨手續(xù)及有關(guān)發(fā)票與否齊全，如查訂貨單，交貨單等

⑶理解商家規(guī)模的大小，經(jīng)商史上的信譽度，如為客戶保密的可靠性秘書資格考試秘書三級實務考點3申請費用以及報銷結(jié)算的環(huán)節(jié)是:

1、申請人提交費用申請報告或填寫費用申請表，具體闡明需要經(jīng)費的人員、時間、用途、金額等狀況，并親自簽字。

2、該報告或該表必須通過組織擬定的授權(quán)人審核批準，并簽字批準。

3、一種狀況是將獲得批準的費用申請報告或費用申請表提交財務部門，領(lǐng)取支票或鈔票借款；一種狀況是先由申請人墊付，完畢商務工作。

4、在進行商務工作中，無論是使用支票，還是使用鈔票，都要向?qū)Ψ剿魅∠鄳陌l(fā)票，其內(nèi)容中填寫的時間、項目、費用等應與使用者實際用途相符。

5、商務工作結(jié)束，申請人應將發(fā)票附在“出差報銷單”背面，并親自簽字提交出納部門，由出納部門把先前領(lǐng)取的鈔票數(shù)額和支出狀況進行結(jié)算。如果是先由申請人墊付的，在提交票據(jù)和“報銷憑單”后，方可返還鈔票。

6、如果事實商務工作時，籌劃的費用不夠，需要超過時，應提前向有關(guān)領(lǐng)導報告，在得到許可和批準后，超過的部分才可得到報銷。

制定采購預算方案的程序和內(nèi)容

1程序：擬定預算基數(shù)

調(diào)研

擬定采購的產(chǎn)品

編寫預算方案

修改完善方案

2內(nèi)容：預算的項目名稱

目的

需要的辦公資源

采用預算措施

測算的根據(jù)

支付預算原則

政府采購重要方式

公開招標

邀請招標

競爭性談判

單一來源

詢價

國務院政府采購監(jiān)督機構(gòu)認定的其她方式

合理調(diào)配和運用辦公資源

1.a制定合理的調(diào)配籌劃：根據(jù)有關(guān)開支規(guī)定、既有庫存、輕重緩急、逐項作出調(diào)配籌劃，籌劃要又預見性和合理性，并注旨在工作中不斷調(diào)節(jié)滿足辦公需要。B保證重點物品的使用對工作性質(zhì)重要的部門實行傾斜政策。

2.建立辦公資源運營檔案（購買信息

維修合同

操作指南

所有資源狀況列表

基本信息

日記記錄和故障登記）

3.管理辦公資源的注意事項（及時更新記錄

按規(guī)定清退辦公用品、設(shè)備

掌握人員流動狀況）秘書資格考試秘書三級實務考點4秘書資格考試秘書三級實務考點4來源：考試大

【愛學習，愛考試大】

5月20日

模擬考場

視頻課程會議籌辦

1作用：理解會務工作的全局

加強協(xié)調(diào)溝通

保證會議目的實現(xiàn)

2特點：全面性和具體性

籌劃性

明確性

3原則：嚴格時間

事項明確

會議必要

4內(nèi)容：會議主題于議題

會議名稱

會議議程

時間和日期

地點

需要設(shè)備和工具

會議文獻會議人員構(gòu)成及人數(shù)

與會人員的構(gòu)成

會議食宿安排

擬定會議經(jīng)費安排

會議籌辦機構(gòu)和完畢任務的期限

會議應急方案的內(nèi)容

1.會議中也許浮現(xiàn)的意外事件：人員問題

場地問題

設(shè)備問題

資料問題

健康與安全問題

與會者情緒問題

與會者返程問題

行為問題

2.明確意外事件浮現(xiàn)時工作人員的責任

3.解決會議中意外事件的措施：同上

組織電話會議的措施

發(fā)出會議告知

分發(fā)會議資料

安排會場

接通電話

互相通報出席狀況

記錄

組織視頻會議的措施

視頻會議的會場

做好會場布置工作

配備和檢查設(shè)備

設(shè)備維護

為減少租用通信線路的時間

節(jié)省費用

遠程會議籌辦方案特點

（1）遠程會議具有節(jié)省時間和金錢、可以與電話服務機構(gòu)商定使用錄音帶做永久記錄、并且交流更加直接、簡短的長處。

（2）遠程會議籌辦方案擬定期，應預先理解提供電信會議服務公司的服務業(yè)務，并提前一周與電信會議服務公司預約，明確提出自己的規(guī)定，并提前將下列內(nèi)容告訴電信服務公司：會議日期、會議起止時間、會議參與人數(shù)、與會者的電話號碼、主持人姓名等。

（3）會議程序、議程及其她材料必須提前寄給與會者，以便她們有時間準備會議討論。

（4）遠程會議籌辦方案中要有專人負責檢查遠程會議設(shè)備與否齊全和正常，擺放與否符合規(guī)定。

會議籌辦狀況檢查重要內(nèi)容

1會議準備工作與否充足2文獻材料的準備3會議布置狀況4禮儀接待人員的準備5環(huán)境條件與用品的準備6保衛(wèi)工作的檢查7檢查其她內(nèi)容

做好會務籌辦狀況檢查的措施有兩種：

（1）聽取會議籌辦人員的報告

1）聽取報告的領(lǐng)導要加強前期的調(diào)查，進