10.會議接待——方案制定10.會議接待——方案制定掌握會議接待工作方案的制作

教學目標教學內容會議接待方案擬寫掌握會議接待工作方案的制作教學目標教學內容會議接待方案擬寫會議接待方案

會議接待方案是指安排與會者的迎送和吃、住、行、游、樂等接待活動及具體事務的文案，屬于會議專題策劃方案，可以包含在會議總體方案中，也可以單獨擬寫，作為會議總體方案的附件。（一）會議接待方案的含義知識點會議接待方案

會議接待方案是指安排與會者的迎送和吃、會議的接待對象的種類眾多，包括上級領導、政府官員、協(xié)辦支持單位、特邀嘉賓、會議成員（正式和列席）、參展單位、客商、普通觀眾以及媒體記者等等。每一種接待方案一定要寫清楚具體的對象。同時還要簡要說明為何接待，即接待的緣由、目的和意義。（二）會議接待方案的基本內容1.接待對象和接待緣由會議的接待對象的種類眾多，包括上級領導、政府官員、協(xié)辦支持單接待方針即會議接待工作的總原則和指導思想。接待方針應當根據(jù)會議目標和會議領導機構對接待工作的要求以及參加對象的具體情況確定。會議接待方案的基本內容2.接待方針包括迎接、宴請、看望、陪同、送別參加對象時，主辦方出面的人員的身份，以及主辦方安排的食宿標準等。3.接待規(guī)格接待方針即會議接待工作的總原則和指導思想。接待方針應當根據(jù)會包括接站、食宿安排、歡迎儀式、宴請、看望、翻譯服務、文藝招待、參觀游覽、聯(lián)歡娛樂、票務、返離送別等方面。寫明各項接待活動的日程安排。4.接待內容4.接待日程會議接待方案的基本內容包括接站、食宿安排、歡迎儀式、宴請、看望、翻譯服務、文藝招待寫明各項接待工作的責任部門及人員的具體職責。如大型會議活動可設置報到組、觀光組、票務組等工作小組，分別負責與會者的接站、報到、簽到、觀光旅游、返離時的票務聯(lián)系等工作。寫明與會者的食宿和交通的費用安排，有時也包含安排參觀、游覽、觀看文藝演出等的支出，涉外會議活動還包括一定數(shù)量的禮品費。對外公布的接待方案一般不寫這一部分的內容。。6．接待責任7．接待經(jīng)費會議接待方案的基本內容寫明各項接待工作的責任部門及人員的具體職責。如大型會議活動可會議指南(1)會議日程安排包括會議代表自報到之日起到會議閉幕止每日上午、下午及晚上的具體安排。(2)住房安排包括會議代表單位、姓名、職務、住房號及電話，是女性代表、少數(shù)民族代表的需注明。(3)會議分組名單包括會議代表總人數(shù)，各小組人數(shù)，各小組組成單位及部門名稱，小組成員名單，小組召集人、聯(lián)絡員、會場。(4)會議秘書處的組成包括備會務小組成員名單、住房號及電話。(5)會議注意事項、作息時間表等

會議指南(1)會議日程安排包括會議代表自報到之日起到會議閉一、會議須知 二、日程安排 三、參會人員名單及住宿、乘車安排 四、19日晚和20日中午就餐安排 五、會議座次表 六、工作組職責及聯(lián)系電話 七、專題氣象信息 八、賓館服務指南

目錄會議指南一、會議須知 天地公司是一家中外合資企業(yè)，主要生產家電產品，公司資產雄厚，員工近2000人，著名科技人員和高層管理人員云集。公司在全國各大中城市設有眾多分公司和銷售代理商，最近幾年，公司推出了一系列新產品，占領了國內10%以上的家電市場，在國外的影響也很大。2014年，公司加大管理和研發(fā)力度，在電腦、手機、電視等多個模塊上研制生產出新型、新款產品，國內市場份額達15%。2014年底公司召開年度全國銷售商表彰大會，以表彰先進、規(guī)劃2015年工作。參加表彰大會的有公司邀請的省市的有關領導、同行業(yè)兄弟單位的代表、公司董事會成員、全國各分公司的領導、全國銷售代理商代表以及公司著名的高層管理人員和科技人員等。背景描述訓練天地公司是一家中外合資企業(yè)，主要生產家電產品會議時間：2011年12月23、24日，兩天12月23日：上午9：00—11：00表彰先進個人和先進集體下午14：30—17：002009年工作部署12月24日：上午9：00—11：00會議分組討論下午14：30—16：00參觀新型、新款家電產品的生產線地點：株洲與會人數(shù)：1500人左右受表彰人數(shù)：40人左右會議由秘書高山協(xié)助總經(jīng)理張偉組織籌劃，請做好相關的會議準備工作會議時間：2011年12月23、24日，兩天你作為此次會議的主要籌備人員，請完成以下工作：1、請制訂會議接待工作安排（包括接站工作、報到、簽到工作）2、制定會議指南一份（列出主要框架，具體內容酌情可以省略。（參考“會議指南模板”）訓練任務訓練形式：小組合作提交成果：會議接待方案你作為此次會議的主要籌備人員，請完成以下工作：訓練任務訓練形（一）接待工作安排參考資料：“會議接站工作安排”

（二）會議指南請參考資料：“會議指南模版”任務提示（一）接待工作安排參考資料：“會議接站工作安排”任務提示前言一、接待時間二、接待地點三、接待對象四、組織工作（一）接待工作組組長：副組長：組員（二）人員分工（人員分工表）五、接待工作內容（包括要求）（一）前期準備（二）現(xiàn)場接待（三）會后工作XX會議接待方案（接待工作安排）六、接待工作安排（日程表）七、接待流程（一）接站會議代表接站安排表；車輛安排；（二）報到報到工作安排；現(xiàn)場布置說明；報到登記表（三）簽到簽到方式；簽到表（四）住宿（住宿安排說明；住宿安排表）八、注意事項

要求前言XX會議接待方案（接待工作安排）六、接待工作安排（日程表接待工作安排表

工作項目負責人工作人員接待日期工具要求接站備品接站辦公室副主任施林、董昊、陳琳、李敏白天接站：12月22日（早6：30—18：00）接站車三輛（要有接站牌和條幅），12月20日前落實桌椅、條幅、接站牌、礦泉水4箱。報到辦公室主任朱駿、王平、黃俊平、劉琴、白天接站：12月22日（早6：30—18：00）接站車三輛（要有接站牌和條幅），12月20日前落實桌椅、條幅、接站牌、礦泉水4箱。簽到會場服務接待工作安排表工作項目負責人工作人員接待日期工具要求接站備代表姓名單位職務聯(lián)系方式車次/航班到達（出發(fā)）時間隨行人數(shù)接站司機和車號接站工作人員接站領導接站出發(fā)地點和時間會議代表接站安排表代表姓名單位職務聯(lián)系方式車次/到達（出隨行人數(shù)接站司機和車號1、在報到處的周圍設立醒目的引導牌和標識牌，標明報到的具體位置。2、接待人員將預先準備好的文件袋（包括有關會議文件和會議材料、會場座次圖、代表證、工作證、出席證等證件、餐券、住宿房間號碼、文具等）發(fā)給報到人員，必要時引導與會代表去所住宿的房間并簡要介紹周圍的情況和開會的要求。3、向每位代表發(fā)放《會議指南》，《會議指南》包括會議日程、會議文件、食宿、乘車安排、座席安排、發(fā)言順序、作息時間、代表名單、賓館服務、注意事項等，要詳細、清楚，使與會代表一目了然。會議報到工作安排

1、在報到處的周圍設立醒目的引導牌和標識牌，標明報到的具體位會議期間住宿安排說明因論壇期間正值中國科協(xié)年會，貴陽本地賓館緊張，故代訂住宿的基本原則是按照報名時間先后順序安排：1、

會議為參會者提供了兩個賓館作為住宿選擇，分別是花溪迎賓館和雙馨賓館，優(yōu)先安排參會者入住花溪迎賓館；2、按報名時間先后，參會人員自愿選擇不同價格的房間；3、

優(yōu)先安排能合住標間的參會者；4、

目前預計花溪迎賓館接待代表100人,

超出此數(shù)量的參會者只能安排在貴州大學校園內的雙馨賓館。會議期間住宿安排說明因論壇期間正值中國科協(xié)年會，貴陽會議賓館情況介紹：1、貴陽花溪迎賓館，是貴州省委接待國家領導人定點賓館，地處貴陽旅游景區(qū)花溪，自身環(huán)境幽雅寧靜。賓館可以提供客房80間。房型與價格如下：酒店名稱房型價格璧云窩接待區(qū)單間（15間）280元/天標間（15間）280元/天華溪迎賓館新區(qū)單間（10間）350元/天標間（30間）350元/天以上報價不含早餐，早餐每人48元。2、雙馨賓館地處貴州大學內，距會場80米，標間229元/天。會議賓館情況介紹：酒店名稱房型價格璧云窩接待區(qū)單間（15間）（一）接站工作

此次表彰大會的與會人員1500人左右，會議的規(guī)模較大，屬大型會議，應成立專門的接待組負責接站工作。接站人員應在30人左右，他們應訓練有素，對待與會人員應自始至終態(tài)度謙和、彬彬有禮、服務到位，對與會人員咨詢的問題要盡可能地給予明確、具體的回答。根據(jù)工作需要和接待計劃的安排，這些接站人員應分別分批次地被派往火車站、機場、碼頭，并準備好車輛，帶上會議代表接站安排表、手提式擴音器、桌椅、工作證、胸卡、醒目的接站條幅和接站牌等接站標識物品，還要有一張急救電話號碼表，應包含主要航空公司、出租車公司和會議有關方的電話號碼。此次接待工作任務的要點（一）接站工作此次表彰大會的與會人員1500人2008年度表彰大會接站工作安排(12月22日)領導小組：組長：辦公室主任副組長：辦公室副主任組員：秘書高山、施林等28人集中報到時間：12月22日一天接站（辦公室副主任負責）2008年度表彰大會接站工作安排(12月22日)1、火車站

（1）白天接站：12月22日（早6：30—18：00）車輛安排：接站車六輛（要有接站牌和條幅），12月20日前落實。接站人員：辦公室副主任等12人（4男、8女）。

（2）夜間接站：12月22日（晚18：00—24：00）車輛安排：接站車四輛（要有接站牌和條幅），由秘書高山帶領8人（4男、4女）備品：桌椅、條幅、接站牌、礦泉水4箱。1、火車站（1）白天接站：12月22日（早6：30—12、機場（辦公室主任負責）

(1）白天接站：12月22日（早7：30—18：00）車輛安排：接站車四輛（要有接站牌和條幅），12月20日前落實。接站人員：辦公室主任等8人（3男、5女）。（2）夜間接站：12月22日（晚18：00—23：00）車輛安排：接站車兩輛（要有接站牌和條幅），由秘書施林帶領4人（2男、2女）備品：桌椅、條幅、接站牌、礦泉水2箱。2、機場（辦公室主任負責）(1）白天接站：12月22日（二）報到工作

會議是年終表彰大會，邀請了眾多省市領導和業(yè)內同行代表，規(guī)模較大，報到工作應準備充分，盡量做到井井有條，具體做法如下：1、在報到處的周圍設立醒目的引導牌和標識牌，標明報到的具體位置。

2、接待人員將預先準備好的文件袋（包括有關會議文件和會議材料、會場座次圖、代表證、工作證、出席證等證件、餐券、住宿房間號碼、文具等）發(fā)給報到人員，必要時引導與會代表去所住宿的房間并簡要介紹周圍的情況和開會的要求。（二）報到工作會議是年終表彰大會，邀請了眾多省3、向每位代表發(fā)放《會議指南》，《會議指南》包括會議日程、會議文件、食宿、乘車安排、座席安排、發(fā)言順序、作息時間、代表名單、賓館服務、注意事項等，要盡可能詳細、清楚，使與會代表一目了然。4、隨時統(tǒng)計需訂返程票的會議代表，會議期間，根據(jù)預定返程票回執(zhí)（見下表）和與會人員的需要安排專人負責飛機票、車票、船票的訂票工作，直到外地與會人員全部離開。5、隨時統(tǒng)計報到人數(shù)以備領導查詢，答復會議代表咨詢。6、報到結束后，匯總有關情況報告會議秘書長，要特別注意代表變更情況和因故不能及時報到代表的情況。3、向每位代表發(fā)放《會議指南》，《會議指南》包括會議日程、會（三）簽到工作

此次表彰大會的規(guī)模較大，屬大型會議，所以與會人員簽到時最好使用電子簽到卡簽到，這要求會議秘書處提前根據(jù)與會人員的信息，在會前制作好電子簽到卡。這樣，與會人員進入會場時，用磁卡插入（接觸式）專用機，或靠近（非接觸式）簽到機，與此相連的電腦就會自動記錄和顯示與會者的姓名、性別、年齡、單位、職務、代表的性質、組別、代表證編號等信息。此外，電子簽到機在與會人員簽到結束后還能立即統(tǒng)計出出席人數(shù)和缺席人數(shù)，并能隨時調出這些與會人員的相關信息。由于購買電子簽到機費用昂貴，而且也不經(jīng)常使用，所以可以臨時租用技術先進的電子簽到機更為經(jīng)濟實用。（三）簽到工作此次表彰大會的規(guī)模較大，屬大型會演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！10.會議接待——方案制定10.會議接待——方案制定掌握會議接待工作方案的制作

教學目標教學內容會議接待方案擬寫掌握會議接待工作方案的制作教學目標教學內容會議接待方案擬寫會議接待方案

會議接待方案是指安排與會者的迎送和吃、住、行、游、樂等接待活動及具體事務的文案，屬于會議專題策劃方案，可以包含在會議總體方案中，也可以單獨擬寫，作為會議總體方案的附件。（一）會議接待方案的含義知識點會議接待方案

會議接待方案是指安排與會者的迎送和吃、會議的接待對象的種類眾多，包括上級領導、政府官員、協(xié)辦支持單位、特邀嘉賓、會議成員（正式和列席）、參展單位、客商、普通觀眾以及媒體記者等等。每一種接待方案一定要寫清楚具體的對象。同時還要簡要說明為何接待，即接待的緣由、目的和意義。（二）會議接待方案的基本內容1.接待對象和接待緣由會議的接待對象的種類眾多，包括上級領導、政府官員、協(xié)辦支持單接待方針即會議接待工作的總原則和指導思想。接待方針應當根據(jù)會議目標和會議領導機構對接待工作的要求以及參加對象的具體情況確定。會議接待方案的基本內容2.接待方針包括迎接、宴請、看望、陪同、送別參加對象時，主辦方出面的人員的身份，以及主辦方安排的食宿標準等。3.接待規(guī)格接待方針即會議接待工作的總原則和指導思想。接待方針應當根據(jù)會包括接站、食宿安排、歡迎儀式、宴請、看望、翻譯服務、文藝招待、參觀游覽、聯(lián)歡娛樂、票務、返離送別等方面。寫明各項接待活動的日程安排。4.接待內容4.接待日程會議接待方案的基本內容包括接站、食宿安排、歡迎儀式、宴請、看望、翻譯服務、文藝招待寫明各項接待工作的責任部門及人員的具體職責。如大型會議活動可設置報到組、觀光組、票務組等工作小組，分別負責與會者的接站、報到、簽到、觀光旅游、返離時的票務聯(lián)系等工作。寫明與會者的食宿和交通的費用安排，有時也包含安排參觀、游覽、觀看文藝演出等的支出，涉外會議活動還包括一定數(shù)量的禮品費。對外公布的接待方案一般不寫這一部分的內容。。6．接待責任7．接待經(jīng)費會議接待方案的基本內容寫明各項接待工作的責任部門及人員的具體職責。如大型會議活動可會議指南(1)會議日程安排包括會議代表自報到之日起到會議閉幕止每日上午、下午及晚上的具體安排。(2)住房安排包括會議代表單位、姓名、職務、住房號及電話，是女性代表、少數(shù)民族代表的需注明。(3)會議分組名單包括會議代表總人數(shù)，各小組人數(shù)，各小組組成單位及部門名稱，小組成員名單，小組召集人、聯(lián)絡員、會場。(4)會議秘書處的組成包括備會務小組成員名單、住房號及電話。(5)會議注意事項、作息時間表等

會議指南(1)會議日程安排包括會議代表自報到之日起到會議閉一、會議須知 二、日程安排 三、參會人員名單及住宿、乘車安排 四、19日晚和20日中午就餐安排 五、會議座次表 六、工作組職責及聯(lián)系電話 七、專題氣象信息 八、賓館服務指南

目錄會議指南一、會議須知 天地公司是一家中外合資企業(yè)，主要生產家電產品，公司資產雄厚，員工近2000人，著名科技人員和高層管理人員云集。公司在全國各大中城市設有眾多分公司和銷售代理商，最近幾年，公司推出了一系列新產品，占領了國內10%以上的家電市場，在國外的影響也很大。2014年，公司加大管理和研發(fā)力度，在電腦、手機、電視等多個模塊上研制生產出新型、新款產品，國內市場份額達15%。2014年底公司召開年度全國銷售商表彰大會，以表彰先進、規(guī)劃2015年工作。參加表彰大會的有公司邀請的省市的有關領導、同行業(yè)兄弟單位的代表、公司董事會成員、全國各分公司的領導、全國銷售代理商代表以及公司著名的高層管理人員和科技人員等。背景描述訓練天地公司是一家中外合資企業(yè)，主要生產家電產品會議時間：2011年12月23、24日，兩天12月23日：上午9：00—11：00表彰先進個人和先進集體下午14：30—17：002009年工作部署12月24日：上午9：00—11：00會議分組討論下午14：30—16：00參觀新型、新款家電產品的生產線地點：株洲與會人數(shù)：1500人左右受表彰人數(shù)：40人左右會議由秘書高山協(xié)助總經(jīng)理張偉組織籌劃，請做好相關的會議準備工作會議時間：2011年12月23、24日，兩天你作為此次會議的主要籌備人員，請完成以下工作：1、請制訂會議接待工作安排（包括接站工作、報到、簽到工作）2、制定會議指南一份（列出主要框架，具體內容酌情可以省略。（參考“會議指南模板”）訓練任務訓練形式：小組合作提交成果：會議接待方案你作為此次會議的主要籌備人員，請完成以下工作：訓練任務訓練形（一）接待工作安排參考資料：“會議接站工作安排”

（二）會議指南請參考資料：“會議指南模版”任務提示（一）接待工作安排參考資料：“會議接站工作安排”任務提示前言一、接待時間二、接待地點三、接待對象四、組織工作（一）接待工作組組長：副組長：組員（二）人員分工（人員分工表）五、接待工作內容（包括要求）（一）前期準備（二）現(xiàn)場接待（三）會后工作XX會議接待方案（接待工作安排）六、接待工作安排（日程表）七、接待流程（一）接站會議代表接站安排表；車輛安排；（二）報到報到工作安排；現(xiàn)場布置說明；報到登記表（三）簽到簽到方式；簽到表（四）住宿（住宿安排說明；住宿安排表）八、注意事項

要求前言XX會議接待方案（接待工作安排）六、接待工作安排（日程表接待工作安排表

工作項目負責人工作人員接待日期工具要求接站備品接站辦公室副主任施林、董昊、陳琳、李敏白天接站：12月22日（早6：30—18：00）接站車三輛（要有接站牌和條幅），12月20日前落實桌椅、條幅、接站牌、礦泉水4箱。報到辦公室主任朱駿、王平、黃俊平、劉琴、白天接站：12月22日（早6：30—18：00）接站車三輛（要有接站牌和條幅），12月20日前落實桌椅、條幅、接站牌、礦泉水4箱。簽到會場服務接待工作安排表工作項目負責人工作人員接待日期工具要求接站備代表姓名單位職務聯(lián)系方式車次/航班到達（出發(fā)）時間隨行人數(shù)接站司機和車號接站工作人員接站領導接站出發(fā)地點和時間會議代表接站安排表代表姓名單位職務聯(lián)系方式車次/到達（出隨行人數(shù)接站司機和車號1、在報到處的周圍設立醒目的引導牌和標識牌，標明報到的具體位置。2、接待人員將預先準備好的文件袋（包括有關會議文件和會議材料、會場座次圖、代表證、工作證、出席證等證件、餐券、住宿房間號碼、文具等）發(fā)給報到人員，必要時引導與會代表去所住宿的房間并簡要介紹周圍的情況和開會的要求。3、向每位代表發(fā)放《會議指南》，《會議指南》包括會議日程、會議文件、食宿、乘車安排、座席安排、發(fā)言順序、作息時間、代表名單、賓館服務、注意事項等，要詳細、清楚，使與會代表一目了然。會議報到工作安排

1、在報到處的周圍設立醒目的引導牌和標識牌，標明報到的具體位會議期間住宿安排說明因論壇期間正值中國科協(xié)年會，貴陽本地賓館緊張，故代訂住宿的基本原則是按照報名時間先后順序安排：1、

會議為參會者提供了兩個賓館作為住宿選擇，分別是花溪迎賓館和雙馨賓館，優(yōu)先安排參會者入住花溪迎賓館；2、按報名時間先后，參會人員自愿選擇不同價格的房間；3、

優(yōu)先安排能合住標間的參會者；4、

目前預計花溪迎賓館接待代表100人,

超出此數(shù)量的參會者只能安排在貴州大學校園內的雙馨賓館。會議期間住宿安排說明因論壇期間正值中國科協(xié)年會，貴陽會議賓館情況介紹：1、貴陽花溪迎賓館，是貴州省委接待國家領導人定點賓館，地處貴陽旅游景區(qū)花溪，自身環(huán)境幽雅寧靜。賓館可以提供客房80間。房型與價格如下：酒店名稱房型價格璧云窩接待區(qū)單間（15間）280元/天標間（15間）280元/天華溪迎賓館新區(qū)單間（10間）350元/天標間（30間）350元/天以上報價不含早餐，早餐每人48元。2、雙馨賓館地處貴州大學內，距會場80米，標間229元/天。會議賓館情況介紹：酒店名稱房型價格璧云窩接待區(qū)單間（15間）（一）接站工作

此次表彰大會的與會人員1500人左右，會議的規(guī)模較大，屬大型會議，應成立專門的接待組負責接站工作。接站人員應在30人左右，他們應訓練有素，對待與會人員應自始至終態(tài)度謙和、彬彬有禮、服務到位，對與會人員咨詢的問題要盡可能地給予明確、具體的回答。根據(jù)工作需要和接待計劃的安排，這些接站人員應分別分批次地被派往火車站、機場、碼頭，并準備好車輛，帶上會議代表接站安排表、手提式擴音器、桌椅、工作證、胸卡、醒目的接站條幅和接站牌等接站標識物品，還要有一張急救電話號碼表，應包含主要航空公司、出租車公司和會議有關方的電話號碼。此次接待工作任務的要點（一）接站工作此次表彰大會的與會人員1500人2008年度表彰大會接站工作安排(12月22日)領導小組：組長：辦公室主任副組長：辦公室副主任組員：秘書高山、施林等28人集中報到時間：12月22日一天接站（辦公室副主任負責）2008年度表彰大會接站工作安排(12月22日)1、火車站

（1）白天接站：12月22日（早6：30—18：00）車輛安排：接站車六輛（要有接站牌和條幅），12月20日前落實。接站人員：辦公室副主任等12人（4男、8女）。

（2）夜間接站：12月22日（晚18：00—24：00）車輛安排：接站車四輛（要有接站牌和條幅），由秘書高山帶領8人（4男、4女）備品：桌椅、條幅、接站牌、礦泉水4箱。1、火車站（1）白天接站：12月22日（早6：30—12、機場（辦公室主任負責）