PracticalEnglish-EnglishLetter

1.elements2.format

3.categoryHowtowriteagoodEnglishletter?ElementsofanEnglishletter1.Letterhead(addressanddateofthesender):信頭位于信的最上方，原則上首先按從小到大的順序。發(fā)信日期，它是信頭的最后一行，可以寫成日月年（英式）也可寫成月日年（美式），如：May8，1996或8May，1996.必然說明的是，月份要寫英文名稱，否則有可能產(chǎn)生歧義，如5/8/1996，美國人會(huì)理解為1996年5月8日，而英國人則理解為1996年8月5日。

2.InsideAddress(nameandaddressofthereceiver)3.Salutation

稱呼應(yīng)與親近程度相吻合。最為正式的也是最不親近的稱呼為DearSir（英國用）或DearGentleman（美國用），一般用于給政府機(jī)關(guān)、官員的公函中，或用于首次往來的商業(yè)書信中。比較熟識(shí)的人由應(yīng)稱他的姓，最隨便也是最親近的稱呼是直呼其名，一般用于親朋好友，但應(yīng)注意，稱姓時(shí)只稱姓，不要又稱名，而稱名時(shí)不要加Dr或Mr.另外，如果對(duì)方為女性卻不知應(yīng)稱Mrs.還是Miss時(shí)可稱Ms.。稱呼后面的標(biāo)點(diǎn)英國人習(xí)慣用逗號(hào)，而美國人習(xí)慣用冒號(hào)（親朋好友之間可用逗號(hào)）。4.Body

正文的內(nèi)容要主題突了出、層次清楚、語言簡潔、表達(dá)準(zhǔn)確5.ComplimentaryClose

結(jié)束語是習(xí)慣的客套用語，它必須和前面的稱呼遙相呼應(yīng)。如果前面稱DearSir，則應(yīng)選擇下列結(jié)束語：Verysincerelyyours，Veryrespectfullyyours，Verytrulyyours，Sincerelyyours或Yourssincerely，Respectfullyyours或YoursrespectfullyFaithfullyyours或Yoursfaith-fully.如果前面稱姓，則應(yīng)選擇下列是結(jié)束語：Sincerelyyours或Yourssincerely，Trulyyours或Yourstruly，Yoursever.如果前面稱名，則表示寫信人與收信人的關(guān)系親近友好，應(yīng)選擇下列結(jié)束語：SincerelyYours，Love，Allmylove.6.SignatureandNameAddresser

一封完整的英文書信必須依序包含上述六個(gè)要素。如果信件有附件并有必要提醒收信人，可在第六個(gè)要素之后加上附件注記（Enclosure或Encl.）。如果整封信寫好后又發(fā)現(xiàn)遺漏了什么，可在附件注記之后加上又啟（Postscript）或其縮寫（P.S.）進(jìn)行補(bǔ)充。

Formatofletters

AddressingenvelopesSpecialnotation1.Private

私人信

2.Confidential

機(jī)密信

3.Registered

掛號(hào)郵件

4.Express

快遞郵件

5.OrdinaryMail

平信

6.Immediate(Urgent)

急件

7.PrintedMatter印刷品

8.Sample樣品ExamplesBlockedFormofAddress齊頭式

RomanInternationalInc.

2203Broadway

NewYork,N.Y.100101

U.S.A.

Mr.JohnSmith

AustinAsiaLtd.

1000King'sRoad

HongKong

Indentedformofaddress縮進(jìn)式

AIRMAIL

Mr.JohnSmith

AstinAsiaLtd.

30/FCornwallHouse

1000King'sRoad

HongKong

Urgent

CategoriesofEnglishletters1.SocialCorrespondence社交書信

a.LetterofCongratulationsb.LetterThanks/Apologyc.LetterofInvitationd.LetterofCondolencee.LettersofIntroduction2.BusinessCorrespondence商業(yè)書信

a.Enquiry詢盤

b.Reply報(bào)盤(offer)

c.Complaint投訴

d.SettlementofComplaint對(duì)投訴的處理

3.Resume簡歷/CV履歷

BusinesslettersEmail商務(wù)信函案例分析

DrillDearProfessorWang,

OnbehalfoftheOhioStateUniversityandtheIEEEComputerSociety,Iwouldbeverypleasedtoinviteyoutoattendandchairasessionoftheforthcoming2004InternationalConferenceonParallelDataProcessingtobeheldinBellaire,Michigan,fromOctober25toOctober28,2004.Youareaninternationallyacclaimedscholarandeducator.YourparticipationwillbeamongthehighlightsoftheConference.Wesincerelyhopethatyoucouldacceptourinvitation.Asyouknow,thisisthe10thanniversaryoftheConferenceandweplantomakeitatrulyinternationalmeeting.Wehaveacceptedmanypapersfromseveralforeigncountries,includingtwofromChina.Ifyoucancome,pleaseletusknowassoonaspossible,sincewehavetopreparethefinalprogramsoon.Wearelookingforwardtoyouracceptance.Sincerelyyours,PeterWhite

(title)Writeareplytotheinvitation!無論是收到哪種邀請(qǐng)信都要復(fù)信，明確表示接受與否。而且無論接受與否都要對(duì)邀請(qǐng)者表示感謝。接受邀請(qǐng)的回信一般包含以下內(nèi)容：首先感謝對(duì)方的邀請(qǐng)，并重述邀請(qǐng)信中的主要內(nèi)容；然后愉快地表示接受邀請(qǐng)(或禮貌謝絕并說明原因)，并簡要說明自己的打算；最后表示期待赴會(huì)和與對(duì)方見面的心情Thankyouforyourletterof“date”invitingme…/manythanksfortheletterdated…I’mveryglad/it’smypleasureto/itwillbegreatpleasureto…Iamlookingforwardto…SampleDearProfessorWhite,Manythanksforyourletterdated15thAugust,invitingmetoattendandchairasessionoftheforthcoming2004InternationalConferenceonParallelDataProcessingtobeheldinBellaire,Michigan,fromOctober25to28,2004.Muchtomyregret,IshallnotbeabletohonortheinvitationbecauseIhavebeensufferingfromadiseasesincethissummer.Iamfirmlyadvisedthatitwouldbeunwisetoundertakea