居民小區(qū)物業(yè)公司項目拓展管理制度一、總則（一）目的。為規(guī)范市場拓展工作，實現(xiàn)公司市場拓展目標(biāo)，特制定本制度。（二）適用范圍。本制度適用于物業(yè)項目拓展工作全過程的管理。二、職責(zé)劃分（三）市場拓展部經(jīng)理職責(zé)。市場拓展部經(jīng)理在物業(yè)項目拓展過程中的職責(zé)如下。1.確定物業(yè)項目的市場拓展目標(biāo)，并對物業(yè)項目方案、投標(biāo)書等文件進行審核，報總經(jīng)理審批。2.組建項目投標(biāo)小組，并確定小組負責(zé)人。小組負責(zé)人一般為市場拓展主管，有時也會由市場拓展部經(jīng)理兼任。（四）市場拓展主管職責(zé)。市場拓展主管在物業(yè)項目拓展過程中的職責(zé)如下。1.負責(zé)對收集整合后的市場信息進行分析、判斷，并確定要拓展的物業(yè)項目。2.組織安排人員對有拓展意向的物業(yè)項目進行詳細調(diào)查，根據(jù)調(diào)查后的情況判斷是否進行投標(biāo)。3.組織安排人員進行項目考察。項目考察后進行工作總結(jié)，并對談判結(jié)果進行判斷，確定是否應(yīng)該簽訂合同。（五）市場拓展專員職責(zé)。市場拓展專員在物業(yè)項目拓展過程中的職責(zé)如下。1.負責(zé)定期收集相關(guān)市場信息，協(xié)助部門經(jīng)理和主管確定拓展意向，并在確定市場拓展項目后針對項目的開發(fā)商、業(yè)主及競爭對手進行詳細的調(diào)查。2.將收集到的信息進行篩選、匯總，制定《項目考察相關(guān)注意事項》并通知相關(guān)部門。3.負責(zé)項目標(biāo)書編寫檢查、答辯準(zhǔn)備工作，并對答辯過程中發(fā)生的突發(fā)狀況進行及時處理。4.陪同項目考察人員進行實地考察，與招標(biāo)方進行談判，雙方達成一致后簽訂合同。三、物業(yè)項目拓展程序（六）確定物業(yè)項目拓展目標(biāo)。市場拓展部經(jīng)理負責(zé)制訂公司項目拓展計劃，市場拓展主管根據(jù)此計劃確定物業(yè)項目拓展目標(biāo)，制定物業(yè)項目的具體要求與標(biāo)準(zhǔn)，并上報部門經(jīng)理審批。（七）收集物業(yè)項目市場信息。市場拓展專員根據(jù)項目拓展計劃和項目拓展目標(biāo)，通過進行市場調(diào)查、與客戶進行聯(lián)絡(luò)或經(jīng)相關(guān)單位與個人介紹等多種方式進行物業(yè)項目相關(guān)信息的收集工作。信息的收集一般分為兩種。1.原始信息主要是通過實地考察和調(diào)查問卷所獲得信息，這種信息收集的方法一般比較客觀真實，但需要大量的人力和經(jīng)費支出。2.二手信息主要是通過查閱各種資料，如報紙、網(wǎng)上搜索、政府公布的數(shù)據(jù)等，這種信息收集的方式簡便、易執(zhí)行且花費少，但往往準(zhǔn)確性、時效性比較差。（八）對收集到的信息進行篩選，確定目標(biāo)項目。1.信息篩選、匯總。由市場拓展專員對所收集到的項目相關(guān)信息進行分析、篩選、匯總，并上報市場拓展主管。2.確定拓展目標(biāo)項目。市場拓展主管根據(jù)市場拓展專員匯總的項目信息進行分析，考慮其是否符合物業(yè)公司項目拓展的總體目標(biāo)，并考慮合作的可能性，最終確定市場拓展目標(biāo)項目，并上報市場拓展部經(jīng)理審核、總經(jīng)理審批。3.有下列情形之一的物業(yè)項目需要提請公司審核，確認(rèn)是否作為目標(biāo)項目。（1）綜合樓（高層）面積少于20000平方米，小區(qū)（多層）面積少于50000平方米的項目。（2）物業(yè)管理費用過低的項目。（3）檔次過低的項目。（4）維修基金不足或不到位的項目（限于成熟小區(qū)）。（5）物業(yè)管理配套設(shè)施不全，后續(xù)管理需要投入大量資金的項目。（6）業(yè)主委員會因非原則問題與前物業(yè)公司糾纏不清的項目。（7）曾因工程問題引起業(yè)主公憤、被媒體多次曝光、在業(yè)內(nèi)造成不良影響的開發(fā)商的項目。（8）公司資源配置達不到客戶要求的項目。（9）開發(fā)商或大產(chǎn)權(quán)主超過兩家的項目。（九）對目標(biāo)項目進行調(diào)查，掌握相關(guān)信息。1.項目審批通過后，市場拓展主管安排優(yōu)秀的市場拓展專員對擬拓展的物業(yè)項目的相關(guān)情況進行詳細調(diào)查。調(diào)查時要從開發(fā)商、業(yè)主或物業(yè)人、物業(yè)項目、競爭對手等多方面進行調(diào)查。2.在調(diào)查競爭對手前要了解競爭對手的優(yōu)劣，由市場拓展主管指定競爭對手作為參照進行調(diào)查。根據(jù)物業(yè)公司的現(xiàn)狀或預(yù)期目標(biāo)進行比較，從多方面盡可能全面掌握項目信息，了解開發(fā)商的主要目的。3.市場拓展主管根據(jù)調(diào)查、分析后所得出的結(jié)果來確定是否接手，以及采取哪種方式接手。4.確定要接手后，市場拓展主管組織相關(guān)人員進行實地考察，為投標(biāo)方案的制訂打下基礎(chǔ)。（十）制訂項目方案，編寫投標(biāo)書等文件。1.根據(jù)實地考察的結(jié)果和項目拓展目標(biāo)，市場拓展主管組織相關(guān)人員制定項目方案。2.市場拓展部經(jīng)理負責(zé)組建投標(biāo)小組，挑選項目方案、項目負責(zé)人、標(biāo)書編寫人員，對編寫人員進行合理的分工，審查后，報總經(jīng)理審批。（十一）投標(biāo)書的編寫。1.投標(biāo)書的主要內(nèi)容包括以下13個項目。（1）目標(biāo)物業(yè)的概況。（2）公司的概況，經(jīng)營管理過的物業(yè)項目。（3）對目標(biāo)物業(yè)選擇的管理模式。（4）對目標(biāo)物業(yè)進行管理的管理組織架構(gòu)及人員構(gòu)成。（5）管理目標(biāo)與管理經(jīng)營宗旨。（6）管理操作。（7）管理費用收支預(yù)算方案。（8）各類人員的培訓(xùn)計劃。（9）目標(biāo)物業(yè)的前期介入。（10）物業(yè)管理各項制度的建立。（11）提高物業(yè)管理水平的新設(shè)想。（12）公司愿意接受的相關(guān)獎懲。（13）附件及招標(biāo)文件要求提供的其他相關(guān)資料。2.編制投標(biāo)書時要注意以下要求。（1）標(biāo)書內(nèi)容要有針對性、可操作性。（2）標(biāo)書要體現(xiàn)公司的優(yōu)勢和專業(yè)水平。（3）標(biāo)書要順應(yīng)該小區(qū)業(yè)主委員會的意愿。（4）標(biāo)書的文字要言簡意賅、真誠可信。（十二）投標(biāo)答辯。1.在投標(biāo)答辯前，項目負責(zé)人應(yīng)做如下準(zhǔn)備工作。（1）分析評委可能提出的問題，做好答案提綱。（2）準(zhǔn)備一些能體現(xiàn)公司物業(yè)管理特色的資料。（3）對競爭對手進行深入調(diào)查分析，充分了解其優(yōu)劣勢，并對比雙方的優(yōu)劣勢。（4）自行模擬訓(xùn)練，主要是對陳述提綱、答辯總結(jié)及答辯人的儀表、聲音、動作等進行訓(xùn)練，及時發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。2.現(xiàn)場答辯由項目負責(zé)人根據(jù)答辯會流程進行人員組織、安排，并對突發(fā)狀況進行穩(wěn)妥性處理。（十三）接待物業(yè)項目考察事宜。1.成為中標(biāo)候選方后，進行考察準(zhǔn)備。成為中標(biāo)候選方后，部門經(jīng)理與相關(guān)部門經(jīng)理進行溝通，做好招標(biāo)方考察前的準(zhǔn)備工作。市場拓展專員制定《項目考察接待有關(guān)事項》并告知相關(guān)部門進行了解，以便招標(biāo)方進行暗訪考察時能給其留下良好的印象。2.項目考察接待主要包括以下兩點。（1）項目負責(zé)人在了解招標(biāo)方的具體考察時間后，進行相關(guān)工作的安排，避免突發(fā)事件發(fā)生。（2）熱情迎接招標(biāo)方來訪，陪同其參觀、考察。3.考察后的總結(jié)。市場拓展主管與項目負責(zé)人對項目考察結(jié)果進行客觀的工作總結(jié)，明確整個項目考察過程中所反映出的問題，并提出具體的解決措施來改進。（十四）談判。1.項目負責(zé)人與招標(biāo)方進行具體事項談判，談判內(nèi)容包括以下內(nèi)容。（1）物業(yè)管理辦公用房及員工宿舍的面積。（2）物業(yè)辦公用品及管理工具、用具的購置。（3）小區(qū)內(nèi)配套設(shè)備設(shè)施（包括交通標(biāo)志、樓號門牌標(biāo)志、安全防護欄、保安崗?fù)ぁ⒊鋈肟诘篱l、樓層垃圾桶等）是否齊備。（4）房屋交付使用后保修期內(nèi)的返修及費用問題。（5）前期介入的費用標(biāo)準(zhǔn)。（6）項目入住后，小區(qū)入住率在50％以下時公用水、電費的分?jǐn)偡椒ā?.顧問項目的談判內(nèi)容應(yīng)根據(jù)開發(fā)商的主要需求確定本企業(yè)所提供的方式，包括駐場顧問管理、巡場顧問管理及專項管理。3.物業(yè)項目市場拓展談判中的報價標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)依據(jù)項目類型、規(guī)模、市場行情及開發(fā)商的目的、要求等因素采取不同的價格策略。4.談判時要注意以下幾點。（1）談判人員不得徇私舞弊，損壞企業(yè)利益。（2）談判中所確定的內(nèi)容必須細致，尤其是在企業(yè)的義務(wù)、費用標(biāo)準(zhǔn)等方面，不得留有漏洞。（3）談判中，如對方提出的要求與法律相?；蛞蚱髽I(yè)自身能力原因而不能接受時，應(yīng)直接提出，以免日后發(fā)生爭議，不能委曲求全，使企業(yè)陷入被動。（十五）簽訂合同。