產(chǎn)品技術(shù)文件管理的改進(jìn),檔案管理論文本篇論文目錄導(dǎo)航：【題目】【第一章】【第二章】【3.13.2】【3.33.4】【4.14.2】產(chǎn)品技術(shù)文件管理的改良【4.34.4】【第五章】【總結(jié)/以下為參考文獻(xiàn)】第4章研發(fā)中心文檔管理改良方案設(shè)計(jì)4.1.體系文件管理的改良4.1.1確定文檔分類的專業(yè)及代碼文檔的專業(yè)劃分盡可能的反響研發(fā)中心當(dāng)前文檔的現(xiàn)在狀況，明了全面、清楚明晰易用。文檔專業(yè)劃分適用于文檔中的報(bào)告類、研究方式方法類和流程規(guī)范類。專業(yè)及代碼劃分為設(shè)計(jì)與研究兩大類，見下表4.1:4.1.2細(xì)化文檔的編號規(guī)則文檔的編號在四段的基礎(chǔ)上增加專業(yè)代碼一段改為由五段組成，中間由-連接，詳細(xì)為：第一段為文檔的類別〔兩位〕第二段為科室代碼〔兩位〕第三段為專業(yè)代碼〔三位〕，設(shè)計(jì)類、研究類由專業(yè)代碼，其他沒有專業(yè)代碼的可用000代替〕第四段為年代碼〔兩位〕第五段為文檔序號〔四位〕舉例如此圖4.1所示，表示為D7科室在2021年提交的第一份關(guān)于風(fēng)窗專業(yè)的報(bào)告類文檔。4.1.3建立統(tǒng)一的記錄文檔電子模板記錄是說明所獲得的結(jié)果或提供所完成活動(dòng)的證據(jù)的文件，其媒介形式包括文字、表格，可以包括、磁帶、照片、膠片等。管理企劃室對各部門編制構(gòu)成的表單格式，進(jìn)行收集匯總，如下表4.2,明確記錄的名稱、編號、形式、收集時(shí)間、保存地點(diǎn)、保存期限。當(dāng)法律法規(guī)、顧客對記錄的保存有要求是，按其規(guī)定設(shè)置保存周期。記錄格式中心有模板的要使用模板，沒有模板的由部門自行確定記錄格式。各部門根據(jù)記錄內(nèi)容的要求或記錄講明制定專人填寫、傳遞、保管。記錄的填寫要及時(shí)、準(zhǔn)確記錄客觀事實(shí)，字跡要清楚明晰，項(xiàng)目填寫要完好。已記錄完畢的信息不得隨意更改，如因筆誤造成的錯(cuò)誤，應(yīng)在填寫內(nèi)容上杠改并由填寫人蓋章或簽字。記錄在使用經(jīng)過中發(fā)現(xiàn)有表單中不適用的，根據(jù)文件管理程序要求，進(jìn)行更改，經(jīng)審批后，能夠?qū)⑿卤韱翁峤还芾砥髣澥?。管理企劃室?記錄模板清單〕進(jìn)行更新。4.2產(chǎn)品技術(shù)文件管理的改良研發(fā)中心的產(chǎn)品技術(shù)有關(guān)的電子文件基本都是在產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)〔PDM〕中管理，下面對設(shè)計(jì)交付數(shù)據(jù)和設(shè)計(jì)經(jīng)過數(shù)據(jù)的范圍和管理方式方法提出改良意見。產(chǎn)品文件以往對權(quán)限和生命周期的管理并不全面，尤其是設(shè)計(jì)經(jīng)過數(shù)據(jù)和設(shè)計(jì)交付數(shù)據(jù)中的非圖紙類的文件，它們也需要生命周期，從高到底以此定義為：生產(chǎn)、生準(zhǔn)、試制、設(shè)計(jì)完成、工作中等。為了區(qū)別它們由于更改前后而構(gòu)成的差異性，應(yīng)該對它們設(shè)置與產(chǎn)品數(shù)據(jù)一樣的版本。對于非產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)管理的電子數(shù)據(jù)文件，應(yīng)該考慮手工管理電子數(shù)據(jù)文件的方便、易行。數(shù)據(jù)文件的管理必須執(zhí)行現(xiàn)有的產(chǎn)品數(shù)據(jù)文件編號規(guī)則。4.2.1設(shè)計(jì)交付數(shù)據(jù)的合理分類和統(tǒng)一管理設(shè)計(jì)交付數(shù)據(jù)的管理不應(yīng)只是注重圖紙文件，還應(yīng)該加強(qiáng)與產(chǎn)品關(guān)系嚴(yán)密的設(shè)計(jì)任務(wù)書，技術(shù)條件兩類文件的管理。1〕產(chǎn)品設(shè)計(jì)任務(wù)書設(shè)計(jì)任務(wù)書是產(chǎn)品開發(fā)輸入的基本根據(jù)，不可缺少。任務(wù)書必須于概念設(shè)計(jì)完成之后、具體設(shè)計(jì)開場之前下達(dá)，在PDM系統(tǒng)中通過流程審批發(fā)布，通知到相關(guān)設(shè)計(jì)人員，作為設(shè)計(jì)的根據(jù)。產(chǎn)品設(shè)計(jì)完成后，提交審查經(jīng)過中，需將任務(wù)書與整車部件進(jìn)行關(guān)聯(lián)，存檔查詢。2〕圖紙數(shù)據(jù)文件圖紙數(shù)據(jù)文件：使用CAD軟件完成產(chǎn)品設(shè)計(jì)時(shí)，所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)文件、包括二維圖紙、三維模型數(shù)據(jù)、電控?cái)?shù)據(jù)文件等，見表4.3.所有圖紙數(shù)據(jù)文件必須根據(jù)PDM系統(tǒng)流程存放在系統(tǒng)中。圖紙數(shù)據(jù)文件應(yīng)建立與部件的描繪敘述關(guān)聯(lián)關(guān)系，獨(dú)立的二維圖紙或者三位模型數(shù)據(jù)必須與部件建立描繪敘述關(guān)聯(lián)關(guān)系。與三維模型數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)的二維圖紙作為三維模型數(shù)據(jù)的參考方建立與部件的關(guān)聯(lián)關(guān)系。對于構(gòu)造性能相類似、在不同產(chǎn)品中可重用的零部件總成，應(yīng)將部件總成與重用屬性相關(guān)的參數(shù)提取為分類屬性，設(shè)置到PDM系統(tǒng)中。對于此類部件的設(shè)計(jì)，必須將分類屬性值在部件中定義，用于同類部件檢索查詢，保證零部件的充分重用，減少NPI件的產(chǎn)生。圖紙數(shù)據(jù)不能單獨(dú)發(fā)生準(zhǔn)和試制的采用，必須隨整車、獨(dú)立總稱部件進(jìn)行采用，且必須通過PDM系統(tǒng)進(jìn)行，與發(fā)采用的車型或獨(dú)立總成建立關(guān)聯(lián)關(guān)系。3〕技術(shù)條件整車的技術(shù)條件作為部件管理，應(yīng)該建立相應(yīng)的技術(shù)條件部件〔編號采用技術(shù)條件編號規(guī)則〕與技術(shù)條件文檔關(guān)聯(lián)。一般總成及零件的技術(shù)條件作為文檔與相應(yīng)的總成、零件部件建立描繪敘述關(guān)聯(lián)關(guān)系。4.2.2設(shè)計(jì)經(jīng)過數(shù)據(jù)的合理分類和統(tǒng)一管理設(shè)計(jì)經(jīng)過數(shù)據(jù)固然不是最終的產(chǎn)品文件不提交給客戶，但是對于技術(shù)積累和經(jīng)歷體驗(yàn)分享是有特別重要作用的，其分類見表4.4.應(yīng)該加強(qiáng)對設(shè)計(jì)經(jīng)過數(shù)據(jù)中的設(shè)計(jì)輔助數(shù)據(jù)文件，CAE用數(shù)據(jù)文件的管理。設(shè)計(jì)輔助數(shù)據(jù)文件：設(shè)計(jì)師在設(shè)計(jì)經(jīng)過中用到的各種輔助設(shè)計(jì)的數(shù)據(jù)文件，這些文件有助于設(shè)計(jì)經(jīng)過簡化、協(xié)同設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)溝通等工作。設(shè)計(jì)骨架文件、方案布置文件除應(yīng)該進(jìn)入PDM系統(tǒng)管理外，還應(yīng)該與對應(yīng)的整車或總成建立描繪敘述關(guān)聯(lián)，執(zhí)行對應(yīng)的流程審批、生命周期狀態(tài)，介入數(shù)據(jù)的變更管理，確保相關(guān)聯(lián)的產(chǎn)品數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換文件一般不納入系統(tǒng)管理，由應(yīng)用者自行管理與使用。其余的設(shè)計(jì)輔助數(shù)據(jù)文件，作為文檔形式全部進(jìn)入PDM系統(tǒng)管理，方便協(xié)同設(shè)計(jì)，保存設(shè)計(jì)根據(jù)。CAE用數(shù)據(jù)文件：設(shè)計(jì)師在設(shè)計(jì)經(jīng)過中，為CAE工程師提供用于計(jì)算機(jī)模擬仿真分析用的CAD模型數(shù)據(jù)或者CAD軟件本身產(chǎn)生的分析數(shù)據(jù)文件。CAE用的CAD數(shù)據(jù)文件，作為無流程類文檔進(jìn)入PDM系統(tǒng)管理，保證溝通與協(xié)同管理，提高使用效率，對于這樣的數(shù)據(jù)文件應(yīng)根據(jù)成熟度及版本控制方式進(jìn)行管理與使用。設(shè)計(jì)經(jīng)過數(shù)據(jù)提交成功后，原則上不允許更改。如特殊需要更改，必須通過系統(tǒng)管理員進(jìn)行降級，用戶改正后再重新提交審查。對于特殊加保密的技術(shù)文件，必須進(jìn)行加密處理并存放在指定的文件柜中，確保不失密。產(chǎn)品技術(shù)文件的訪問權(quán)限，按部門科室專業(yè)設(shè)定原始數(shù)據(jù)格式的訪問、下載權(quán)限。技術(shù)設(shè)計(jì)任務(wù)書允許介入該產(chǎn)品設(shè)計(jì)的人員訪問。圖紙數(shù)據(jù)僅限于本科室內(nèi)分享訪問，通過中性格式閱讀器查看。圖紙數(shù)據(jù)文件只允許本專業(yè)組人員按原始格式數(shù)據(jù)文件查閱并下載。設(shè)計(jì)工程師能夠訪問全部狀態(tài)的數(shù)據(jù)文件，試制人員能夠訪問試制狀態(tài)以上的數(shù)據(jù)文件，生產(chǎn)人員能夠訪問生準(zhǔn)狀態(tài)以上的數(shù)據(jù)文件，總布置設(shè)計(jì)工程師能夠訪問文本部門所負(fù)責(zé)產(chǎn)品的全部數(shù)據(jù)文件。如需特殊要求，通過系統(tǒng)借閱單經(jīng)流程審查后，能夠?qū)崿F(xiàn)對設(shè)計(jì)交付數(shù)據(jù)文件臨時(shí)分享的訪問。產(chǎn)品技術(shù)文件的有效性，在PDM系統(tǒng)中通過流程審批后，即為有效文件，所有應(yīng)用均以系統(tǒng)中的文件為準(zhǔn)。但凡需要紙質(zhì)圖紙指導(dǎo)生產(chǎn)時(shí)，需從系統(tǒng)中調(diào)出打印、繪制，同時(shí)在圖紙上標(biāo)明部件和文檔版本信息方能有效。系統(tǒng)中的文件在一般情況下，在文件狀態(tài)一樣的情況下，均以最新版本為有效文件。系統(tǒng)中的文件在一般情況下，同一文件以最高狀態(tài)的文件為有效文件。設(shè)計(jì)交付數(shù)據(jù)在產(chǎn)品更改正過錯(cuò)程中，在所有機(jī)構(gòu)中剔除，且在生產(chǎn)中也不再使用，該數(shù)據(jù)文件將按廢棄管理，狀態(tài)處于廢棄，但數(shù)據(jù)仍須在系統(tǒng)中保存。4.2.3產(chǎn)品輔助數(shù)據(jù)文件的管理產(chǎn)品輔助數(shù)據(jù)文件主要是指利用CAD軟件為產(chǎn)品講明書、零件目錄、保養(yǎng)手冊等文件制作的軸測圖、簡化圖紙、操作插圖等文件，見表4.5.這些文件也是以電子文件為主，考慮到這些數(shù)據(jù)文件獨(dú)立使用性較高，與CAD模型數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)關(guān)聯(lián)不強(qiáng)，在PDM系統(tǒng)中應(yīng)建立專業(yè)文件柜〔夾〕進(jìn)行管理。4.2.4產(chǎn)品技術(shù)文件更改的管理1〕PDM中產(chǎn)品設(shè)計(jì)文件變更的管理在PDM系統(tǒng)中產(chǎn)品設(shè)計(jì)文件的更改都需要通過變更來實(shí)現(xiàn)，但是現(xiàn)有的變更管理流程過于復(fù)雜，還有進(jìn)一步簡化的空間，尤其是占總更改數(shù)量比擬多，但是又僅需要專業(yè)組內(nèi)部更改，就不需要通過總布置專業(yè)審核的更改，通過簡化更改流程使研發(fā)中心PDM系統(tǒng)中處于試制、中試、前準(zhǔn)、生產(chǎn)準(zhǔn)備和現(xiàn)生產(chǎn)狀態(tài)的汽車產(chǎn)品數(shù)據(jù)的變更管理愈加完善。在知足產(chǎn)品技術(shù)文件變更要求的基礎(chǔ)上，應(yīng)盡量使用最簡單的變更流程。圖4.1所示為一個(gè)改良后的變更流程，處于不同狀態(tài)的產(chǎn)品文件根據(jù)其詳細(xì)變更的內(nèi)容和重要度可選擇不同的變更流程。如專業(yè)科室在審核變更請求時(shí)，系統(tǒng)在該節(jié)點(diǎn)應(yīng)增加設(shè)計(jì)人員實(shí)現(xiàn)選項(xiàng)，共有四個(gè)選項(xiàng)：a〕設(shè)計(jì)人員實(shí)現(xiàn)b〕專業(yè)總布置審查并分發(fā)c〕總布置審查并分發(fā)d〕駁回因而當(dāng)變更請求僅為設(shè)計(jì)改錯(cuò)等本專業(yè)可自行確定的問題時(shí)，審核時(shí)應(yīng)選則設(shè)計(jì)人員實(shí)現(xiàn).流程既能夠簡化為：開創(chuàng)建立、提交變更請求審核變更請求開創(chuàng)建立變更通告/施行計(jì)劃變更任務(wù)自檢變更通告任務(wù)流程總布置審閱變更結(jié)果結(jié)束。不需要再經(jīng)過總布置專業(yè)的審核，提升了變更的工作效率。同時(shí)變更還需要遵守變更專業(yè)分工的原則，本專業(yè)組內(nèi)總成及部件的變更，由所在專業(yè)組完成?？偝伞舱嚒诚乱患壊考才c父總成不同組〕的增刪變更，必須由總成〔整車〕專業(yè)組及部件組協(xié)同施行變更。專業(yè)組新采用或取消部件的變更，分兩種情況進(jìn)行，增加部件時(shí)，必須兩個(gè)組同時(shí)進(jìn)行變更，部件組發(fā)出采用新件變更，父總成件組發(fā)出總成變更。取消部件時(shí)，只需父總成件組發(fā)出總成變更即可。2〕設(shè)計(jì)確認(rèn)階段門之后產(chǎn)品的設(shè)計(jì)更改階段門評審是研發(fā)中心產(chǎn)品開發(fā)管理評審的重要手段，項(xiàng)目必需要經(jīng)過階段門評審才能夠進(jìn)入到下一個(gè)階段。DR〔設(shè)計(jì)確認(rèn)〕階段門一旦通過意味著產(chǎn)品設(shè)計(jì)凍結(jié)，這一階段門之后的產(chǎn)品文件更改多數(shù)是由用戶提出的反應(yīng)意見，因而對于DR〔設(shè)計(jì)確認(rèn)〕階段門之前的產(chǎn)品設(shè)計(jì)更改活動(dòng)，在PDM系統(tǒng)中由專業(yè)的設(shè)計(jì)方案討論來確定，而針對DR〔設(shè)計(jì)確認(rèn)〕階段門之后的產(chǎn)品設(shè)計(jì)文件的更改活動(dòng)有必要做出更明確規(guī)定，明確項(xiàng)目管理部門的職責(zé)及工作程序，管控設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)部門對產(chǎn)品技術(shù)文件的更改，否則不受控制的產(chǎn)品設(shè)計(jì)文件的更改將會嚴(yán)重影響產(chǎn)品的質(zhì)量和設(shè)計(jì)節(jié)點(diǎn)。設(shè)計(jì)確認(rèn)階段門之后產(chǎn)品的設(shè)計(jì)更改正過錯(cuò)程中各部門的職責(zé)，項(xiàng)目管理室負(fù)責(zé)問題接收和反應(yīng)；組織問題評估；定期通報(bào)設(shè)計(jì)更改狀態(tài)。部門專業(yè)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對問題的處理及解決；組織更改評估和更改確認(rèn)時(shí)的評審活動(dòng)；向項(xiàng)目管理室通報(bào)設(shè)計(jì)更改狀態(tài)。項(xiàng)目CE主持更改評估和更改確認(rèn)時(shí)的評審活動(dòng)；負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)專業(yè)部門與項(xiàng)目間對更改的意見分歧，并做出決策。更改正過錯(cuò)程的工作內(nèi)容與要求如下：a〕問題評估由項(xiàng)目管理室接收顧客提出的問題或更改請求，組織相關(guān)部門、專業(yè)進(jìn)行評估，判定能否需要設(shè)計(jì)更改。假如需要設(shè)計(jì)更改，則在產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)〔PDM〕中的變更管理程序中開創(chuàng)建立事項(xiàng)；否則將不受理，原因反應(yīng)給顧客。b〕事項(xiàng)評估對于有專有〔利〕權(quán)的設(shè)計(jì)，對外形、配合、功能〔包括性能和/或耐久性〕有影響的事項(xiàng)，應(yīng)進(jìn)行更改評估。對于其它事項(xiàng)進(jìn)行必要的原因分析和糾正措施制訂，直接走PDM系統(tǒng)中的更改流程。c〕文件更改評估由部門專業(yè)負(fù)責(zé)人組織完成更改評估，對于二次開發(fā)件應(yīng)組織供給商共同討論，構(gòu)成(更改評估報(bào)告〕。(更改評估報(bào)告〕由部門負(fù)責(zé)人審核。(更改評估報(bào)告〕包括設(shè)計(jì)更改方案、更改程度、更改時(shí)間、更改驗(yàn)證、更改范圍、更改成本等方面的影響內(nèi)容。d〕評估確認(rèn)部門專業(yè)負(fù)責(zé)人組織更改評估確實(shí)認(rèn)活動(dòng)。評估確認(rèn)由項(xiàng)目CE、項(xiàng)目經(jīng)理、部門/專業(yè)相關(guān)人員、顧客、供給商等人員參加。由項(xiàng)目CE、顧客〔、供給商對(更改評估報(bào)告〕一致認(rèn)可視為確認(rèn)，該報(bào)告由部門負(fù)責(zé)批準(zhǔn)；否則重新進(jìn)行更改評估。評估確認(rèn)后，(更改評估報(bào)告〕及確認(rèn)的相關(guān)文件提交到PDM系統(tǒng)/變更管理/開創(chuàng)建立更改請求更改管理附件中。e〕更改驗(yàn)證根據(jù)評估確認(rèn)的驗(yàn)證方案施行更改驗(yàn)證，包括CAE分析、樣件的試制、臺架試驗(yàn)、可靠性試驗(yàn)等。更改驗(yàn)證經(jīng)過構(gòu)成的相關(guān)文件提交到PDM系統(tǒng)/變更管理/開創(chuàng)建立更改請求更改管理附件中。f〕更改確認(rèn)部門專業(yè)負(fù)責(zé)人組織更改驗(yàn)證確實(shí)認(rèn)活動(dòng)。更改確認(rèn)由項(xiàng)目CE、項(xiàng)目經(jīng)理、部門/專業(yè)相關(guān)人員、顧客、供給商等人員參加。由項(xiàng)目CE、顧客、供給商對驗(yàn)證經(jīng)過和結(jié)論的認(rèn)可視為確認(rèn)，否則重新進(jìn)行更改驗(yàn)證或更改評估。確認(rèn)的相關(guān)文件提交到PDM系統(tǒng)/變更管理/開創(chuàng)建立更改請求更改管理附件中。g〕PDM文件更改及采用產(chǎn)品設(shè)計(jì)更改正過錯(cuò)程〔評估、驗(yàn)證、確認(rèn)〕的活動(dòng)記錄，確認(rèn)提交到PDM系統(tǒng)/變更管理/開創(chuàng)建立更改請求更改管理附件中后，方可進(jìn)行更改。h〕更改施行由顧客根據(jù)更改文件組織生產(chǎn)，并具體表現(xiàn)出到定義的車型上。4.2.5產(chǎn)品電子數(shù)據(jù)對外發(fā)放管理為了對產(chǎn)品2D、3D電子數(shù)據(jù)文件的對外發(fā)放〔分享〕及其使用經(jīng)過進(jìn)行控制，確保產(chǎn)品電子數(shù)據(jù)的安全保密和有效使用。對研發(fā)中心對外〔二次開發(fā)供給商、工藝制造部門或技術(shù)開發(fā)合作方等〕發(fā)放〔分享〕汽車產(chǎn)品的2D、3D電子數(shù)據(jù)的審批和管理做出規(guī)定和改善。對于需在PDM系統(tǒng)中進(jìn)行產(chǎn)品數(shù)據(jù)的發(fā)放則執(zhí)行PDM系統(tǒng)的審批流程。各個(gè)相關(guān)部門的職責(zé)，研發(fā)中心設(shè)計(jì)部門負(fù)責(zé)根據(jù)產(chǎn)品的準(zhǔn)備、生產(chǎn)、二次開發(fā)、合作設(shè)計(jì)等要求，提出(產(chǎn)品數(shù)據(jù)發(fā)放審批單〕；對產(chǎn)品電子數(shù)據(jù)文件的準(zhǔn)確性、有效性、數(shù)據(jù)版本負(fù)責(zé)?？剖翌I(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)本項(xiàng)目內(nèi)科室電子數(shù)據(jù)發(fā)放的審核。項(xiàng)目經(jīng)理〔部長〕負(fù)責(zé)本項(xiàng)目/部門電子數(shù)據(jù)對外發(fā)放〔分享〕確實(shí)認(rèn)，如項(xiàng)目已結(jié)束的由部長確認(rèn)。中心主任負(fù)責(zé)研發(fā)中心對外產(chǎn)品數(shù)據(jù)文件發(fā)放〔分享