北京永泰房地產(chǎn)集團(tuán)客服檔案管理辦法客戶服務(wù)部2008年8月16日

目錄TOC\o"1-2"\h\z\u第一章總則第一條目的 3第二條歸檔立卷范圍 3第三條適用范圍 3第四條工作職責(zé) 3第二章客戶信息檔案管理第五條客戶信息檔案內(nèi)容 4第六條職責(zé)劃分 4第七條項(xiàng)目市場部客戶信息檔案移交管理 4第八條客戶信息檔案接收流程 5第九條客戶信息檔案接收原則 6第十條客戶入住檔案資料管理 6第十一條客戶入住檔案資料接收流程 7第十二條客戶產(chǎn)權(quán)檔案資料管理 7第三章客戶投訴/報(bào)修檔案管理第十三條客戶投訴/報(bào)事檔案內(nèi)容 9第十四條職責(zé)劃分 9第十五條客戶投訴檔案管理 9第四章工程檔案管理第十六條工程檔案內(nèi)容 10第十七條職責(zé)劃分 10第十八條工程檔案管理 10第五章部門內(nèi)部檔案管理第十九條部門內(nèi)部檔案內(nèi)容 12第二十條職責(zé)劃分 12第二十一條部門內(nèi)部檔案管理 12第六章檔案借閱管理第七章附則第二十二條獎懲 15第二十三條保密管理 15第二十四條解釋權(quán) 16總則目的為加強(qiáng)客戶服務(wù)部各類檔案的歸檔管理工作，以保障公司客服體系檔案資源管理的規(guī)范性、完備性，特制定本辦法。歸檔立卷范圍本辦法所稱的檔案包含項(xiàng)目客服部涉及的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作、請示、活動等形成的有關(guān)文字、圖表、照片和聲像（含磁記錄）等具有保存和利用價(jià)值的資料。建檔范圍確立為：1、客戶檔案：主要包括客戶信息檔案、客戶投訴/保修檔案2、工程檔案：客戶理賠檔案、應(yīng)急維修檔案、維保處罰檔案、質(zhì)保金檔案、征求意見函及回函、合同付款請撥單等。3、部門內(nèi)部檔案：主要包括客服部發(fā)出的各種請示、情況說明、物業(yè)往來函、各部門抄送的文件及公司下發(fā)的各種通知文件等。適用范圍本辦法適用于項(xiàng)目公司客戶服務(wù)部檔案管理工作。工作職責(zé)一、北京公司客戶服務(wù)部負(fù)責(zé)本制度的制定、指導(dǎo)和監(jiān)督檢查項(xiàng)目公司客服部檔案管理工作；二、項(xiàng)目公司客服部檔案負(fù)責(zé)人須嚴(yán)格執(zhí)行本辦法?？蛻粜畔n案管理客戶信息檔案內(nèi)容1、主要包括客戶簽約和辦理入住過程中所提供的身份證明文件（包括但不僅限于身份證、護(hù)照、軍官證等身份證明文件、暫住證、戶口本的復(fù)印件，監(jiān)護(hù)人證明，公證書等）；2、與房產(chǎn)相關(guān)的文件資料（包括但不僅限于簽約變更申請單、財(cái)產(chǎn)共有協(xié)議、房屋全款發(fā)票復(fù)印件，契稅繳納收據(jù)，公共維修基金繳納收據(jù)、入住通知書、入住手續(xù)書、驗(yàn)房單、入住催辦函、EMS單、產(chǎn)權(quán)證復(fù)印件、產(chǎn)權(quán)領(lǐng)取確認(rèn)單等）及《商品房買賣合同》（以下簡稱《合同》）。職責(zé)劃分客戶信息檔案管理工作由項(xiàng)目公司客服部部門秘書負(fù)責(zé)，其職責(zé)包括：1、按照歸檔材料及檔案管理要求接收并及時(shí)、準(zhǔn)確歸檔，同時(shí)錄入電子數(shù)據(jù)庫；2、按照歸檔材料及檔案管理要求移出檔案并做好檔案移交記錄，同時(shí)做好電子數(shù)據(jù)庫的更新；3、辦理檔案查閱、借閱相關(guān)手續(xù)，為部門各崗位及其他相關(guān)部門提供信息；4、做好客戶信息檔案的安全和保密工作；項(xiàng)目市場部客戶信息檔案移交管理簽約客戶的《商品房買賣合同》由項(xiàng)目市場部預(yù)售備案登記完畢且客戶全款到帳后，連同相關(guān)客戶信息資料向項(xiàng)目客服部進(jìn)行移交。移交時(shí)應(yīng)提供《客戶信息檔案移交清單》及電子臺帳（含移交客戶資料明細(xì)）。移交檔案資料明細(xì)如下：一、購房客戶為個(gè)人時(shí)需移交資料：1、《商品房買賣合同》正、副本各壹本（合同須有建委備案，需蓋騎縫章）；2、身份證（或軍官證、護(hù)照）復(fù)印件；3、如為外地客戶，需提供暫住證復(fù)印件；4、購房款全款發(fā)票復(fù)印件（含首付款發(fā)票、貸款發(fā)票復(fù)印件）；5、未成年人需提供《監(jiān)護(hù)人公證書》及監(jiān)護(hù)人身份證明原件；6、兩人及兩人以上購房，需提供《房產(chǎn)共有協(xié)議》原件一份；7、如合同變更應(yīng)有《簽約變更申請單》原件。8、其他二、購房客戶為企業(yè)時(shí)需移交資料：1、《商品房買賣合同》正、副本各壹本（合同須有建委備案，需蓋騎縫章）；2、企業(yè)營業(yè)執(zhí)照副本（或事業(yè)單位法人證明）復(fù)印件三份（加蓋企業(yè)公章）；3、組織機(jī)構(gòu)代碼證書復(fù)印件三份（加蓋企業(yè)公章）；4、稅務(wù)登記證副本（地稅）復(fù)印件三份（加蓋企業(yè)公章）；5、法人身份證明三份（加蓋企業(yè)公章）；6、法人身份證復(fù)印件三份；7、授權(quán)委托書原件三份（加蓋企業(yè)公章）；8、授權(quán)委托人身份證復(fù)印件三份；9、購房款全款發(fā)票復(fù)印件（含首付款發(fā)票、貸款發(fā)票復(fù)印件）；10、如合同變更應(yīng)有《簽約變更申請單》原件；11、其他客戶信息檔案接收流程建立《客戶信息檔案移交清單》（電子及書面）項(xiàng)目市場部整理、核對客戶信息檔案建立《客戶信息檔案移交清單》（電子及書面）項(xiàng)目市場部整理、核對客戶信息檔案與項(xiàng)目客服部秘書進(jìn)行交接與項(xiàng)目客服部秘書進(jìn)行交接按照《客戶信息檔案移交清單》核對按照《客戶信息檔案移交清單》核對核對無誤后簽收核對無誤后簽收將客戶信息檔案及時(shí)建檔、歸檔，并建立《客戶檔案資料移交單》將客戶信息檔案及時(shí)建檔、歸檔，并建立《客戶檔案資料移交單》客戶信息檔案接收原則1、事先約定原則：檔案的接收日期移交雙方應(yīng)提前，避免檔案接收工作的突發(fā)性，影響日常工作的正常開展；2、逐一清點(diǎn)原則：檔案接收人員應(yīng)根據(jù)《客戶信息檔案移交清單》逐一清點(diǎn)核對接收資料的數(shù)量和明細(xì)，杜絕數(shù)量不夠或資料缺失；3、資料不全不接收原則：當(dāng)核對后發(fā)現(xiàn)檔案資料內(nèi)容不全或不符合要求，如無預(yù)售備案登記、合同缺少騎縫簽字及騎縫章等原則性問題時(shí)，項(xiàng)目客服部不得接收相關(guān)檔案資料，需督促項(xiàng)目市場部按要求補(bǔ)充完畢后，方可接收；4、日接日歸檔原則：當(dāng)日接收的客戶檔案資料，應(yīng)在接收當(dāng)日及時(shí)建檔和歸檔（含電子檔），以便隨時(shí)查閱和使用，同時(shí)將《客戶信息檔案移交清單》單獨(dú)存檔，以備后查?？蛻羧胱n案資料管理客戶《入住通知書》發(fā)送前，產(chǎn)權(quán)代表需核查客戶辦理產(chǎn)權(quán)資料是否齊全，如缺少資料，應(yīng)在《入住通知單》注明應(yīng)補(bǔ)交的資料明細(xì)。入住經(jīng)辦人按照《入住通知單》上應(yīng)補(bǔ)交資料明細(xì)收齊資料，與業(yè)主簽訂其他產(chǎn)權(quán)資料（《實(shí)測面積結(jié)算表》、《授權(quán)委托書》、自辦申請書等）并復(fù)印留存相關(guān)繳費(fèi)單據(jù)（契稅、公維、產(chǎn)權(quán)代辦費(fèi)等），資料齊全后與業(yè)主簽訂《入住資料移交清單》（附件一），并于部門秘書移交。部門秘書按照《入住通知單》補(bǔ)交資料明細(xì)及《客戶產(chǎn)權(quán)資料接收單》清點(diǎn)核對，如核對有誤退回入住經(jīng)辦人催收資料，核對無誤后雙方在《客戶檔案資料移交單》（附件二）簽字?？蛻舢a(chǎn)權(quán)資料當(dāng)日歸檔，并更新入住電子臺帳。客戶入住檔案資料接收流程產(chǎn)權(quán)代表在入住前核查產(chǎn)權(quán)資料產(chǎn)權(quán)代表在入住前核查產(chǎn)權(quán)資料如缺資料，在《入住通知單》上注明應(yīng)補(bǔ)交的資料明細(xì)如缺資料，在《入住通知單》上注明應(yīng)補(bǔ)交的資料明細(xì)業(yè)主辦理入住時(shí)，經(jīng)辦人按《入住通知單》業(yè)主辦理入住時(shí)，經(jīng)辦人按《入住通知單》上的資料明細(xì)收齊資料經(jīng)辦人與客戶簽訂其他產(chǎn)權(quán)資料后簽訂《客戶產(chǎn)權(quán)資料接收單》資料不齊不予入住經(jīng)辦人與客戶簽訂其他產(chǎn)權(quán)資料后簽訂《客戶產(chǎn)權(quán)資料接收單》經(jīng)辦人將所有入住資料存入檔案袋，經(jīng)辦人將所有入住資料存入檔案袋，并在檔案袋上張貼經(jīng)辦人簽字紙條與項(xiàng)目客服部秘書進(jìn)行交接與項(xiàng)目客服部秘書進(jìn)行交接核對有誤退回經(jīng)辦人，催收資料秘書按照《入住通知單》《客戶產(chǎn)權(quán)資料接收單》的資料明細(xì)清點(diǎn)核對 核對有誤退回經(jīng)辦人，催收資料秘書按照《入住通知單》《客戶產(chǎn)權(quán)資料接收單》的資料明細(xì)清點(diǎn)核對 核對無誤后在《客戶檔案資料移交單》雙方簽字核對無誤后在《客戶檔案資料移交單》雙方簽字秘書將客戶產(chǎn)權(quán)檔案當(dāng)日歸檔秘書將客戶產(chǎn)權(quán)檔案當(dāng)日歸檔客戶產(chǎn)權(quán)檔案資料管理一、檔案移出管理：項(xiàng)目客服部產(chǎn)權(quán)代表在入住三個(gè)月內(nèi)（大產(chǎn)權(quán)確權(quán)前）向部門秘書提交批量辦理產(chǎn)權(quán)證客戶名單及產(chǎn)權(quán)資料清單，部門秘書按照清單向產(chǎn)權(quán)代表移交客戶檔案資料。（具體詳見《產(chǎn)權(quán)管理辦法》）移交時(shí)除需移交《合同》正本外，監(jiān)護(hù)公證書、《財(cái)產(chǎn)共有協(xié)議》等在移交原件時(shí)應(yīng)在檔案內(nèi)保留復(fù)印件，其余移交資料均須復(fù)印保留。產(chǎn)權(quán)代表在核對無誤后，雙方在《客戶檔案資料移交單》上簽字確認(rèn)。二、檔案移入管理：1、項(xiàng)目客服部產(chǎn)權(quán)代表在辦理完客戶產(chǎn)權(quán)證后，根據(jù)客戶付款方式和貸款還款情況，將一次性付款及貸款還清客戶產(chǎn)權(quán)證移交客戶，客戶簽署《產(chǎn)權(quán)證領(lǐng)取確認(rèn)書》；將貸款未還清客戶的產(chǎn)權(quán)證移交貸款銀行，雙方在《產(chǎn)權(quán)證移交單》上簽字并蓋章。（具體詳見《產(chǎn)權(quán)管理辦法》）2、產(chǎn)權(quán)代表將產(chǎn)權(quán)證復(fù)印件、《產(chǎn)權(quán)證領(lǐng)取確認(rèn)書》或《產(chǎn)權(quán)證移交單》向項(xiàng)目客服部秘書移交。3、部門秘書清點(diǎn)核對無誤后，雙方在《客戶檔案資料移交單》及《產(chǎn)權(quán)證移入交接登記簿》上簽字確認(rèn)。部門秘書對當(dāng)日接收的客戶產(chǎn)權(quán)檔案資料進(jìn)行歸檔，更新電子臺帳。三、客戶產(chǎn)權(quán)檔案移出移入管理流程：項(xiàng)目客服部產(chǎn)權(quán)崗位向秘書提出項(xiàng)目客服部產(chǎn)權(quán)崗位向秘書提出批量辦理產(chǎn)權(quán)證《客戶產(chǎn)權(quán)資料移交明細(xì)單》，。明細(xì)清單項(xiàng)目客服部秘書按照清單向產(chǎn)權(quán)崗位移交客戶資料項(xiàng)目客服部秘書按照清單向產(chǎn)權(quán)崗位移交客戶資料雙方清點(diǎn)接收在《客戶檔案資料移交單》及《辦理產(chǎn)權(quán)移交登記簿》上簽字雙方清點(diǎn)接收在《客戶檔案資料移交單》及《辦理產(chǎn)權(quán)移交登記簿》上簽字產(chǎn)權(quán)證辦理完畢，產(chǎn)權(quán)崗位與客戶所貸款的銀行，核對客戶貸款還清情況產(chǎn)權(quán)證辦理完畢，產(chǎn)權(quán)崗位與客戶所貸款的銀行，核對客戶貸款還清情況將客戶產(chǎn)權(quán)檔案當(dāng)日歸檔，并登記電子臺賬將《產(chǎn)權(quán)證移交單》原件及產(chǎn)權(quán)證復(fù)印件交秘書存檔，雙方在《客戶檔案資料移交單》《辦理產(chǎn)權(quán)移交登記簿》簽字，并登記電子臺帳將客戶產(chǎn)權(quán)檔案當(dāng)日歸檔，并登記電子臺賬將《產(chǎn)權(quán)證移交單》原件及產(chǎn)權(quán)證復(fù)印件交秘書存檔，雙方在《客戶檔案資料移交單》《辦理產(chǎn)權(quán)移交登記簿》簽字，并登記電子臺帳貸款未還清客戶，產(chǎn)權(quán)崗位與銀行移交產(chǎn)權(quán)證原件貸款還清及房款一次性付清客戶，產(chǎn)權(quán)崗位向客戶移交產(chǎn)權(quán)證后，向秘書移交產(chǎn)權(quán)證復(fù)印件及《客戶領(lǐng)取確認(rèn)書》產(chǎn)權(quán)崗位與銀行在《產(chǎn)權(quán)證移交單》上蓋章簽字秘書按清單清點(diǎn)核對，核對無誤后雙方在《客戶檔案資料移交單》《辦理產(chǎn)權(quán)移交登記簿》簽字第三章客戶投訴/報(bào)修檔案管理客戶投訴/報(bào)事檔案內(nèi)容主要為客戶投訴/報(bào)修記錄及附件（驗(yàn)房單、索賠請示、應(yīng)急維修請示、業(yè)主信函、物業(yè)派工單或函件等）。職責(zé)劃分項(xiàng)目公司客戶投訴/報(bào)修檔案管理工作由客戶專員（前臺）負(fù)責(zé)，其職責(zé)包括：1、按照客服CRM系統(tǒng)要求及時(shí)錄入客戶投訴保修事件；2、按照歸檔材料接收并及時(shí)、準(zhǔn)確歸檔，同時(shí)將結(jié)果錄入客服CRM系統(tǒng)。3、辦理檔案查閱、借閱相關(guān)手續(xù)，為部門各崗位及其他相關(guān)部門提供信息；4、做好客戶信息檔案的安全和保密工作；客戶投訴檔案管理1、客戶投訴、報(bào)修、客戶索賠及應(yīng)急維修等《客戶投訴/保修記錄單》（簡稱報(bào)修單）經(jīng)相關(guān)部門或經(jīng)辦人處理完畢后，在報(bào)修單上注明完成過程及結(jié)果后向項(xiàng)目客服前臺返單，前臺根據(jù)處理結(jié)果向報(bào)修方回訪，填寫滿意度結(jié)果后將報(bào)修單按任務(wù)編號順序當(dāng)日歸檔。2、《入住手續(xù)書》《驗(yàn)房單》的接收管理：客戶辦理完入住手續(xù)并對房屋進(jìn)行驗(yàn)收后，由物業(yè)公司將《入住手續(xù)書》及《驗(yàn)房單》復(fù)印件當(dāng)日移交客服部前臺人員，前臺人員復(fù)印驗(yàn)房單留存，同時(shí)將兩單移交客服秘書存入客戶信息檔案，簽署《客戶檔案資料移交單》，并更新客戶檔案電子臺帳（含入住日期）。第四章工程檔案管理工程檔案內(nèi)容主要包括客戶索賠檔案、應(yīng)急維修檔案、維保處罰檔案、質(zhì)保金檔案、征求意見函及回函、合同付款請撥單等一系列檔案文件。職責(zé)劃分項(xiàng)目公司客服部工程檔案管理工作由部門秘書負(fù)責(zé)，其職責(zé)包括：1、按照歸檔材料及檔案管理要求接收并及時(shí)、準(zhǔn)確歸檔，同時(shí)錄入電子數(shù)據(jù)庫；2、按照歸檔材料及檔案管理要求移出檔案并做好檔案移交記錄，同時(shí)做好電子數(shù)據(jù)庫的更新；3、辦理檔案查閱、借閱相關(guān)手續(xù)，為部門各崗位及其他相關(guān)部門提供信息；4、做好工程檔案的安全和保密工作；工程檔案管理一、為更好地保存客戶索賠、工程維保相關(guān)檔案，便于更快捷、更準(zhǔn)確地查閱，提高檔案的使用效率，檔案管理人員應(yīng)在進(jìn)行物理版檔案管理的同時(shí)，建立對應(yīng)的電子臺帳；二、電子臺帳的管理原則1、及時(shí)原則：電子臺帳要求隨時(shí)更新，發(fā)生或接收文件及時(shí)進(jìn)行登記；2、準(zhǔn)確原則：電子臺帳的登記及核對正確率要求為100%；3、詳細(xì)原則：格式統(tǒng)一、內(nèi)容詳細(xì)、便于查詢和統(tǒng)計(jì)為基本原則；4、通用原則：除部門內(nèi)部便于使用的電子臺帳可依部門工作需要建立外，部門內(nèi)部、部門之間通用或按月需進(jìn)行核對的電子臺帳，須使用統(tǒng)一的表頭格式；5、核對原則：部門內(nèi)部的電子臺帳需在每月22日前全部核對完畢、部門之間通用的電子臺帳需在每月24日之前核對完畢；三、應(yīng)急維修、維保處罰、客戶索賠電子臺帳格式序號地塊年份月份日期施工單位合同編號合同范圍樓座號費(fèi)用類別賠付/

維修費(fèi)用費(fèi)用分?jǐn)倖挝还こ炭偨痤~請示文件號索賠編號應(yīng)急施工單位經(jīng)辦

部門房號業(yè)主賠付/

維修時(shí)間賠付狀態(tài)核對狀態(tài)質(zhì)保金扣除支付證明扣除時(shí)間備注四、合同、合同付款電子臺賬格式序號發(fā)文編號申請單號合同編號合同名稱合同內(nèi)容乙方名稱簽訂日期合同總金額分擔(dān)比例付款情況付款金額領(lǐng)取日期質(zhì)保年限質(zhì)保期質(zhì)保金領(lǐng)取時(shí)間五、質(zhì)保金結(jié)算電子臺賬格式序號編號請款單位合同名稱合同編號結(jié)算價(jià)請款金額罰款金額付款金額付款時(shí)間文件題名收函單位回函號支付

意見狀態(tài)驗(yàn)收日期質(zhì)保期

年限質(zhì)保期

截止日期請款時(shí)間聯(lián)系人電話發(fā)函時(shí)間函號應(yīng)復(fù)時(shí)間實(shí)復(fù)時(shí)間有無

問題備注第五章部門內(nèi)部檔案管理部門內(nèi)部檔案內(nèi)容部門內(nèi)部檔案主要包括客服部內(nèi)部流轉(zhuǎn)的各種請示、情況說明、合同付款請撥單、其他部門報(bào)備或抄送文件及公司下發(fā)的各種通知文件等。職責(zé)劃分由項(xiàng)目公司客服部秘書負(fù)責(zé)部門內(nèi)部檔案的專門管理，其職責(zé)包括：1、按照歸檔材料及檔案管理要求接收并及時(shí)、準(zhǔn)確歸檔，同時(shí)錄入電子數(shù)據(jù)庫；2、按照歸檔材料及檔案管理要求移出檔案并做好檔案移交記錄，同時(shí)做好電子數(shù)據(jù)庫的更新；3、辦理檔案查閱、借閱相關(guān)手續(xù)，為部門各崗位及其他相關(guān)部門提供信息；4、做好部門內(nèi)部檔案的安全和保密工作；部門內(nèi)部檔案管理一、部門內(nèi)部檔案分類方案及編號辦法：1、建立部門內(nèi)部檔案案卷目錄：序號案卷題名案卷號件數(shù)頁數(shù)備注1公司文件WJ1京永泰合函WJI-1文件處理單WJ1-2其它WJ1-32客服部內(nèi)部文件WJ2制度等WJ2-1會議紀(jì)要WJ2-2對帳單（客索、維修、質(zhì)保金）WJ2-3月報(bào)（計(jì)劃、總結(jié)、績效、報(bào)表）WJ2-4監(jiān)督檢查表其它WJ2-53物業(yè)往來文件WJ3發(fā)函WJ3-1收函WJ3-2其它WJ3-34工程移交文件WJ4酈城（例）WJ4-1Wehouse（例）WJ4-2諸子階（例）WJ4-3酈城工作區(qū)（例）WJ4-45請示、報(bào)告WJ5請示、報(bào)告（發(fā)文）WJ5-1請示、報(bào)告（收文）WJ5-26工作聯(lián)絡(luò)單WJ6工作聯(lián)絡(luò)單（發(fā)文）WJ6-1工作聯(lián)絡(luò)單（收文）WJ6-27其他文件WJ7備注：各項(xiàng)目客戶根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際情況可進(jìn)行分類調(diào)整或類別細(xì)分，同時(shí)可根據(jù)項(xiàng)目區(qū)域可進(jìn)行分區(qū)域歸檔文件。2、建立卷內(nèi)文件目錄：按案卷目錄將各類檔案進(jìn)行歸類存檔，置于每類檔案盒內(nèi)，以便直觀反映檔案內(nèi)容及完整性，便于查找利用。案卷題名公司文件——京永泰合函案卷號WJ1-1序號檔號文件題名文號責(zé)任者日期頁數(shù)頁號備注64WJ1-1-64關(guān)于對酈城D5樓陽光花房質(zhì)量問題維修整改的函京永泰合函[2005]44號永泰公司2005-5-17186第六章檔案借閱管理一、針對本部門員工日常查閱檔案資料；二、查閱檔案應(yīng)做到即用即還，如不能當(dāng)時(shí)歸還應(yīng)在《檔案借閱登記簿》上登記。三、凡外部門借閱檔案，應(yīng)詳細(xì)說明借閱用途，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在客服部內(nèi)查看。檔案原件原則上不外借，可以向需要者提供復(fù)印件，如特殊情況確須借閱檔案原件者，應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，但借閱時(shí)間不得超過一周，如確須借出，需征得部門負(fù)責(zé)人同意。四、凡業(yè)主因需查閱檔案時(shí)，應(yīng)持身份證辦理查閱手續(xù)，原則上不借出，但因特殊情況須借出時(shí)，須在《檔案借閱登記簿》上登記，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可借出。五、部門秘書應(yīng)定期整理借出的客戶信息檔案，并對未能按期歸還的進(jìn)行催收，避免因檔案流轉(zhuǎn)時(shí)間太長，導(dǎo)致?lián)p壞甚至是缺失現(xiàn)象的發(fā)生。四、借閱者要愛護(hù)檔案，不得損壞和丟失，借出的檔案不得轉(zhuǎn)借他人，查閱檔案要嚴(yán)格執(zhí)行安全保密制度。五、借閱檔案材料應(yīng)及時(shí)歸還，借閱時(shí)間一般不得超過一周，特殊情況須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人同意，辦理續(xù)借手續(xù)并按期歸還，不得以任何借口搪塞、拖延或