利用主文檔實(shí)現(xiàn)工資信息的批量制作

0.提高辦公效率word是微軟office系列中最常用的辦公組件之一。它提供了許多便捷、人性化的功能，比如“郵件合并”在我單位工資通知單的制作中就顯得非常實(shí)用。利用“郵件合并”功能可以輕松實(shí)現(xiàn)工資單的按姓名打印、按指定郵箱群發(fā)郵件等，辦公效率大大提高。“郵件合并”這個(gè)名稱最初是在批量處理“郵件文檔”時(shí)提出的。具體地說(shuō)就是在郵件文檔（主文檔）的內(nèi)容中，合并與發(fā)送信息相關(guān)的一組通信資料如Excel表、Access數(shù)據(jù)表、Outlook聯(lián)系人、Query文件、VFP等數(shù)據(jù)源，從而批量快速生成需要的郵件文檔，“郵件合并”為此而得名?！班]件合并”功能除了可以批量處理信函、信封等與郵件相關(guān)的文檔外，還可以輕松地批量制作各種標(biāo)簽、工資條、成績(jī)單等。Word2002以上的版本中新增了“郵件合并”任務(wù)窗格式的“郵件合并向?qū)А?，使得操作更加輕松。1.數(shù)據(jù)源中打印工資條按統(tǒng)一格式，將數(shù)據(jù)源中的郵編、收件人地址和收件人打印出來(lái)。主要是從數(shù)據(jù)源中調(diào)用收件人，換一下稱呼，信件內(nèi)容基本不變。從數(shù)據(jù)源中調(diào)用工資數(shù)據(jù)打印出工資條。從數(shù)據(jù)源中調(diào)用不同字段數(shù)據(jù)，每人一頁(yè)，對(duì)應(yīng)不同簡(jiǎn)歷信息。從數(shù)據(jù)源中取出學(xué)生個(gè)人信息，并設(shè)置評(píng)語(yǔ)字段，編寫不同評(píng)語(yǔ)。在數(shù)據(jù)源中設(shè)置姓名、獲獎(jiǎng)名稱等，在WORD中設(shè)置打印格式，可以打印眾多證書。批量打印準(zhǔn)考證、明信片等?？傊?，只要有標(biāo)準(zhǔn)的二維關(guān)系數(shù)據(jù)源表（電子表格、數(shù)據(jù)庫(kù)中的自由表等），就可以很方便的打印出來(lái)需要的格式信息。2.三大基本過(guò)程2.1第一,復(fù)收信人在復(fù)信中把每收信人都增加了收信人都考察“主文檔”就是前面提到的主體內(nèi)容所在文檔，其中包含許多共享內(nèi)容比如信封中的落款、信函中的對(duì)每個(gè)收信人都不變的內(nèi)容等。使用郵件合并之前先建立主文檔，一方面可以考查預(yù)計(jì)中的工作是否適合使用郵件合并，另一方面是主文檔的建立，為數(shù)據(jù)源的建立或選擇提供了標(biāo)準(zhǔn)和思路。2.2數(shù)據(jù)源的使用數(shù)據(jù)源就是含有標(biāo)題行的數(shù)據(jù)記錄表，其中包含著相關(guān)的字段（列標(biāo)題）和記錄內(nèi)容（若干行）。數(shù)據(jù)源表格可以是word、excel、access或outlook中的聯(lián)系人記錄表等。在實(shí)際工作中，數(shù)據(jù)源通常是現(xiàn)實(shí)存在的，比如要制作大量客戶信封。多數(shù)情況下，客戶信息可能早已被客戶經(jīng)理做成了excel表格，其中含有制作信封需要的“姓名”、“地址”、“郵編”、“電話”、“郵箱”等字段。在這種情況下，直接拿過(guò)來(lái)使用就可以了，而不必重新制作。也就是說(shuō)，在準(zhǔn)備自己建立之前要先考查一下，是否有現(xiàn)成的可用。如果沒(méi)有現(xiàn)成的則要根據(jù)主文檔對(duì)數(shù)據(jù)源的要求建立，根據(jù)自己的習(xí)慣選擇使用word、excel、access、VFP等之一都可以。2.3記錄行數(shù)的生成前面兩件事情都做好之后，就可以將數(shù)據(jù)源中的相應(yīng)字段合并到主文檔之中了。一般情況表格中的記錄行數(shù)，決定著主文件生成的份數(shù)（頁(yè)數(shù)）。整個(gè)合并操作過(guò)程利用“郵件合并向?qū)А敝鸩竭M(jìn)行，使用中注意閱讀屏幕上的動(dòng)態(tài)提示仔細(xì)操作即可，詳細(xì)操作如下示意。3.樹(shù)立形成數(shù)據(jù)源和豐富的發(fā)揮以任意方式啟動(dòng)Word2003，然后照?qǐng)D1樣式輸入相應(yīng)共享內(nèi)容。然后選擇系統(tǒng)“工具”菜單——信函與郵件———郵件合并。選“郵件合并”后出現(xiàn)如圖2示意，從圖2中不難看到分六步：選擇文檔類型，系統(tǒng)默認(rèn)是第一項(xiàng)即“信函”，以后隨時(shí)可以使用郵件合并工具欄的最左邊第一按鈕切換為其他文檔類型。選擇“目錄”的最大優(yōu)點(diǎn)是將多個(gè)人的工資單合并到一頁(yè)一頁(yè)為單位，這樣可以節(jié)約許多紙張，否則生成“工資單”之后，原則上每人一張紙，如果內(nèi)容太少勢(shì)必造成大量浪費(fèi)，如圖2示意。選擇開(kāi)始文檔，默認(rèn)“使用當(dāng)前文檔”即可。選擇收件人，默認(rèn)“使用現(xiàn)有列表”即可，這一步是關(guān)鍵，單擊“瀏覽”。選取數(shù)據(jù)源，系統(tǒng)支持許多類型的數(shù)據(jù)源如TXT/DBF/DOC/XLSMDB等等，在此處使用的是excel工作表作為數(shù)據(jù)源，所以選擇“文件類型”為“excel文件”，選中“工資表郵件合并演示.xls”，單擊打開(kāi)按鈕，選擇表格。選擇“郵件合并收件人”，通常默認(rèn)單擊確定按鈕即可。撰寫信函，通常是利用專用郵件合并工具欄的“插入域”按鈕（位于圖中插入WORD域按鈕左邊）對(duì)前面圖1中編輯的文檔適當(dāng)位置進(jìn)行必要的多次“插入域”操作，如圖3示意。這里的域類似數(shù)據(jù)庫(kù)中的字段，它就是Word文檔中的一些字段。每個(gè)Word域都有一個(gè)唯一的名字，但有不同的取值。用Word排版時(shí)，若能熟練使用WORD域，可增強(qiáng)排版的靈活性，減少許多煩瑣的重復(fù)操作，提高工作效率。預(yù)覽信函，通過(guò)本處能夠看到前面插入合并域是否正確，如果位置正確默認(rèn)下一步即可。完成合并。合并工具欄從左邊到右邊21個(gè)按鈕分別是：設(shè)置文檔類型、打開(kāi)數(shù)據(jù)源、收件人、地址塊、問(wèn)候語(yǔ)句、插入域、插入word域、查看合并數(shù)據(jù)、合并域底紋、域映射、擴(kuò)散標(biāo)簽、首記錄、上一記錄、下一記錄、尾記錄、查找條目、檢查錯(cuò)誤、合并到新文件、合并到打印機(jī)、合并到電子郵件、合并到傳真。使用這些功能按鈕可以使得用戶十分方便地完成各種任務(wù)。其中如果單擊“合并到新文件”將出現(xiàn)記錄范圍對(duì)話框。如果單擊“合并到打印機(jī)”將出現(xiàn)類似記錄范圍對(duì)話框。如果單擊“合并到電子郵件”將出現(xiàn)對(duì)話框。該圖中收件人本處對(duì)應(yīng)數(shù)據(jù)源中的郵箱（當(dāng)然也可以是其他漢字或者字母組合）。主題行就是群發(fā)郵件中的主題。利用該按鈕可以十分輕松地完成工資單的群發(fā)任務(wù)。能夠正確群發(fā)的前提是本地必須正確配置郵件發(fā)送程序（比如常見(jiàn)的outlook、Microsoftoutlook郵件管理軟件）。上面提到的數(shù)據(jù)源，在該處選用了excel編輯軟件，詳細(xì)數(shù)據(jù)如圖4示意。需要注意的是：在選用Excel工作簿時(shí)，必須保證數(shù)據(jù)文件是數(shù)據(jù)庫(kù)格式，即第