利用excel制作工資表和工資條

當(dāng)員工支付工資時，他們必須制作工資和工資清單。如果職工人數(shù)多,工資構(gòu)成項目多,這就成了一項麻煩的工作。手工操作時要把工資表的各項數(shù)據(jù)和其他相關(guān)項目逐一填入工資條,工作十分瑣碎,一不小心,還會出現(xiàn)抄寫錯誤。如果使用計算機(jī)對會計資料進(jìn)行電算化,財務(wù)人員就可以從繁瑣的工作中解放出來。要使工資管理實現(xiàn)電算化,一種解決方案是使用財務(wù)軟件的工資管理模塊,另外還可以利用EXCEL(電子計算表格)自動計算功能和數(shù)據(jù)共用的特點,自己制作工資表和工資條,提高工作效率。下面通過舉例說明利用EXCEL制作工資表的過程。啟動計算機(jī)后,調(diào)出EXCEL程序(如沒有安裝該程序,可請電腦公司人員或自己進(jìn)行安裝)。啟動EXCEL,選中“SHEET1”工作表,在單元格A1至J1順序輸入“順序、姓名、標(biāo)準(zhǔn)工資、津貼、應(yīng)發(fā)小計、代扣款、會費、扣除小計、實發(fā)工資、簽收”。再將員工王小強(qiáng)等五人工資及有關(guān)資料輸入,形成下表:在單元格E2(應(yīng)發(fā)小計列與第二行的交點)設(shè)置計算公式“=C2+D2”(雙引號不要輸入),在單元格E3設(shè)置計算公式“=C3+D3”,EXCEL自動計算王小強(qiáng)應(yīng)發(fā)小計為元,趙慧儀應(yīng)發(fā)300元。分別在E4、E5、E6單元格設(shè)置計算公式“=C4+D4=C5+D5=C6+D6”,陳光輝等三人的應(yīng)發(fā)小計也自動計算為580、450、510。在單元格H2設(shè)置計算公式“=F2+G2”(雙引號不要輸入),EXCEL自動計算王小強(qiáng)扣除小計款為12。其他人的扣除小計公式設(shè)置,可參照應(yīng)發(fā)小計列的公式進(jìn)行設(shè)置。熟悉EXCEL的,可直接使用復(fù)制命令,將H2的計算公式復(fù)制至H3———H6(EXCEL自動改變公式中的單元格地址)。在單元格I2設(shè)置計算公式“=E2-H2”(雙引號不要輸入),EXCEL即計算王小強(qiáng)的實發(fā)工資為408元。參照“應(yīng)發(fā)小計”列計算公式中的單元格地址的變化,分別設(shè)置趙慧儀等四人的實發(fā)工資計算公式(可用復(fù)制命令,將I2的計算公式,復(fù)制到I3、I4、I5、I6單元格)。在單元格C8(標(biāo)準(zhǔn)工資列與第八行的交點)設(shè)置計算公式“=SUM(C2:C6)”———雙引號不要輸入,EXCEL自動計算五人標(biāo)準(zhǔn)工資合計為1880元。將C8的計算公式分別復(fù)制到D8、E8、F8、G8、H8、J8等單元格,計算津貼、應(yīng)發(fā)小計、代扣款、會費、扣除小計、實發(fā)工資的合計數(shù)。完成了上述公式的設(shè)置后,EXCEL就自動計算各行、列的數(shù)據(jù),形成了下列工資表:雙擊工作表“”,輸入“工資表”字符,將工作表改名為“工資表”。至此工資表全部完成(關(guān)于工資表表頭的設(shè)計,可按“頁面設(shè)置”菜單的提示進(jìn)行設(shè)計)。EXCEL“粘貼鏈接”功能,可將一工作表中的各項數(shù)據(jù),自動在另一工作表上同步反映。利用此功能,用于制工資條十分方便、準(zhǔn)確、快捷。選擇工作表“SHEET2”,雙擊SHEET2,輸入“工資條”字符,將工作表改名為“工資條”。選擇工作表“工資表”,選擇A1:I8單元區(qū)域(即將工資表———不包括簽收列全部拉黑)。選擇“復(fù)制”命令,此時工資表(不包括簽收列),被一個活動的方框包圍。然后選中“工資條”工作表,選中單元格A1,再選擇“選擇性粘貼”命令,在選擇性粘貼對話框中,選中“粘貼接”。此時在“工資條”工作表出現(xiàn)一個與工資表一模一樣的工資表(只是沒有簽收列)。選中行標(biāo)3,用“插入”命令,在王小強(qiáng)與趙慧儀之間插入一空行;選中行標(biāo)5,用“插入”命令,在趙慧儀與陳光輝之間插入一空行;選中行標(biāo)7,用“插入”命令,在陳光輝與李東之間插入一空行;選中行標(biāo)9,用“插入”命令,在李東與姚依依之間插入一空行;選中行標(biāo)11、12,用“刪除”命令,刪除合計行無用資料,形成下表:選中行標(biāo)1(即將第一行中的資料全部選中———出現(xiàn)第一行全部為黑色的畫面),再選擇“復(fù)制命令;選中行標(biāo)3,再選擇“選擇性粘貼”命令,選中“粘貼鏈接”;選中行標(biāo)5,再選擇“選擇性粘貼”命令,選中“粘貼鏈接”;選中行標(biāo)7,再選擇“選擇性粘貼”命令,選中“粘貼鏈接”;選中行標(biāo)9,再選擇“選擇性粘貼”命令,選中“粘貼鏈接”;選中H11單元格,輸入“實發(fā)合計”;選中I11單元格,輸入“=SUM(I2:I10)”———雙引號不用輸入;完成上述操作后,應(yīng)出現(xiàn)如下的工資條:上述工資條將會隨工資表中的文字或數(shù)字的變化而變化,即制好了工資表也就完成了工資條的制作,大大減少了重復(fù)勞動,提高了工作效率。工資條中的“實發(fā)合計”金額應(yīng)與工資表中的合計數(shù)一致,否則,要檢查是否操作上出現(xiàn)錯誤。工資表和工資條制成后,以后制新的工資表,只需在原工資表上作適當(dāng)修改就可以,不用重新制作。如需打印工資表和工資條可使用打印命令進(jìn)行打印。用EXCEL(本文以8.0版本為例,其他版本操作上略有不同)制工資表及工資條,與人手工制