項(xiàng)目管理過程與信息管理的關(guān)系

1管理和信息管理1.1項(xiàng)目管理的含義只有在特定時(shí)間和地點(diǎn)提供信息，才能決定性地決策和競(jìng)爭(zhēng)，以及信息的價(jià)值。而項(xiàng)目正是信息價(jià)值得以體現(xiàn)的最好方式。美國項(xiàng)目管理專業(yè)資質(zhì)認(rèn)證委員會(huì)主席PaulGrace說過,在當(dāng)今社會(huì)中,一切都是項(xiàng)目,一切也將成為項(xiàng)目。項(xiàng)目無處不在,項(xiàng)目對(duì)社會(huì)、對(duì)企業(yè)、對(duì)個(gè)人的意義都是非常重要的。按照項(xiàng)目是否具有競(jìng)爭(zhēng)性,可分為競(jìng)爭(zhēng)性項(xiàng)目與非競(jìng)爭(zhēng)性項(xiàng)目。競(jìng)爭(zhēng)性項(xiàng)目,顧名思義它的產(chǎn)品或服務(wù)就是要參與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng),本文所講的項(xiàng)目主要是競(jìng)爭(zhēng)性項(xiàng)目,如IT項(xiàng)目、制造業(yè)項(xiàng)目等。項(xiàng)目管理就是把各種資源應(yīng)用于目標(biāo),以實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的目標(biāo),滿足各方面既定的需求。項(xiàng)目管理知識(shí)體系里也把項(xiàng)目實(shí)施過程分為5個(gè)階段,即開始階段、計(jì)劃與實(shí)施階段、結(jié)束及控制階段,項(xiàng)目在不同階段,其管理的內(nèi)容也不相同。1.2項(xiàng)目管理的各階段組合在項(xiàng)目管理的6大任務(wù)中,信息管理工作是相當(dāng)重要的方面,但是普遍沒有引起重視,在許多項(xiàng)目的管理中是相當(dāng)薄弱的。許多國際項(xiàng)目中,由于信息管理工作不規(guī)范、不到位、不重視所引起的損失是相當(dāng)驚人的。在傳統(tǒng)項(xiàng)目管理的9大知識(shí)體系的基礎(chǔ)上,項(xiàng)目信息管理正超越一般意義上的文檔管理,可能成為一個(gè)單獨(dú)的知識(shí)體系。當(dāng)前理論界正在對(duì)“是否把信息管理單獨(dú)列為項(xiàng)目管理的一個(gè)新知識(shí)體系”的問題進(jìn)行探討。項(xiàng)目管理各階段的信息管理工作如圖1所示。在項(xiàng)目開始階段由于許多項(xiàng)目要參與投標(biāo),主要是競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)工作;在項(xiàng)目計(jì)劃與實(shí)施階段,主要是針對(duì)計(jì)劃與實(shí)施項(xiàng)目做一些一般性的信息管理工作;項(xiàng)目結(jié)項(xiàng)主要是對(duì)前兩個(gè)項(xiàng)目階段所積累的眾多文檔和非文檔信息資源的管理;控制階段是對(duì)項(xiàng)目信息的深入分析與挖掘,把信息流及時(shí)反饋給項(xiàng)目經(jīng)理,對(duì)項(xiàng)目過程進(jìn)行控制,以預(yù)防項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)。2本項(xiàng)目介紹階段的信息活動(dòng)2.1企業(yè)需要為產(chǎn)品或服務(wù)的競(jìng)爭(zhēng),但同時(shí)也需要通過多種渠道獲取潛在威脅,來提供科學(xué)、可靠的決策項(xiàng)目競(jìng)爭(zhēng)情報(bào),是指圍繞項(xiàng)目所進(jìn)行的對(duì)競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手、競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境等信息的收集、整理、處理、存儲(chǔ)、傳遞與應(yīng)用等一系列工作的總稱,其目的是為制定決策做信息支持。一個(gè)項(xiàng)目立項(xiàng)伊始就站在競(jìng)爭(zhēng)的起跑線上了,因?yàn)檫@時(shí)投資地點(diǎn)的選擇、投資規(guī)模的確定、產(chǎn)品或服務(wù)結(jié)構(gòu)的設(shè)定、應(yīng)用技術(shù)的安排、目標(biāo)市場(chǎng)的擬定、經(jīng)營體制和勞動(dòng)制度的制定無不關(guān)系到日后的競(jìng)爭(zhēng),這就需要競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)為決策提供科學(xué)、可靠的依據(jù),這是項(xiàng)目產(chǎn)品或服務(wù)具有競(jìng)爭(zhēng)力的前提。項(xiàng)目開始階段的投標(biāo)活動(dòng),是這個(gè)階段的主要活動(dòng)。這個(gè)活動(dòng)本身可以視為一個(gè)項(xiàng)目,在這個(gè)項(xiàng)目中,需要根據(jù)多種渠道獲取競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手、客戶、評(píng)委等眾多情報(bào),并進(jìn)行分析,來對(duì)決策做信息支持。而項(xiàng)目投標(biāo)的核心是根據(jù)用戶的宗旨和目標(biāo),在對(duì)企業(yè)的內(nèi)部資源優(yōu)勢(shì)和薄弱環(huán)節(jié)、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的優(yōu)劣勢(shì)進(jìn)行系統(tǒng)化分析基礎(chǔ)上,作出投標(biāo)策略。在這一過程中,需要大量的競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)。從這個(gè)意義上說,競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)是項(xiàng)目投標(biāo)的基礎(chǔ),投標(biāo)策略的制定,需要對(duì)用戶、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手和自身進(jìn)行基于信息的搜集、研究和分析的過程。在這里,競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)完全圍繞著項(xiàng)目來進(jìn)行,其價(jià)值體現(xiàn)是明顯的,提高中標(biāo)率的關(guān)鍵也在于競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)。而在項(xiàng)目奪標(biāo)簽定合同之后,項(xiàng)目的競(jìng)爭(zhēng)性大大削弱,進(jìn)入項(xiàng)目計(jì)劃與實(shí)施階段【1】。2.2在項(xiàng)目開始階段收集和分析信息(1)與“學(xué)生”的溝通投標(biāo)前要與用戶接觸,了解用戶的真實(shí)需求和想法,通過交流,了解用戶對(duì)滿足需求的偏好,使以后在投標(biāo)中能“投其所好”“命中要害”。在與其交流的過程中去發(fā)掘他們的實(shí)際需求,與他們共同思考、尋找問題的答案,讓用戶開始信任你,并在有困難的時(shí)候讓你為他們提供支撐。介紹公司的技術(shù)和產(chǎn)品,使用戶在招標(biāo)前對(duì)本公司技術(shù)和產(chǎn)品能有比較清楚的認(rèn)識(shí)和了解,將用戶的需求引導(dǎo)到本公司的技術(shù)和產(chǎn)品的思路上,使用戶在技術(shù)上對(duì)本公司有一定的偏好【1】。(2)產(chǎn)品管理能力包括滿足投標(biāo)要求的資歷及調(diào)查有關(guān)數(shù)據(jù),企業(yè)基本情況;財(cái)務(wù)的利潤水平、資金收益率、盈利能力;組織結(jié)構(gòu);產(chǎn)品功能、市場(chǎng)占有率、產(chǎn)品組合類型;人員素質(zhì)(管理能力、操作技能、激勵(lì)水平、勞資關(guān)系);競(jìng)爭(zhēng)地位(產(chǎn)品和服務(wù)的優(yōu)勢(shì)、價(jià)格水平、企業(yè)形象);設(shè)備狀況;市場(chǎng)營銷能力(銷售渠道、促銷手段);研究與開發(fā)能力(研究開發(fā)力量、新產(chǎn)品數(shù)量、研究與開發(fā)的經(jīng)濟(jì)效益);目標(biāo)策略等等,確定自身投標(biāo)實(shí)力【2】。(3)參與第四類投標(biāo)行為,所產(chǎn)生的特點(diǎn)主要通過招標(biāo)中心和用戶來了解確定競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手,然后對(duì)競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手以往的投標(biāo)策略進(jìn)行深入了解。跟蹤和了解對(duì)手情況,這是一個(gè)長期積累的過程,通過投標(biāo)積累的經(jīng)驗(yàn),當(dāng)參加某一類投標(biāo)行為時(shí),一般會(huì)有哪幾家參與,他們慣用的投標(biāo)策略是什么,是低價(jià)還是技術(shù)、服務(wù)優(yōu)勢(shì)等。同時(shí)還要想法收集對(duì)手過去類似的投標(biāo)書或方案,以便分析對(duì)手以往的投標(biāo)方案的特點(diǎn),找到或提出比對(duì)手有新意的、能吸引用戶的亮點(diǎn)。當(dāng)然,這些亮點(diǎn)的提出必須先考慮自己的技術(shù)實(shí)力和項(xiàng)目的投資規(guī)模。(4)材料、設(shè)備和稅率首先要認(rèn)真研究招標(biāo)文件,因?yàn)檫@是承包人投標(biāo)與報(bào)價(jià)的依據(jù)。“投標(biāo)須知”一般提出該項(xiàng)目的各種投標(biāo)要求,如對(duì)圖紙和報(bào)價(jià)單的要求與說明,所用技術(shù)規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn),投標(biāo)保證金的金額與承包時(shí)間等等。其次應(yīng)隨時(shí)掌握了解國內(nèi)及國際市場(chǎng)材料和設(shè)備價(jià)格的變動(dòng),運(yùn)輸費(fèi)用和稅率變動(dòng)情況。最好通過長期分析,找出每年物價(jià)上漲的規(guī)律。了解投標(biāo)相關(guān)產(chǎn)品的供應(yīng)商信息,同供應(yīng)商建立利益關(guān)系,以便能拿到與投標(biāo)項(xiàng)目相關(guān)產(chǎn)品與設(shè)備的最優(yōu)價(jià)格,獲取競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)【2】。(5)信息獲取和人員分析評(píng)委信息一般都是非常機(jī)密的信息,通常都很難得到。但通過用戶和招標(biāo)中心以往的招標(biāo),你或許可以獲取少許信息。同時(shí)要分析招標(biāo)評(píng)委的組成情況,高層領(lǐng)導(dǎo)、技術(shù)專家、部門業(yè)務(wù)專家等角色的人員組成和數(shù)量。通常高層領(lǐng)導(dǎo)對(duì)技術(shù)不熟悉,他評(píng)判的主要依據(jù)更多的是公司規(guī)模、資質(zhì)、實(shí)力、售后服務(wù)、價(jià)格等非技術(shù)性指標(biāo),技術(shù)專家評(píng)判的主要依據(jù)技術(shù)指標(biāo),而部門業(yè)務(wù)專家更關(guān)心實(shí)際操作問題等。(6)價(jià)值情報(bào)分析整合了用戶信息、本公司實(shí)力及競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手信息后,就可以采用各種分析方法進(jìn)行信息加工處理、分析,如采用量化對(duì)比分析:包括本企業(yè)與競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手在各項(xiàng)指標(biāo)上的定性對(duì)比和定量對(duì)比,涉及數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)、歸納、甄別、處理、計(jì)算、排序和優(yōu)勢(shì)、劣勢(shì)、機(jī)遇、威脅綜合分析等,提煉出有價(jià)值的情報(bào),為公司制定投標(biāo)策略提供決策依據(jù)。3信息的密度和共享項(xiàng)目信息,指的是在項(xiàng)目實(shí)施過程中產(chǎn)生和運(yùn)用的數(shù)據(jù),如表格、圖紙、文字、音像資料等與項(xiàng)目有關(guān)的所有信息。項(xiàng)目過程中的信息有別于其它信息。在項(xiàng)目進(jìn)行過程中,對(duì)信息進(jìn)行充分交流和分析是至關(guān)重要的。因此,項(xiàng)目管理活動(dòng)之間,必然需要頻繁的信息傳遞和交流,這就決定了項(xiàng)目信息具有如下特點(diǎn):量大且分散;信息傳遞過程多,容易造成失真,或反饋滯后;具有很強(qiáng)的相互共享和相互制約關(guān)系。項(xiàng)目合同簽定以后制定項(xiàng)目計(jì)劃的工作非常重要,好的計(jì)劃是成功的一半。制定正確的項(xiàng)目計(jì)劃,不僅僅需要經(jīng)驗(yàn),更需要全面了解項(xiàng)目相關(guān)信息。必須掌握的信息包括以下幾個(gè)方面。(1)明確各個(gè)部門之間的關(guān)系包括組織結(jié)構(gòu)圖,各部門的職能、各關(guān)鍵部門的經(jīng)理和部分成員。成熟的組織都有流程文件,可以通過翻閱流程文件了解各個(gè)部門之間的業(yè)務(wù)依賴關(guān)系和配合方式。尤其對(duì)采購部門、質(zhì)量保證部門、售后服務(wù)部門等的流程更要去充分了解。還應(yīng)該了解公司主要的信息系統(tǒng),如材料采購、備件管理、呼叫中心、生產(chǎn)管理的信息系統(tǒng)以及這些系統(tǒng)的主要功能與主要用戶群。(2)客戶信息發(fā)布了解自己所處的行業(yè)的市場(chǎng)情況,包括新產(chǎn)品和新技術(shù)的發(fā)布,競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的情況,競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的主要客戶群信息。在項(xiàng)目的實(shí)施過程中,客戶通常會(huì)把你和你的競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手做比較,這也將成為你的項(xiàng)目能否能夠成功的關(guān)鍵因素。(3)項(xiàng)目信息閱讀在制定你的項(xiàng)目計(jì)劃之前,或者平時(shí)任何工作的間隙,都可以查閱公司以前的項(xiàng)目信息,尤其需要注意的是以往項(xiàng)目實(shí)施過程中出現(xiàn)的問題記錄和解決方法。即使公司沒有完備的電子化數(shù)據(jù)庫,也可以通過和參與項(xiàng)目人員的交談了解更多公司以前項(xiàng)目的情況。(4)根據(jù)客戶的實(shí)際情況進(jìn)行橫向比較,根據(jù)本項(xiàng)目所需項(xiàng)目的具體的業(yè)務(wù),進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)營銷的合理設(shè)計(jì)這里所說的客戶,不僅僅是指某一具體項(xiàng)目的客戶,而是指組織所擁有的全部客戶的群體。了解公司的主要客戶群,了解這些客戶以前的、當(dāng)前和未來計(jì)劃的主要業(yè)務(wù),及你所在公司以前和這些客戶合作的情況,通過橫向比較,分析你所負(fù)責(zé)項(xiàng)目客戶的特殊性,從而決定采取適合該客戶特點(diǎn)的項(xiàng)目管理方式。在了解足夠的基礎(chǔ)信息之后,項(xiàng)目經(jīng)理要仔細(xì)分析所負(fù)責(zé)的項(xiàng)目,選擇合適的、有效的輔助工作或模板,開始其計(jì)劃階段的工作。計(jì)劃階段的起始點(diǎn)是合同的正式簽定,結(jié)束點(diǎn)是項(xiàng)目基準(zhǔn)計(jì)劃獲得認(rèn)可并正式發(fā)布,然后進(jìn)入實(shí)施。項(xiàng)目實(shí)施時(shí),通過實(shí)時(shí)對(duì)信息的控制與反饋,以保證項(xiàng)目按目標(biāo)如期、順利進(jìn)行。4應(yīng)用的概念及應(yīng)用項(xiàng)目信息管理,是指對(duì)項(xiàng)目信息的收集、整理、處理、存儲(chǔ)、傳遞與應(yīng)用等一系列工作的總稱。與傳統(tǒng)意義上的文檔管理有一定區(qū)別,項(xiàng)目信息管理除了管理紙介質(zhì)或電子介質(zhì)信息,還包括對(duì)項(xiàng)目成員之間傳遞的口頭信息進(jìn)行管理,是一個(gè)更加廣泛的概念,而且存在相當(dāng)?shù)睦щy。(1)文檔資料管理企業(yè)中可能存在大量的項(xiàng)目,但很多重要的文檔資料沒有集中管理,分散在郵件附件、個(gè)人電腦或多個(gè)文件服務(wù)器中,版本混亂。項(xiàng)目相關(guān)人員難以獲得準(zhǔn)確的項(xiàng)目文檔資料;難以查看從前進(jìn)行的類似項(xiàng)目文檔資料信息。(2)項(xiàng)目知識(shí)無法集中企業(yè)在項(xiàng)目中積累的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)不能沉淀,相似的項(xiàng)目無法相互參照,新的項(xiàng)目成員對(duì)項(xiàng)目知之甚少難以切入。組織的項(xiàng)目執(zhí)行能力難以成熟和固化。(3)領(lǐng)導(dǎo)人很難監(jiān)控指導(dǎo)項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)無法準(zhǔn)確獲得項(xiàng)目的最新進(jìn)度和任務(wù)的執(zhí)行情況,無法方便獲取項(xiàng)目各個(gè)階段全面的文檔資料。(4)組建項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)項(xiàng)目成員通常來自多個(gè)組織單位,他們動(dòng)態(tài)組成項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)。項(xiàng)目組員在地理位置上分散,缺乏發(fā)布獲取項(xiàng)目信息的統(tǒng)一平臺(tái),將項(xiàng)目成員有機(jī)整合起來。(5)項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)由于項(xiàng)目文檔資料不能集中管理,其安全性也很難保障;反之,可能部分文檔資料限制在少數(shù)人中,相關(guān)人員很難獲取。因此,要在項(xiàng)目管理中利用信息技術(shù)對(duì)信息進(jìn)行管理。項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)(PMIS)是一種專門對(duì)項(xiàng)目信息進(jìn)行管理的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)。它采用動(dòng)態(tài)控制原理,對(duì)項(xiàng)目整個(gè)生命周期所產(chǎn)生的各種數(shù)據(jù),及時(shí)準(zhǔn)確地進(jìn)行管理,比較實(shí)際值與計(jì)劃值,找出偏差,分析原因,采取措施,從而達(dá)到控制效果。同時(shí),以管理項(xiàng)目中的文檔、資料為核心,建立項(xiàng)目管理門戶,發(fā)布項(xiàng)目信息,歸檔項(xiàng)目文檔資料,分組進(jìn)行權(quán)限管理,將項(xiàng)目組通過網(wǎng)絡(luò)整合起來,建立組員協(xié)同工作環(huán)境,集成現(xiàn)有應(yīng)用,方便項(xiàng)目文檔共享,保證文檔的安全性,更好的幫助企業(yè)進(jìn)行項(xiàng)目信息管理【3】。5項(xiàng)目進(jìn)展跟蹤監(jiān)控控制階段是對(duì)項(xiàng)目信息的深入分析與挖掘,及時(shí)反饋到項(xiàng)目實(shí)施與結(jié)束階段,以預(yù)防項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)。這個(gè)階段貫穿于項(xiàng)目的進(jìn)行過程,為了保證項(xiàng)目按照預(yù)期的項(xiàng)目目標(biāo)進(jìn)行,必須對(duì)項(xiàng)目的運(yùn)行情況和輸出進(jìn)行持續(xù)的跟蹤監(jiān)控,收集各種項(xiàng)目進(jìn)展信息,對(duì)收集的信息進(jìn)行分析,與預(yù)期的項(xiàng)目目標(biāo)進(jìn)行比較。在出現(xiàn)偏差時(shí)及時(shí)分析偏差原因,制定有效的糾正預(yù)防措施,落實(shí)糾正預(yù)防措施?？傊?評(píng)價(jià)一個(gè)項(xiàng)目成功與否,一個(gè)簡易的辦法是看其物流、工作流和信息流“三流”的情況,其中,信息流的質(zhì)量、速度和覆蓋范圍,尤其可以“映照”項(xiàng)目管理的成功。因?yàn)槲锪?、工作流在企業(yè)的“生命活動(dòng)”中無不最終以信息流的“高級(jí)形式”展現(xiàn),就像生物體的所有活動(dòng)都是基于神經(jīng)系統(tǒng)傳遞的生物電信號(hào)一樣。因此,深入認(rèn)識(shí)“項(xiàng)目信息流”,從信息管理角度掀開項(xiàng)目發(fā)展的新視角【4】。6項(xiàng)目信息活動(dòng)成功的保障(1)高質(zhì)量的信息服務(wù)項(xiàng)目管理部門需要面對(duì)與項(xiàng)目相關(guān)的設(shè)計(jì)、供應(yīng)商、生產(chǎn)廠家、分包商、金融、保險(xiǎn)等大量的信息,必須快速準(zhǔn)確進(jìn)行決策,這就要求應(yīng)有高質(zhì)量的信息服務(wù)和前提條件。信息主管部門負(fù)責(zé)信息的收集、加工、整理及提供科學(xué)的綜合應(yīng)用,為支持決策服務(wù)并參與決策【5】。(2)強(qiáng)化項(xiàng)目管理,落實(shí)責(zé)任管理針對(duì)項(xiàng)目管理全過程的信息管理,建立和完善指導(dǎo)性、可操作性強(qiáng)的項(xiàng)目信息管理制度,并將信息管理的責(zé)任,從組織、收集、整理、分析、篩選、反饋等都落實(shí)到具體崗位和人員,真正做到全員參與、規(guī)范管理。(3)建立信息團(tuán)隊(duì)文化企業(yè)文化與經(jīng)營理念、社會(huì)文化環(huán)境的差異會(huì)