電子文件在黃河系統(tǒng)中的管理應(yīng)用

一、電子文件檔案的管理測量和設(shè)計行業(yè)電子文件的來源主要是對科技生產(chǎn)活動的真實記錄，生成于不同生產(chǎn)部門的工作環(huán)境中。通過微機(jī)聯(lián)網(wǎng)操作,各系統(tǒng)內(nèi)存儲著大量的信息資料,主要成果是黃河下游的樓房、涵閘、控導(dǎo)工程設(shè)計;堤防、險工、根石加固初步及詳圖設(shè)計;護(hù)坡、道路、防浪林規(guī)劃整治設(shè)計;黃河的各項地質(zhì)勘探及地形地貌測繪成果資料;水利樞紐、黃河口規(guī)劃研究及可研性報告;上級來文及發(fā)文等,這些成果資料都離不開計算機(jī)的管理和應(yīng)用,更離不開電子文檔的檔案管理。作為檔案工作者,已不能以單一的紙質(zhì)文件歸檔,要收集整理電子文件資料一并歸檔,才能適應(yīng)電子文件時代的需求。要管理好電子文件檔案,就必須了解電子文件的以下特點:(一)相對于紙質(zhì)文件而言,電子文件有效利用必須依賴于一定的技術(shù)設(shè)備,具有所用技術(shù)不穩(wěn)定性和多樣性。然而技術(shù)設(shè)備的壽命一般在10—15年,況且技術(shù)設(shè)備環(huán)境在短期內(nèi)產(chǎn)生變化,用戶難以及時了解和掌握這種不穩(wěn)定和多樣性變化的特點。(二)電子文檔資料必須依賴于軟件,才能識別和利用,具有信息與載體相分離,有依賴性和不可識別性。以光盤、優(yōu)盤、移動硬盤、磁帶、磁盤等多種存在形式,具有體積小、儲量大、節(jié)省存儲空間的優(yōu)點,具有不能直觀閱讀的特點。(三)電子文檔資料可以直接由計算機(jī)隨時進(jìn)行處理和更改,具有信息的可變性、易丟失性和易控制性的特點。還面臨著資料被盜竊甚至被銷毀的危險。電子文檔很難劃定固定的保管期限,它的檔案信息處理雖然高效、便捷,但真?zhèn)涡院涂煽啃圆蝗缂堎|(zhì)檔案直觀可見或有跡可查。(四)電子文檔資料的邏輯結(jié)構(gòu)和物理關(guān)系是獨立分存的,具有信息的動態(tài)性、共享性和虛擬性的特點。只有在應(yīng)用查詢和檢索操作時才會結(jié)合在一起,這種文件信息是軟件系統(tǒng)把各種類型的圖形數(shù)據(jù)及文本有機(jī)結(jié)合成的產(chǎn)物,它是一種虛擬文件,只有利用計算機(jī)進(jìn)行編輯存儲,傳統(tǒng)的檔案管理與應(yīng)用將不再適用于電子文檔管理。所以,要掌握好以上幾個方面的特點,才能管理應(yīng)用好電子檔案。二、電子文件的保存與管理(一)黃河系統(tǒng)的電子檔案管理大體上分為三種方式:一是辦公室保管;二是數(shù)據(jù)庫保管;三是數(shù)據(jù)檔案保管。不管任何方式的保管存儲,其最終目的都是供勘測設(shè)計等部門在科研工作中得到有效應(yīng)用。電子文件歸檔管理中存在的問題,主要是電子檔案必須依賴于一定的微機(jī)技術(shù),通過再生性的保護(hù)手段,讀取復(fù)制(軟件)保存這些載體。使這些載體信息永久或永遠(yuǎn)的安全可靠、真實可用、不丟失、不篡改。另外,對簡單的結(jié)構(gòu)性文檔資料,應(yīng)在紙質(zhì)或縮微片上制作拷貝,將電子文檔盡可能的轉(zhuǎn)化成中性格式的電子文檔,以達(dá)到永久保存及管理的目的。(二)電子文件檔案管理中存在另一個誤區(qū),就是把電子信息系統(tǒng)當(dāng)作電子文件管理系統(tǒng)。必須盡早明確電子文件管理系統(tǒng)的功能和要求,將它納入電子信息系統(tǒng)內(nèi),同紙質(zhì)文件的保存方式一樣,是文件的一種保管體系,其目的是安全可靠的保護(hù)文件活動者的活動記錄。以它的特點而言,傳統(tǒng)的保存管理方式和方法不再對電子文件有效,必須從文件的周期性中去考察電子檔案的利用價值,在電子文件產(chǎn)生之初進(jìn)行研究和監(jiān)督、跟蹤,把其作為活動的記憶憑證安全保存,建立電子信息管理系統(tǒng),使這些具有持續(xù)利用價值的電子檔案,不斷地供給人們在生產(chǎn)活動中得到應(yīng)用。以確保檔案信息活動記錄的伴隨形成,保證電子文件憑證的真實性、完整性,使文件的記錄不受損害,滿足眾多的客戶需求,達(dá)到電子文件保存的永久性和應(yīng)用性。(三)意識轉(zhuǎn)變問題沒有從根本上得到解決。檔案管理還存在于紙質(zhì)管理狀態(tài),必須重新認(rèn)識信息時代的電子文檔管理模式。一是將檔案管理的焦點從文件的紙質(zhì)實體轉(zhuǎn)向文件的形成過程。從文件實體的整理、編目、保管轉(zhuǎn)向了解信息系統(tǒng)和形成者相關(guān)文獻(xiàn)之間的有機(jī)聯(lián)系;二是從文件的研究價值進(jìn)行鑒定轉(zhuǎn)向宏觀鑒定形成者的主要職能,精選出精華而實用的、應(yīng)用價值高的電子文件進(jìn)行永久性地保存;三是從分散的個別文件的性質(zhì)特征轉(zhuǎn)向更好的了解文件產(chǎn)生的職能,以及事務(wù)處理方面的工作流程;四是從原始文件等級結(jié)構(gòu)的產(chǎn)生來源轉(zhuǎn)變?yōu)橐宰儎印⑴R時、甚至“虛擬”業(yè)務(wù)活動的文件來源。總而言之,就是從文件產(chǎn)生或產(chǎn)品轉(zhuǎn)向電子文件的創(chuàng)意活動和創(chuàng)造意圖。加強(qiáng)對電子文件的控制管理,解決好電子檔案管理中的應(yīng)用問題。三、電子文件歸檔管理(一)電子文件檔案的管理必須遵守集中統(tǒng)一的管理原則,各種實踐活動形成的電子文件(經(jīng)鑒定,具有保存價值歸檔的相應(yīng)軟件產(chǎn)品及說明)按歸檔范圍統(tǒng)一收集,分別按識別代碼(文本文件T、數(shù)據(jù)文件D、程序文件P、圖形文件G、圖象文件I、影像文件V、聲音文件A、多媒體文件0)屬性標(biāo)識、參數(shù)和相關(guān)軟件規(guī)范整理,使數(shù)據(jù)完整,按保管期限劃分參數(shù),注明全宗號、目錄號、載體序號、核實檢驗后履行交接手續(xù),完備歸檔。(二)通過前端系統(tǒng)控制原則,在電子文件管理系統(tǒng)的設(shè)計階段充分考慮電子文件運(yùn)轉(zhuǎn)方面的管理要求。在電子文件形成階段,達(dá)到電子文檔管理的長期或永久保存的要求。(三)采取有力措施,確保歸檔后的真實性保障原則,使電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息與形成時的原始狀態(tài)一致。(四)將具有保存價值的紙質(zhì)文件、電子文件按“雙套制歸檔”并存的原則,可使同一份文件的電子版本和紙質(zhì)版本共同處于存儲和可利用狀態(tài)。達(dá)到永久性保存的目的。四、工作條件及服務(wù)方向(一)隨著電子檔案信息化程度的加深,黃河系統(tǒng)內(nèi)檔案信息的應(yīng)用需求不斷增加,勘測設(shè)計行業(yè)檔案信息載體的要求日趨多樣化,而傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不能完全滿足這種需求,這就需要檔案管理者,在電子文件歸檔時,采用新技術(shù)、新方法來代替?zhèn)鹘y(tǒng)的管理手段。特別是辦公網(wǎng)絡(luò)化的實現(xiàn),產(chǎn)生的膠片、磁帶、磁盤、光盤、優(yōu)盤等多種載體相繼出現(xiàn)。人們應(yīng)用檔案資料不再以單一的文字形式,而是以文字、聲音、可視圖像等多種形式。應(yīng)用者不再受時間、地點的約束和限制,將通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行閱讀、識別、處理、傳輸,這樣為完成各項勘測設(shè)計任務(wù)的應(yīng)用提供了諸多的便利條件。(二)勘測設(shè)計行業(yè)電子檔案的管理與應(yīng)用,首先要更新思想觀念,健全法規(guī)制度,調(diào)整工作職能,管理科學(xué)規(guī)范。要認(rèn)真從“管”字上下功夫,注重提高電子檔案管理的質(zhì)量和水平。利用一切管理手段和方法,加大對電子檔案成果的監(jiān)督管理,做好以下幾個方面的工作:一是對電子文件和光盤從收集、整理、歸檔、積累到鑒定、移交、保管、利用、統(tǒng)計等方面制定具體的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范;二是拷貝成雙重備份的紙質(zhì)與磁盤電子文件分別歸檔。以解決電子文件的易改動、易丟失的問題;三是改變結(jié)構(gòu)進(jìn)行組盤,將相關(guān)文件通過拷貝組合到同一磁盤或光盤載體,附上背景信息數(shù)據(jù),完善著錄標(biāo)引。發(fā)揮電子文件的檢索優(yōu)點,達(dá)到電子文件檔案的科學(xué)管理和信息的有效應(yīng)用。(三)創(chuàng)新檔案服務(wù)機(jī)制是提升檔案應(yīng)用水平的關(guān)鍵。檔案管理的目的是在“用”字上下功夫。創(chuàng)新檔案服務(wù)思路,就是做好以下幾個方面的服務(wù):一是從單一化服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)槎嘣?wù);二是從查閱服務(wù)轉(zhuǎn)向信息服務(wù)、專題服務(wù);三是由紙質(zhì)服務(wù)轉(zhuǎn)向聲像服務(wù)、互聯(lián)網(wǎng)服務(wù);四是堅持既重收集更重視開發(fā)、既重管理更重視應(yīng)用;五是做到對內(nèi)協(xié)調(diào)有方、對外聯(lián)絡(luò)通暢;六是創(chuàng)新服務(wù)模式,將過去的封閉、靜態(tài)、被動局面轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放、動態(tài)、主動服務(wù)的局面,及時、準(zhǔn)確地將信息傳遞到需要應(yīng)用的部門;七是科學(xué)調(diào)整庫房布局、優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)。以完整性和準(zhǔn)確性的歸檔資料