秘書檔案管理：第一章歸檔制度的編寫?一、引言檔案管理是秘書工作的重要組成部分，它對于保存組織的歷史記錄、支持決策制定、保障工作的連續(xù)性以及維護(hù)組織的合法權(quán)益都具有至關(guān)重要的意義。歸檔制度作為檔案管理的基礎(chǔ)性環(huán)節(jié)，明確了檔案收集、整理、移交等工作的規(guī)范和要求，確保檔案能夠完整、系統(tǒng)、有序地保存下來，為組織的發(fā)展提供有力的信息支持。

二、歸檔范圍1.文件類上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與本組織相關(guān)的各類文件，包括指示、通知、規(guī)定、通報(bào)等，這些文件對于組織了解政策動(dòng)態(tài)、遵循工作要求具有重要指導(dǎo)作用。本組織產(chǎn)生的各類文件，如工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要、規(guī)章制度等。工作計(jì)劃和總結(jié)反映了組織不同階段的工作安排和完成情況；報(bào)告和請示是組織向上級溝通工作進(jìn)展和尋求指示的重要文件；會(huì)議紀(jì)要記錄了組織內(nèi)部重要會(huì)議的討論內(nèi)容和決策結(jié)果；規(guī)章制度則是規(guī)范組織運(yùn)行的準(zhǔn)則。平行機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)發(fā)來的需要執(zhí)行或參考的文件，如函件、合作協(xié)議等，這些文件涉及組織與外部機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)往來和合作關(guān)系。2.會(huì)議類組織召開的各類重要會(huì)議的文件材料，包括會(huì)議通知、議程、報(bào)告、講話、決議、記錄等。會(huì)議記錄詳細(xì)記載了會(huì)議的全過程，是研究會(huì)議決策和工作部署的重要依據(jù)。參加上級機(jī)關(guān)或其他重要會(huì)議帶回的文件、資料及會(huì)議精神傳達(dá)提綱等，有助于組織及時(shí)了解外部信息，把握行業(yè)動(dòng)態(tài)。3.業(yè)務(wù)活動(dòng)類組織開展的各類業(yè)務(wù)項(xiàng)目的文件材料，如項(xiàng)目策劃書、合同、招投標(biāo)文件、驗(yàn)收報(bào)告等。這些文件記錄了業(yè)務(wù)項(xiàng)目從啟動(dòng)到結(jié)束的全過程，對于評估項(xiàng)目成效、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)具有重要價(jià)值。業(yè)務(wù)往來中的信函、傳真、電子郵件等，它們反映了組織與客戶、合作伙伴之間的日常溝通和業(yè)務(wù)交流情況。4.人事類員工的招聘、錄用、考核、晉升、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)、調(diào)動(dòng)、離職等相關(guān)文件，如簡歷、面試評估表、考核報(bào)告、獎(jiǎng)勵(lì)證書、培訓(xùn)記錄、離職手續(xù)表等。這些文件是組織人力資源管理的重要檔案，對于了解員工發(fā)展歷程、評估人力資源狀況具有重要意義。人事檔案，包括員工的個(gè)人基本信息、學(xué)歷學(xué)位證書、工作經(jīng)歷證明、勞動(dòng)合同等，是全面反映員工個(gè)人情況的重要資料。5.財(cái)務(wù)類財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告，各類財(cái)務(wù)報(bào)表（資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等），財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等，這些文件反映了組織的財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營成果，是組織財(cái)務(wù)管理的核心檔案。會(huì)計(jì)憑證、賬簿、發(fā)票等財(cái)務(wù)核算資料，它們是財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的詳細(xì)記錄，對于財(cái)務(wù)審計(jì)和稅務(wù)申報(bào)等工作具有重要依據(jù)作用。6.聲像類組織在各類活動(dòng)中形成的照片、錄音、錄像等資料，如重大會(huì)議、慶典活動(dòng)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、項(xiàng)目實(shí)施等場景的記錄。這些聲像資料能夠直觀地反映組織的工作動(dòng)態(tài)和發(fā)展歷程，具有較高的歷史和文化價(jià)值。組織購買或制作的與業(yè)務(wù)相關(guān)的影像資料，如宣傳片、教學(xué)視頻等，它們對于宣傳組織形象、推廣業(yè)務(wù)具有重要作用。

三、歸檔時(shí)間1.定期歸檔對于具有固定時(shí)間周期產(chǎn)生的文件，實(shí)行定期歸檔。一般情況下，月度文件應(yīng)在次月上旬歸檔，季度文件應(yīng)在季度結(jié)束后15個(gè)工作日內(nèi)歸檔，半年度文件應(yīng)在半年末20個(gè)工作日內(nèi)歸檔，年度文件應(yīng)在次年1月底前歸檔。例如，每月的工作總結(jié)和工作計(jì)劃應(yīng)在次月5日前整理歸檔；季度財(cái)務(wù)報(bào)表應(yīng)在季度結(jié)束后10個(gè)工作日內(nèi)完成整理并移交檔案部門。2.即時(shí)歸檔對于一些重要且緊急的文件，如重大會(huì)議的決議、突發(fā)事件的處理文件等，應(yīng)在文件形成或處理完畢后即時(shí)歸檔，確保重要信息得到及時(shí)、妥善的保存。例如，組織召開重要決策會(huì)議后，會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后2個(gè)工作日內(nèi)整理歸檔，以便相關(guān)人員及時(shí)查閱和執(zhí)行會(huì)議決策。3.項(xiàng)目歸檔對于業(yè)務(wù)項(xiàng)目類文件，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束后30個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔。歸檔時(shí)要確保項(xiàng)目文件的完整性，包括項(xiàng)目策劃、實(shí)施過程、驗(yàn)收等各個(gè)環(huán)節(jié)的資料。例如，一個(gè)為期半年的業(yè)務(wù)項(xiàng)目結(jié)束后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)在1個(gè)月內(nèi)將項(xiàng)目相關(guān)文件整理齊全，移交檔案部門進(jìn)行統(tǒng)一歸檔。

四、歸檔要求1.文件齊全完整歸檔的文件應(yīng)齊全無缺頁，能夠完整地反映文件的形成背景、內(nèi)容和處理過程。對于文件的附件、批語、簽報(bào)等應(yīng)一并歸檔，確保文件的完整性和關(guān)聯(lián)性。例如，一份請示文件除了正文外，相關(guān)的附件如數(shù)據(jù)報(bào)表、調(diào)研報(bào)告等應(yīng)一同整理歸檔；領(lǐng)導(dǎo)對文件的批示、簽字等也應(yīng)作為文件的一部分妥善保存。2.文件真實(shí)有效歸檔文件必須是原件或與原件核對無誤的復(fù)印件，確保文件內(nèi)容真實(shí)可靠。對于電子文件，應(yīng)保證其原始性和真實(shí)性，不得進(jìn)行隨意修改或偽造。例如，合同文件應(yīng)歸檔原件，如有特殊情況需要保存復(fù)印件，應(yīng)在復(fù)印件上注明與原件核對一致，并由相關(guān)責(zé)任人簽字確認(rèn)。3.文件格式規(guī)范紙質(zhì)文件應(yīng)使用統(tǒng)一規(guī)格的紙張，一般為A4紙。文件字跡應(yīng)清晰、工整，簽字蓋章齊全。電子文件應(yīng)采用通用的格式，如DOC、XLS、PPT、PDF等，并按照組織規(guī)定的命名規(guī)則進(jìn)行命名，確保文件易于識別和管理。例如，電子文檔命名應(yīng)包含文件主題、日期、作者等關(guān)鍵信息，如"關(guān)于年度工作總結(jié)_20XX年12月_張三.DOC"。4.文件整理有序歸檔文件應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行系統(tǒng)整理，同一類別的文件應(yīng)按照時(shí)間順序或重要程度排列。對于有密級要求的文件，應(yīng)單獨(dú)整理并按照密級進(jìn)行標(biāo)識和存放。例如，將上級文件按照年度、文號順序排列，本組織文件按照類別（如行政、業(yè)務(wù)、人事等）再按照時(shí)間順序排列，便于查找和利用。

五、歸檔流程1.文件收集各部門指定專人負(fù)責(zé)文件收集工作，按照歸檔范圍定期對本部門產(chǎn)生的文件進(jìn)行收集。收集過程中要注意檢查文件的完整性和準(zhǔn)確性，確保無遺漏、無差錯(cuò)。例如，每月末，部門文員應(yīng)將本月本部門形成的各類文件收集齊全，包括紙質(zhì)文件和電子文件，并進(jìn)行初步整理。對于外來文件，由收發(fā)人員負(fù)責(zé)收集，收到文件后及時(shí)登記，并根據(jù)文件內(nèi)容分發(fā)給相關(guān)部門，部門處理完畢后再統(tǒng)一交回收發(fā)人員進(jìn)行整理歸檔。2.文件整理收集后的文件由各部門整理人員按照歸檔要求進(jìn)行分類、編號、裝訂等整理工作。對于紙質(zhì)文件，要去除金屬物，破損文件應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制；對于電子文件，要進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換、命名規(guī)范等操作。例如，將各類文件按照前面所述的歸檔范圍分類后，為每份文件編寫唯一的編號，并將相關(guān)文件裝訂成冊，電子文件按照規(guī)定的命名規(guī)則進(jìn)行重命名和分類存儲。在整理過程中，要對文件進(jìn)行初步審核，檢查文件的內(nèi)容是否完整、格式是否規(guī)范、簽字蓋章是否齊全等，對于不符合要求的文件及時(shí)返回相關(guān)部門進(jìn)行補(bǔ)充或更正。3.文件移交各部門整理好的文件應(yīng)定期移交至檔案部門。移交時(shí)，填寫文件移交清單，清單內(nèi)容包括文件名稱、編號、數(shù)量、移交日期、移交部門及移交人等信息。例如，每季度末，部門整理人員將本季度整理好的文件連同文件移交清單一并移交至檔案部門，檔案部門接收人員核對無誤后在清單上簽字確認(rèn)。檔案部門對接收的文件進(jìn)行再次審核和檢查，確保文件符合歸檔要求。對于不符合要求的文件，及時(shí)與移交部門溝通，要求其進(jìn)行整改后重新移交。4.檔案存儲經(jīng)審核合格的文件按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行存儲。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行排列存放，并建立相應(yīng)的檔案目錄索引，便于查找和檢索。電子檔案應(yīng)存儲在服務(wù)器或存儲設(shè)備上，采用安全的存儲方式進(jìn)行備份，同時(shí)建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進(jìn)行分類管理和索引，方便快速查詢和利用。對于有特殊保管要求的檔案，如聲像檔案、會(huì)計(jì)檔案等，應(yīng)按照相應(yīng)的保管條件進(jìn)行存儲，確保檔案的安全和完整。

六、歸檔監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制組織設(shè)立檔案管理監(jiān)督小組，成員包括檔案部門負(fù)責(zé)人、各部門兼職檔案員等。監(jiān)督小組定期對歸檔工作進(jìn)行檢查，重點(diǎn)檢查歸檔文件的完整性、準(zhǔn)確性、及時(shí)性以及歸檔流程的執(zhí)行情況。例如，每半年組織一次歸檔工作專項(xiàng)檢查，通過查閱文件、核對清單、詢問相關(guān)人員等方式，對各部門的歸檔工作進(jìn)行全面評估，并形成檢查報(bào)告。對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)下達(dá)整改通知，要求相關(guān)部門限期整改。整改完成后，進(jìn)行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。2.責(zé)任追究制度建立歸檔工作責(zé)任追究制度，對于在歸檔工作中存在故意拖延、拒不歸檔、文件丟失或損壞等嚴(yán)重違反歸檔制度行為的部門和個(gè)人，按照組織規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。例如，對于未按時(shí)歸檔重要文件，導(dǎo)致工作受到影響的部門，視情節(jié)輕重給予部門負(fù)責(zé)人警告、罰款等處罰；對于因個(gè)人疏忽造成文件丟失的，要求其承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任，并給予紀(jì)律處分。3.培訓(xùn)與指導(dǎo)檔案部門定期組織歸檔工作培訓(xùn)，向各部門兼職檔案員和相關(guān)工作人員講解歸檔制度、歸檔流程、文件整理方法等知識和技能，提高歸檔工作的質(zhì)量和效率。例如，每年舉辦12次歸檔工作培訓(xùn)班，邀請專業(yè)人員進(jìn)行授課，通過案例分析、實(shí)際操作演示等方式，讓培訓(xùn)人員更好地掌握歸檔工作要點(diǎn)。檔案部門工作人員在日常工作中加強(qiáng)對各部門歸檔工作的指導(dǎo)，及時(shí)解答他們在歸檔過程中遇到的問題，幫助他們規(guī)范歸檔操作。

七、附則1.本歸檔制度自發(fā)布之日起生效實(shí)施。2.本制度由組織的檔案管理部門負(fù)責(zé)解釋和修訂。在執(zhí)行過程中，如遇國家法律法規(guī)、政策變化或組織實(shí)際情況發(fā)生變動(dòng)，檔案管理部門將及時(shí)對