文檔管理制度?一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司文檔管理，確保文檔的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高工作效率，促進(jìn)公司各項(xiàng)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，特制定本制度。

（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門及全體員工在工作過(guò)程中所形成的各類文檔，包括但不限于文件、報(bào)告、合同、協(xié)議、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)表、圖紙、技術(shù)資料、電子文檔等。

（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司文檔管理工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)，確保文檔管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.分級(jí)分類管理原則：根據(jù)文檔的性質(zhì)、重要程度和使用頻率，對(duì)文檔進(jìn)行分級(jí)分類管理，明確各級(jí)各類文檔的管理職責(zé)和權(quán)限，確保文檔管理工作的高效有序。3.安全保密原則：加強(qiáng)文檔的安全保密管理，采取必要的安全保密措施，確保文檔的安全存儲(chǔ)、傳輸和使用，防止文檔泄露、丟失和損壞。4.方便利用原則：以方便公司內(nèi)部各部門及員工查閱和利用文檔為出發(fā)點(diǎn)，優(yōu)化文檔管理流程，提高文檔管理效率，為公司各項(xiàng)工作提供有力的支持和保障。

二、文檔管理職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司文檔管理制度，并組織實(shí)施和監(jiān)督檢查。2.負(fù)責(zé)公司各類文檔的集中統(tǒng)一管理，包括文檔的收集、整理、歸檔、保管、借閱、銷毀等工作。3.負(fù)責(zé)建立和維護(hù)公司文檔管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文檔的電子化管理和信息共享。4.負(fù)責(zé)組織開展公司內(nèi)部文檔管理培訓(xùn)工作，提高員工的文檔管理意識(shí)和技能。5.負(fù)責(zé)與外部檔案管理機(jī)構(gòu)的溝通協(xié)調(diào)，確保公司文檔管理工作符合國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。

（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門各類文檔的收集、整理、歸檔和保管工作，并按照公司文檔管理制度的要求，定期向綜合管理部門移交歸檔。2.負(fù)責(zé)建立本部門文檔管理臺(tái)賬，對(duì)本部門文檔的種類、數(shù)量、存放位置等信息進(jìn)行詳細(xì)記錄，并及時(shí)更新。3.負(fù)責(zé)本部門員工文檔管理培訓(xùn)工作的組織實(shí)施，提高員工的文檔管理意識(shí)和技能，確保本部門文檔管理工作的規(guī)范有序。4.負(fù)責(zé)本部門文檔的安全保密管理工作，采取必要的安全保密措施，防止文檔泄露、丟失和損壞。5.負(fù)責(zé)按照公司文檔管理制度的要求，及時(shí)查閱和利用本部門及其他部門的相關(guān)文檔，為部門工作提供支持和保障。

（三）員工職責(zé)1.負(fù)責(zé)在工作過(guò)程中及時(shí)形成和收集各類文檔，并按照公司文檔管理制度的要求進(jìn)行整理和分類。2.負(fù)責(zé)將整理好的文檔及時(shí)提交給本部門文檔管理人員，確保文檔的及時(shí)歸檔和保管。3.負(fù)責(zé)妥善保管本人使用的文檔，不得擅自將文檔帶出公司或轉(zhuǎn)借他人，防止文檔泄露、丟失和損壞。4.負(fù)責(zé)按照公司文檔管理制度的要求，及時(shí)查閱和利用相關(guān)文檔，為個(gè)人工作提供支持和保障。5.負(fù)責(zé)配合公司綜合管理部門及其他部門開展文檔管理工作，提供必要的協(xié)助和支持。

三、文檔的分類與編號(hào)（一）文檔分類公司文檔按照其性質(zhì)和用途分為以下幾類：1.行政公文類：包括公司發(fā)布的各類文件、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等。2.合同協(xié)議類：包括公司簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等。3.會(huì)議紀(jì)要類：包括公司組織召開的各類會(huì)議的會(huì)議紀(jì)要。4.工作計(jì)劃與總結(jié)類：包括公司各部門及員工制定的工作計(jì)劃、總結(jié)、述職報(bào)告等。5.財(cái)務(wù)報(bào)表類：包括公司編制的各類財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)報(bào)表等。6.技術(shù)資料類：包括公司的技術(shù)研發(fā)資料、產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、工藝文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。7.人事檔案類：包括公司員工的個(gè)人檔案、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核記錄等。8.其他類：包括上述各類文檔以外的其他文檔，如宣傳資料、活動(dòng)策劃方案、客戶資料等。

（二）文檔編號(hào)為了便于文檔的管理和查找，對(duì)各類文檔進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。文檔編號(hào)由類別代碼、年份代碼、順序號(hào)三部分組成，具體編號(hào)規(guī)則如下：1.類別代碼：根據(jù)文檔分類，用兩位大寫字母表示，具體如下：行政公文類：XG合同協(xié)議類：HT會(huì)議紀(jì)要類：JY工作計(jì)劃與總結(jié)類：GZ財(cái)務(wù)報(bào)表類：CW技術(shù)資料類：JS人事檔案類：RS其他類：QT2.年份代碼：用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示文檔形成的年份，如2023表示2023年形成的文檔。3.順序號(hào)：用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示該類文檔在當(dāng)年的順序號(hào)，從0001開始編號(hào)。

例如，2023年第5號(hào)行政公文的編號(hào)為：XG20230005。

四、文檔的收集與整理（一）收集范圍公司各部門及員工在工作過(guò)程中形成的各類文檔，包括紙質(zhì)文檔和電子文檔，均屬于文檔收集的范圍。

（二）收集要求1.各部門及員工應(yīng)按照公司文檔管理制度的要求，及時(shí)、準(zhǔn)確地收集本部門及本人工作過(guò)程中形成的各類文檔，確保文檔的完整性和準(zhǔn)確性。2.對(duì)于重要文檔，應(yīng)在形成后及時(shí)進(jìn)行備份，防止文檔丟失或損壞。3.對(duì)于外來(lái)文件，如政府部門文件、行業(yè)協(xié)會(huì)文件、合作單位文件等，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記和簽收，并按照公司文檔管理制度的要求進(jìn)行整理和歸檔。

（三）整理原則1.遵循文檔的形成規(guī)律，保持文檔之間的有機(jī)聯(lián)系，便于查找和利用。2.按照文檔的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類整理，確保文檔分類清晰、條理分明。3.對(duì)文檔進(jìn)行編號(hào)、編目、裝訂等處理，確保文檔的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

（四）整理方法1.紙質(zhì)文檔整理：對(duì)紙質(zhì)文檔進(jìn)行分類，按照文檔編號(hào)順序排列，并在文檔首頁(yè)右上角加蓋文檔編號(hào)章。對(duì)每份文檔進(jìn)行編目，編目?jī)?nèi)容包括文檔編號(hào)、文檔名稱、日期、來(lái)源、保管期限等，并填寫《文檔目錄登記表》。對(duì)文檔進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于查閱和保管。2.電子文檔整理：按照文檔類別建立電子文件夾，每個(gè)文件夾下按照年份和文檔編號(hào)順序建立子文件夾。將電子文檔按照類別、年份、文檔編號(hào)進(jìn)行命名，并存儲(chǔ)在相應(yīng)的文件夾中。對(duì)電子文檔進(jìn)行編目，編目?jī)?nèi)容包括文檔編號(hào)、文檔名稱、日期、來(lái)源、保管期限等，并填寫《電子文檔目錄登記表》。定期對(duì)電子文檔進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)妥善保管，防止數(shù)據(jù)丟失。

五、文檔的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.各部門應(yīng)在每年年底前，將本部門當(dāng)年形成的各類文檔整理完畢，并向綜合管理部門移交歸檔。2.對(duì)于緊急或重要文檔，應(yīng)在文檔形成后及時(shí)移交歸檔。

（二）歸檔要求1.各部門移交歸檔的文檔應(yīng)符合公司文檔管理制度的要求，包括文檔的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性等。2.移交歸檔的文檔應(yīng)填寫《文檔移交清單》，清單內(nèi)容包括文檔編號(hào)、文檔名稱、日期、來(lái)源、保管期限等，并由移交部門和接收部門雙方簽字確認(rèn)。3.綜合管理部門接收歸檔文檔后，應(yīng)按照文檔管理制度的要求進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、裝訂等處理，并及時(shí)將文檔入庫(kù)保管。

（三）保管期限公司文檔的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種，具體劃分標(biāo)準(zhǔn)如下：1.永久保管：反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的文檔，如公司成立文件、公司章程、重要會(huì)議紀(jì)要、年度財(cái)務(wù)報(bào)告等。2.長(zhǎng)期保管：在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的文檔，如公司規(guī)章制度、合同協(xié)議、工作計(jì)劃與總結(jié)、人事檔案等，保管期限為10年至50年。3.短期保管：在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的文檔，如一般性文件、報(bào)表、資料等，保管期限為1年至10年。

（四）保管方式1.紙質(zhì)文檔保管：綜合管理部門應(yīng)設(shè)立專門的文檔庫(kù)房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保紙質(zhì)文檔的安全保管。紙質(zhì)文檔應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，并建立《紙質(zhì)文檔存放索引表》，便于查找和利用。定期對(duì)紙質(zhì)文檔進(jìn)行清點(diǎn)和檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。2.電子文檔保管：綜合管理部門應(yīng)建立電子文檔管理系統(tǒng)，對(duì)電子文檔進(jìn)行集中存儲(chǔ)和管理。電子文檔應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并建立《電子文檔存放索引表》，便于查找和利用。定期對(duì)電子文檔進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。加強(qiáng)電子文檔的安全保密管理，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，防止電子文檔被非法訪問(wèn)、篡改或刪除。

六、文檔的借閱與利用（一）借閱范圍公司內(nèi)部各部門及員工因工作需要，可以借閱公司文檔管理系統(tǒng)中已歸檔的各類文檔。

（二）借閱流程1.填寫申請(qǐng)表：借閱人應(yīng)填寫《文檔借閱申請(qǐng)表》，注明借閱文檔的編號(hào)、名稱、借閱期限、用途等，并簽字確認(rèn)。2.部門負(fù)責(zé)人審批：借閱人所在部門負(fù)責(zé)人對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審批，簽署意見并簽字確認(rèn)。3.綜合管理部門審核：綜合管理部門對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后予以辦理借閱手續(xù)。4.借閱登記：綜合管理部門對(duì)借閱的文檔進(jìn)行登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱日期、歸還日期等信息，并由借閱人簽字確認(rèn)。5.文檔借閱：借閱人憑《文檔借閱申請(qǐng)表》和有效身份證件到綜合管理部門領(lǐng)取借閱的文檔。

（三）借閱期限1.一般文檔的借閱期限為[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.重要文檔和保密文檔的借閱期限由綜合管理部門根據(jù)實(shí)際情況確定，最長(zhǎng)不超過(guò)[X]個(gè)工作日，且一般不允許續(xù)借。

（四）歸還要求1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還借閱的文檔，如有特殊情況需要延期歸還，應(yīng)提前向綜合管理部門申請(qǐng)并說(shuō)明原因。2.借閱人歸還文檔時(shí)，應(yīng)確保文檔的完整性和準(zhǔn)確性，如有損壞或丟失，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行賠償。3.綜合管理部門在收到歸還的文檔后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行清點(diǎn)和檢查，確認(rèn)無(wú)誤后在《文檔借閱登記表》上注明歸還日期，并將文檔歸還原位。

（五）利用要求1.公司員工應(yīng)按照公司文檔管理制度的要求，合理利用公司文檔，不得擅自將文檔用于與工作無(wú)關(guān)的目的。2.如需對(duì)借閱的文檔進(jìn)行復(fù)印、掃描、拍照等操作，應(yīng)提前向綜合管理部門申請(qǐng)并說(shuō)明用途，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。3.在利用文檔過(guò)程中，應(yīng)注意保護(hù)文檔的安全和保密，不得泄露文檔內(nèi)容，不得擅自修改、刪除文檔信息。

七、文檔的保密與安全（一）保密措施1.加強(qiáng)對(duì)文檔管理人員的保密教育，提高其保密意識(shí)和責(zé)任心，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。2.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)秘密等重要文檔，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、訪問(wèn)控制、權(quán)限管理等安全保密措施，防止文檔泄露。3.嚴(yán)格限制文檔的查閱和使用范圍，未經(jīng)授權(quán)不得擅自查閱和使用公司重要文檔。4.在文檔的傳遞、存儲(chǔ)和處理過(guò)程中，應(yīng)采取必要的保密措施，如密封傳遞、加密存儲(chǔ)、專人保管等，防止文檔在流轉(zhuǎn)過(guò)程中泄露。

（二）安全管理1.建立健全文檔安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)文檔庫(kù)房、電子文檔管理系統(tǒng)等設(shè)施設(shè)備的安全管理，確保文檔的安全存儲(chǔ)和使用。2.配備必要的安全設(shè)備，如防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備、防雷設(shè)備等，定期對(duì)設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。3.加強(qiáng)對(duì)文檔管理人員的安全培訓(xùn)，提高其安全意識(shí)和應(yīng)急處理能力，制定應(yīng)急預(yù)案，定期組織演練，確保在發(fā)生安全事故時(shí)能夠及時(shí)、有效地進(jìn)行處理。4.對(duì)文檔的借閱、歸還、利用等環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格管理，防止文檔丟失、損壞或被盜。

八、文檔的銷毀（一）銷毀范圍1.已到保管期限且無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的文檔。2.因工作失誤或其他原因形成的重復(fù)、多余、無(wú)效的文檔。3.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)秘密等重要文檔，在經(jīng)過(guò)審批后需要銷毀的。

（二）銷毀流程1.填寫申請(qǐng)表：由文檔形成部門或保管部門填寫《文檔銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀文檔的編號(hào)、名稱、數(shù)量、銷毀原因等，并簽字確認(rèn)。2.部門負(fù)責(zé)人審批：部門負(fù)責(zé)人對(duì)銷毀申請(qǐng)進(jìn)行審批，簽署意見并簽字確認(rèn)。3.綜合管理部門審核：綜合管理部門對(duì)銷毀申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。4.公司領(lǐng)導(dǎo)審批：公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)銷毀申請(qǐng)進(jìn)行審批，簽署意見并簽字確認(rèn)。5.銷毀實(shí)施：經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施文檔銷毀工作。銷毀工作應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀，并確保銷毀徹底。6.銷毀記錄：綜合管理部門應(yīng)對(duì)文檔銷毀過(guò)程進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀日期、銷毀文檔的編號(hào)