關(guān)于公司文件管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司文件管理，確保文件的有效控制和合理利用，提高工作效率，規(guī)范公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門及全體員工在工作中形成、使用、流轉(zhuǎn)、保管和銷毀的各類文件。（三）文件管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司文件管理工作由行政部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)，確保文件管理的規(guī)范性和一致性。2.分級(jí)負(fù)責(zé)原則：各部門負(fù)責(zé)人對(duì)本部門文件管理工作負(fù)責(zé)，確保文件的準(zhǔn)確、完整和及時(shí)處理。3.有效利用原則：充分發(fā)揮文件的作用，提高文件的利用效率，為公司決策和業(yè)務(wù)開展提供有力支持。4.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司保密規(guī)定，確保文件的安全和保密。二、文件分類與編號(hào)（一）文件分類1.行政文件：包括公司發(fā)布的各類通知、決定、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等行政公文，以及公司行政事務(wù)管理中形成的各類文件，如會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。2.人事文件：涉及公司人力資源管理的各類文件，如招聘文件、培訓(xùn)文件、績效考核文件、薪酬福利文件、員工檔案等。3.財(cái)務(wù)文件：公司財(cái)務(wù)管理過程中產(chǎn)生的各類文件，如財(cái)務(wù)預(yù)算、財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告等。4.業(yè)務(wù)文件：與公司業(yè)務(wù)活動(dòng)相關(guān)的各類文件，如市場調(diào)研報(bào)告、銷售合同、采購訂單、項(xiàng)目文檔、技術(shù)文件等。5.其他文件：不屬于上述分類的其他文件，如公司規(guī)章制度、企業(yè)文化建設(shè)文件、對(duì)外宣傳資料等。（二）文件編號(hào)1.編號(hào)規(guī)則行政文件：[公司簡稱]+XZ+年份+序號(hào)，例如：[公司簡稱]XZ2023001。人事文件：[公司簡稱]+RS+年份+序號(hào)，例如：[公司簡稱]RS2023002。財(cái)務(wù)文件：[公司簡稱]+CW+年份+序號(hào)，例如：[公司簡稱]CW2023003。業(yè)務(wù)文件：根據(jù)業(yè)務(wù)類型進(jìn)行細(xì)分編號(hào)，如市場業(yè)務(wù)文件編號(hào)為[公司簡稱]+SC+年份+序號(hào)，銷售合同編號(hào)為[公司簡稱]+XSHT+年份+序號(hào)等。其他文件：[公司簡稱]+QT+年份+序號(hào)，例如：[公司簡稱]QT2023004。2.編號(hào)說明年份為文件形成年份的后兩位數(shù)字。序號(hào)為該類文件在當(dāng)年的流水號(hào)，從001開始依次編排。三、文件起草與審核（一）文件起草1.文件起草由相關(guān)部門或人員負(fù)責(zé)，起草人應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際需要，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、清晰、簡潔。2.起草文件應(yīng)遵循公司的政策、法規(guī)和相關(guān)制度，符合公司的業(yè)務(wù)流程和管理要求。3.文件起草過程中，應(yīng)充分征求相關(guān)部門和人員的意見，確保文件的可行性和可操作性。（二）文件審核1.一般文件由部門負(fù)責(zé)人審核，重要文件需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核，涉及公司重大決策、政策調(diào)整等文件還需經(jīng)總經(jīng)理審批。2.審核人應(yīng)認(rèn)真審查文件內(nèi)容，對(duì)文件的準(zhǔn)確性、完整性、合規(guī)性等進(jìn)行把關(guān)，提出修改意見和建議。3.起草人應(yīng)根據(jù)審核意見對(duì)文件進(jìn)行修改完善，直至審核通過。四、文件發(fā)布與傳達(dá)（一）文件發(fā)布1.經(jīng)審核通過的文件，由行政部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一發(fā)布。發(fā)布形式包括公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)發(fā)布、紙質(zhì)文件印發(fā)、電子郵件發(fā)送等。2.在公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)發(fā)布的文件，應(yīng)確保文件的格式規(guī)范、內(nèi)容清晰，便于員工查閱和下載。3.紙質(zhì)文件印發(fā)應(yīng)按照規(guī)定的格式和份數(shù)進(jìn)行印刷，確保文件質(zhì)量。印發(fā)的文件應(yīng)加蓋公司公章或相關(guān)部門印章。（二）文件傳達(dá)1.行政部門負(fù)責(zé)將發(fā)布的文件及時(shí)傳達(dá)給相關(guān)部門和人員，確保文件傳達(dá)的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。2.對(duì)于重要文件，行政部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行集中學(xué)習(xí)或培訓(xùn)，確保員工了解文件精神和要求。3.各部門應(yīng)及時(shí)組織本部門員工學(xué)習(xí)傳達(dá)相關(guān)文件，確保文件精神在本部門得到有效貫徹落實(shí)。五、文件使用與借閱（一）文件使用1.員工在工作中需要使用文件時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定的權(quán)限和流程進(jìn)行查閱和下載。2.查閱文件應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將文件帶出公司或轉(zhuǎn)借他人。如需復(fù)印或摘錄文件內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)文件管理部門同意。3.文件使用過程中，應(yīng)妥善保管文件，不得損壞、涂改、丟失文件。如發(fā)現(xiàn)文件有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)向文件管理部門報(bào)告。（二）文件借閱1.因工作需要借閱文件的，應(yīng)填寫《文件借閱申請(qǐng)表》，注明借閱文件的名稱、編號(hào)、借閱目的、借閱期限等信息。2.《文件借閱申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交行政部門審批。行政部門根據(jù)文件的保密級(jí)別和借閱用途進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后方可借閱。3.借閱文件應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。逾期未還的，文件管理部門有權(quán)收回文件，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文件，不得擅自復(fù)制、轉(zhuǎn)借、泄露文件內(nèi)容。如因保管不善造成文件丟失或損壞的，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。六、文件保管與存儲(chǔ)（一）文件保管1.行政部門負(fù)責(zé)建立公司文件保管制度，明確文件保管的責(zé)任人和保管方式。2.文件應(yīng)按照分類和編號(hào)順序進(jìn)行整理歸檔，確保文件存放有序，便于查找和利用。3.定期對(duì)文件進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保文件的完整性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)文件有缺失或損壞情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。（二）文件存儲(chǔ)1.文件存儲(chǔ)應(yīng)采用安全可靠的方式，如紙質(zhì)文件應(yīng)存放在專用的文件柜中，電子文件應(yīng)存儲(chǔ)在服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。2.存儲(chǔ)文件的場所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件，確保文件的安全存儲(chǔ)。3.對(duì)于重要文件和保密文件，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、訪問控制等措施，確保文件的保密性和安全性。七、文件保密與銷毀（一）文件保密1.公司員工應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)信息等文件予以保密。2.未經(jīng)公司批準(zhǔn)，不得擅自將公司文件泄露給外部單位或個(gè)人。3.在文件處理過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，如對(duì)文件進(jìn)行加密、限制訪問權(quán)限等。（二）文件銷毀1.文件在保管期限屆滿或因其他原因需要銷毀時(shí)，由文件管理部門提出銷毀申請(qǐng)，填寫《文件銷毀申請(qǐng)表》。2.《文件銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交行政部門審批。行政部門根據(jù)文件的保密級(jí)別和銷毀范圍進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后方可銷毀。3.文件銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式，如粉碎、焚燒等。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，確保文件徹底銷毀。4.對(duì)于涉及公司重要信息的文件，應(yīng)在專人監(jiān)督下進(jìn)行銷毀，防止文件信息泄露。八、文件管理監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.行政部門定期對(duì)公司文件管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括文件的起草、審核、發(fā)布、傳達(dá)、使用、借閱、保管、保密、銷毀等環(huán)節(jié)。2.監(jiān)督檢查可采用定期檢查、不定期抽查、專項(xiàng)檢查等方式進(jìn)行，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考核評(píng)價(jià)1.將文件管理工作納入公司績效考核體系，對(duì)各部門和員工的文件管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核評(píng)價(jià)指標(biāo)包括文件管理的規(guī)范性、文件處理的及時(shí)性、文件利用的有效性、文件保密的安全性等方面。3