文件信件收發(fā)管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司文件信件的收發(fā)管理工作，確保文件信件傳遞的及時(shí)、準(zhǔn)確、安全，提高公司工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門(mén)及全體員工在文件信件收發(fā)過(guò)程中的管理。（三）職責(zé)分工1.行政部門(mén)負(fù)責(zé)公司文件信件收發(fā)工作的歸口管理，制定和完善文件信件收發(fā)管理制度。設(shè)立專(zhuān)門(mén)的文件信件收發(fā)崗位，配備相應(yīng)的工作人員，負(fù)責(zé)文件信件的具體收發(fā)、登記、傳遞、歸檔等工作。定期對(duì)公司文件信件收發(fā)情況進(jìn)行檢查和總結(jié)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問(wèn)題。2.各部門(mén)各部門(mén)負(fù)責(zé)人為本部門(mén)文件信件收發(fā)管理的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)本部門(mén)文件信件的審核、簽收、傳遞、保管等工作。各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)文件信件的具體收發(fā)事宜，并將人員名單報(bào)行政部門(mén)備案。嚴(yán)格按照本制度規(guī)定的流程和要求，做好本部門(mén)文件信件的收發(fā)管理工作，確保文件信件的安全和及時(shí)處理。二、文件信件的分類(lèi)（一）公司文件1.行政文件：包括公司發(fā)布的各類(lèi)規(guī)章制度、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等。2.業(yè)務(wù)文件：涉及公司業(yè)務(wù)開(kāi)展的各類(lèi)合同、協(xié)議、項(xiàng)目文件、業(yè)務(wù)報(bào)表等。3.會(huì)議文件：公司組織召開(kāi)的各類(lèi)會(huì)議所形成的會(huì)議通知、議程、紀(jì)要、決議等文件。（二）信件1.外部信件：來(lái)自公司外部的各類(lèi)信函、郵件、傳真等，包括合作單位、客戶(hù)、政府部門(mén)、社會(huì)團(tuán)體等發(fā)來(lái)的文件信件。2.內(nèi)部信件：公司內(nèi)部各部門(mén)之間、員工之間傳遞的各類(lèi)信函、郵件等。三、文件信件的收發(fā)流程（一）收文流程1.簽收行政部門(mén)文件信件收發(fā)人員收到外部文件信件后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行簽收。對(duì)于掛號(hào)信、特快專(zhuān)遞等重要郵件，要仔細(xì)核對(duì)郵件內(nèi)容與清單是否一致，并在回執(zhí)上簽字確認(rèn)。對(duì)于內(nèi)部信件，由文件信件收發(fā)人員按照部門(mén)分類(lèi)整理后，及時(shí)通知收件部門(mén)或收件人前來(lái)簽收。收件人應(yīng)在收到通知后的[X]個(gè)工作日內(nèi)到行政部門(mén)簽收信件。2.登記簽收后的文件信件，文件信件收發(fā)人員應(yīng)立即進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括文件信件的編號(hào)、日期、來(lái)文單位、標(biāo)題、文號(hào)、密級(jí)、份數(shù)、附件等信息。對(duì)于重要文件信件，還應(yīng)在登記時(shí)注明緊急程度、傳閱范圍等特殊要求。登記應(yīng)使用統(tǒng)一的文件信件收發(fā)登記簿，確保登記信息準(zhǔn)確、完整。3.初審文件信件收發(fā)人員對(duì)收到的文件信件進(jìn)行初步審核，檢查文件信件的完整性、規(guī)范性和時(shí)效性。對(duì)于不符合要求的文件信件，應(yīng)及時(shí)與發(fā)文單位聯(lián)系，要求其補(bǔ)充或更正。初審?fù)ㄟ^(guò)的文件信件，文件信件收發(fā)人員應(yīng)根據(jù)文件信件的內(nèi)容和性質(zhì)，按照本制度規(guī)定的流轉(zhuǎn)程序進(jìn)行傳遞。4.傳閱對(duì)于需要傳閱的文件信件，文件信件收發(fā)人員應(yīng)按照規(guī)定的傳閱范圍和順序進(jìn)行傳閱。傳閱過(guò)程中，應(yīng)做好跟蹤記錄，確保文件信件能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地傳遞到每一位傳閱人員手中。傳閱人員應(yīng)在收到文件信件后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成傳閱，并在文件信件傳閱單上簽字確認(rèn)。如有意見(jiàn)或建議，應(yīng)在傳閱單上注明。5.承辦承辦部門(mén)或承辦人收到需要辦理的文件信件后，應(yīng)按照文件信件的要求和領(lǐng)導(dǎo)批示，及時(shí)進(jìn)行處理。對(duì)于緊急文件信件，應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成辦理，并將辦理結(jié)果反饋給行政部門(mén)。承辦部門(mén)或承辦人在辦理文件信件過(guò)程中，如需與其他部門(mén)協(xié)調(diào)或溝通，應(yīng)及時(shí)主動(dòng)聯(lián)系，確保工作順利進(jìn)行。辦理完畢的文件信件，應(yīng)按照檔案管理的要求進(jìn)行歸檔保存。6.催辦行政部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)文件信件的辦理情況進(jìn)行跟蹤催辦。對(duì)于超過(guò)規(guī)定辦理期限仍未完成的文件信件，應(yīng)及時(shí)向承辦部門(mén)或承辦人發(fā)出催辦通知，督促其盡快辦理。催辦過(guò)程中，要做好記錄，對(duì)多次催辦仍無(wú)結(jié)果的，要及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，采取相應(yīng)的措施加以解決。7.歸檔文件信件辦理完畢后，承辦部門(mén)或承辦人應(yīng)將文件信件原件及相關(guān)辦理資料整理齊全，移交行政部門(mén)進(jìn)行歸檔。行政部門(mén)應(yīng)按照檔案管理的規(guī)定，對(duì)歸檔的文件信件進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、裝訂、存儲(chǔ)等工作，確保文件信件的安全和完整。（二）發(fā)文流程1.擬稿各部門(mén)根據(jù)工作需要，由相關(guān)人員負(fù)責(zé)擬寫(xiě)文件信件初稿。擬稿應(yīng)符合公司的政策法規(guī)和業(yè)務(wù)要求，內(nèi)容準(zhǔn)確、表述清晰、格式規(guī)范。擬稿完成后，擬稿人應(yīng)認(rèn)真校對(duì)，確保文稿質(zhì)量。校對(duì)無(wú)誤后，在文稿上簽字，并注明擬稿日期。2.審核擬稿部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)擬發(fā)文件信件進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括文件信件的必要性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性、可行性等方面。審核通過(guò)后，在文稿上簽字，并注明審核意見(jiàn)和日期。對(duì)于涉及重要事項(xiàng)、重大決策或多個(gè)部門(mén)的文件信件，還應(yīng)提交公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可進(jìn)入發(fā)文程序。3.編號(hào)行政部門(mén)對(duì)審核通過(guò)的文件信件進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)應(yīng)按照一定的規(guī)則進(jìn)行，確保文件信件編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)完成后，在文稿上注明文件信件編號(hào)。4.登記行政部門(mén)將編號(hào)后的文件信件進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括文件信件的編號(hào)、日期、發(fā)文部門(mén)、標(biāo)題、文號(hào)、密級(jí)、份數(shù)、附件等信息。登記應(yīng)使用統(tǒng)一的文件信件發(fā)文登記簿，確保登記信息準(zhǔn)確、完整。5.印制根據(jù)文件信件的性質(zhì)和要求，行政部門(mén)安排專(zhuān)人進(jìn)行印制。印制過(guò)程中，要嚴(yán)格按照文件信件的格式和排版要求進(jìn)行操作，確保印制質(zhì)量。對(duì)于重要文件信件或有特殊保密要求的文件信件，應(yīng)采取相應(yīng)的保密措施，如專(zhuān)人印制、加密存儲(chǔ)等。6.蓋章文件信件印制完成后，由行政部門(mén)按照規(guī)定的程序進(jìn)行蓋章。蓋章應(yīng)清晰、端正，確保文件信件的法律效力。蓋章人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)文件信件的內(nèi)容和蓋章范圍，防止出現(xiàn)錯(cuò)蓋、漏蓋等情況。7.分發(fā)行政部門(mén)根據(jù)文件信件的發(fā)送范圍和要求，將文件信件及時(shí)分發(fā)給相關(guān)部門(mén)或人員。分發(fā)過(guò)程中，要做好記錄，確保文件信件能夠準(zhǔn)確、安全地送達(dá)收件人手中。對(duì)于需要郵寄的文件信件，應(yīng)按照郵政部門(mén)的規(guī)定進(jìn)行封裝和郵寄，并保留好郵寄憑證。8.存檔文件信件分發(fā)完畢后，行政部門(mén)應(yīng)將文件信件的原稿、印制稿、分發(fā)記錄等相關(guān)資料整理齊全，進(jìn)行歸檔保存。歸檔應(yīng)按照檔案管理的規(guī)定進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、裝訂、存儲(chǔ)等工作，確保文件信件的安全和完整。四、文件信件的傳遞與保管（一）傳遞方式1.專(zhuān)人傳遞：對(duì)于重要、緊急或保密性要求較高的文件信件，應(yīng)安排專(zhuān)人進(jìn)行傳遞。傳遞人員應(yīng)確保文件信件的安全和及時(shí)送達(dá)，不得擅自將文件信件轉(zhuǎn)交他人或中途停留。2.內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)傳輸：對(duì)于一般性的文件信件，可通過(guò)公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸。傳輸過(guò)程中，應(yīng)確保文件信件的完整性和準(zhǔn)確性，防止文件信件被篡改或丟失。3.郵寄：對(duì)于需要發(fā)送給公司外部單位或個(gè)人的文件信件，應(yīng)按照郵政部門(mén)的規(guī)定進(jìn)行郵寄。郵寄時(shí)，要選擇可靠的快遞公司，并妥善保管好郵寄憑證。（二）傳遞要求1.文件信件傳遞人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，不得泄露文件信件的內(nèi)容和信息。2.傳遞過(guò)程中，要注意保護(hù)文件信件的安全，防止文件信件損壞、丟失或被盜。3.對(duì)于緊急文件信件，應(yīng)優(yōu)先傳遞，確保文件信件能夠及時(shí)送達(dá)目的地。（三）保管要求1.行政部門(mén)行政部門(mén)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的文件信件保管場(chǎng)所，配備必要的保管設(shè)備，如文件柜、保險(xiǎn)柜等，確保文件信件的安全存放。對(duì)文件信件進(jìn)行分類(lèi)存放，按照文件信件的類(lèi)別、年份、月份等進(jìn)行排列，便于查找和管理。定期對(duì)文件信件進(jìn)行清理和盤(pán)點(diǎn)，確保文件信件的數(shù)量和內(nèi)容與登記記錄一致。對(duì)于過(guò)期、無(wú)用的文件信件，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。2.各部門(mén)各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)文件信件的保管工作，設(shè)立專(zhuān)門(mén)的文件柜或文件夾，對(duì)文件信件進(jìn)行分類(lèi)存放。對(duì)重要文件信件要妥善保管，采取必要的保密措施，防止文件信件泄露或丟失。定期對(duì)本部門(mén)的文件信件進(jìn)行整理和歸檔，確保文件信件的完整性和規(guī)范性。五、文件信件的保密管理（一）保密原則公司文件信件的保密工作遵循“誰(shuí)產(chǎn)生、誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則，確保文件信件的內(nèi)容不被泄露給無(wú)關(guān)人員。（二）保密措施1.人員管理對(duì)涉及文件信件收發(fā)管理工作的人員進(jìn)行嚴(yán)格的背景審查和保密教育，簽訂保密協(xié)議，明確其保密責(zé)任和義務(wù)。加強(qiáng)對(duì)文件信件收發(fā)人員的日常管理，監(jiān)督其遵守保密制度，防止出現(xiàn)違規(guī)行為。2.文件管理對(duì)文件信件進(jìn)行分類(lèi)管理，根據(jù)文件信件的密級(jí)和敏感程度，采取相應(yīng)的保密措施。如對(duì)絕密級(jí)文件信件實(shí)行專(zhuān)人專(zhuān)管、加密存儲(chǔ)等。在文件信件的傳遞過(guò)程中，要采取必要的保密措施，如密封包裝、專(zhuān)人傳遞等，防止文件信件在傳遞過(guò)程中被泄露。3.環(huán)境管理文件信件保管場(chǎng)所應(yīng)具備必要的安全保密設(shè)施，如門(mén)禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，防止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。對(duì)涉及文件信件處理的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等設(shè)備要進(jìn)行嚴(yán)格管理，設(shè)置必要的訪問(wèn)權(quán)限和密碼保護(hù)，防止文件信件在處理過(guò)程中被泄露。（三）保密監(jiān)督與檢查1.行政部門(mén)定期對(duì)公司文件信件的保密管理情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。2.對(duì)違反保密制度的行為，要依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。情節(jié)嚴(yán)重的，要移交司法機(jī)關(guān)處理。六、文件信件的銷(xiāo)毀管理（一）銷(xiāo)毀范圍1.已過(guò)保存期限且無(wú)留存價(jià)值的文件信件。2.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意銷(xiāo)毀的文件信件。3.因工作失誤或其他原因形成的重復(fù)、多余、錯(cuò)誤的文件信件。（二）銷(xiāo)毀程序1.提出申請(qǐng)：各部門(mén)或個(gè)人如需銷(xiāo)毀文件信件，應(yīng)填寫(xiě)《文件信件銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明銷(xiāo)毀文件信件的名稱(chēng)、數(shù)量、銷(xiāo)毀原因等信息，并提交部門(mén)負(fù)責(zé)人審核。2.審核批準(zhǔn)：部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)《文件信件銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，簽署意見(jiàn)后報(bào)行政部門(mén)。行政部門(mén)對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行復(fù)核，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。3.銷(xiāo)毀實(shí)施：行政部門(mén)根據(jù)公