機關單位合同管理制度一、總則（一）目的為加強機關單位合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風險，維護機關單位合法權益，根據國家有關法律法規(guī)及相關規(guī)定，結合本單位實際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于機關單位對外簽訂的各類合同，包括但不限于采購合同、服務合同、租賃合同、建設工程合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行等活動必須遵守國家法律法規(guī)和政策規(guī)定。2.公平公正原則：合同條款應體現公平公正，保障雙方合法權益。3.誠實守信原則：合同雙方應誠實守信，全面履行合同義務。4.風險防控原則：加強合同風險評估與防控，確保合同履行安全。二、合同管理職責分工（一）合同管理部門設立專門的合同管理部門，負責合同的統(tǒng)一歸口管理。其主要職責包括：1.制定和完善合同管理制度。2.參與合同的起草、審核、簽訂、履行、變更、終止等全過程管理。3.建立合同臺賬，對合同進行分類登記、編號、歸檔。4.定期對合同履行情況進行檢查和分析，及時發(fā)現和解決問題。5.負責合同糾紛的協(xié)調處理，參與訴訟或仲裁活動。（二）業(yè)務部門業(yè)務部門負責本部門合同的具體承辦工作，包括：1.根據工作需要提出合同簽訂申請。2.負責合同項目的前期調研、談判等工作。3.起草合同文本，并提交合同管理部門審核。4.負責合同的履行，及時向合同管理部門反饋履行情況。5.配合合同管理部門處理合同糾紛。（三）法務部門法務部門負責對合同進行法律審核，提供法律意見和建議，其主要職責包括：1.審查合同條款是否符合法律法規(guī)規(guī)定，是否存在法律風險。2.對合同糾紛的處理提供法律支持，參與訴訟或仲裁活動。3.開展法律培訓，提高機關單位人員的法律意識和合同管理水平。（四）財務部門財務部門負責對合同的資金預算、支付等進行審核和管理，其主要職責包括：1.審核合同資金預算的合理性。2.按照合同約定辦理資金支付手續(xù)。3.對合同執(zhí)行情況進行財務監(jiān)督和分析。三、合同簽訂管理（一）合同簽訂流程1.業(yè)務部門根據工作需要，填寫合同簽訂申請表，詳細說明合同項目的名稱、內容、金額、期限等信息，并提交相關背景資料。2.合同管理部門對合同簽訂申請表進行初審，審核通過后轉法務部門進行法律審核。3.法務部門對合同文本進行法律審查，提出法律意見和建議。如合同存在法律風險，業(yè)務部門應根據法務意見進行修改完善。4.業(yè)務部門將修改后的合同文本提交合同管理部門，合同管理部門會同財務部門等相關部門對合同條款進行綜合審核，重點審核合同的權利義務是否明確、違約責任是否合理、資金支付方式是否合規(guī)等。5.經審核通過的合同文本，由機關單位法定代表人或其授權代表簽字，并加蓋單位公章。6.合同簽訂后，合同管理部門負責將合同副本分發(fā)給業(yè)務部門、財務部門等相關部門，并按照規(guī)定進行編號、歸檔。（二）合同文本要求1.合同文本應使用規(guī)范的語言文字，表述清晰、準確、完整。2.合同條款應明確雙方的權利義務、合同標的、數量、質量、價款或者報酬、履行期限、地點和方式、違約責任、爭議解決方式等主要內容。3.對于涉及重大利益、復雜法律關系或風險較高的合同，應制定詳細的合同附件，如技術方案、服務標準、驗收標準等。（三）授權委托管理1.機關單位法定代表人可以授權他人代表單位簽訂合同。授權委托應采用書面形式，明確授權范圍、期限、權限等內容。2.被授權人應在授權范圍內簽訂合同，不得超越授權權限。3.合同管理部門應定期對授權委托情況進行檢查，及時收回過期或不再使用的授權委托書。四、合同履行管理（一）履行通知合同簽訂后，業(yè)務部門應及時將合同副本送達對方，并按照合同約定履行己方義務。如需要對方履行義務，應提前向對方發(fā)出履行通知，明確履行的內容、期限、方式等要求。（二）進度跟蹤業(yè)務部門應建立合同履行進度跟蹤機制，定期對合同履行情況進行檢查和分析，及時掌握合同履行進度，發(fā)現問題及時解決。對于重大合同項目，應制定詳細的履行計劃，并嚴格按照計劃執(zhí)行。（三）變更管理1.合同履行過程中，如需變更合同內容，業(yè)務部門應填寫合同變更申請表，詳細說明變更的原因、內容、對合同履行的影響等，并提交相關證明材料。2.合同管理部門對合同變更申請表進行初審，審核通過后轉法務部門進行法律審核。3.法務部門對合同變更事項進行法律審查，提出法律意見和建議。如變更事項存在法律風險，業(yè)務部門應根據法務意見進行修改完善。4.經審核通過的合同變更申請，由機關單位法定代表人或其授權代表簽字，并加蓋單位公章。合同變更后，合同管理部門應及時對合同臺賬和檔案進行更新。（四）爭議處理1.合同履行過程中如發(fā)生爭議，業(yè)務部門應及時與對方溝通協(xié)商，爭取通過友好協(xié)商解決爭議。2.如協(xié)商不成，業(yè)務部門應及時向合同管理部門報告，合同管理部門會同法務部門等相關部門研究制定爭議解決方案。3.根據爭議的具體情況，可選擇通過協(xié)商、調解、仲裁或訴訟等方式解決爭議。在爭議解決過程中，應嚴格按照法律法規(guī)規(guī)定和合同約定進行操作，維護機關單位合法權益。五、合同檔案管理（一）檔案收集合同簽訂后，合同管理部門應及時收集合同文本、相關附件、履行過程中的各類文件資料等，確保合同檔案資料的完整性。（二）檔案整理合同管理部門對收集到的合同檔案資料進行整理，按照合同類別、簽訂時間、項目名稱等進行分類編號，建立合同臺賬。合同臺賬應詳細記錄合同的基本信息、簽訂情況、履行情況、變更情況、終止情況等內容。（三）檔案保管合同檔案應妥善保管，確保檔案資料的安全。檔案保管期限應按照國家有關規(guī)定執(zhí)行，一般合同檔案保管期限為[X]年，重要合同檔案保管期限為[X]年。檔案保管地點應具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件，防止檔案資料損壞、丟失。（四）檔案查閱1.因工作需要查閱合同檔案的，應填寫檔案查閱申請表，經合同管理部門負責人批準后，方可查閱。2.查閱檔案時，應在指定地點進行，不得擅自將檔案帶出保管地點。查閱人員不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換、損壞檔案資料。3.如需復印或復制合同檔案資料，應經合同管理部門負責人批準，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。六、監(jiān)督檢查與責任追究（一）監(jiān)督檢查1.合同管理部門應定期對合同簽訂、履行、變更、終止等情況進行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現和糾正存在的問題。2.機關單位內部審計部門應定期對合同管理情況進行審計監(jiān)督，重點審查合同簽訂的合規(guī)性、履行情況、資金使用情況等，發(fā)現問題及時提出整改意見。（二）責任追究1.對于在合同管理工作中違反本制度規(guī)定，給機關單位造