建立發(fā)票使用管理制度一、總則1.目的為加強公司發(fā)票管理，規(guī)范發(fā)票開具、取得、使用、保管等行為，防范稅務風險，保障公司合法權益，根據《中華人民共和國發(fā)票管理辦法》及其實施細則等相關法律法規(guī)，結合公司實際情況，制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在與公司經營活動相關的發(fā)票使用管理工作。3.基本原則公司發(fā)票使用管理遵循依法依規(guī)、準確及時、安全保密的原則。確保發(fā)票的開具和取得符合國家稅收法律法規(guī)要求，真實、準確、完整地反映公司經濟業(yè)務活動，妥善保管發(fā)票相關資料，防止發(fā)票丟失、損毀及信息泄露。二、發(fā)票的種類及適用范圍1.發(fā)票種類增值稅專用發(fā)票：適用于公司與一般納稅人之間發(fā)生的銷售貨物、提供應稅勞務或應稅服務等業(yè)務，對方可憑此發(fā)票抵扣進項稅額。增值稅普通發(fā)票（含電子普通發(fā)票）：用于公司與小規(guī)模納稅人、個人消費者等發(fā)生的業(yè)務往來，作為記賬憑證和成本費用列支的依據。機動車銷售統一發(fā)票：專門用于公司銷售機動車業(yè)務。其他特殊行業(yè)發(fā)票：如根據公司業(yè)務涉及的特定行業(yè)，按照國家規(guī)定使用相應的行業(yè)發(fā)票，如建筑業(yè)發(fā)票、服務業(yè)發(fā)票等。2.適用范圍銷售商品：包括公司生產的產品、購進后直接銷售的貨物等。提供勞務：涵蓋加工、修理修配勞務以及其他各類服務性勞務。轉讓無形資產：如商標權、專利權、著作權等的轉讓。銷售不動產：公司涉及的房產銷售等業(yè)務。三、發(fā)票的開具1.開具要求公司應在發(fā)生經營業(yè)務確認營業(yè)收入時開具發(fā)票。未發(fā)生經營業(yè)務一律不準開具發(fā)票。開具發(fā)票應當按照規(guī)定的時限、順序、欄目，全部聯次一次性如實開具，并加蓋發(fā)票專用章。填寫發(fā)票時，項目齊全，與實際交易相符；字跡清楚，不得壓線、錯格；發(fā)票聯和抵扣聯加蓋發(fā)票專用章。開具發(fā)票的單位和個人必須在發(fā)生經營業(yè)務確認營業(yè)收入時開具發(fā)票，未發(fā)生經營業(yè)務一律不準開具發(fā)票。2.開具流程業(yè)務部門根據實際業(yè)務情況填寫發(fā)票開具申請單，詳細注明客戶名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號、貨物或應稅勞務、服務名稱、規(guī)格型號、數量、單價、金額、稅額等信息。申請單經部門負責人審核簽字后，提交給財務部門。財務部門收到申請單后，核對業(yè)務的真實性、申請單信息的準確性以及相關審批手續(xù)的完整性。審核無誤后，由開票人員按照發(fā)票管理系統的操作流程開具發(fā)票。發(fā)票開具后，開票人員應及時將發(fā)票聯和抵扣聯交付給客戶，并做好交付記錄。對于增值稅專用發(fā)票，應確?？蛻粼谝?guī)定的認證期限內進行認證抵扣。3.紅字發(fā)票開具發(fā)生銷貨退回、開票有誤、應稅服務中止等情形但不符合發(fā)票作廢條件，或者因銷貨部分退回及發(fā)生銷售折讓的，需要開具紅字發(fā)票。由業(yè)務部門填寫紅字發(fā)票開具申請單，說明開具紅字發(fā)票的原因，并提供相關證明材料，如退貨協議、折讓協議、對方拒收證明等。申請單經部門負責人審核簽字后，提交財務部門。財務部門審核通過后，按照稅務機關的規(guī)定在發(fā)票管理系統中開具紅字發(fā)票。四、發(fā)票的取得1.取得要求公司在購買商品、接受勞務或服務時，應向銷售方索取發(fā)票。取得的發(fā)票應是由稅務機關統一印制、套印全國統一發(fā)票監(jiān)制章的發(fā)票。取得發(fā)票時，應仔細審核發(fā)票的真實性、合法性、完整性。發(fā)票內容應包括發(fā)票名稱、發(fā)票代碼、發(fā)票號碼、開票日期、購買方信息、銷售方信息、貨物或應稅勞務、服務名稱、規(guī)格型號、數量、單價、金額、稅額、發(fā)票專用章等。對于不符合規(guī)定的發(fā)票，不得作為財務報銷憑證，任何單位和個人有權拒收。2.取得流程采購人員或相關業(yè)務人員在辦理業(yè)務時，應主動向銷售方索取發(fā)票。取得發(fā)票后，應及時將發(fā)票傳遞給財務部門。財務部門收到發(fā)票后，按照發(fā)票審核要求進行審核。審核內容包括發(fā)票的真實性（可通過稅務機關官方網站等渠道進行查驗）、合法性（發(fā)票開具是否符合法律法規(guī)規(guī)定）、完整性（發(fā)票內容填寫是否齊全、準確）以及與業(yè)務的關聯性（發(fā)票所記載的業(yè)務是否與公司實際發(fā)生的業(yè)務相符）。經審核無誤的發(fā)票，按照公司財務報銷流程進行報銷處理。對于審核發(fā)現的問題發(fā)票，應及時與銷售方聯系，要求其重新開具或補充相關證明材料。五、發(fā)票的使用1.使用范圍公司取得的發(fā)票僅用于與公司經營活動相關的費用報銷、成本核算、收入確認等財務處理，不得用于其他非公司經營目的的事項。2.使用規(guī)范發(fā)票應按照規(guī)定的用途使用，不得轉借、轉讓、代開發(fā)票；不得自行擴大專業(yè)發(fā)票使用范圍。任何部門和個人不得虛構經營業(yè)務活動、虛開發(fā)票。對于虛開發(fā)票的行為，公司將依法追究相關責任人的法律責任。已開具的發(fā)票存根聯和發(fā)票登記簿，應當保存5年。保存期滿，報經稅務機關查驗后銷毀。六、發(fā)票的保管1.保管責任公司財務部門負責發(fā)票的保管工作，指定專人負責發(fā)票的收發(fā)、登記、存放和保管。2.保管要求發(fā)票應存放在安全、干燥、防火、防盜、防潮的地方，確保發(fā)票的完整性和安全性。設立專門的發(fā)票保管專柜或保險柜，將發(fā)票分類存放，并建立發(fā)票登記簿，詳細記錄發(fā)票的種類、號碼、開具日期、領用日期、領用部門、領用人等信息。定期對發(fā)票進行盤點，確保賬實相符。如發(fā)現發(fā)票丟失、損毀等情況，應及時報告稅務機關，并按照規(guī)定進行處理。3.電子發(fā)票保管對于電子發(fā)票，應及時進行下載、打印，并按照紙質發(fā)票的保管要求進行保管。同時，應定期對電子發(fā)票的存儲介質進行檢查和維護，防止數據丟失或損壞。七、發(fā)票的檢查與監(jiān)督1.內部檢查財務部門應定期對公司發(fā)票的使用情況進行自查，檢查內容包括發(fā)票的開具、取得、使用、保管等環(huán)節(jié)是否符合本制度及相關法律法規(guī)的要求。每年至少進行一次全面的發(fā)票使用情況內部審計，對發(fā)現的問題及時進行整改，并追究相關責任人的責任。2.稅務機關檢查配合公司應積極配合稅務機關對發(fā)票使用情況的檢查，如實提供發(fā)票相關資料，不得拒絕、隱瞞。對于稅務機關提出的問題和整改要求，應及時落實整改措施，并將整改情況反饋給稅務機關。3.監(jiān)督機制公司建立發(fā)票使用管理監(jiān)督機制，鼓勵全體員工對發(fā)票使用過程中的違規(guī)行為進行監(jiān)督舉報。對于舉報屬實的，給予舉報人一定的獎勵。對違反發(fā)票使用管理制度的部門和個人，視情節(jié)輕重給予