節(jié)水資料保存管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司節(jié)水資料的規(guī)范化管理，確保節(jié)水資料的完整性、準(zhǔn)確性和可追溯性，提高公司節(jié)水管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有與節(jié)水相關(guān)資料的保存管理，包括但不限于節(jié)水規(guī)劃、用水統(tǒng)計(jì)報(bào)表、節(jié)水設(shè)施運(yùn)行記錄、節(jié)水宣傳資料、節(jié)水培訓(xùn)記錄等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一原則：節(jié)水資料實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由指定部門(mén)負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔和保管。2.分類(lèi)管理原則：根據(jù)節(jié)水資料的性質(zhì)、用途和時(shí)間等因素進(jìn)行分類(lèi)，便于查找和使用。3.安全保密原則：確保節(jié)水資料的安全，防止資料丟失、損壞和泄露，對(duì)涉及公司機(jī)密的資料要嚴(yán)格保密。二、管理職責(zé)（一）節(jié)水管理部門(mén)1.負(fù)責(zé)制定節(jié)水資料收集、整理、歸檔和保管的具體計(jì)劃和流程。2.組織開(kāi)展節(jié)水資料的收集工作，確保資料的及時(shí)、完整。3.對(duì)收集到的節(jié)水資料進(jìn)行初步整理和分類(lèi)，移交檔案管理部門(mén)。4.定期對(duì)節(jié)水資料進(jìn)行清查和盤(pán)點(diǎn)，確保資料的準(zhǔn)確性和完整性。（二）檔案管理部門(mén)1.負(fù)責(zé)接收節(jié)水管理部門(mén)移交的節(jié)水資料，進(jìn)行統(tǒng)一歸檔保管。2.建立節(jié)水資料檔案目錄，便于查詢(xún)和檢索。3.按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定，對(duì)節(jié)水資料進(jìn)行分類(lèi)存放、標(biāo)識(shí)清晰，并做好防火、防潮、防蟲(chóng)等工作。4.負(fù)責(zé)向公司內(nèi)部各部門(mén)提供節(jié)水資料的查閱服務(wù)，并做好查閱登記工作。（三）各部門(mén)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)節(jié)水相關(guān)資料的收集、整理和保管，并定期向節(jié)水管理部門(mén)報(bào)送。2.按照公司節(jié)水管理要求，及時(shí)、準(zhǔn)確地填寫(xiě)和提交各類(lèi)節(jié)水報(bào)表和記錄。3.在工作中妥善保管節(jié)水資料，不得擅自銷(xiāo)毀或丟失。三、節(jié)水資料的收集與整理（一）收集范圍1.公司節(jié)水規(guī)劃、年度節(jié)水計(jì)劃及實(shí)施方案。2.各類(lèi)用水設(shè)備、設(shè)施的臺(tái)賬，包括名稱(chēng)、型號(hào)、數(shù)量、購(gòu)置時(shí)間、使用部門(mén)等。3.用水統(tǒng)計(jì)報(bào)表，如月度、季度、年度用水情況統(tǒng)計(jì)表，包括用水量、用水部門(mén)、用水用途等信息。4.節(jié)水設(shè)施運(yùn)行記錄，如節(jié)水器具安裝與使用記錄、中水回用系統(tǒng)運(yùn)行記錄、雨水收集利用系統(tǒng)運(yùn)行記錄等。5.節(jié)水改造項(xiàng)目相關(guān)資料，包括項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、設(shè)計(jì)方案、施工圖紙、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。6.節(jié)水宣傳活動(dòng)資料，如宣傳海報(bào)、宣傳手冊(cè)、活動(dòng)照片、視頻等。7.節(jié)水培訓(xùn)記錄，包括培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)簽到表、培訓(xùn)效果評(píng)估等。8.與節(jié)水相關(guān)的合同、協(xié)議，如節(jié)水設(shè)備采購(gòu)合同、節(jié)水技術(shù)服務(wù)合同等。9.上級(jí)主管部門(mén)下發(fā)的節(jié)水文件、通知等。10.其他與節(jié)水有關(guān)的資料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)節(jié)水資料的收集工作，確保資料的及時(shí)、準(zhǔn)確。2.對(duì)于日常工作中產(chǎn)生的節(jié)水資料，應(yīng)在工作完成后及時(shí)收集整理，不得拖延積壓。3.收集的節(jié)水資料應(yīng)真實(shí)、完整，不得偽造、篡改。4.對(duì)收集到的紙質(zhì)資料，應(yīng)確保字跡清晰、頁(yè)面整潔；對(duì)電子資料，應(yīng)進(jìn)行規(guī)范命名和分類(lèi)存儲(chǔ)，確保文件格式的兼容性和可讀性。（三）整理方法1.節(jié)水管理部門(mén)對(duì)收集到的資料進(jìn)行初步審核，剔除重復(fù)、無(wú)效的資料。2.按照資料的類(lèi)別和時(shí)間順序進(jìn)行分類(lèi)，同一類(lèi)別的資料按照形成時(shí)間先后排列。3.對(duì)每份資料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識(shí)別和管理。4.編制資料目錄，目錄應(yīng)包含資料編號(hào)、名稱(chēng)、日期、來(lái)源等信息，確保目錄與資料內(nèi)容一一對(duì)應(yīng)。四、節(jié)水資料的歸檔與保管（一）歸檔流程1.節(jié)水管理部門(mén)將整理好的節(jié)水資料移交檔案管理部門(mén)。2.檔案管理部門(mén)按照檔案管理規(guī)定對(duì)移交的資料進(jìn)行再次審核和整理。3.將審核通過(guò)的資料按照分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸檔，存入專(zhuān)門(mén)的檔案柜或電子存儲(chǔ)設(shè)備中，并建立相應(yīng)的檔案索引。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案：采用紙質(zhì)檔案柜存放，檔案柜應(yīng)保持清潔、干燥，有防蟲(chóng)、防潮、防火等措施。按照檔案類(lèi)別和時(shí)間順序依次排列，便于查找。2.電子檔案：存儲(chǔ)在專(zhuān)用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，進(jìn)行定期備份。建立電子檔案目錄，通過(guò)電子索引系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)快速檢索。對(duì)電子檔案的訪(fǎng)問(wèn)應(yīng)設(shè)置權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的修改和刪除。（三）保管期限1.公司節(jié)水規(guī)劃、年度節(jié)水計(jì)劃及實(shí)施方案等重要文件，保管期限為長(zhǎng)期。2.用水統(tǒng)計(jì)報(bào)表、節(jié)水設(shè)施運(yùn)行記錄等日常管理資料，保管期限為[X]年。3.節(jié)水宣傳活動(dòng)資料、節(jié)水培訓(xùn)記錄等資料，保管期限為[X]年。4.與節(jié)水相關(guān)的合同、協(xié)議等資料，保管期限至合同履行完畢后[X]年。（四）定期清查1.檔案管理部門(mén)每年對(duì)節(jié)水資料進(jìn)行一次全面清查，核對(duì)資料的數(shù)量、完整性和準(zhǔn)確性。2.清查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)資料丟失、損壞或不符合保管要求的，應(yīng)及時(shí)查明原因并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。3.對(duì)清查結(jié)果進(jìn)行記錄，形成清查報(bào)告，上報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)。五、節(jié)水資料的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部各部門(mén)因工作需要查閱節(jié)水資料的，應(yīng)填寫(xiě)《節(jié)水資料查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容和查閱時(shí)間等信息，經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后，提交節(jié)水管理部門(mén)審核。2.節(jié)水管理部門(mén)對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，審核通過(guò)后開(kāi)具《節(jié)水資料查閱通知單》，通知檔案管理部門(mén)提供查閱服務(wù)。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)查閱資料，查閱過(guò)程中不得擅自涂改、抽取、損壞資料。如需復(fù)印資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將資料歸還檔案管理部門(mén)，并在《節(jié)水資料查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱節(jié)水資料的，應(yīng)填寫(xiě)《節(jié)水資料借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人和節(jié)水管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后，提交檔案管理部門(mén)審批。2.檔案管理部門(mén)對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行嚴(yán)格審批，審批通過(guò)后辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在資料上批注、污損、遺失。如發(fā)現(xiàn)資料損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門(mén)報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。4.借閱期限屆滿(mǎn)，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還資料。如需繼續(xù)借閱，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。六、節(jié)水資料的保密與銷(xiāo)毀（一）保密措施1.涉及公司機(jī)密的節(jié)水資料，如節(jié)水規(guī)劃中的關(guān)鍵數(shù)據(jù)、節(jié)水技術(shù)方案等，應(yīng)嚴(yán)格保密。檔案管理部門(mén)和查閱、借閱人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。2.對(duì)保密資料的查閱和借閱應(yīng)嚴(yán)格限制在授權(quán)范圍內(nèi)，嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員接觸。3.在保密資料的存儲(chǔ)和傳輸過(guò)程中，應(yīng)采取加密等安全措施，防止信息泄露。（二）銷(xiāo)毀程序1.對(duì)于保管期限已滿(mǎn)且無(wú)需繼續(xù)保存的節(jié)水資料，由檔案管理部門(mén)提出銷(xiāo)毀申請(qǐng)，填寫(xiě)《節(jié)水資料銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，注明資料名稱(chēng)、數(shù)量、銷(xiāo)毀原因等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)節(jié)水管理部門(mén)審核、公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)組織實(shí)施