初創(chuàng)公司采購管理制度總則目的為規(guī)范初創(chuàng)公司采購工作流程，加強采購管理，確保采購活動的高效、透明、合規(guī)，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營的順利進行，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有采購活動，包括但不限于原材料、設備、辦公用品、服務等的采購?；驹瓌t1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關政策規(guī)定。2.效益原則：在滿足公司需求的前提下，追求采購成本的最小化，提高采購效益。3.公開公正公平原則：采購過程應公開透明，確保所有符合條件的供應商都有平等參與競爭的機會，公正地對待每一個供應商，不偏袒、不歧視。4.誠實守信原則：采購人員應誠實守信，與供應商建立良好的合作關系，嚴格履行采購合同。采購組織與職責采購部門設置根據(jù)公司規(guī)模和業(yè)務需求，設立采購部門，配備專業(yè)的采購人員。采購部門可根據(jù)業(yè)務分工進一步細分采購小組，如原材料采購小組、設備采購小組、辦公用品采購小組等。采購部門職責1.制定采購計劃：根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計劃和庫存狀況，制定合理的采購計劃，明確采購物資的種類、數(shù)量、規(guī)格、采購時間等。2.供應商管理：開發(fā)、評估、選擇合格的供應商，建立供應商檔案，定期對供應商進行考核評價，維護良好的供應商合作關系。3.采購執(zhí)行：按照采購計劃和審批流程，組織實施采購活動，與供應商進行商務談判、簽訂采購合同，并跟蹤采購合同的執(zhí)行情況。4.采購成本控制：通過市場調(diào)研、招標、詢價等方式，獲取合理的采購價格，降低采購成本，同時對采購成本進行分析和監(jiān)控。5.質(zhì)量控制：參與采購物資的驗收工作，確保采購物資的質(zhì)量符合公司要求，對不合格物資及時處理。6.文檔管理：負責采購過程中各類文件、合同、發(fā)票等資料的整理、歸檔和保管。其他部門職責1.需求部門：提出采購需求，明確采購物資的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求等，并對采購物資的使用效果負責。2.財務部門：負責審核采購預算、采購合同，辦理采購款項的支付結算，對采購成本進行核算和分析。3.質(zhì)量部門：參與采購物資的質(zhì)量檢驗和驗收工作，提供質(zhì)量標準和技術支持，對采購物資的質(zhì)量問題進行處理。采購流程采購申請1.需求部門填寫采購申請表：需求部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要，填寫采購申請表，詳細注明采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、需求時間、用途等信息，并提交部門負責人審核。2.部門負責人審核：部門負責人對采購申請的必要性、合理性進行審核，簽署意見后提交給采購部門。采購審批1.采購部門初審：采購部門收到采購申請表后，對采購物資的市場供應情況、采購預算等進行初審，確認采購申請的可行性。2.財務部門審核：財務部門對采購申請的預算進行審核，確保采購費用在預算范圍內(nèi)。3.分管領導審批：經(jīng)采購部門和財務部門審核通過的采購申請，提交分管領導審批。分管領導根據(jù)公司實際情況進行審批，簽署意見后返回采購部門。采購實施1.制定采購方案：采購部門根據(jù)采購審批結果，制定具體的采購方案，包括選擇采購方式（如招標、詢價、單一來源采購等）、確定供應商范圍、編制采購文件等。2.發(fā)布采購信息：根據(jù)采購方案，采購部門通過公司內(nèi)部網(wǎng)站、行業(yè)媒體、供應商平臺等渠道發(fā)布采購信息，邀請合格供應商參與投標或報價。3.供應商選擇與評審：采購部門對參與投標或報價的供應商進行資格審查和評審，綜合考慮供應商的產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務等因素，選擇最優(yōu)供應商。4.商務談判與合同簽訂：采購部門與選定的供應商進行商務談判，就采購價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式等條款達成一致后，簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，確保合同的合法性、有效性和可操作性。采購驗收1.到貨通知：采購合同簽訂后，采購部門及時通知供應商發(fā)貨，并跟蹤貨物運輸情況。貨物到達公司后，采購部門通知需求部門、質(zhì)量部門等相關人員進行驗收。2.驗收準備：需求部門和質(zhì)量部門根據(jù)采購合同和相關標準，準備驗收文件和工具，明確驗收流程和方法。3.驗收實施：驗收人員按照驗收流程和方法，對采購物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等進行逐一核對和檢驗。對于驗收合格的物資，填寫驗收報告；對于驗收不合格的物資，采購部門應及時與供應商溝通，要求供應商采取補貨、換貨、退貨等措施，直至驗收合格。采購付款1.發(fā)票審核：采購部門收到供應商開具的發(fā)票后，對發(fā)票的真實性、合法性、準確性進行審核，確保發(fā)票信息與采購合同一致。2.付款申請：采購部門將審核通過的發(fā)票及相關資料提交給財務部門，財務部門根據(jù)采購合同和公司財務制度，辦理付款申請手續(xù)。3.領導審批：付款申請經(jīng)財務部門負責人審核后，提交分管領導審批。分管領導根據(jù)公司資金狀況和付款計劃進行審批，簽署意見后返回財務部門。4.款項支付：財務部門按照審批結果，通過銀行轉(zhuǎn)賬等方式向供應商支付采購款項。采購方式招標采購1.適用范圍：適用于采購金額較大、技術復雜、市場競爭充分的物資采購項目。2.招標程序：編制招標文件：采購部門根據(jù)采購需求編制招標文件，明確招標項目的技術規(guī)格、商務條款、評標標準等內(nèi)容。發(fā)布招標公告：通過公司內(nèi)部網(wǎng)站、行業(yè)媒體等渠道發(fā)布招標公告，邀請潛在供應商參與投標。發(fā)售招標文件：向購買招標文件的供應商提供招標文件，并收取相應費用。開標評標：按照招標文件規(guī)定的時間和地點開標，組織評標委員會對投標文件進行評審，確定中標候選人。中標公示與合同簽訂：對中標候選人進行公示，公示無異議后，與中標供應商簽訂采購合同。詢價采購1.適用范圍：適用于采購金額較小、市場貨源充足、價格比較透明的物資采購項目。2.詢價程序：選擇詢價供應商：采購部門根據(jù)采購需求，選擇若干家合格的供應商作為詢價對象。發(fā)出詢價函：向詢價供應商發(fā)出詢價函，明確采購物資的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨期等內(nèi)容，要求供應商在規(guī)定時間內(nèi)報價。報價評審：采購部門對供應商的報價進行評審，綜合比較價格、質(zhì)量、交貨期等因素，選擇最優(yōu)供應商。合同簽訂：與選定的供應商簽訂采購合同。單一來源采購1.適用范圍：適用于以下情形的采購項目：只能從唯一供應商處采購的；發(fā)生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續(xù)從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。2.單一來源采購程序：申請與審批：采購部門填寫單一來源采購申請表，詳細說明采用單一來源采購方式的理由和依據(jù)，提交分管領導審批。談判與合同簽訂：經(jīng)審批同意后，采購部門與單一供應商進行談判，確定采購價格、交貨期、質(zhì)量標準等條款，簽訂采購合同。供應商管理供應商開發(fā)1.供應商信息收集：采購部門通過市場調(diào)研、行業(yè)推薦、網(wǎng)絡搜索、供應商自薦等方式，收集潛在供應商的信息，包括供應商名稱、地址、聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務等。2.供應商初步篩選：采購部門根據(jù)公司采購需求和供應商基本信息，對潛在供應商進行初步篩選，確定符合基本條件的供應商名單。3.供應商實地考察：對于初步篩選合格的供應商，采購部門組織相關人員進行實地考察，了解供應商的生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系、生產(chǎn)設備、技術水平、人員素質(zhì)等情況，評估供應商的綜合實力。4.供應商資質(zhì)審核：采購部門對實地考察合格的供應商進行資質(zhì)審核，要求供應商提供營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構代碼證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認證證書、業(yè)績證明等相關資質(zhì)文件，確保供應商具備合法經(jīng)營資格和良好的信譽。供應商評估與考核1.建立評估指標體系：采購部門建立供應商評估指標體系，包括產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、交貨期、售后服務、合作態(tài)度等方面的指標，明確各項指標的權重和評分標準。2.定期評估：采購部門定期（每季度或每半年）對供應商進行評估，根據(jù)評估指標體系對供應商的表現(xiàn)進行評分，評估結果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。3.考核結果應用：根據(jù)供應商評估考核結果，采購部門對供應商采取相應的管理措施。對于優(yōu)秀供應商，給予更多的合作機會和優(yōu)惠政策；對于良好供應商，繼續(xù)保持合作關系，督促其改進不足之處；對于合格供應商，要求其限期整改，如整改后仍不符合要求，減少合作機會；對于不合格供應商，終止合作關系。供應商激勵與約束1.激勵措施：優(yōu)先合作：對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商，在同等條件下優(yōu)先給予合作機會。價格優(yōu)惠：根據(jù)供應商的合作表現(xiàn)，給予一定的價格優(yōu)惠或返利。表彰獎勵：對優(yōu)秀供應商進行表彰和獎勵，如頒發(fā)榮譽證書、給予物質(zhì)獎勵等。2.約束措施：合同約束：在采購合同中明確雙方的權利和義務，以及違約責任，對供應商的行為進行約束。暫停合作：對于違反合同約定或出現(xiàn)質(zhì)量問題、交貨延遲等情況的供應商，暫停合作一段時間，直至問題解決。法律追究：對于嚴重違反法律法規(guī)或給公司造成重大損失的供應商，依法追究其法律責任。采購風險管理風險識別與評估1.風險識別：采購部門對采購過程中可能面臨的風險進行識別，包括市場風險（如價格波動、供應短缺等）、質(zhì)量風險（如產(chǎn)品質(zhì)量不合格、售后服務不到位等）、合同風險（如合同條款不合理、合同執(zhí)行不嚴格等）、供應商風險（如供應商破產(chǎn)、違約等）、法律風險（如采購活動違反法律法規(guī)等）等。2.風險評估：采購部門對識別出的風險進行評估，分析風險發(fā)生的可能性和影響程度，確定風險等級。風險應對措施1.市場風險應對：建立價格預警機制：采購部門密切關注市場價格動態(tài)，建立價格預警指標體系，當市場價格波動達到一定程度時，及時調(diào)整采購策略。簽訂長期合同：對于市場價格波動較大的物資，與供應商簽訂長期合同，鎖定采購價格，降低價格風險。拓寬采購渠道：積極開拓新的采購渠道，增加供應商選擇范圍，降低供應短缺風險。2.質(zhì)量風險應對：加強供應商質(zhì)量管理：嚴格供應商評估和選擇程序，確保供應商具備良好的質(zhì)量管理體系，定期對供應商進行質(zhì)量監(jiān)督和檢查。完善驗收制度：加強采購物資的驗收工作，嚴格按照驗收標準進行檢驗，確保采購物資的質(zhì)量符合要求。建立質(zhì)量追溯機制：對采購物資的質(zhì)量問題進行追溯，查明原因，采取相應的整改措施，防止類似問題再次發(fā)生。3.合同風險應對：規(guī)范合同簽訂流程：加強合同起草、審核、簽訂等環(huán)節(jié)的管理，確保合同條款明確、合理、合法，避免合同漏洞和風險。加強合同執(zhí)行監(jiān)督：跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，確保雙方嚴格履行合同義務。建立合同糾紛處理機制：對于合同糾紛，及時與供應商溝通協(xié)商，如協(xié)商不成，通過法律途徑解決，維護公司合法權益。4.供應商風險應對：加強供應商動態(tài)管理：定期對供應商進行評估和考核，及時發(fā)現(xiàn)供應商存在的問題，采取相應的措施進行處理。建立供應商風險預警機制：關注供應商的經(jīng)營狀況和財務狀況，及時發(fā)現(xiàn)供應商可能出現(xiàn)的風險信號，提前采取應對措施。增加供應商儲備：建立供應商儲備庫，選擇若干家備用供應商，以備不時之需。5.法律風險應對：加強法律法規(guī)培訓：組織采購人員學習相關法律法規(guī)，提高法律意識，確保采購活動合法合規(guī)。聘請法律顧問：對于重大采購項目，聘請法律顧問提供法律支持和咨詢服務，防范法律風險。定期進行內(nèi)部審計：對采購活動進行內(nèi)部審計，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題，確保采購活動符合法律法規(guī)要求。采購監(jiān)督與審計內(nèi)部監(jiān)督1.采購部門自查：采購部門定期對采購工作進行自查，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購成本控制情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.財務部門監(jiān)督：財務部門對采購資金的使用情況進行監(jiān)督，審核采購預算的執(zhí)行情況、采購款項的支付情況等，確保采購資金的安全和合理使用。3.審計部門審計：審計部門定期對采購活動進行審計，檢查采購內(nèi)部控制制度的健全性和有效性、采購業(yè)務的真實性和合法性、采購成本的合理性等，對審計發(fā)