公共活動需求管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司公共活動需求的管理流程，確保公共活動的順利開展，提高活動質(zhì)量和效果，滿足公司業(yè)務(wù)發(fā)展和員工需求，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部組織的各類公共活動，包括但不限于年會、團建活動、培訓(xùn)活動、節(jié)日慶祝活動等。（三）基本原則1.需求導(dǎo)向原則：以滿足公司業(yè)務(wù)發(fā)展和員工需求為出發(fā)點，充分考慮活動的目標、參與人員、時間、地點等因素，確保活動需求的合理性和可行性。2.規(guī)范流程原則：明確公共活動需求管理的各個環(huán)節(jié)和流程，確?；顒有枨蟮奶岢?、審核、執(zhí)行、評估等過程規(guī)范有序。3.資源整合原則：整合公司內(nèi)外部資源，合理安排人力、物力、財力，提高資源利用效率，降低活動成本。4.溝通協(xié)調(diào)原則：加強活動組織部門與相關(guān)部門、參與人員之間的溝通協(xié)調(diào)，及時解決活動需求管理過程中出現(xiàn)的問題，確?；顒禹樌M行。二、活動需求提出（一）需求提出主體1.公司管理層：根據(jù)公司戰(zhàn)略規(guī)劃、業(yè)務(wù)發(fā)展需要或企業(yè)文化建設(shè)要求，提出舉辦公共活動的需求。2.各部門：結(jié)合本部門工作實際，為提升團隊凝聚力、員工業(yè)務(wù)能力等目的，提出公共活動需求。3.員工代表：收集員工意見和建議，代表員工提出與員工福利、興趣愛好相關(guān)的公共活動需求。（二）需求提出內(nèi)容1.活動主題：明確活動的核心主題，主題應(yīng)簡潔明了、富有吸引力，與活動目的相符。2.活動目的：闡述舉辦活動的具體目標，如提升員工業(yè)務(wù)技能、增強團隊協(xié)作能力、慶祝節(jié)日等。3.活動時間：確定活動的具體日期和時間段，需考慮公司業(yè)務(wù)安排、員工工作負荷等因素，避免與重要工作沖突。4.活動地點：根據(jù)活動規(guī)模、性質(zhì)和參與人員分布等情況，選擇合適的活動地點。地點應(yīng)交通便利、設(shè)施齊全、環(huán)境適宜。5.參與人員：明確活動的參與對象，可分為全體員工、部分部門員工、特定崗位員工等。6.活動內(nèi)容：詳細描述活動的具體形式和環(huán)節(jié)，如會議、培訓(xùn)、比賽、文藝表演、戶外拓展等，并說明各環(huán)節(jié)的大致時間安排。7.預(yù)算：初步估算活動所需的費用，包括場地租賃、餐飲、設(shè)備租賃、獎品、宣傳等方面的開支，應(yīng)盡量做到詳細、合理。（三）需求提出流程1.需求提出人填寫《公共活動需求申請表》，按照上述要求詳細填寫活動需求內(nèi)容。2.將申請表提交至所在部門負責(zé)人審核，部門負責(zé)人對需求的合理性、必要性以及與本部門工作的關(guān)聯(lián)性進行審核，并簽署意見。3.經(jīng)部門負責(zé)人審核通過后，申請表流轉(zhuǎn)至活動組織部門（如行政部門或人力資源部門）。三、活動需求審核（一）審核主體活動組織部門負責(zé)對收到的公共活動需求申請表進行全面審核。（二）審核內(nèi)容1.需求合理性：評估活動需求是否符合公司整體戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)發(fā)展方向，是否與公司當前工作重點相契合，是否能切實滿足提出需求的目的。2.時間可行性：檢查活動時間安排是否與公司其他重要工作、會議、項目等沖突，是否預(yù)留足夠的準備時間，確?；顒幽軌虬磿r順利舉行。3.地點適用性：審核活動地點是否能夠滿足活動的規(guī)模、形式和內(nèi)容要求，是否具備相應(yīng)的設(shè)施和服務(wù)條件，同時考慮地點的安全性、便利性和成本效益。4.參與人員范圍：確認參與人員范圍是否合理，是否涵蓋了預(yù)期的受眾群體，是否會對公司正常工作秩序造成較大影響。5.活動內(nèi)容豐富性：審查活動內(nèi)容是否豐富多樣、具有吸引力，是否能夠達到預(yù)期的活動效果，是否符合參與人員的興趣和需求。6.預(yù)算合理性：對活動預(yù)算進行細致審核，檢查各項費用的估算是否準確、合理，是否符合公司財務(wù)規(guī)定和成本控制要求，是否有可優(yōu)化的空間。（三）審核反饋1.活動組織部門在收到申請表后的[X]個工作日內(nèi)完成審核。2.審核通過的，在申請表上簽署同意意見，并將申請表返還需求提出人，同時告知其后續(xù)流程安排。3.審核不通過的，活動組織部門應(yīng)與需求提出人進行溝通，說明審核不通過的原因，并提出修改建議。需求提出人根據(jù)建議對申請表進行修改后，重新提交審核。四、活動需求執(zhí)行（一）成立活動籌備小組1.對于審核通過的公共活動需求，由活動組織部門牽頭成立活動籌備小組。籌備小組成員應(yīng)包括活動組織部門相關(guān)人員、涉及的其他部門聯(lián)絡(luò)人以及必要的專業(yè)支持人員（如場地布置人員、活動策劃人員等）。2.明確籌備小組各成員的職責(zé)分工，確保各項籌備工作責(zé)任到人，有序推進。（二）制定活動詳細計劃1.根據(jù)活動需求申請表，籌備小組制定詳細的活動計劃，包括活動流程、時間節(jié)點、人員分工、物資準備、宣傳推廣等內(nèi)容。2.活動流程應(yīng)具體到每個環(huán)節(jié)的開始時間、結(jié)束時間、負責(zé)人以及活動內(nèi)容，確?；顒影从媱澯行蜻M行。3.時間節(jié)點應(yīng)明確各項籌備工作的完成期限，如場地預(yù)訂、物資采購、人員通知等，以便及時跟蹤和監(jiān)控籌備進度。4.人員分工應(yīng)詳細列出每個籌備小組成員的具體工作任務(wù)，避免職責(zé)不清導(dǎo)致工作延誤。5.物資準備清單應(yīng)涵蓋活動所需的各類物品，如音響設(shè)備、投影儀、桌椅、獎品、食品飲料等，并注明數(shù)量、規(guī)格和采購時間要求。6.宣傳推廣計劃應(yīng)確定宣傳渠道、宣傳內(nèi)容、宣傳時間安排等，確?；顒有畔⒛軌蚣皶r、準確地傳達給參與人員。（三）活動準備與實施1.按照活動詳細計劃，籌備小組成員各司其職，開展活動準備工作。2.場地布置人員根據(jù)活動主題和內(nèi)容，精心布置活動現(xiàn)場，營造良好的活動氛圍。3.物資采購人員及時采購所需物資，確保物資質(zhì)量和數(shù)量符合要求，并做好物資的驗收、保管和發(fā)放工作。4.活動策劃人員對活動流程進行預(yù)演，檢查各項環(huán)節(jié)的銜接是否順暢，及時發(fā)現(xiàn)并解決可能出現(xiàn)的問題。5.宣傳推廣人員按照宣傳計劃，通過公司內(nèi)部公告、郵件、微信群等渠道發(fā)布活動信息，吸引員工積極參與。6.在活動實施過程中，籌備小組應(yīng)密切關(guān)注活動進展情況，及時處理突發(fā)情況，確?；顒禹樌M行。如出現(xiàn)人員變動、設(shè)備故障、天氣變化等影響活動的因素，應(yīng)迅速采取相應(yīng)的應(yīng)對措施，保障活動效果。五、活動需求評估（一）評估主體活動結(jié)束后，由活動組織部門負責(zé)組織對活動進行評估，參與人員可提供反饋意見。（二）評估內(nèi)容1.活動目標達成情況：評估活動是否達到了預(yù)期的目標，如員工業(yè)務(wù)技能是否得到提升、團隊協(xié)作能力是否增強、員工滿意度是否提高等。2.活動內(nèi)容與形式：評價活動內(nèi)容是否豐富有趣、形式是否新穎多樣，是否符合參與人員的興趣和需求，是否能夠吸引員工積極參與。3.活動組織與執(zhí)行：考察活動籌備過程中的組織協(xié)調(diào)工作是否到位，各環(huán)節(jié)之間的銜接是否順暢，活動現(xiàn)場的布置、物資管理、人員服務(wù)等方面是否滿足活動需求。4.活動效果與影響：了解活動對公司文化建設(shè)、團隊凝聚力、員工工作積極性等方面產(chǎn)生的積極影響，以及是否對公司業(yè)務(wù)發(fā)展起到了促進作用。5.參與人員反饋：收集參與人員對活動的意見和建議，包括活動內(nèi)容、組織安排、時間地點、后勤保障等方面的評價，了解他們的滿意度和改進需求。（三）評估方式1.問卷調(diào)查：在活動結(jié)束后，通過在線問卷或紙質(zhì)問卷的形式，向參與人員發(fā)放調(diào)查問卷，收集他們對活動各方面的評價和反饋。2.現(xiàn)場訪談：選取部分參與人員進行現(xiàn)場訪談，深入了解他們對活動的感受和看法，獲取更詳細、具體的反饋信息。3.數(shù)據(jù)分析：對活動相關(guān)的數(shù)據(jù)進行分析，如參與人數(shù)、參與率、活動成本、活動效果指標等，從數(shù)據(jù)層面評估活動的成效。（四）評估報告1.活動組織部門根據(jù)評估結(jié)果，撰寫活動評估報告。報告應(yīng)包括評估背景、評估目的、評估方法、評估內(nèi)容、評估結(jié)果以及改進建議等內(nèi)容。2.評估報告應(yīng)客觀、準確地反映活動的實際情況，分析活動存在的優(yōu)點和不足之處，并針對問題提出具體的改進措施和建議。3.將評估報告提交給公司管理層和相關(guān)部門，為今后的公共活動需求管理提供參考依據(jù)。六、活動需求管理的溝通與協(xié)調(diào)（一）內(nèi)部溝通機制1.建立定期的活動需求溝通會議制度，由活動組織部門召集，需求提出部門、涉及的其他相關(guān)部門以及籌備小組成員參加。2.在溝通會議上，各部門匯報活動籌備進展情況、存在的問題以及需要協(xié)調(diào)解決的事項，共同商討解決方案，確?；顒踊I備工作順利推進。3.利用公司內(nèi)部溝通平臺（如微信群、郵件系統(tǒng)等）及時發(fā)布活動需求管理的相關(guān)信息，方便各部門之間隨時溝通交流，及時反饋工作進展和問題。（二）與外部供應(yīng)商的協(xié)調(diào)1.對于涉及場地租賃、餐飲服務(wù)、設(shè)備租賃等外部供應(yīng)商的活動，活動組織部門應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通協(xié)調(diào)。2.在活動籌備前期，明確與供應(yīng)商的合作條款和要求，簽訂詳細的合作協(xié)議，確保雙方權(quán)利義務(wù)清晰。3.在活動實施過程中，及時與供應(yīng)商溝通活動現(xiàn)場的實際需求變化，要求供應(yīng)商按照協(xié)議提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)，確?；顒禹樌M行。4.活動結(jié)束后，對供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量進行評價，反饋存在的問題和改進建議，為今后選擇供應(yīng)商提供參考。七、活動需求管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司管理層對公共活動需求管理工作進行定期監(jiān)督檢查，確?；顒有枨蠊芾砹鞒桃?guī)范執(zhí)行，活動籌備工作按計劃推進。2.活動組織部門應(yīng)建立活動需求管理工作臺賬，詳細記錄活動需求提出、審核、執(zhí)行、評估等各個環(huán)節(jié)的工作情況，便于管理層進行監(jiān)督檢查。3.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達整改通知，要求責(zé)任部門限期整改，并跟蹤整改落實情況。（二）考核辦法1.制定公共活動需求管理工作考核指標體系，對活動組織部門、需求提出部門以及籌備小組成員的工作進行考核評價。2.考核指標包括活動需求合理性、審核通過率、活