醫(yī)院文檔歸類管理制度總則一、目的為了規(guī)范醫(yī)院文檔的管理，提高文檔的利用效率，確保醫(yī)院各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行，特制定本管理制度。二、適用范圍本制度適用于醫(yī)院內(nèi)所有部門和人員，包括行政部門、臨床科室、醫(yī)技科室等。三、管理原則1.統(tǒng)一管理原則：醫(yī)院文檔實(shí)行統(tǒng)一管理，由醫(yī)院辦公室負(fù)責(zé)具體實(shí)施。2.分類管理原則：醫(yī)院文檔按照其性質(zhì)、內(nèi)容、用途等進(jìn)行分類管理，便于查找和利用。3.安全保密原則：醫(yī)院文檔涉及醫(yī)院的機(jī)密信息，應(yīng)采取嚴(yán)格的安全保密措施，確保文檔的安全。4.及時(shí)更新原則：醫(yī)院文檔應(yīng)及時(shí)更新，反映醫(yī)院的最新情況和工作進(jìn)展。四、管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)1.醫(yī)院辦公室（1）負(fù)責(zé)醫(yī)院文檔的統(tǒng)一管理，制定文檔管理制度和流程。（2）負(fù)責(zé)醫(yī)院文檔的分類、編號(hào)、歸檔、保管、借閱、銷毀等工作。（3）負(fù)責(zé)醫(yī)院文檔的統(tǒng)計(jì)、分析和利用，為醫(yī)院管理提供決策依據(jù)。（4）負(fù)責(zé)醫(yī)院文檔的安全保密工作，防止文檔的丟失、泄露和損壞。2.各部門（1）負(fù)責(zé)本部門文檔的收集、整理、歸檔和保管工作。（2）按照醫(yī)院辦公室的要求，及時(shí)將本部門的文檔移交醫(yī)院辦公室歸檔。（3）負(fù)責(zé)本部門文檔的借閱、使用和歸還工作，遵守醫(yī)院文檔管理制度。（4）配合醫(yī)院辦公室做好醫(yī)院文檔的安全保密工作，防止文檔的丟失、泄露和損壞。文檔分類與編號(hào)一、分類1.行政管理類：包括醫(yī)院的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要、通知公告等。2.醫(yī)療業(yè)務(wù)類：包括病歷、處方、檢查報(bào)告、檢驗(yàn)報(bào)告、手術(shù)記錄等。3.科研教學(xué)類：包括科研項(xiàng)目申請(qǐng)書、科研成果報(bào)告、教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教案等。4.人事財(cái)務(wù)類：包括人事檔案、工資報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。5.其他類：包括醫(yī)院的宣傳資料、圖片、音像資料等。二、編號(hào)1.行政管理類文檔編號(hào)：以“XY”開(kāi)頭，后面接年份和流水號(hào)，如“XY2023001”。2.醫(yī)療業(yè)務(wù)類文檔編號(hào)：以“YL”開(kāi)頭，后面接年份和流水號(hào)，如“YL2023001”。3.科研教學(xué)類文檔編號(hào)：以“KY”開(kāi)頭，后面接年份和流水號(hào)，如“KY2023001”。4.人事財(cái)務(wù)類文檔編號(hào)：以“RS”開(kāi)頭，后面接年份和流水號(hào)，如“RS2023001”。5.其他類文檔編號(hào)：以“QT”開(kāi)頭，后面接年份和流水號(hào)，如“QT2023001”。文檔的收集與整理一、收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門文檔的收集工作，及時(shí)收集本部門產(chǎn)生的各類文檔。2.收集的文檔應(yīng)包括紙質(zhì)文檔和電子文檔，紙質(zhì)文檔應(yīng)按照規(guī)定的格式進(jìn)行裝訂，電子文檔應(yīng)按照規(guī)定的格式進(jìn)行存儲(chǔ)。3.對(duì)于重要的文檔，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行復(fù)印或備份，防止文檔的丟失。二、整理1.各部門應(yīng)按照文檔的分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的文檔進(jìn)行整理，將同類文檔放在一起。2.整理后的文檔應(yīng)按照編號(hào)順序進(jìn)行排列，便于查找和利用。3.對(duì)于整理過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理，確保文檔的完整性和準(zhǔn)確性。文檔的歸檔與保管一、歸檔1.各部門應(yīng)將整理好的文檔及時(shí)移交醫(yī)院辦公室歸檔，移交時(shí)應(yīng)填寫《文檔移交登記表》。2.醫(yī)院辦公室應(yīng)按照文檔的分類標(biāo)準(zhǔn)和編號(hào)規(guī)則，對(duì)移交的文檔進(jìn)行歸檔，將文檔存入檔案柜或數(shù)據(jù)庫(kù)中。3.歸檔的文檔應(yīng)包括紙質(zhì)文檔和電子文檔，紙質(zhì)文檔應(yīng)按照規(guī)定的格式進(jìn)行裝訂，電子文檔應(yīng)按照規(guī)定的格式進(jìn)行存儲(chǔ)。4.對(duì)于重要的文檔，應(yīng)單獨(dú)歸檔，并注明其重要性和保管期限。二、保管1.醫(yī)院辦公室應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)醫(yī)院文檔的保管工作，確保文檔的安全。2.保管的文檔應(yīng)存放在干燥、通風(fēng)、防潮、防蟲(chóng)的環(huán)境中，避免陽(yáng)光直射和高溫環(huán)境。3.對(duì)于電子文檔，應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。4.保管人員應(yīng)定期對(duì)保管的文檔進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保文檔的完整性和準(zhǔn)確性。文檔的借閱與使用一、借閱1.醫(yī)院內(nèi)部人員需要借閱文檔時(shí)，應(yīng)填寫《文檔借閱登記表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，到醫(yī)院辦公室辦理借閱手續(xù)。2.借閱的文檔應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還，不得轉(zhuǎn)借他人或長(zhǎng)期占用。3.借閱的文檔如需復(fù)印或摘抄，應(yīng)經(jīng)醫(yī)院辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在復(fù)印件或摘抄件上注明出處和使用范圍。4.對(duì)于重要的文檔，借閱時(shí)應(yīng)采取保密措施，防止文檔的泄露。二、使用1.醫(yī)院內(nèi)部人員在工作中需要使用文檔時(shí)，應(yīng)填寫《文檔使用登記表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，到醫(yī)院辦公室辦理使用手續(xù)。2.使用的文檔應(yīng)在規(guī)定的范圍內(nèi)使用，不得超出使用范圍。3.使用的文檔如需復(fù)印或摘抄，應(yīng)經(jīng)醫(yī)院辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在復(fù)印件或摘抄件上注明出處和使用范圍。4.使用完畢后，應(yīng)及時(shí)將文檔歸還醫(yī)院辦公室，不得私自留存。文檔的銷毀一、銷毀條件1.保管期限已滿的文檔。2.失去保存價(jià)值的文檔。3.因工作需要需銷毀的文檔。二、銷毀程序1.各部門應(yīng)將需要銷毀的文檔列出清單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，報(bào)醫(yī)院辦公室審核。2.醫(yī)院辦公室應(yīng)對(duì)需要銷毀的文檔進(jìn)行審核，確認(rèn)符合銷毀條件后，編制《文檔銷毀清單》。3.《文檔銷毀清單》應(yīng)經(jīng)醫(yī)院辦公室負(fù)責(zé)人簽字后，報(bào)醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。4.批準(zhǔn)后的《文檔銷毀清單》應(yīng)一式兩份，一份由醫(yī)院辦公室留存，一份由銷毀人員留存。5.銷毀人員應(yīng)在醫(yī)院辦公室的監(jiān)督下，對(duì)需要銷毀的文檔進(jìn)行銷毀，并在《文檔銷毀清單》上簽字確認(rèn)。6.銷毀后的