單位打印復(fù)印管理制度一、總則1.目的為了規(guī)范單位內(nèi)部打印復(fù)印行為，提高辦公效率，節(jié)約辦公成本，確保打印復(fù)印設(shè)備的正常使用和文件資料的安全，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于單位內(nèi)所有部門(mén)及員工。3.基本原則按需打印復(fù)印原則，杜絕不必要的浪費(fèi)。確保文件資料安全原則，防止信息泄露。設(shè)備合理使用原則，延長(zhǎng)設(shè)備使用壽命。二、打印復(fù)印設(shè)備管理1.設(shè)備配置根據(jù)各部門(mén)工作需求，合理配置打印復(fù)印設(shè)備，包括打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、多功能一體機(jī)等。設(shè)備選型應(yīng)綜合考慮性能、價(jià)格、耗材成本等因素，確保滿(mǎn)足工作要求且經(jīng)濟(jì)實(shí)用。2.設(shè)備登記新購(gòu)置的打印復(fù)印設(shè)備到貨后，由行政部門(mén)負(fù)責(zé)登記，記錄設(shè)備型號(hào)、購(gòu)置日期、使用部門(mén)等信息。建立設(shè)備臺(tái)賬，詳細(xì)記錄設(shè)備的基本情況、維修保養(yǎng)記錄、耗材更換情況等。3.設(shè)備維護(hù)行政部門(mén)定期對(duì)打印復(fù)印設(shè)備進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。制定設(shè)備維護(hù)計(jì)劃，包括清潔、校準(zhǔn)、更換零部件等，及時(shí)處理設(shè)備故障。設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)，使用部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知行政部門(mén)，由行政部門(mén)聯(lián)系專(zhuān)業(yè)維修人員進(jìn)行維修。4.設(shè)備報(bào)廢對(duì)于無(wú)法修復(fù)或已達(dá)到使用年限的打印復(fù)印設(shè)備，由使用部門(mén)提出報(bào)廢申請(qǐng)。行政部門(mén)組織相關(guān)人員對(duì)設(shè)備進(jìn)行鑒定，確認(rèn)符合報(bào)廢條件后，填寫(xiě)設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)表，按規(guī)定程序?qū)徟筮M(jìn)行報(bào)廢處理。報(bào)廢設(shè)備應(yīng)妥善處理，防止信息泄露。三、打印復(fù)印流程1.打印流程員工需要打印文件資料時(shí)，應(yīng)先在電腦上對(duì)文件進(jìn)行排版和校對(duì)，確保內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤。確認(rèn)無(wú)誤后，登錄單位內(nèi)部打印系統(tǒng)，選擇相應(yīng)的打印機(jī)，設(shè)置打印份數(shù)、紙張規(guī)格等參數(shù)。點(diǎn)擊“打印”按鈕，將文件發(fā)送到打印機(jī)隊(duì)列。如需雙面打印，應(yīng)在打印設(shè)置中選擇“雙面打印”選項(xiàng)。打印完成后，及時(shí)取走文件，整理好紙張，將廢紙放入指定的回收箱。2.復(fù)印流程員工如需復(fù)印文件資料，應(yīng)先將原件整理好，確保頁(yè)面清晰、完整。攜帶原件到復(fù)印室，交給復(fù)印人員，并告知復(fù)印份數(shù)、紙張規(guī)格等要求。復(fù)印人員在復(fù)印前應(yīng)檢查原件，確認(rèn)無(wú)誤后進(jìn)行復(fù)印操作。如需雙面復(fù)印，應(yīng)在復(fù)印設(shè)置中選擇“雙面復(fù)印”選項(xiàng)。復(fù)印完成后，復(fù)印人員應(yīng)將原件歸還給員工，并整理好復(fù)印件，交給員工確認(rèn)。員工確認(rèn)復(fù)印件無(wú)誤后，在復(fù)印登記本上簽字確認(rèn)。四、打印復(fù)印權(quán)限管理1.普通員工權(quán)限普通員工可根據(jù)工作需要進(jìn)行日常的打印復(fù)印操作，但應(yīng)遵循按需打印復(fù)印原則，避免浪費(fèi)。如需打印大量文件資料或特殊規(guī)格的紙張，應(yīng)提前向部門(mén)負(fù)責(zé)人申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。2.部門(mén)負(fù)責(zé)人權(quán)限部門(mén)負(fù)責(zé)人有權(quán)審批本部門(mén)員工的打印復(fù)印申請(qǐng)，確保申請(qǐng)合理、必要。對(duì)于涉及重要文件或大量打印復(fù)印的情況，部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)，避免不必要的開(kāi)支。3.特殊情況權(quán)限對(duì)于涉及單位機(jī)密文件或緊急事項(xiàng)的打印復(fù)印，應(yīng)按照單位保密制度和相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，由指定人員負(fù)責(zé)操作，并進(jìn)行嚴(yán)格登記。在緊急情況下，如設(shè)備故障或文件急需打印復(fù)印，員工可先進(jìn)行操作，但事后應(yīng)及時(shí)補(bǔ)辦申請(qǐng)手續(xù)。五、打印復(fù)印耗材管理1.耗材采購(gòu)行政部門(mén)負(fù)責(zé)打印復(fù)印耗材的統(tǒng)一采購(gòu)，根據(jù)設(shè)備使用情況和庫(kù)存數(shù)量，定期制定耗材采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)耗材時(shí)，應(yīng)選擇質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的供應(yīng)商，確保耗材的質(zhì)量和兼容性。建立耗材采購(gòu)臺(tái)賬，記錄采購(gòu)日期、供應(yīng)商名稱(chēng)、耗材型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格等信息。2.耗材領(lǐng)用打印復(fù)印耗材由專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管，設(shè)立耗材領(lǐng)用登記本。員工需要領(lǐng)用耗材時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)耗材領(lǐng)用申請(qǐng)表，注明領(lǐng)用耗材的名稱(chēng)、型號(hào)、數(shù)量等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到耗材保管處領(lǐng)取。耗材保管人員應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)表發(fā)放耗材，并在領(lǐng)用登記本上記錄領(lǐng)用日期、領(lǐng)用人姓名、部門(mén)等信息。3.耗材使用監(jiān)督行政部門(mén)定期對(duì)各部門(mén)的耗材使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，檢查是否存在浪費(fèi)現(xiàn)象。對(duì)于耗材使用量異常的部門(mén)，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)與該部門(mén)負(fù)責(zé)人溝通，了解原因，采取措施加以控制。六、打印復(fù)印費(fèi)用管理1.費(fèi)用核算財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)打印復(fù)印費(fèi)用的核算，根據(jù)打印復(fù)印設(shè)備的使用記錄和耗材采購(gòu)發(fā)票，定期統(tǒng)計(jì)各部門(mén)的打印復(fù)印費(fèi)用。打印復(fù)印費(fèi)用按照部門(mén)進(jìn)行分?jǐn)?，?jì)入各部門(mén)的辦公費(fèi)用。2.費(fèi)用控制各部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格控制打印復(fù)印費(fèi)用，根據(jù)工作實(shí)際需要合理安排打印復(fù)印任務(wù)，避免不必要的開(kāi)支。行政部門(mén)定期對(duì)各部門(mén)的打印復(fù)印費(fèi)用進(jìn)行分析和比較，對(duì)費(fèi)用過(guò)高的部門(mén)提出預(yù)警，并協(xié)助其查找原因，采取措施降低費(fèi)用。3.費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)員工打印復(fù)印費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單，附上打印復(fù)印清單和發(fā)票，按照單位財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)制度進(jìn)行審批報(bào)銷(xiāo)。財(cái)務(wù)部門(mén)在審核報(bào)銷(xiāo)單據(jù)時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)，確保費(fèi)用支出合理、合規(guī)。七、保密管理1.文件保密涉及單位機(jī)密的文件資料在打印復(fù)印過(guò)程中應(yīng)嚴(yán)格保密，采取必要的措施防止信息泄露。機(jī)密文件資料應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)打印復(fù)印，打印復(fù)印完成后，及時(shí)清理設(shè)備緩存和廢紙，防止殘留信息被他人獲取。嚴(yán)禁將機(jī)密文件資料帶出單位進(jìn)行打印復(fù)印，如需外出打印復(fù)印，應(yīng)按照單位保密制度辦理審批手續(xù)。2.設(shè)備安全加強(qiáng)對(duì)打印復(fù)印設(shè)備的安全管理，設(shè)置設(shè)備使用密碼，防止未經(jīng)授權(quán)的人員使用設(shè)備。定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行安全檢查，確保設(shè)備無(wú)安全隱患，防止信息被竊取或篡改。對(duì)于存儲(chǔ)有重要文件資料的設(shè)備，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)備份等措施，確保數(shù)據(jù)安全。八、違規(guī)處理1.違規(guī)行為未經(jīng)批準(zhǔn)擅自使用打印復(fù)印設(shè)備。浪費(fèi)打印復(fù)印紙張和耗材，如過(guò)度打印、復(fù)印不必要的文件等。私自將打印復(fù)印設(shè)備用于個(gè)人目的。違反保密規(guī)定，在打印復(fù)印過(guò)程中泄露單位機(jī)密信息。2.處理措施對(duì)于首次違規(guī)的員工，給予口頭警告，并責(zé)令其立即改正。對(duì)于多次違規(guī)或情節(jié)嚴(yán)重的員工，