物業(yè)公司資料管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)物業(yè)公司資料管理，確保公司各類資料的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和規(guī)范性，提高工作效率，保障公司運營的順利進(jìn)行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于物業(yè)公司各部門及全體員工在工作過程中涉及的各類資料管理，包括但不限于行政文件、財務(wù)資料、業(yè)務(wù)合同、客戶檔案、工程資料、物業(yè)管理檔案等。（三）基本原則1.集中管理原則：公司資料實行集中統(tǒng)一管理，由專門的資料管理部門或人員負(fù)責(zé)，確保資料的有序存放和有效利用。2.分類歸檔原則：按照資料的類別、性質(zhì)、來源等進(jìn)行分類整理，建立清晰的檔案體系，便于查找和使用。3.安全保密原則：嚴(yán)格保護(hù)公司資料的安全，防止資料泄露、丟失或損壞。對涉及公司機(jī)密的資料，應(yīng)采取嚴(yán)格的保密措施。4.動態(tài)更新原則：隨著公司業(yè)務(wù)的發(fā)展和變化，及時對資料進(jìn)行更新和維護(hù)，確保資料的時效性和準(zhǔn)確性。二、資料管理職責(zé)（一）資料管理部門職責(zé)1.制定和完善公司資料管理制度，并組織實施。2.負(fù)責(zé)公司各類資料的收集、整理、歸檔、保管和查閱服務(wù)。3.定期對資料進(jìn)行清查、盤點，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。4.對涉及公司機(jī)密的資料進(jìn)行嚴(yán)格保密管理，制定保密措施并監(jiān)督執(zhí)行。5.推動資料管理的信息化建設(shè)，提高資料管理的效率和水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)資料的收集、整理和初步分類，并定期移交至資料管理部門。2.配合資料管理部門做好資料的歸檔、保管和查閱工作，提供必要的協(xié)助和支持。3.嚴(yán)格遵守公司資料管理制度，確保本部門資料的安全和保密。（三）員工職責(zé)1.按照公司資料管理制度的要求，及時、準(zhǔn)確地收集、整理和提交個人工作中產(chǎn)生的資料。2.妥善保管個人使用的公司資料，不得擅自復(fù)制、傳播、泄露或丟失。3.在查閱和使用公司資料時，遵守相關(guān)規(guī)定，履行必要的手續(xù)。三、資料的分類與編號（一）資料分類1.行政文件類：包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、通知、通報、報告、會議紀(jì)要等。2.財務(wù)資料類：涵蓋財務(wù)報表、會計憑證、審計報告、預(yù)算資料、資金往來記錄等。3.業(yè)務(wù)合同類：如物業(yè)服務(wù)合同、租賃合同、采購合同、工程合同等。4.客戶檔案類：包含業(yè)主/租戶信息、服務(wù)記錄、投訴處理檔案等。5.工程資料類：涉及項目規(guī)劃設(shè)計文件、施工圖紙、竣工驗收報告、設(shè)備維護(hù)記錄等。6.物業(yè)管理檔案類：如物業(yè)項目管理方案、日常巡查記錄、環(huán)境衛(wèi)生管理資料、安全管理資料等。7.其他類：不屬于上述分類的其他資料，如員工培訓(xùn)資料、市場調(diào)研資料等。（二）編號規(guī)則為便于資料的識別和管理，對各類資料進(jìn)行統(tǒng)一編號。編號采用“年份+類別代碼+順序號”的格式，具體如下：1.年份：用四位數(shù)字表示資料形成的年份，如“2023”。2.類別代碼：根據(jù)資料分類，為每一類別設(shè)定特定的代碼，如行政文件類代碼為“XZ”，財務(wù)資料類代碼為“CW”等。3.順序號：按照資料形成的先后順序，為每一份資料編制唯一的順序號，從“001”開始依次遞增。例如，一份2023年形成的行政文件，編號為“2023XZ001”；一份2022年的財務(wù)報表，編號為“2022CW005”。四、資料的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)資料的收集工作，確保資料的及時、完整收集。2.對于外來文件，如政府部門的通知、函件等，應(yīng)及時簽收并登記，交至資料管理部門統(tǒng)一處理。3.在業(yè)務(wù)活動中形成的各類資料，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)整理并提交，不得拖延或遺漏。（二）整理方法1.資料收集后，應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行初步整理，去除重復(fù)、無效的資料。2.對每份資料進(jìn)行核對，確保資料內(nèi)容準(zhǔn)確、完整，簽字蓋章等手續(xù)齊全。3.按照資料的編號規(guī)則，為每份資料編號，并建立相應(yīng)的索引目錄。4.對于紙張資料，應(yīng)進(jìn)行折疊、裝訂，使其規(guī)格統(tǒng)一，便于保存和查閱。對于電子資料，應(yīng)按照規(guī)范的命名方式進(jìn)行存儲，并建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)。五、資料的歸檔與保管（一）歸檔流程1.各部門整理好的資料，應(yīng)定期移交至資料管理部門。移交時，填寫《資料移交清單》，詳細(xì)注明資料的名稱、編號、數(shù)量、移交日期等信息。2.資料管理部門收到移交的資料后，按照分類和編號要求進(jìn)行再次核對和整理，無誤后進(jìn)行歸檔。3.將歸檔后的資料放入專門的檔案柜或存儲設(shè)備中，并在檔案柜或存儲設(shè)備上標(biāo)明資料類別、年份等信息，便于查找。（二）保管方式1.紙質(zhì)資料：應(yīng)存放在干燥、通風(fēng)、防火、防潮的檔案柜中，按照類別和年份順序排列。對于重要資料，應(yīng)進(jìn)行備份存儲。2.電子資料：采用磁盤、光盤、服務(wù)器存儲等多種方式進(jìn)行備份，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。同時，建立電子資料的訪問權(quán)限管理制度，確保數(shù)據(jù)安全。3.特殊載體資料：如照片、錄像、錄音等，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理和保管，注明拍攝時間、地點、內(nèi)容等信息，并進(jìn)行數(shù)字化存儲，以便長期保存和查閱。（三）保管期限根據(jù)國家法律法規(guī)和公司實際情況，確定各類資料的保管期限。一般情況下，行政文件類保管期限為[X]年，財務(wù)資料類保管期限為[X]年，業(yè)務(wù)合同類保管期限為合同履行完畢后[X]年，客戶檔案類保管期限為自服務(wù)結(jié)束后[X]年，工程資料類保管期限為項目竣工驗收合格后[X]年，物業(yè)管理檔案類保管期限為[X]年等。對于涉及公司重大利益、法律糾紛等重要資料，應(yīng)長期保管。六、資料的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱資料，應(yīng)填寫《資料查閱申請表》，注明查閱資料的名稱、編號、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到資料管理部門查閱。2.資料管理部門應(yīng)根據(jù)申請表提供相應(yīng)的資料，并做好查閱記錄，包括查閱人姓名、部門、查閱時間、查閱資料名稱等。3.查閱人員應(yīng)在指定地點查閱資料，不得擅自將資料帶出資料管理部門。如需復(fù)印或摘錄資料，應(yīng)經(jīng)資料管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.涉及公司機(jī)密的資料，查閱人員必須嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露資料內(nèi)容。（二）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱資料的，應(yīng)填寫《資料借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱資料的名稱、編號、借閱期限、借閱用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和資料管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。2.資料管理部門應(yīng)向借閱人員提供清晰、完整的資料，并辦理借閱登記手續(xù)，注明借閱人姓名、部門、借閱時間、應(yīng)歸還日期等信息。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在資料上涂改、污損、丟失。如發(fā)現(xiàn)資料有損壞或丟失情況，應(yīng)及時向資料管理部門報告，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。4.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)在規(guī)定的歸還日期前將資料歸還至資料管理部門。七、資料的保密管理（一）保密措施1.對涉及公司機(jī)密的資料，實行專人專管制度，明確保密責(zé)任人。2.在資料存儲方面，采用加密存儲、訪問控制等技術(shù)手段，防止資料泄露。3.對接觸機(jī)密資料的人員進(jìn)行背景審查和保密培訓(xùn)，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。4.在辦公區(qū)域內(nèi)，對涉及機(jī)密資料的處理應(yīng)在專門的保密場所進(jìn)行，無關(guān)人員不得進(jìn)入。5.嚴(yán)格限制機(jī)密資料的傳播范圍，如需對外提供或公開，必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序。（二）保密監(jiān)督與檢查1.資料管理部門定期對保密制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.公司內(nèi)部設(shè)立保密監(jiān)督崗位或指定專人負(fù)責(zé)保密監(jiān)督工作，對違反保密制度的行為進(jìn)行調(diào)查和處理。3.對因工作失誤或故意泄露公司機(jī)密資料的行為，按照公司相關(guān)規(guī)定追究責(zé)任人的責(zé)任，情節(jié)嚴(yán)重的依法追究法律責(zé)任。八、資料的銷毀（一）銷毀條件1.資料保管期限已滿，且不再具有保存價值的。2.因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、機(jī)構(gòu)變更等原因，導(dǎo)致資料失去使用價值的。3.資料存在嚴(yán)重?fù)p壞、變質(zhì)等情況，無法修復(fù)且無保存必要的。（二）銷毀程序1.由資料管理部門提出資料銷毀申請，填寫《資料銷毀申請表》，詳細(xì)說明銷毀資料的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部門審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。3.資料銷毀應(yīng)采用合適的方式進(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保資料無法恢復(fù)。銷毀過程中，應(yīng)安排專人監(jiān)督，并填寫《資料銷毀記錄》，注明銷毀時間、地點、方式、監(jiān)督人等信息。4.銷毀后的資料應(yīng)及時清理相關(guān)記錄，確保資料管理的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。九、資料管理的信息化建設(shè)（一）建立資料管理信息系統(tǒng)1.公司應(yīng)逐步建立完善的資料管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)資料的電子化存儲、檢索、借閱、統(tǒng)計等功能。2.資料管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理功能，根據(jù)員工的工作職責(zé)和崗位需求，設(shè)置不同的訪問權(quán)限，確保資料的安全。3.系統(tǒng)應(yīng)定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失，并及時更新資料信息，保證資料的時效性。（二）推動資料數(shù)字化轉(zhuǎn)