求助人員信息管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司求助人員信息的管理，確保信息的準(zhǔn)確、完整、安全，提高公司對求助人員的服務(wù)效率和質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及求助人員信息管理的部門和人員。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策，確保求助人員信息管理工作合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確完整原則：保證求助人員信息的真實性、準(zhǔn)確性和完整性，避免信息錯誤或遺漏。3.安全保密原則：采取有效措施保護求助人員信息安全，防止信息泄露、篡改或丟失。4.高效服務(wù)原則：以服務(wù)求助人員為宗旨，優(yōu)化信息管理流程，提高工作效率，及時響應(yīng)求助需求。二、求助人員信息的收集（一）收集渠道1.求助申請：求助人員通過公司指定的方式提交求助申請，詳細(xì)說明求助事項、個人基本信息等。2.相關(guān)部門反饋：公司內(nèi)部涉及求助事項的部門在接到求助需求后，及時將相關(guān)信息反饋給負(fù)責(zé)求助人員信息管理的部門。3.主動收集：信息管理部門定期主動與可能存在求助需求的人員或部門溝通，收集潛在的求助信息。（二）收集內(nèi)容1.基本信息：包括姓名、性別、年齡、聯(lián)系方式、所在部門、職位等。2.求助事項：詳細(xì)描述求助的具體問題、背景情況、期望解決的方式等。3.相關(guān)證明材料：如身份證、工作證、病歷、合同等與求助事項相關(guān)的證明文件（如有需要）。4.其他信息：根據(jù)求助事項的特點，可能需要收集的其他相關(guān)信息，如家庭狀況、經(jīng)濟情況等。（三）收集流程1.接收申請：信息管理部門或相關(guān)接收渠道收到求助申請后，進行初步登記，記錄申請時間、申請人等基本信息。2.信息核實：對申請信息進行核實，確保信息的真實性和完整性。如有疑問，及時與求助人員溝通確認(rèn)。3.補充完善：對于信息不完整的求助申請，通知求助人員補充相關(guān)信息，直至信息完整準(zhǔn)確。4.信息錄入：將核實后的求助人員信息準(zhǔn)確錄入公司的信息管理系統(tǒng)或相關(guān)臺賬。三、求助人員信息的整理（一）分類整理1.按求助事項分類：根據(jù)求助事項的性質(zhì)，如工作問題、生活困難、健康問題等進行分類。2.按緊急程度分類：分為緊急、重要、一般等不同緊急程度等級，以便優(yōu)先處理緊急求助事項。3.按求助人員部門分類：按照求助人員所在部門進行分類，便于與相關(guān)部門協(xié)同處理。（二）信息歸檔1.紙質(zhì)檔案：將重要的求助申請材料、溝通記錄等進行紙質(zhì)歸檔，按照分類順序存放，便于查閱。2.電子檔案：將所有求助人員信息錄入電子文檔，建立電子檔案庫，并定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。電子檔案應(yīng)按照分類和索引規(guī)則進行命名和存儲，方便快速檢索。（三）定期清理1.無效信息清理：定期對求助人員信息進行清理，刪除已解決的求助事項信息、長期無更新的無效信息等，以減少信息冗余，提高信息管理效率。2.數(shù)據(jù)更新：及時更新求助人員信息庫中的信息，如聯(lián)系方式變更、求助事項進展等，確保信息的時效性。四、求助人員信息的存儲（一）存儲方式1.信息管理系統(tǒng)：利用公司內(nèi)部的信息管理系統(tǒng)存儲求助人員信息，設(shè)置不同的權(quán)限級別，確保只有授權(quán)人員能夠訪問和操作相關(guān)信息。2.服務(wù)器存儲：對于重要的電子檔案和數(shù)據(jù)，存儲在公司的服務(wù)器上，并采取數(shù)據(jù)加密、定期備份等安全措施。3.紙質(zhì)檔案柜存儲：紙質(zhì)檔案存放在專門的檔案柜中，按照分類和編號順序排列，便于查找和管理。（二）存儲安全1.物理安全：確保信息存儲場所的物理安全，安裝門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，防止未經(jīng)授權(quán)的人員進入。2.網(wǎng)絡(luò)安全：加強信息管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全防護，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。3.數(shù)據(jù)備份：定期對求助人員信息進行備份，備份數(shù)據(jù)存儲在不同的物理位置，如外部硬盤、磁帶等，以防止數(shù)據(jù)丟失。備份周期根據(jù)數(shù)據(jù)重要性和變化頻率確定，一般每周或每月進行一次全量備份，每天進行增量備份。五、求助人員信息的使用（一）內(nèi)部使用1.為求助人員提供服務(wù)：信息管理部門及相關(guān)部門根據(jù)求助人員信息，為其提供相應(yīng)的幫助和支持，如協(xié)調(diào)解決工作問題、提供生活救助等。2.部門間協(xié)同：在處理求助事項過程中，各部門之間可以根據(jù)工作需要共享求助人員信息，但必須遵循信息保密原則，不得隨意泄露。3.數(shù)據(jù)分析與決策支持：通過對求助人員信息的分析，總結(jié)求助問題的規(guī)律和趨勢，為公司制定相關(guān)政策、改進管理措施提供數(shù)據(jù)支持和決策依據(jù)。（二）外部使用1.法律要求：在法律允許的情況下，按照相關(guān)法律法規(guī)的要求，向政府部門、司法機關(guān)等提供求助人員信息，協(xié)助開展調(diào)查、處理等工作。2.合作機構(gòu)共享：與公司的合作機構(gòu)（如供應(yīng)商、合作伙伴等）在必要時共享求助人員信息，但必須簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保信息安全。（三）使用審批1.內(nèi)部使用審批：公司內(nèi)部各部門因工作需要使用求助人員信息時，需填寫信息使用申請表，注明使用目的、使用范圍、使用期限等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，提交信息管理部門審核。信息管理部門審核通過后，方可提供相關(guān)信息。2.外部使用審批：涉及向外部提供求助人員信息的，必須經(jīng)過公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批，并嚴(yán)格按照法律法規(guī)和公司規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。六、求助人員信息的保密（一）保密責(zé)任1.信息管理部門：負(fù)責(zé)制定和執(zhí)行信息保密制度，對求助人員信息進行嚴(yán)格管理，防止信息泄露。2.相關(guān)工作人員：所有接觸求助人員信息的工作人員都有保密義務(wù)，不得私自泄露、傳播或利用信息謀取私利。（二）保密措施1.訪問控制：在信息管理系統(tǒng)中設(shè)置不同的用戶權(quán)限，根據(jù)工作人員的工作職責(zé)和需求，授予相應(yīng)的信息訪問權(quán)限，確保只有授權(quán)人員能夠訪問特定的求助人員信息。2.加密存儲：對存儲在電子設(shè)備中的求助人員信息進行加密處理，防止信息在存儲過程中被非法獲取。3.傳輸加密：在信息傳輸過程中，采用加密技術(shù)，確保信息在網(wǎng)絡(luò)傳輸過程中的安全性。4.保密協(xié)議：與所有接觸求助人員信息的工作人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和違約責(zé)任，增強工作人員的保密意識。（三）監(jiān)督與檢查1.定期檢查：信息管理部門定期對求助人員信息的保密情況進行檢查，包括信息存儲設(shè)備的安全性、工作人員的操作規(guī)范等，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.違規(guī)處理：對于違反信息保密制度的行為，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將嚴(yán)肅處理，視情節(jié)輕重給予警告、罰款、辭退等處罰，并追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。七、求助人員信息的查詢（一）查詢權(quán)限1.信息管理部門：負(fù)責(zé)求助人員信息管理的部門有權(quán)根據(jù)工作需要查詢相關(guān)信息，但必須遵循信息使用和保密規(guī)定。2.相關(guān)審批人員：經(jīng)過審批的特定人員，如部門負(fù)責(zé)人、項目負(fù)責(zé)人等，在其職責(zé)范圍內(nèi)可查詢與工作相關(guān)的求助人員信息。（二）查詢流程1.提交申請：查詢?nèi)藛T填寫信息查詢申請表，注明查詢目的、查詢范圍等。2.審批：申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，提交信息管理部門審核。信息管理部門根據(jù)查詢權(quán)限和規(guī)定進行審核，審核通過后報公司領(lǐng)導(dǎo)審批（如需）。3.查詢操作：信息管理部門按照審批通過的查詢范圍，在信息管理系統(tǒng)或檔案中進行查詢，并將查詢結(jié)果提供給查詢?nèi)藛T。（三）查詢記錄1.記錄查詢情況：對每次信息查詢進行記錄，包括查詢時間、查詢?nèi)藛T、查詢目的、查詢范圍、查詢結(jié)果等。2.存檔備案：查詢記錄作為重要的信息管理資料進行存檔備案，以備后續(xù)審計和查詢。八、求助人員信息的變更與注銷（一）信息變更1.變更申請：求助人員信息發(fā)生變更時，應(yīng)及時向信息管理部門提交信息變更申請表，詳細(xì)說明變更內(nèi)容及原因。2.審核與更新：信息管理部門對變更申請進行審核，核實變更信息的真實性后，及時更新求助人員信息庫中的相關(guān)信息，并通知相關(guān)部門。（二）信息注銷1.注銷條件：求助事項已完全解決，且求助人員不再有相關(guān)需求的，可申請注銷其求助人員信息。2.注銷申請：求助人員或相關(guān)部門填寫信息注銷申請表，說明注銷原因。3.審核與注銷：信息管理部門審核注銷申請，確認(rèn)無誤后，對求助人員信息進行注銷，并從信息管理系統(tǒng)和檔案中刪除相關(guān)記錄。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.內(nèi)部監(jiān)督：公司內(nèi)部設(shè)立信息管理監(jiān)督小組，定期對求助人員信息管理工作進行檢查和監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。2.外部監(jiān)督：接受政府部門、監(jiān)管機構(gòu)及社會公眾的監(jiān)督，對提出的意見和建議及時進行整改和反饋。（二）考核指標(biāo)1.信息準(zhǔn)確性：考核求助人員信息錄入的準(zhǔn)確率，確保信息無錯誤或遺漏。2.信息完整性：檢查求助人員信息的完整程度，是否涵蓋所有必要信息。3.信息處理及時性：統(tǒng)計求助申請從接收至處理完成的時間周期，考核信息處理的效率。4.信息安全：評估信息管理過程中是否發(fā)生信息泄露、丟失等安全事故。5.服務(wù)滿意度：通過求助人員反饋或問卷調(diào)查等方式，考核求助人員對信息管理服務(wù)的滿意度。（三）考核結(jié)果應(yīng)用1.績效評估：將信息管理工作考核結(jié)果納入相關(guān)工作人員的績效評估體