油漆公司采購管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司采購管理，規(guī)范采購工作流程，確保采購活動的順利進(jìn)行，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，降低采購成本，提高采購效率和質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及油漆及相關(guān)材料、設(shè)備的采購活動，包括原材料采購、辦公用品采購、設(shè)備采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和公司的各項規(guī)章制度。2.效益原則：在保證質(zhì)量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。3.質(zhì)量原則：嚴(yán)格把控采購物資的質(zhì)量，確保所采購的油漆及相關(guān)產(chǎn)品符合公司生產(chǎn)經(jīng)營要求。4.誠信原則：采購人員應(yīng)誠實守信，與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系。二、采購組織與職責(zé)（一）采購部門設(shè)置公司設(shè)立采購部，負(fù)責(zé)公司所有采購業(yè)務(wù)的歸口管理。（二）采購部職責(zé)1.制定采購計劃：根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計劃，結(jié)合庫存情況，制定合理的采購計劃。2.供應(yīng)商管理：開發(fā)、評估、選擇合格的供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，維護(hù)供應(yīng)商關(guān)系。3.采購執(zhí)行：按照采購計劃和審批流程，組織實施采購活動，確保采購任務(wù)按時完成。4.合同管理：起草、審核、簽訂采購合同，跟蹤合同執(zhí)行情況，及時處理合同變更和糾紛。5.采購成本控制：通過談判、招標(biāo)等方式，降低采購價格，控制采購成本。6.質(zhì)量控制：參與采購物資的檢驗和驗收工作，確保采購物資質(zhì)量符合要求。7.信息管理：收集、整理采購相關(guān)信息，建立采購數(shù)據(jù)庫，為公司決策提供支持。（三）其他部門職責(zé)1.需求部門：根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要，及時向采購部提出采購需求，并提供詳細(xì)的技術(shù)規(guī)格和質(zhì)量要求。2.質(zhì)量部門：負(fù)責(zé)對采購物資進(jìn)行質(zhì)量檢驗和驗收，確保采購物資符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。3.財務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核采購合同，安排采購資金，監(jiān)督采購資金的使用情況。三、采購流程（一）采購申請1.需求部門填寫采購申請表：需求部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營計劃和實際需要，填寫采購申請表，詳細(xì)說明采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間等內(nèi)容。2.部門負(fù)責(zé)人審核：需求部門負(fù)責(zé)人對采購申請表進(jìn)行審核，確認(rèn)需求的合理性和必要性。3.提交采購部：審核通過后，采購申請表提交至采購部。（二）采購審批1.采購部初審：采購部收到采購申請表后，對采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間等進(jìn)行初步審核，核實是否符合公司采購政策和相關(guān)規(guī)定。2.分管領(lǐng)導(dǎo)審批：初審?fù)ㄟ^后，采購申請表提交至分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司實際情況和采購預(yù)算，對采購申請進(jìn)行審批。3.總經(jīng)理審批：對于金額較大或重要的采購項目，需提交總經(jīng)理進(jìn)行審批?？偨?jīng)理審批通過后，采購申請方可進(jìn)入采購流程。（三）采購實施1.制定采購方案：采購部根據(jù)采購審批結(jié)果，制定采購方案，明確采購方式、采購渠道、供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。2.選擇供應(yīng)商：采購部按照采購方案，通過多種渠道選擇供應(yīng)商。對于新供應(yīng)商，需進(jìn)行嚴(yán)格的資質(zhì)審查和實地考察，確保其具備良好的信譽(yù)和供貨能力。3.詢價與報價：采購部向選定的供應(yīng)商發(fā)出詢價函，要求其提供報價。供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)回復(fù)報價，包括物資的價格、交貨期、付款方式等內(nèi)容。4.談判與簽約：采購部根據(jù)供應(yīng)商的報價情況，與供應(yīng)商進(jìn)行談判，爭取最優(yōu)惠的采購價格和條款。談判達(dá)成一致后，雙方簽訂采購合同。（四）采購驗收1.到貨通知：采購部在采購合同約定的交貨期前，通知需求部門和質(zhì)量部門做好驗收準(zhǔn)備。2.物資驗收：物資到貨后，質(zhì)量部門按照合同要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對采購物資進(jìn)行檢驗和驗收。驗收合格的物資辦理入庫手續(xù)，驗收不合格的物資及時與供應(yīng)商溝通處理。3.驗收報告：質(zhì)量部門驗收完成后，出具驗收報告，詳細(xì)記錄驗收情況。驗收報告作為采購付款的重要依據(jù)。（五）采購付款1.付款申請：采購部根據(jù)采購合同和驗收報告，填寫付款申請表，提交至財務(wù)部門。付款申請表應(yīng)包括采購合同編號、供應(yīng)商名稱、采購金額、付款方式、付款期限等內(nèi)容。2.財務(wù)審核：財務(wù)部門對付款申請表進(jìn)行審核，核實采購合同的執(zhí)行情況、驗收報告的真實性、發(fā)票的合規(guī)性等內(nèi)容。3.領(lǐng)導(dǎo)審批：財務(wù)審核通過后，付款申請表提交至分管領(lǐng)導(dǎo)和總經(jīng)理進(jìn)行審批。4.付款執(zhí)行：審批通過后，財務(wù)部門按照合同約定的付款方式和付款期限向供應(yīng)商支付貨款。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商開發(fā)1.市場調(diào)研：采購部定期對市場上的供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)研，了解供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、價格、服務(wù)等情況，收集潛在供應(yīng)商信息。2.供應(yīng)商篩選：采購部根據(jù)市場調(diào)研結(jié)果，對潛在供應(yīng)商進(jìn)行篩選，確定符合公司要求的供應(yīng)商名單。3.供應(yīng)商評估：采購部對篩選出的供應(yīng)商進(jìn)行評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制能力、價格水平、服務(wù)水平等方面。4.實地考察：對于重要的供應(yīng)商，采購部組織相關(guān)人員進(jìn)行實地考察，深入了解供應(yīng)商的實際情況。實地考察內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)車間、倉庫、質(zhì)量管理體系等方面。5.供應(yīng)商選擇：采購部根據(jù)供應(yīng)商評估和實地考察結(jié)果，選擇合格的供應(yīng)商，并與其建立合作關(guān)系。（二）供應(yīng)商考核1.建立考核指標(biāo)體系：采購部制定供應(yīng)商考核指標(biāo)體系，包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、服務(wù)等方面的指標(biāo)。2.定期考核：采購部定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核，考核周期為每季度一次。考核方式包括數(shù)據(jù)分析、實地考察、用戶反饋等。3.考核結(jié)果反饋：采購部將考核結(jié)果及時反饋給供應(yīng)商，要求其針對存在的問題進(jìn)行整改。4.供應(yīng)商調(diào)整：對于考核結(jié)果不理想的供應(yīng)商，采購部根據(jù)實際情況進(jìn)行調(diào)整，包括警告、暫停合作、終止合作等。（三）供應(yīng)商激勵1.建立激勵機(jī)制：采購部建立供應(yīng)商激勵機(jī)制，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵，包括增加訂單量、優(yōu)先付款、提供培訓(xùn)等。2.激勵措施實施：采購部根據(jù)供應(yīng)商的表現(xiàn)，及時實施激勵措施，激發(fā)供應(yīng)商的積極性和主動性。五、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別1.市場風(fēng)險：包括原材料價格波動、市場供應(yīng)短缺等風(fēng)險。2.質(zhì)量風(fēng)險：包括采購物資質(zhì)量不符合要求、供應(yīng)商質(zhì)量控制體系不完善等風(fēng)險。3.合同風(fēng)險：包括合同條款不明確、合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)糾紛等風(fēng)險。4.供應(yīng)商風(fēng)險：包括供應(yīng)商破產(chǎn)、供應(yīng)商違約等風(fēng)險。（二）風(fēng)險評估1.風(fēng)險發(fā)生的可能性評估：采購部對識別出的風(fēng)險進(jìn)行評估，確定風(fēng)險發(fā)生的可能性大小。2.風(fēng)險影響程度評估：采購部對識別出的風(fēng)險進(jìn)行評估，確定風(fēng)險發(fā)生后對公司生產(chǎn)經(jīng)營的影響程度大小。3.風(fēng)險等級確定：采購部根據(jù)風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度，確定風(fēng)險等級，分為高、中、低三個等級。（三）風(fēng)險應(yīng)對1.風(fēng)險規(guī)避：對于高風(fēng)險事件，采購部采取風(fēng)險規(guī)避措施，如選擇其他供應(yīng)商、調(diào)整采購計劃等。2.風(fēng)險降低：對于中等風(fēng)險事件，采購部采取風(fēng)險降低措施，如加強(qiáng)供應(yīng)商管理、完善合同條款等。3.風(fēng)險轉(zhuǎn)移：對于低風(fēng)險事件，采購部采取風(fēng)險轉(zhuǎn)移措施，如購買保險、要求供應(yīng)商提供擔(dān)保等。六、采購信息管理（一）采購信息收集1.市場信息收集：采購部定期收集市場上的原材料價格、供應(yīng)商信息、行業(yè)動態(tài)等信息，為采購決策提供參考。2.供應(yīng)商信息收集：采購部建立供應(yīng)商信息管理系統(tǒng)，及時收集、更新供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制能力、價格水平、服務(wù)水平等信息。3.采購合同信息收集：采購部建立采購合同管理系統(tǒng)，及時收集、更新采購合同的簽訂、執(zhí)行、變更、終止等信息。（二）采購信息分析1.市場信息分析：采購部定期對收集到的市場信息進(jìn)行分析，了解市場動態(tài)和價格走勢，為采購決策提供依據(jù)。2.供應(yīng)商信息分析：采購部定期對收集到的供應(yīng)商信息進(jìn)行分析，評估供應(yīng)商的綜合實力，為供應(yīng)商選擇和管理提供參考。3.采購合同信息分析：采購部定期對收集到的采購合同信息進(jìn)行分析，了解采購合同的執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。（三）采購信息共享1.內(nèi)部信息共享：采購部將收集到的采購信息及時共享給需求部門、質(zhì)量部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門，為公司各部門的工作提供支持。2.外部信息共享：采購部根據(jù)公司需要，將部分采購信息與供應(yīng)商進(jìn)行共享，加強(qiáng)與供應(yīng)商的溝通與合作。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計1.定期審計：公司內(nèi)部審計部門定期對采購部的采購活動進(jìn)行審計，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂和執(zhí)行情況、采購資金的使用情況等。2.專項審計：對于重大采購項目或存在問題的采購項目，公司內(nèi)部審計部門進(jìn)行專項審計，深入調(diào)查采購過程中的違規(guī)行為和風(fēng)險隱患。（二）紀(jì)檢監(jiān)察1.監(jiān)督檢查：公司紀(jì)檢監(jiān)察部門對采購部的采購活動進(jìn)行監(jiān)督檢查，嚴(yán)肅查處采購過程中的違規(guī)