公司經(jīng)手文件等管理制度一、總則1.目的為加強公司文件管理，規(guī)范文件的起草、審批、印發(fā)、保管、使用、歸檔及銷毀等流程，確保公司文件的完整性、準確性和安全性，提高工作效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、分支機構及全體員工在工作中經(jīng)手的各類文件，包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文件、合同協(xié)議、報告報表、會議紀要等。3.職責分工行政部門負責公司文件管理制度的制定、修訂和完善，并組織實施。負責文件的統(tǒng)一編號、印發(fā)、保管和歸檔工作，建立公司文件管理臺賬。定期對公司文件進行清理和銷毀，確保文件的安全性和時效性。指導和監(jiān)督各部門文件管理工作，提供文件管理方面的培訓和咨詢服務。各部門負責本部門文件的起草、審核、審批和保管工作，指定專人負責文件管理，并將文件管理情況納入部門績效考核。嚴格按照公司文件管理制度的要求，規(guī)范本部門文件的流轉和使用，確保文件的妥善處理。定期向行政部門移交應歸檔的文件，配合行政部門做好文件的清理和銷毀工作。員工嚴格遵守公司文件管理制度，妥善保管經(jīng)手的文件，不得擅自復制、傳播、泄露或遺失。按照規(guī)定的流程使用文件，及時歸還文件，確保文件的正常流轉。積極配合公司文件管理工作，提供必要的文件資料和信息。二、文件的分類與編號1.文件分類行政文件：包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、通知公告、工作計劃、工作總結、會議紀要等。業(yè)務文件：涉及公司業(yè)務活動的各類文件，如合同協(xié)議、項目方案、業(yè)務報告、市場調(diào)研資料等。人事文件：有關員工招聘、培訓、考核、薪酬、福利、晉升、調(diào)動、離職等方面的文件。財務文件：財務預算、決算、報表、審計報告、財務制度等文件。其他文件：不屬于上述分類的其他文件，如技術資料、宣傳資料、客戶資料等。2.文件編號公司文件采用統(tǒng)一編號，編號規(guī)則如下：編號由字母和數(shù)字組成，共[X]位。第一位字母表示文件類別，如“A”代表行政文件，“B”代表業(yè)務文件，“C”代表人事文件，“D”代表財務文件，“E”代表其他文件。第二位至第[X1]位數(shù)字為順序號，從001開始依次編排。最后一位數(shù)字為版本號，初始版本為1，修訂一次加1。示例：A0011表示行政類第1號文件，版本為1；B0102表示業(yè)務類第10號文件，版本為2。三、文件的起草與審核1.起草要求文件起草應主題明確、內(nèi)容完整、邏輯清晰、語言準確、格式規(guī)范。起草部門應結合公司實際情況和工作需要，深入調(diào)研，廣泛征求意見，確保文件具有可操作性和前瞻性。文件起草人應在文件首頁注明起草部門、起草人、起草日期，并對文件內(nèi)容負責。2.審核流程部門內(nèi)部審核：文件起草完成后，起草人應提交本部門負責人進行審核。部門負責人應對文件的內(nèi)容、格式、準確性等進行全面審核，提出修改意見，并簽字確認?？绮块T審核：涉及多個部門的文件，由主辦部門負責組織相關部門進行會審。會審時，各部門應充分發(fā)表意見，對文件內(nèi)容進行認真討論和修改，形成一致意見后，由各部門負責人簽字確認。分管領導審核：經(jīng)部門內(nèi)部審核或跨部門審核通過的文件，應提交公司分管領導進行審核。分管領導應對文件的必要性、可行性、合規(guī)性等進行審核，提出審核意見，并簽字確認。總經(jīng)理審批：重要文件或涉及公司重大決策的文件，需經(jīng)總經(jīng)理審批?？偨?jīng)理審批通過后，文件方可進入印發(fā)環(huán)節(jié)。四、文件的印發(fā)與發(fā)放1.印發(fā)流程文件經(jīng)審核、審批通過后，由行政部門統(tǒng)一進行印發(fā)。行政部門應按照文件審批意見對文件內(nèi)容進行排版、校對，確保文件格式規(guī)范、內(nèi)容準確無誤。排版后的文件經(jīng)行政部門負責人審核簽字后，交由文印室進行印刷。文印室應嚴格按照文件排版要求進行印刷，確保印刷質(zhì)量。印刷完成的文件由行政部門進行裝訂、蓋章，并按照規(guī)定的份數(shù)進行分發(fā)。2.發(fā)放范圍文件發(fā)放范圍應根據(jù)文件內(nèi)容和工作需要確定，確保相關部門和人員能夠及時獲取文件信息。行政文件一般發(fā)放至公司各部門負責人及相關崗位人員；業(yè)務文件根據(jù)業(yè)務涉及范圍發(fā)放至相關部門和項目團隊；人事文件發(fā)放至涉及的員工本人及相關部門；財務文件發(fā)放至財務部門及相關審批人員；其他文件根據(jù)具體情況發(fā)放至相關部門和人員。3.發(fā)放記錄行政部門應建立文件發(fā)放記錄臺賬，詳細記錄文件名稱、編號、發(fā)放日期、發(fā)放部門、發(fā)放份數(shù)、領取人簽字等信息。文件發(fā)放記錄臺賬應妥善保管，以備查詢和追溯。五、文件的使用與保管1.使用規(guī)定員工應按照文件規(guī)定的使用范圍和流程使用文件，不得擅自擴大使用范圍或更改文件內(nèi)容。文件使用過程中，應妥善保管文件，不得在文件上隨意涂改、批注、損壞或遺失。如有需要對文件進行標記、注釋等，應使用鉛筆或其他可擦除的工具，并在使用完畢后恢復文件原貌。因工作需要借閱文件的，應填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件名稱、編號、借閱原因、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到行政部門辦理借閱手續(xù)。行政部門應在《文件借閱申請表》上登記借閱信息，并將文件借給借閱人。借閱人應在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還文件，如需延期借閱，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。逾期未歸還的，行政部門應及時催還，并視情節(jié)輕重給予相應的處罰。文件使用完畢后，應及時歸還至行政部門或文件保管責任人，不得私自留存或轉借他人。2.保管責任各部門應指定專人負責本部門文件的保管工作，確保文件存放有序、安全可靠。文件保管人應建立本部門文件保管臺賬，詳細記錄文件名稱、編號、保管日期、保管位置等信息，并定期對文件進行整理和盤點，確保文件的完整性和準確性。對于重要文件或機密文件，應采取加密存儲、專柜保管等措施，嚴格限制文件的訪問權限，防止文件泄露。行政部門應定期對公司文件進行清查和盤點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并將清查和盤點情況記錄在案。六、文件的歸檔與銷毀1.歸檔范圍公司在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件，包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文件、合同協(xié)議、報告報表、會議紀要等，均應按照本制度的規(guī)定進行歸檔。歸檔文件應內(nèi)容完整、手續(xù)齊全、格式規(guī)范，能夠準確反映公司工作活動的真實情況。2.歸檔時間各部門應在文件辦理完畢后的[X]個工作日內(nèi)，將應歸檔的文件移交至行政部門。行政部門應在收到各部門移交的文件后的[X]個工作日內(nèi)，完成文件的整理、分類、編號等歸檔工作，并將歸檔文件妥善保管。3.歸檔要求歸檔文件應按照文件分類和編號規(guī)則進行整理，確保文件排列有序、便于查找。紙質(zhì)文件應使用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒或文件夾進行裝訂和存放，并在檔案盒或文件夾上標明文件類別、編號、年度等信息。電子文件應按照公司電子文件管理規(guī)定進行存儲和備份，確保電子文件的可讀性和可恢復性。電子文件應建立相應的索引目錄，便于檢索和查詢。歸檔文件應編制詳細的檔案目錄，檔案目錄應包括文件編號、文件名稱、日期、來源、保管期限等信息，并打印成冊或存儲在電子介質(zhì)上。4.銷毀規(guī)定對于已超過保管期限或已無保存價值的文件，行政部門應定期進行清理和銷毀。文件銷毀前，行政部門應填寫《文件銷毀申請表》，注明擬銷毀文件的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息，經(jīng)公司分管領導審批同意后，方可進行銷毀。文件銷毀應采用適當?shù)姆绞竭M行，確保文件信息無法恢復。對于紙質(zhì)文件，可采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀；對于電子文件，應采用格式化、刪除等方式進行銷毀，并對存儲介質(zhì)進行物理破壞。文件銷毀過程中，應安排專人負責監(jiān)督，確保銷毀工作的徹底性和安全性。銷毀完成后，監(jiān)督人應在《文件銷毀申請表》上簽字確認，并將銷毀情況記錄在案。七、文件的保密管理1.保密范圍公司文件涉及的商業(yè)秘密、技術秘密、財務信息、人事信息、客戶信息等均屬于保密范圍。保密文件包括但不限于公司戰(zhàn)略規(guī)劃、業(yè)務方案、合同協(xié)議、財務報表、員工薪酬福利、客戶名單、技術資料等。2.保密措施對保密文件應進行標識，明確標注“機密”、“秘密”等字樣，并注明保密期限。嚴格限制保密文件的訪問權限，只有經(jīng)過授權的人員才能接觸和使用保密文件。保密文件的存儲應采用加密、備份等安全措施，防止文件丟失、損壞或泄露。在處理保密文件時，應采取必要的防范措施，如在安全的場所進行操作、使用加密設備傳輸文件等。員工應嚴格遵守公司保密制度，不得擅自復制、傳播、泄露保密文件。如有違反保密制度的行為，公司將依法追究其責任。3.保密監(jiān)督與檢查行政部門負責對公司文件保密工作進行監(jiān)督和檢查，定期對保密文件的保管、使用情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。各部門應配合行政部門的保密監(jiān)督檢查工作，如實提供相關文件和資料，接受檢查和指導。對于違反保密制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰，包括警告、罰款、