公務(wù)用品領(lǐng)用管理制度一、總則1.目的為了規(guī)范公司公務(wù)用品的領(lǐng)用管理，合理控制費(fèi)用支出，確保公務(wù)活動(dòng)的正常開展，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工在執(zhí)行公務(wù)過程中對(duì)各類用品的領(lǐng)用。3.原則按需領(lǐng)用原則：員工應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作需要申領(lǐng)公務(wù)用品，避免浪費(fèi)。歸口管理原則：公務(wù)用品的采購、存儲(chǔ)、發(fā)放等工作實(shí)行歸口管理，明確責(zé)任部門。定期盤點(diǎn)原則：定期對(duì)公務(wù)用品進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬物相符。二、職責(zé)分工1.行政部門負(fù)責(zé)制定公務(wù)用品的采購計(jì)劃，根據(jù)各部門需求匯總審核后進(jìn)行集中采購。建立公務(wù)用品庫存臺(tái)賬，對(duì)入庫、出庫及庫存數(shù)量進(jìn)行詳細(xì)記錄。負(fù)責(zé)公務(wù)用品的倉庫管理，確保物品存放安全、有序。組織定期的公務(wù)用品盤點(diǎn)工作，并出具盤點(diǎn)報(bào)告。根據(jù)本制度對(duì)各部門和員工的公務(wù)用品領(lǐng)用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核公務(wù)用品的采購費(fèi)用報(bào)銷，確保費(fèi)用支出符合公司財(cái)務(wù)規(guī)定。對(duì)公務(wù)用品的費(fèi)用進(jìn)行核算和統(tǒng)計(jì)，定期提供費(fèi)用分析報(bào)告。3.各部門確定本部門的公務(wù)用品需求計(jì)劃，并及時(shí)提交給行政部門。負(fù)責(zé)本部門員工公務(wù)用品領(lǐng)用的審批工作，確保領(lǐng)用合理合規(guī)。協(xié)助行政部門進(jìn)行公務(wù)用品的盤點(diǎn)工作。三、公務(wù)用品分類及標(biāo)準(zhǔn)1.辦公文具類紙張：包括A4、A3復(fù)印紙、便簽紙、筆記本等。按部門人員數(shù)量及工作需求，每月預(yù)發(fā)一定數(shù)量，如需額外領(lǐng)用，需說明用途和必要性。筆具：如中性筆、圓珠筆、鋼筆、記號(hào)筆等。根據(jù)實(shí)際需求每人每月領(lǐng)用一定數(shù)量。文件夾、檔案袋：根據(jù)工作文件整理需求，按需領(lǐng)用。2.辦公設(shè)備類電腦：根據(jù)崗位工作需要，由公司統(tǒng)一配備。新員工入職時(shí)，由行政部門根據(jù)崗位說明書安排電腦領(lǐng)用。員工離職時(shí)，需按時(shí)歸還，如有損壞或遺失，按規(guī)定賠償。打印機(jī)、復(fù)印機(jī)：由行政部門統(tǒng)一調(diào)配，各部門根據(jù)需求使用，如需額外配置或新增功能，由部門提出申請(qǐng)，經(jīng)審批后執(zhí)行。辦公桌椅：根據(jù)崗位性質(zhì)和辦公空間，由行政部門統(tǒng)一規(guī)劃配備。3.辦公耗材類墨盒、硒鼓：根據(jù)打印機(jī)、復(fù)印機(jī)的使用頻率和打印量，定期進(jìn)行補(bǔ)充領(lǐng)用。打印紙：根據(jù)實(shí)際打印需求領(lǐng)用，各部門應(yīng)合理控制打印量，提倡雙面打印，節(jié)約用紙。4.通訊設(shè)備類固定電話：由公司統(tǒng)一安裝，各部門按需使用，費(fèi)用納入公司通訊費(fèi)用預(yù)算。移動(dòng)電話：根據(jù)工作需要，由公司為特定崗位員工配備，員工需妥善使用，離職時(shí)歸還公司。通訊費(fèi)用按照公司規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)報(bào)銷，超出部分自理。5.其他公務(wù)用品類檔案盒、標(biāo)簽：用于整理和標(biāo)識(shí)檔案文件，根據(jù)檔案管理需求領(lǐng)用。計(jì)算器：財(cái)務(wù)、采購等相關(guān)崗位根據(jù)工作需要領(lǐng)用。訂書機(jī)、打孔機(jī)、膠水、回形針、大頭針等辦公用品：根據(jù)日常辦公需求，按需領(lǐng)用。四、領(lǐng)用流程1.需求申請(qǐng)各部門員工根據(jù)工作需要，填寫《公務(wù)用品領(lǐng)用申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明領(lǐng)用物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息。將申請(qǐng)表提交至所在部門負(fù)責(zé)人審批，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行審核，確保領(lǐng)用合理，并簽署審批意見。2.匯總提交各部門負(fù)責(zé)人定期（如每周）將本部門員工的《公務(wù)用品領(lǐng)用申請(qǐng)表》匯總后提交給行政部門。3.采購審批行政部門收到各部門提交的申請(qǐng)表后，進(jìn)行分類匯總，結(jié)合庫存情況進(jìn)行采購計(jì)劃的制定。對(duì)于價(jià)值較高或批量較大的公務(wù)用品采購申請(qǐng)，需提交公司管理層進(jìn)行審批。審批通過后，方可安排采購。4.采購執(zhí)行行政部門根據(jù)采購審批結(jié)果，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購。采購過程中應(yīng)遵循公司的采購流程，確保采購物品的質(zhì)量和價(jià)格合理。采購?fù)瓿珊?，行政部門應(yīng)及時(shí)辦理驗(yàn)收入庫手續(xù)，核對(duì)物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等是否與采購合同一致。5.領(lǐng)用發(fā)放員工憑經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批的《公務(wù)用品領(lǐng)用申請(qǐng)表》到行政部門倉庫領(lǐng)取所需物品。倉庫管理人員根據(jù)申請(qǐng)表發(fā)放物品，并在《公務(wù)用品領(lǐng)用登記表》上記錄領(lǐng)用日期、領(lǐng)用人、物品名稱及數(shù)量等信息，雙方簽字確認(rèn)。五、特殊情況領(lǐng)用處理1.臨時(shí)急需用品如遇臨時(shí)緊急公務(wù)需要領(lǐng)用用品，員工可先口頭向行政部門說明情況，經(jīng)同意后先行領(lǐng)用。事后兩個(gè)工作日內(nèi)，必須補(bǔ)齊《公務(wù)用品領(lǐng)用申請(qǐng)表》，按照正常流程完成審批手續(xù)。2.部門間借用因工作需要，部門間借用公務(wù)用品時(shí)，借用部門需填寫《公務(wù)用品借用申請(qǐng)表》，注明借用物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、借用期限及歸還時(shí)間等信息，并經(jīng)雙方部門負(fù)責(zé)人簽字審批。借用人憑審批后的申請(qǐng)表到行政部門辦理借用手續(xù)，倉庫管理人員在《公務(wù)用品借用登記表》上進(jìn)行登記。借用期滿后，借用人應(yīng)及時(shí)歸還借用物品，倉庫管理人員進(jìn)行核對(duì)驗(yàn)收，并在登記表上注明歸還情況。如出現(xiàn)損壞或遺失，借用人應(yīng)按照規(guī)定予以賠償。3.員工離職領(lǐng)用員工離職時(shí)，所在部門應(yīng)通知行政部門。員工需將個(gè)人領(lǐng)用的尚未歸還的公務(wù)用品全部交回行政部門倉庫。倉庫管理人員進(jìn)行盤點(diǎn)核對(duì)，如有缺失或損壞，按照物品原價(jià)扣除相應(yīng)費(fèi)用后辦理離職手續(xù)。六、庫存管理1.入庫管理采購的公務(wù)用品到貨后，倉庫管理人員應(yīng)首先核對(duì)送貨單與采購合同，確認(rèn)物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等信息一致。對(duì)驗(yàn)收合格的物品進(jìn)行入庫登記，填寫《公務(wù)用品入庫單》，詳細(xì)記錄物品的入庫日期、供應(yīng)商名稱、物品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，并將入庫單交財(cái)務(wù)部門進(jìn)行賬務(wù)處理。對(duì)于需要進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)的物品，待檢驗(yàn)合格后再辦理入庫手續(xù)。2.出庫管理嚴(yán)格按照本制度規(guī)定的領(lǐng)用流程進(jìn)行物品出庫發(fā)放，倉庫管理人員根據(jù)審批后的《公務(wù)用品領(lǐng)用申請(qǐng)表》發(fā)放物品，并及時(shí)在《公務(wù)用品領(lǐng)用登記表》上記錄相關(guān)信息。定期對(duì)出庫記錄進(jìn)行核對(duì)，確保賬物相符。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。3.庫存盤點(diǎn)行政部門應(yīng)定期（每月末）對(duì)公務(wù)用品庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，盤點(diǎn)前制定詳細(xì)的盤點(diǎn)計(jì)劃，明確盤點(diǎn)范圍、方法、人員分工等。盤點(diǎn)過程中，盤點(diǎn)人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)實(shí)物與庫存臺(tái)賬記錄，如實(shí)記錄盤點(diǎn)結(jié)果。對(duì)于盤盈、盤虧的物品，應(yīng)查明原因，并填寫《公務(wù)用品盤點(diǎn)盈虧表》。盤點(diǎn)結(jié)束后，行政部門根據(jù)盤點(diǎn)結(jié)果編制盤點(diǎn)報(bào)告，說明盤點(diǎn)情況、盈虧原因及處理建議。盤點(diǎn)報(bào)告提交給公司管理層審批后，財(cái)務(wù)部門根據(jù)審批結(jié)果進(jìn)行賬務(wù)調(diào)整。七、費(fèi)用控制與報(bào)銷1.費(fèi)用預(yù)算行政部門應(yīng)根據(jù)公司歷史公務(wù)用品使用情況及各部門需求預(yù)測，每年編制公務(wù)用品采購費(fèi)用預(yù)算，報(bào)公司管理層審批。費(fèi)用預(yù)算應(yīng)明確各類公務(wù)用品的采購數(shù)量、金額及使用部門，作為費(fèi)用控制的依據(jù)。2.費(fèi)用報(bào)銷公務(wù)用品采購費(fèi)用報(bào)銷時(shí)，應(yīng)提供正規(guī)發(fā)票、采購合同、驗(yàn)收單、入庫單等相關(guān)憑證。報(bào)銷憑證應(yīng)符合公司財(cái)務(wù)制度規(guī)定，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交財(cái)務(wù)部門審核。財(cái)務(wù)部門按照公司財(cái)務(wù)規(guī)定對(duì)報(bào)銷憑證進(jìn)行審核，審核通過后予以報(bào)銷。對(duì)于不符合規(guī)定的報(bào)銷，應(yīng)及時(shí)退回并說明原因。3.費(fèi)用分析財(cái)務(wù)部門定期對(duì)公務(wù)用品費(fèi)用進(jìn)行分析，對(duì)比預(yù)算執(zhí)行情況，找出費(fèi)用變動(dòng)原因和存在的問題。根據(jù)費(fèi)用分析結(jié)果，提出改進(jìn)措施和建議，為公司優(yōu)化公務(wù)用品管理提供決策依據(jù)。八、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督行政部門應(yīng)定期對(duì)各部門公務(wù)用品的領(lǐng)用情況進(jìn)行檢查，確保領(lǐng)用符合本制度規(guī)定，杜絕浪費(fèi)和不合理領(lǐng)用現(xiàn)象。檢查內(nèi)容包括領(lǐng)用申請(qǐng)表填寫是否規(guī)范、審批手續(xù)是否齊全、領(lǐng)用物品是否與申請(qǐng)一致、庫存管理是否規(guī)范等。對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，行政部門應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門進(jìn)行整改，并跟蹤整改情況。2.審計(jì)監(jiān)督公司審計(jì)部門定期對(duì)公務(wù)用品的采購、領(lǐng)用、庫存管理及費(fèi)用報(bào)銷等情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督。審計(jì)內(nèi)容包括制度執(zhí)行情況、費(fèi)用支出的合規(guī)性、物品采購的合理性、庫存管理的準(zhǔn)確性等。審計(jì)部門根據(jù)審計(jì)結(jié)果出具審計(jì)報(bào)告，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見和建議，相關(guān)部門應(yīng)按要求進(jìn)行整改。九、罰則1.對(duì)于違反本制度規(guī)定，未經(jīng)審批擅自領(lǐng)用公務(wù)用品或領(lǐng)用數(shù)量超出規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)的員工，給予批評(píng)教育，并責(zé)令其退回多領(lǐng)物品。情節(jié)嚴(yán)重的，可根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。2.部門負(fù)責(zé)人對(duì)本部門員工公務(wù)用品領(lǐng)用審批不嚴(yán)，導(dǎo)致出現(xiàn)違規(guī)領(lǐng)用情況的，給予警告處分。因?qū)徟д`造成公司損失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.倉庫管理人員未按規(guī)定辦理公務(wù)用品入庫、出庫手續(xù)，或庫存管理混亂，賬物不符的，給予批評(píng)教育，責(zé)令其限期整改。造成損失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠