供應(yīng)商服務(wù)庫(kù)管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司供應(yīng)商服務(wù)庫(kù)的管理，確保供應(yīng)商能夠提供優(yōu)質(zhì)、高效、穩(wěn)定的服務(wù)，滿足公司業(yè)務(wù)發(fā)展的需求，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有與供應(yīng)商服務(wù)相關(guān)的活動(dòng)，包括供應(yīng)商的選擇、評(píng)估、入庫(kù)、服務(wù)管理、出庫(kù)等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.公平公正原則：在供應(yīng)商的選擇、評(píng)估和管理過(guò)程中，遵循公平、公正的原則，確保所有供應(yīng)商都有平等的機(jī)會(huì)參與競(jìng)爭(zhēng)，不受任何歧視。2.優(yōu)質(zhì)高效原則：優(yōu)先選擇能夠提供優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品和服務(wù)、具備高效響應(yīng)能力的供應(yīng)商，以保障公司業(yè)務(wù)的順利進(jìn)行。3.合作共贏原則：與供應(yīng)商建立長(zhǎng)期穩(wěn)定的合作關(guān)系，實(shí)現(xiàn)互利共贏，共同發(fā)展。4.動(dòng)態(tài)管理原則：對(duì)供應(yīng)商服務(wù)庫(kù)進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，根據(jù)供應(yīng)商的實(shí)際表現(xiàn)及時(shí)調(diào)整其服務(wù)等級(jí)和合作策略。二、供應(yīng)商選擇（一）需求分析1.各部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需要，定期梳理所需的產(chǎn)品和服務(wù)，并填寫(xiě)《供應(yīng)商需求申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明需求的內(nèi)容、規(guī)格、數(shù)量、交付時(shí)間等要求。2.采購(gòu)部門(mén)對(duì)各部門(mén)提交的需求申請(qǐng)表進(jìn)行匯總和分析，結(jié)合公司的采購(gòu)策略和成本控制目標(biāo)，確定采購(gòu)項(xiàng)目的優(yōu)先級(jí)。（二）供應(yīng)商搜索1.采購(gòu)部門(mén)通過(guò)多種渠道搜索潛在供應(yīng)商，包括但不限于網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦、參加行業(yè)展會(huì)等。2.建立供應(yīng)商信息數(shù)據(jù)庫(kù)，記錄供應(yīng)商的基本信息、聯(lián)系方式、經(jīng)營(yíng)范圍、產(chǎn)品或服務(wù)特點(diǎn)等資料。（三）初步篩選1.根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目的需求和供應(yīng)商的基本信息，對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選。篩選標(biāo)準(zhǔn)包括但不限于供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、服務(wù)承諾等。2.對(duì)于初步篩選合格的供應(yīng)商，采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商進(jìn)行初步溝通，了解其對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目的興趣和合作意向。（四）實(shí)地考察1.對(duì)于重要的采購(gòu)項(xiàng)目或經(jīng)過(guò)初步篩選后仍存在疑問(wèn)的供應(yīng)商，采購(gòu)部門(mén)組織相關(guān)人員對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察。2.實(shí)地考察內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)場(chǎng)所、生產(chǎn)設(shè)備、質(zhì)量管理體系、人員配備、售后服務(wù)等方面?？疾烊藛T應(yīng)填寫(xiě)《供應(yīng)商實(shí)地考察報(bào)告》，詳細(xì)記錄考察情況。（五）資質(zhì)審核1.采購(gòu)部門(mén)要求供應(yīng)商提供相關(guān)資質(zhì)證明文件，如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證證書(shū)、行業(yè)資質(zhì)證書(shū)等。2.對(duì)供應(yīng)商提供的資質(zhì)證明文件進(jìn)行審核，確保其真實(shí)有效。對(duì)于需要年檢或換證的資質(zhì)證書(shū)，要檢查其有效期。（六）報(bào)價(jià)評(píng)估1.采購(gòu)部門(mén)向經(jīng)過(guò)初步篩選、實(shí)地考察和資質(zhì)審核的供應(yīng)商發(fā)送《采購(gòu)詢價(jià)單》，要求其提供詳細(xì)的報(bào)價(jià)和產(chǎn)品或服務(wù)方案。2.對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行評(píng)估，比較不同供應(yīng)商的價(jià)格水平、付款方式、交貨期等條款。評(píng)估報(bào)價(jià)時(shí)，要綜合考慮產(chǎn)品或服務(wù)的質(zhì)量、性能、售后服務(wù)等因素，確保采購(gòu)成本的合理性。（七）最終選擇1.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)供應(yīng)商的綜合表現(xiàn)，包括實(shí)地考察情況、資質(zhì)審核結(jié)果、報(bào)價(jià)評(píng)估情況等，進(jìn)行綜合打分。2.根據(jù)綜合打分結(jié)果，選擇得分最高的供應(yīng)商作為最終合作伙伴，并與其簽訂《采購(gòu)合同》或《服務(wù)協(xié)議》。三、供應(yīng)商入庫(kù)（一）信息錄入1.采購(gòu)部門(mén)在確定最終供應(yīng)商后，及時(shí)將供應(yīng)商的相關(guān)信息錄入供應(yīng)商服務(wù)庫(kù)管理系統(tǒng)，包括供應(yīng)商名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系電話、地址、經(jīng)營(yíng)范圍、資質(zhì)證書(shū)編號(hào)、合作項(xiàng)目、合同金額、服務(wù)期限等。2.確保錄入信息的準(zhǔn)確性和完整性，以便后續(xù)查詢和管理。（二）編號(hào)管理1.為每個(gè)入庫(kù)供應(yīng)商分配唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)便于記憶和查詢。編號(hào)規(guī)則可根據(jù)公司實(shí)際情況制定，例如采用字母和數(shù)字組合的方式。2.在供應(yīng)商服務(wù)庫(kù)管理系統(tǒng)中，對(duì)供應(yīng)商編號(hào)進(jìn)行統(tǒng)一管理，記錄供應(yīng)商編號(hào)的分配、變更等情況。（三）檔案建立1.采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)建立供應(yīng)商檔案，將供應(yīng)商的相關(guān)資料進(jìn)行歸檔保存。檔案內(nèi)容包括供應(yīng)商的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證證書(shū)、行業(yè)資質(zhì)證書(shū)、實(shí)地考察報(bào)告、報(bào)價(jià)文件、采購(gòu)合同或服務(wù)協(xié)議等。2.定期對(duì)供應(yīng)商檔案進(jìn)行整理和更新，確保檔案資料的時(shí)效性和完整性。（四）入庫(kù)通知1.采購(gòu)部門(mén)向新入庫(kù)供應(yīng)商發(fā)送《供應(yīng)商入庫(kù)通知》，告知其已被納入公司供應(yīng)商服務(wù)庫(kù)，并說(shuō)明相關(guān)的權(quán)利和義務(wù)。2.《供應(yīng)商入庫(kù)通知》應(yīng)包括公司對(duì)供應(yīng)商的基本要求、服務(wù)規(guī)范、考核標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容，以便供應(yīng)商了解公司的管理要求，更好地為公司提供服務(wù)。四、供應(yīng)商服務(wù)管理（一）服務(wù)協(xié)議執(zhí)行1.采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商簽訂的《采購(gòu)合同》或《服務(wù)協(xié)議》是雙方合作的依據(jù)，雙方應(yīng)嚴(yán)格按照協(xié)議約定執(zhí)行。2.采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)跟蹤供應(yīng)商的服務(wù)執(zhí)行情況，確保其按時(shí)、按質(zhì)、按量履行合同義務(wù)。對(duì)于供應(yīng)商違反協(xié)議約定的行為，要及時(shí)采取措施進(jìn)行糾正，并按照協(xié)議約定追究其違約責(zé)任。（二）溝通協(xié)調(diào)1.建立采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商之間的定期溝通機(jī)制，通過(guò)電話、郵件、會(huì)議等方式保持密切聯(lián)系。溝通內(nèi)容包括項(xiàng)目進(jìn)展情況、質(zhì)量問(wèn)題、交貨期變更、售后服務(wù)等方面的事宜。2.及時(shí)解決雙方在合作過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題和爭(zhēng)議，促進(jìn)雙方的良好合作關(guān)系。對(duì)于重大問(wèn)題或爭(zhēng)議，應(yīng)成立專門(mén)的協(xié)調(diào)小組進(jìn)行處理，確保問(wèn)題得到妥善解決。（三）質(zhì)量監(jiān)控1.質(zhì)量部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)供應(yīng)商提供的產(chǎn)品或服務(wù)進(jìn)行質(zhì)量監(jiān)控，制定質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)流程。2.定期或不定期對(duì)供應(yīng)商的產(chǎn)品或服務(wù)進(jìn)行抽檢，確保其質(zhì)量符合公司要求。對(duì)于質(zhì)量不合格的產(chǎn)品或服務(wù)，要及時(shí)通知供應(yīng)商進(jìn)行整改，并跟蹤整改情況。3.建立供應(yīng)商質(zhì)量檔案，記錄供應(yīng)商的質(zhì)量表現(xiàn)情況，包括產(chǎn)品或服務(wù)的檢驗(yàn)結(jié)果、質(zhì)量問(wèn)題發(fā)生次數(shù)及處理情況等。根據(jù)供應(yīng)商的質(zhì)量檔案，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行質(zhì)量評(píng)級(jí)，作為后續(xù)合作的參考依據(jù)。（四）交貨期管理1.采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商明確交貨期要求，并跟蹤供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度和運(yùn)輸安排。2.對(duì)于因供應(yīng)商原因?qū)е陆回浧谘诱`的情況，要及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，要求其采取措施盡快解決，并承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任。同時(shí)，采購(gòu)部門(mén)要評(píng)估交貨期延誤對(duì)公司業(yè)務(wù)的影響，及時(shí)調(diào)整生產(chǎn)計(jì)劃或采取其他補(bǔ)救措施，減少損失。（五）成本控制1.采購(gòu)部門(mén)定期對(duì)供應(yīng)商的產(chǎn)品或服務(wù)價(jià)格進(jìn)行評(píng)估，與市場(chǎng)價(jià)格水平進(jìn)行比較。對(duì)于價(jià)格不合理的情況，要與供應(yīng)商進(jìn)行談判協(xié)商，爭(zhēng)取降低采購(gòu)成本。2.在保證產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量的前提下，鼓勵(lì)供應(yīng)商通過(guò)技術(shù)創(chuàng)新、管理優(yōu)化等方式降低成本，實(shí)現(xiàn)雙方的成本共降。（六）風(fēng)險(xiǎn)管理1.識(shí)別與供應(yīng)商合作過(guò)程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，如市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、交貨期風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)等。2.針對(duì)不同的風(fēng)險(xiǎn)制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，如建立價(jià)格調(diào)整機(jī)制、加強(qiáng)質(zhì)量監(jiān)控、優(yōu)化供應(yīng)商選擇和管理、完善合同條款等，降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的概率和影響程度。五、供應(yīng)商評(píng)估（一）評(píng)估周期1.對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行定期評(píng)估，評(píng)估周期分為季度評(píng)估和年度評(píng)估。2.對(duì)于重要供應(yīng)商或合作項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)較高的供應(yīng)商，可適當(dāng)增加評(píng)估頻次。（二）評(píng)估指標(biāo)1.質(zhì)量指標(biāo)：包括產(chǎn)品或服務(wù)的合格率、退貨率、質(zhì)量問(wèn)題投訴率等。2.交貨期指標(biāo)：包括按時(shí)交貨率、交貨期延誤次數(shù)等。3.價(jià)格指標(biāo)：包括采購(gòu)價(jià)格的合理性、價(jià)格調(diào)整的及時(shí)性等。4.服務(wù)指標(biāo)：包括售后服務(wù)響應(yīng)時(shí)間、解決問(wèn)題的能力、客戶滿意度等。5.合作態(tài)度指標(biāo)：包括溝通配合的積極性、對(duì)公司需求的響應(yīng)速度等。6.其他指標(biāo)：根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和供應(yīng)商的特點(diǎn)，可增設(shè)其他評(píng)估指標(biāo)，如環(huán)保指標(biāo)、社會(huì)責(zé)任指標(biāo)等。（三）評(píng)估方法1.數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析：收集供應(yīng)商在質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、服務(wù)等方面的相關(guān)數(shù)據(jù)，進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，計(jì)算各項(xiàng)評(píng)估指標(biāo)的得分。2.問(wèn)卷調(diào)查：向公司內(nèi)部相關(guān)部門(mén)或人員發(fā)放問(wèn)卷，了解他們對(duì)供應(yīng)商服務(wù)質(zhì)量、交貨期、價(jià)格等方面的滿意度和意見(jiàn)建議。3.現(xiàn)場(chǎng)考察：定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)考察，觀察其生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況、質(zhì)量管理體系運(yùn)行情況、人員工作狀態(tài)等，獲取第一手評(píng)估資料。4.綜合評(píng)價(jià)：根據(jù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果、問(wèn)卷調(diào)查結(jié)果和現(xiàn)場(chǎng)考察情況，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)，確定其評(píng)估等級(jí)。（四）評(píng)估等級(jí)1.優(yōu)秀：各項(xiàng)評(píng)估指標(biāo)表現(xiàn)出色，產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量高，交貨期準(zhǔn)時(shí)，價(jià)格合理，服務(wù)優(yōu)質(zhì)，合作態(tài)度積極，對(duì)公司業(yè)務(wù)發(fā)展有較大貢獻(xiàn)。2.良好：各項(xiàng)評(píng)估指標(biāo)達(dá)到公司要求，產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量較好，交貨期基本準(zhǔn)時(shí)，價(jià)格合理，服務(wù)較滿意，合作態(tài)度較好。3.合格：部分評(píng)估指標(biāo)基本達(dá)到公司要求，但存在一些不足之處，需要供應(yīng)商進(jìn)行改進(jìn)。4.不合格：多項(xiàng)評(píng)估指標(biāo)未達(dá)到公司要求，產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量存在嚴(yán)重問(wèn)題，交貨期經(jīng)常延誤，價(jià)格不合理，服務(wù)較差，合作態(tài)度不積極，對(duì)公司業(yè)務(wù)造成較大影響。（五）評(píng)估結(jié)果應(yīng)用1.對(duì)于評(píng)估等級(jí)為優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)，如優(yōu)先合作機(jī)會(huì)、增加采購(gòu)量、給予價(jià)格優(yōu)惠等，并在公司內(nèi)部進(jìn)行通報(bào)表?yè)P(yáng)。2.對(duì)于評(píng)估等級(jí)為良好的供應(yīng)商，鼓勵(lì)其繼續(xù)保持，同時(shí)提出進(jìn)一步改進(jìn)的建議，幫助其提升服務(wù)水平。3.對(duì)于評(píng)估等級(jí)為合格的供應(yīng)商，采購(gòu)部門(mén)向其發(fā)送《供應(yīng)商評(píng)估整改通知》，要求其針對(duì)存在的問(wèn)題制定整改措施，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成整改。整改完成后，進(jìn)行復(fù)查，如仍未達(dá)到要求，可考慮降低其服務(wù)等級(jí)或暫停合作。4.對(duì)于評(píng)估等級(jí)為不合格的供應(yīng)商，立即停止與其合作，并將其從供應(yīng)商服務(wù)庫(kù)中移除。同時(shí)，對(duì)已簽訂的未執(zhí)行完畢的合同或協(xié)議進(jìn)行妥善處理，追究其違約責(zé)任。六、供應(yīng)商出庫(kù)（一）主動(dòng)出庫(kù)1.當(dāng)供應(yīng)商出現(xiàn)以下情況之一時(shí)，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)將其從供應(yīng)商服務(wù)庫(kù)中移除，即主動(dòng)出庫(kù)：連續(xù)兩個(gè)季度評(píng)估等級(jí)為不合格；嚴(yán)重違反《采購(gòu)合同》或《服務(wù)協(xié)議》約定，給公司造成重大損失；因不可抗力或其他原因無(wú)法繼續(xù)為公司提供產(chǎn)品或服務(wù)；公司業(yè)務(wù)調(diào)整，不再需要該供應(yīng)商的產(chǎn)品或服務(wù)。2.采購(gòu)部門(mén)填寫(xiě)《供應(yīng)商出庫(kù)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明出庫(kù)原因，并提交公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過(guò)后，采購(gòu)部門(mén)通知供應(yīng)商辦理出庫(kù)手續(xù)，同時(shí)將供應(yīng)商從供應(yīng)商服務(wù)庫(kù)管理系統(tǒng)中刪除，并更新供應(yīng)商檔案。（二）被動(dòng)出庫(kù)1.供應(yīng)商主動(dòng)提出退出公司供應(yīng)商服務(wù)庫(kù)時(shí)，應(yīng)向采購(gòu)部門(mén)提交書(shū)面申請(qǐng)，說(shuō)明退出原因。2.采購(gòu)部門(mén)對(duì)供應(yīng)商的申請(qǐng)進(jìn)行審核，如無(wú)異議，填寫(xiě)《供應(yīng)商出庫(kù)申請(qǐng)表》，經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，辦理出庫(kù)手續(xù)。3.供應(yīng)商在辦理出庫(kù)手續(xù)前，應(yīng)清理與公司的債權(quán)債務(wù)關(guān)系，確保雙方無(wú)任何遺留問(wèn)題。（三）出庫(kù)通知