煤礦記錄本管理制度總則目的為加強煤礦記錄本的管理，規(guī)范記錄行為，確保記錄的真實、準確、完整和可追溯，為煤礦安全生產(chǎn)、運營管理等提供可靠依據(jù)，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于煤礦各部門、各崗位涉及的各類記錄本，包括但不限于安全生產(chǎn)記錄、設(shè)備運行記錄、人員考勤記錄、物資出入庫記錄等?；驹瓌t1.真實性原則：記錄應(yīng)如實反映實際情況，不得虛假記錄。2.準確性原則：記錄內(nèi)容應(yīng)準確無誤，數(shù)據(jù)、信息等應(yīng)真實可靠。3.完整性原則：記錄應(yīng)涵蓋相關(guān)事項的全過程，不得遺漏重要信息。4.及時性原則：記錄應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)及時填寫，不得拖延。5.規(guī)范性原則：記錄應(yīng)按照規(guī)定的格式、內(nèi)容和要求進行填寫，確保規(guī)范統(tǒng)一。記錄的分類與格式記錄分類1.安全生產(chǎn)記錄：如瓦斯檢查記錄、安全隱患排查記錄、設(shè)備檢修記錄等。2.設(shè)備運行記錄：包括主通風機運行記錄、提升機運行記錄、采煤機運行記錄等。3.人員管理記錄：人員考勤表、培訓(xùn)記錄、員工考核記錄等。4.物資管理記錄：物資采購申請單、出入庫登記表、庫存盤點表等。5.其他記錄：根據(jù)煤礦實際情況確定的其他各類記錄。記錄格式1.煤礦應(yīng)根據(jù)不同類型的記錄設(shè)計統(tǒng)一規(guī)范的格式，明確記錄的表頭、正文、簽字欄等內(nèi)容。2.記錄格式應(yīng)便于填寫、查閱和存檔，能夠清晰反映記錄的關(guān)鍵信息。3.對于電子記錄，應(yīng)采用符合公司信息系統(tǒng)管理要求的格式，確保數(shù)據(jù)的安全和可管理性。記錄的填寫要求填寫規(guī)范1.記錄應(yīng)使用黑色或藍色中性筆填寫，不得使用鉛筆、圓珠筆等易褪色的筆。2.填寫內(nèi)容應(yīng)字跡清晰、工整，不得潦草、涂改。如有涂改，應(yīng)在涂改處加蓋涂改人印章或簽字，并注明涂改日期。3.記錄中的數(shù)據(jù)應(yīng)準確填寫，計量單位應(yīng)統(tǒng)一使用法定計量單位。內(nèi)容要求1.記錄應(yīng)按照規(guī)定的項目和內(nèi)容進行填寫，不得漏填、錯填。2.對于事件的描述應(yīng)詳細、具體，能夠準確反映事件的發(fā)生過程、結(jié)果等。3.記錄中涉及的人員、設(shè)備、物資等信息應(yīng)填寫全稱或規(guī)范簡稱，確保信息的一致性。簽字要求1.記錄填寫完畢后，應(yīng)由相關(guān)責任人簽字確認。簽字應(yīng)清晰可辨，注明簽字日期。2.多人參與的工作記錄，應(yīng)由所有參與人員依次簽字。3.對于代簽的情況，應(yīng)注明代簽人姓名，并經(jīng)被代簽人同意。記錄的審核與審批審核流程1.記錄填寫完成后，應(yīng)由直接上級進行審核。審核內(nèi)容包括記錄的真實性、準確性、完整性等。2.審核人應(yīng)認真核對記錄內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時要求填寫人進行更正，并在審核意見欄中注明審核結(jié)果和意見。審批流程1.對于重要的記錄或涉及重大事項的記錄，應(yīng)經(jīng)過相關(guān)部門負責人或主管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批人應(yīng)在審批意見欄中明確簽署同意或不同意的意見，并注明審批日期。如不同意，應(yīng)說明理由并要求重新填寫或補充相關(guān)信息。記錄的存檔與保管存檔要求1.記錄審核、審批通過后，應(yīng)及時進行存檔。存檔方式可分為紙質(zhì)存檔和電子存檔，具體根據(jù)煤礦實際情況確定。2.紙質(zhì)記錄應(yīng)按照類別、時間順序等進行整理裝訂，編制檔案目錄，便于查閱。3.電子記錄應(yīng)存儲在安全可靠的服務(wù)器或存儲設(shè)備中，建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)，按照類別、時間等進行分類存儲，并定期進行備份。保管期限1.煤礦應(yīng)根據(jù)國家法律法規(guī)、行業(yè)標準以及企業(yè)實際情況，確定各類記錄的保管期限。2.一般安全生產(chǎn)記錄、設(shè)備運行記錄等應(yīng)保管[X]年，人員管理記錄、物資管理記錄等應(yīng)保管[X]年。對于涉及重要事項、重大事故等的記錄，應(yīng)長期保管。保管責任1.明確記錄保管的責任部門或責任人，負責記錄的日常保管、整理、查閱等工作。2.保管部門或責任人應(yīng)確保記錄的安全，防止記錄丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。如發(fā)現(xiàn)記錄存在問題，應(yīng)及時向上級報告并采取相應(yīng)措施。記錄的查閱與借閱查閱流程1.煤礦內(nèi)部人員因工作需要查閱記錄時，應(yīng)填寫《記錄查閱申請表》，注明查閱目的、記錄名稱、查閱時間等信息。2.《記錄查閱申請表》經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，交記錄保管部門或責任人進行查閱。3.查閱人應(yīng)在記錄保管部門或責任人的監(jiān)督下進行查閱，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制記錄內(nèi)容。查閱完畢后，應(yīng)及時歸還記錄。借閱流程1.因特殊原因需要借閱記錄的，應(yīng)填寫《記錄借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱記錄名稱、預(yù)計歸還時間等。2.《記錄借閱申請表》經(jīng)所在部門負責人、記錄保管部門負責人及主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準后，方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱人應(yīng)按照規(guī)定的時間歸還記錄，如遇特殊情況需要延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱期間，借閱人應(yīng)妥善保管記錄，不得轉(zhuǎn)借他人或用于其他非規(guī)定用途。記錄的銷毀銷毀條件1.記錄保管期限屆滿，且已無查閱、留存必要的，可按照規(guī)定進行銷毀。2.因記錄內(nèi)容涉及保密信息，且保密期限已過，經(jīng)相關(guān)部門審批后可進行銷毀。銷毀流程1.記錄保管部門或責任人應(yīng)定期對到期或需銷毀的記錄進行清理，編制《記錄銷毀清單》，注明記錄名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.《記錄銷毀清單》經(jīng)所在部門負責人、記錄保管部門負責人及主管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認后，報公司檔案管理部門備案。3.檔案管理部門組織相關(guān)人員對需銷毀的記錄進行集中銷毀，銷毀過程應(yīng)進行記錄，參與銷毀人員應(yīng)在銷毀記錄上簽字。監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查1.煤礦應(yīng)定期對記錄本的管理情況進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括記錄的填寫、審核、審批、存檔、保管、查閱、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)。2.監(jiān)督檢查可采用定期檢查、不定期抽查等方式進行，對發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時下達整改通知，要求責任部門或責任人限期整改?？己藱C制1.建立記錄本管理考核機制，將記錄管理工作納入部門和個人績效考核體系。2.對于在記錄管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人，給予表彰和獎勵；對于違反本制度規(guī)定的部門和個人