公司車輛加油卡管理制度一、總則（一）目的為加強公司車輛加油卡的管理，規(guī)范加油卡的使用流程，確保加油卡使用的合理性、安全性和經(jīng)濟性，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有配備加油卡的車輛，包括公司自有車輛和租賃車輛。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則：公司車輛加油卡由公司指定專人統(tǒng)一管理，確保加油卡使用的規(guī)范性和透明度。2.安全使用原則：加油卡使用過程中要嚴格遵守相關安全規(guī)定，確保加油操作安全，防止發(fā)生安全事故。3.節(jié)約成本原則：鼓勵合理使用加油卡，降低車輛燃油消耗，節(jié)約公司運營成本。二、加油卡的申請與辦理（一）申請流程1.車輛使用部門根據(jù)工作需要，填寫《車輛加油卡申請表》，詳細注明車輛信息、預計月加油量、申請加油卡的類型等內(nèi)容。2.《車輛加油卡申請表》經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交至公司行政部門。3.行政部門對申請信息進行審核，核實車輛使用情況及申請的合理性，審核通過后報公司分管領導審批。4.分管領導審批同意后，由行政部門負責辦理加油卡申請手續(xù)。（二）辦理要求1.辦理加油卡時，應選擇信譽良好、服務優(yōu)質(zhì)的加油站合作單位。2.加油卡的開戶信息應與公司信息一致，確保賬戶安全。3.根據(jù)公司車輛的實際情況，合理確定加油卡的類型，如普通加油卡、聯(lián)名加油卡等。三、加油卡的保管（一）專人保管1.公司指定專人負責加油卡的保管，保管人員應具備責任心強、工作認真細致的特點。2.保管人員應妥善保管加油卡，不得隨意轉(zhuǎn)借他人或丟失。（二）保管地點加油卡應存放在安全、保密的地方，如公司保險柜或?qū)ｉT的保管箱內(nèi)，防止加油卡被盜用或損壞。（三）密碼管理1.加油卡設置的密碼應嚴格保密，保管人員不得將密碼泄露給他人。2.如因工作需要必須告知他人密碼時，應經(jīng)過公司分管領導批準，并做好記錄。四、加油卡的使用（一）使用范圍1.公司車輛加油卡僅限于公司車輛在指定加油站加油使用，不得用于其他用途。2.嚴禁使用加油卡為私人車輛加油或套取現(xiàn)金。（二）加油流程1.車輛駕駛員在加油前，應檢查車輛油箱油量，根據(jù)實際需要前往指定加油站加油。2.到達加油站后，駕駛員應將加油卡交給加油站工作人員，告知加油金額或加油量。3.加油站工作人員完成加油操作后，駕駛員應核對加油金額、加油量等信息，并在加油憑證上簽字確認。4.加油憑證應妥善保存，定期交至公司財務部門進行核算。（三）特殊情況處理1.如遇加油卡丟失、損壞或密碼遺忘等情況，駕駛員應立即向公司行政部門報告。2.行政部門接到報告后，應及時采取措施，如掛失加油卡、補辦新卡等，并做好相關記錄。3.在加油卡掛失或補辦期間，車輛如需加油，可由行政部門開具臨時加油證明，駕駛員憑證明前往加油站加油，費用由公司另行支付。五、加油卡的充值（一）充值申請1.當加油卡余額不足時，車輛使用部門應填寫《加油卡充值申請表》，注明加油卡卡號、當前余額、申請充值金額等信息。2.《加油卡充值申請表》經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交至公司行政部門。（二）充值審批1.行政部門對充值申請進行審核，核實加油卡的使用情況及充值金額的合理性，審核通過后報公司分管領導審批。2.分管領導審批同意后，由行政部門負責辦理加油卡充值手續(xù)。（三）充值方式1.加油卡充值可采用現(xiàn)金充值、銀行轉(zhuǎn)賬等方式，具體充值方式由公司與加油站協(xié)商確定。2.采用銀行轉(zhuǎn)賬方式充值時，公司財務部門應按照審批后的充值金額及時將款項轉(zhuǎn)入加油卡賬戶，并做好轉(zhuǎn)賬記錄。六、加油卡的賬務管理（一）賬務記錄1.公司財務部門應建立加油卡臺賬，詳細記錄加油卡的開戶信息、充值記錄、使用記錄、余額變動等情況。2.加油卡臺賬應定期與加油站提供的對賬單進行核對，確保賬務記錄準確無誤。（二）費用核算1.公司財務部門應按照車輛使用部門進行加油費用的核算，每月定期統(tǒng)計各部門的加油費用，并編制加油費用報表。2.加油費用報表應包括加油卡卡號、加油日期、加油金額、加油量、車輛信息、使用部門等內(nèi)容，報表經(jīng)財務負責人審核簽字后報公司領導審閱。（三）報銷管理1.車輛駕駛員應按照公司財務制度的規(guī)定，及時將加油憑證提交至公司財務部門進行報銷。2.財務部門在審核加油憑證時，應核對加油憑證的真實性、合法性和完整性，確保報銷金額準確無誤。3.對于不符合規(guī)定的加油憑證，財務部門有權(quán)拒絕報銷，并要求駕駛員重新提供合法有效的憑證。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司行政部門應定期對加油卡的使用情況進行檢查，包括加油記錄的真實性、加油卡的保管情況等。2.公司財務部門應加強對加油費用的核算和監(jiān)督，確保加油費用的合理性和合規(guī)性。（二）外部監(jiān)督1.公司應定期與加油站進行溝通，了解加油卡的使用情況及加油站的服務質(zhì)量，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。2.接受公司內(nèi)部審計部門的監(jiān)督檢查，審計部門應定期對加油卡的管理情況進行審計，確保加油卡管理制度的有效執(zhí)行。（三）違規(guī)處理1.對于違反本管理制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰，包括警告、罰款、辭退等。2.如發(fā)現(xiàn)加油卡被盜用、套取現(xiàn)金等違法違規(guī)行為，公司將依法追究相關人員的法律責任。八、附