對(duì)外合同簽訂及管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司對(duì)外合同簽訂及管理，規(guī)范合同簽訂流程，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司與外部單位或個(gè)人簽訂的各類合同，包括但不限于采購(gòu)合同、銷售合同、服務(wù)合同、租賃合同、技術(shù)合同等。（三）基本原則1.合法性原則：合同的簽訂和履行應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策的規(guī)定。2.平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合同，任何一方不得將自己的意志強(qiáng)加給對(duì)方。3.公平公正原則：合同條款應(yīng)公平合理，不得損害公司及對(duì)方的合法權(quán)益。4.誠(chéng)實(shí)守信原則：合同雙方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，全面履行合同約定的義務(wù)。二、合同簽訂流程（一）合同立項(xiàng)1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，提出合同立項(xiàng)申請(qǐng)，填寫《合同立項(xiàng)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明合同的基本情況，包括合同名稱、對(duì)方當(dāng)事人、合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任等。2.申請(qǐng)表經(jīng)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至法務(wù)部門進(jìn)行法律風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。（二）法律風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估1.法務(wù)部門收到《合同立項(xiàng)申請(qǐng)表》后，對(duì)合同條款進(jìn)行審查，重點(diǎn)關(guān)注合同的合法性、合規(guī)性、風(fēng)險(xiǎn)防范措施等方面。2.法務(wù)部門根據(jù)審查結(jié)果，出具法律風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估意見。如認(rèn)為合同存在法律風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)及時(shí)與業(yè)務(wù)部門溝通，提出修改建議。（三）合同談判1.根據(jù)法務(wù)部門的法律風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估意見，業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與對(duì)方當(dāng)事人進(jìn)行合同談判。談判人員應(yīng)具備相應(yīng)的業(yè)務(wù)知識(shí)和談判技巧，熟悉合同條款和相關(guān)法律法規(guī)。2.在談判過程中，應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，爭(zhēng)取有利的合同條款。對(duì)于重要合同或涉及重大利益的合同，應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行聯(lián)合談判。（四）合同起草與審核1.談判達(dá)成一致后，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)起草合同文本。合同文本應(yīng)使用公司統(tǒng)一的合同模板，確保合同條款完整、準(zhǔn)確、清晰。2.合同起草完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同文本提交至法務(wù)部門進(jìn)行審核。法務(wù)部門重點(diǎn)審核合同的合法性、合規(guī)性、風(fēng)險(xiǎn)防范措施等方面，并提出修改意見。3.業(yè)務(wù)部門根據(jù)法務(wù)部門的修改意見，對(duì)合同文本進(jìn)行修改完善。修改后的合同文本再次提交至法務(wù)部門審核，直至審核通過。（五）合同審批1.審核通過的合同文本，由業(yè)務(wù)部門提交至公司管理層進(jìn)行審批。審批流程按照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般合同由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批；重大合同或涉及重大利益的合同，需經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)或董事會(huì)審批。2.審批人員應(yīng)認(rèn)真審查合同條款，對(duì)合同的必要性、可行性、合法性等方面進(jìn)行綜合評(píng)估，并簽署審批意見。（六）合同簽訂1.經(jīng)審批通過的合同，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與對(duì)方當(dāng)事人簽訂。簽訂合同時(shí)，應(yīng)確保合同雙方當(dāng)事人的主體資格合法有效，合同簽字蓋章手續(xù)齊全。2.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同副本送一份至法務(wù)部門備案，一份至財(cái)務(wù)部門作為付款依據(jù)，一份由業(yè)務(wù)部門留存歸檔。三、合同履行管理（一）合同執(zhí)行跟蹤1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的具體履行，應(yīng)建立合同執(zhí)行跟蹤臺(tái)賬，詳細(xì)記錄合同的履行情況，包括合同執(zhí)行進(jìn)度、款項(xiàng)收付情況、質(zhì)量驗(yàn)收情況等。2.定期對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。如發(fā)現(xiàn)對(duì)方當(dāng)事人存在違約行為，應(yīng)及時(shí)采取措施，維護(hù)公司的合法權(quán)益。（二）款項(xiàng)收付管理1.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同款項(xiàng)的收付管理。根據(jù)合同約定，及時(shí)辦理款項(xiàng)收付手續(xù)，確保款項(xiàng)收付的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。2.在辦理款項(xiàng)收付時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格審核相關(guān)憑證，確保憑證的真實(shí)性、合法性和完整性。對(duì)于不符合合同約定或?qū)徟掷m(xù)不全的款項(xiàng)，不得辦理收付。（三）質(zhì)量驗(yàn)收管理1.對(duì)于涉及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量的合同，業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，應(yīng)出具質(zhì)量驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。2.如發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量不符合合同約定，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與對(duì)方當(dāng)事人溝通協(xié)商，要求對(duì)方采取整改措施。如對(duì)方拒絕整改或整改后仍不符合要求，應(yīng)按照合同約定追究對(duì)方的違約責(zé)任。（四）合同變更與解除1.在合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更或解除合同的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與對(duì)方當(dāng)事人協(xié)商，并簽訂書面的變更或解除協(xié)議。2.合同變更或解除協(xié)議簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照本制度規(guī)定的流程，重新辦理審批手續(xù)，并及時(shí)通知法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門。四、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同文本、相關(guān)附件、審批文件、履行記錄等資料收集齊全，整理歸檔。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)合同檔案進(jìn)行檢查，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。（二）檔案整理與保管1.檔案管理人員按照合同類別、簽訂時(shí)間等進(jìn)行分類整理，建立合同檔案目錄，便于查詢和檢索。2.合同檔案應(yīng)妥善保管，存放于安全、防火、防潮、防蟲的檔案柜中。對(duì)于電子合同檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。（三）檔案查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.因特殊情況需要借閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.查閱或借閱合同檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、復(fù)印、轉(zhuǎn)借或丟失檔案資料。五、合同風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.法務(wù)部門定期對(duì)公司簽訂的合同進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估，分析合同可能存在的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，如法律風(fēng)險(xiǎn)、市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、信用風(fēng)險(xiǎn)等。2.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，明確責(zé)任部門和責(zé)任人，確保風(fēng)險(xiǎn)得到有效控制。（二）風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控與預(yù)警1.業(yè)務(wù)部門在合同履行過程中，應(yīng)密切關(guān)注合同風(fēng)險(xiǎn)情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并報(bào)告潛在的風(fēng)險(xiǎn)問題。2.法務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)部門報(bào)告的風(fēng)險(xiǎn)信息，進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控和分析，如發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)上升或出現(xiàn)重大風(fēng)險(xiǎn)事件，應(yīng)及時(shí)發(fā)出預(yù)警信號(hào)，通知相關(guān)部門采取應(yīng)對(duì)措施。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.對(duì)于法律風(fēng)險(xiǎn)，法務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)合同審查和法律培訓(xùn)，提高公司員工的法律意識(shí)和風(fēng)險(xiǎn)防范能力。如發(fā)生法律糾紛，應(yīng)及時(shí)聘請(qǐng)專業(yè)律師進(jìn)行處理，維護(hù)公司的合法權(quán)益。2.對(duì)于市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)市場(chǎng)調(diào)研和分析，及時(shí)掌握市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，合理調(diào)整合同條款，降低市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)對(duì)公司的影響。3.對(duì)于信用風(fēng)險(xiǎn)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)對(duì)方當(dāng)事人的信用調(diào)查和評(píng)估，建立信用檔案。在簽訂合同前，應(yīng)要求對(duì)方提供有效的擔(dān)保或信用承諾，確保合同款項(xiàng)能夠順利收回。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司審計(jì)部門定期對(duì)合同簽訂及履行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查合同簽訂流程的合規(guī)性、合同條款的執(zhí)行情況、款項(xiàng)收付的準(zhǔn)確性等方面。2.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，審計(jì)部門應(yīng)及時(shí)提出整改意見，要求相關(guān)部門限期整改。整改完成后，審計(jì)部門應(yīng)進(jìn)行跟蹤復(fù)查，確保問題得到徹底解決。（二）考核評(píng)價(jià)1.將合同簽訂及管理工作納入公司績(jī)效考核體系，對(duì)業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門及責(zé)任人進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核指標(biāo)包括