公司雜物采購管理辦法總則目的為了規(guī)范公司雜物采購行為，加強(qiáng)采購管理，降低采購成本，保證雜物質(zhì)量，提高公司資源利用效率，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)各部門、各分支機(jī)構(gòu)的雜物采購活動。本辦法所指雜物是指除公司主要生產(chǎn)經(jīng)營設(shè)備、原材料、辦公用品（常規(guī)辦公文具除外）之外的各種低值易耗品、零星物品，如清潔用品、勞保用品、小型工具、裝飾物品等。管理原則1.合規(guī)性原則：采購活動必須嚴(yán)格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)、政策以及公司的各項規(guī)章制度。2.效益性原則：在保證雜物質(zhì)量的前提下，充分考慮成本因素，追求采購成本與使用效益的最佳平衡。3.透明性原則：采購過程應(yīng)公開、公平、公正，接受公司內(nèi)部監(jiān)督，確保采購信息透明。4.計劃性原則：各部門應(yīng)根據(jù)實際需求，提前制定采購計劃，避免盲目采購和浪費(fèi)。采購管理職責(zé)采購部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司雜物采購管理制度和流程。2.組織實施雜物采購活動，包括供應(yīng)商的選擇、采購合同的簽訂、采購訂單的下達(dá)等。3.對采購的雜物進(jìn)行質(zhì)量檢驗和驗收，確保所采購的雜物符合公司要求。4.建立和維護(hù)供應(yīng)商檔案，定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和管理。5.協(xié)調(diào)處理采購過程中的各類問題，如供應(yīng)商糾紛、質(zhì)量問題等。使用部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)提出雜物采購需求，明確采購物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求等。2.參與采購物品的質(zhì)量驗收工作，對采購物品的使用情況進(jìn)行反饋。3.配合采購部門進(jìn)行供應(yīng)商評估和管理工作。財務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算和采購費(fèi)用，確保采購資金的合理使用。2.辦理采購款項的支付手續(xù)，對采購費(fèi)用進(jìn)行核算和賬務(wù)處理。3.參與采購合同的審核，監(jiān)督采購資金的流向和使用情況。審計部門職責(zé)1.對公司雜物采購活動進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查采購流程的合規(guī)性、采購合同的合法性以及采購資金的使用情況。2.定期對采購部門的工作進(jìn)行審計評估，提出改進(jìn)建議和意見。采購計劃管理采購計劃的編制1.使用部門應(yīng)根據(jù)實際工作需要，于每月[具體日期]前編制下月的雜物采購計劃，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后報采購部門。2.采購計劃應(yīng)包括采購物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預(yù)計單價、預(yù)算金額、需求時間等內(nèi)容。對于有特殊質(zhì)量要求或技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的物品，應(yīng)在計劃中明確注明。3.采購部門應(yīng)根據(jù)各使用部門提交的采購計劃，結(jié)合公司的實際情況和庫存狀況，進(jìn)行綜合平衡和審核，編制公司月度雜物采購總計劃。采購計劃的審批1.公司月度雜物采購總計劃經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。對于預(yù)算金額超過[具體金額]的采購計劃，需經(jīng)公司總經(jīng)理辦公會審議通過。2.經(jīng)審批后的采購計劃應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行，如因特殊情況需要調(diào)整或追加采購計劃的，使用部門應(yīng)提出書面申請，說明調(diào)整或追加的原因、內(nèi)容和金額，經(jīng)采購部門審核后，按原審批程序重新審批。供應(yīng)商管理供應(yīng)商的選擇1.采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商評估和選擇機(jī)制，通過公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、詢價、競爭性談判等方式，廣泛尋找合格的供應(yīng)商。2.供應(yīng)商應(yīng)具備以下基本條件：具有獨(dú)立法人資格，具有良好的商業(yè)信譽(yù)和財務(wù)狀況，具有相應(yīng)的生產(chǎn)能力和供貨能力，能夠提供符合公司質(zhì)量要求的產(chǎn)品和服務(wù)。3.采購部門應(yīng)對供應(yīng)商進(jìn)行實地考察和評估，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)工藝、質(zhì)量控制體系、售后服務(wù)等情況，并要求供應(yīng)商提供相關(guān)的資質(zhì)證明文件和樣品。供應(yīng)商的評審1.采購部門應(yīng)組織相關(guān)部門對潛在供應(yīng)商進(jìn)行評審，評審內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等方面。2.評審小組應(yīng)根據(jù)評審結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行綜合評分，確定合格供應(yīng)商名單，并建立供應(yīng)商檔案。對于評分較低或存在嚴(yán)重問題的供應(yīng)商，應(yīng)及時從合格供應(yīng)商名單中剔除。供應(yīng)商的合作與管理1.采購部門應(yīng)與合格供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。2.采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商的供貨情況進(jìn)行評估和考核，考核內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，應(yīng)給予一定的獎勵和優(yōu)惠；對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，應(yīng)及時進(jìn)行溝通和整改，如整改無效，應(yīng)終止合作。采購實施與合同管理采購方式的選擇1.對于預(yù)算金額在[具體金額]以下的采購項目，可采用詢價采購方式。采購部門應(yīng)至少向三家合格供應(yīng)商發(fā)出詢價單，比較供應(yīng)商的報價和質(zhì)量，選擇性價比最高的供應(yīng)商進(jìn)行采購。2.對于預(yù)算金額在[具體金額]以上的采購項目，應(yīng)采用招標(biāo)采購方式。采購部門應(yīng)按照國家相關(guān)法律法規(guī)和公司的招標(biāo)管理辦法，組織招標(biāo)活動，確定中標(biāo)供應(yīng)商。3.對于因特殊情況無法采用招標(biāo)或詢價采購方式的，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可采用單一來源采購方式。單一來源采購應(yīng)嚴(yán)格控制，確保采購價格合理、質(zhì)量可靠。采購合同的簽訂1.采購部門應(yīng)根據(jù)采購計劃和供應(yīng)商的報價，與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)采用書面形式，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，條款應(yīng)具體、明確、合法。2.采購合同簽訂前，采購部門應(yīng)將合同草案送財務(wù)部門、審計部門等相關(guān)部門進(jìn)行審核，確保合同條款符合公司的利益和要求。3.采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時將合同副本送財務(wù)部門、使用部門等相關(guān)部門備案。采購訂單的下達(dá)1.采購部門應(yīng)根據(jù)采購合同的約定，及時向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單。采購訂單應(yīng)明確采購物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨期、交貨地點(diǎn)等內(nèi)容。2.采購訂單下達(dá)后，采購部門應(yīng)跟蹤訂單的執(zhí)行情況，及時了解供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度和交貨情況，確保采購物品按時、按質(zhì)、按量到貨。采購驗收與付款管理采購驗收1.采購物品到貨后，采購部門應(yīng)及時通知使用部門和質(zhì)量檢驗部門進(jìn)行驗收。驗收人員應(yīng)按照采購合同和相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，對采購物品的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等進(jìn)行嚴(yán)格檢查。2.對于驗收合格的采購物品，驗收人員應(yīng)填寫《采購物品驗收單》，由驗收人員、使用部門負(fù)責(zé)人和采購部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。對于驗收不合格的采購物品，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，要求供應(yīng)商進(jìn)行更換或退貨處理。3.對于有質(zhì)量保證期的采購物品，在質(zhì)量保證期內(nèi)如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，使用部門應(yīng)及時通知采購部門，采購部門應(yīng)負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)供應(yīng)商進(jìn)行維修或更換。付款管理1.財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)采購合同和《采購物品驗收單》，審核采購款項的支付申請。對于符合付款條件的，應(yīng)按照合同約定的付款方式和時間及時辦理付款手續(xù)。2.對于采用分期付款方式的采購合同，財務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定的付款節(jié)點(diǎn)進(jìn)行付款，確保公司資金的合理使用。3.對于因質(zhì)量問題或其他原因需要扣除供應(yīng)商貨款的，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商，并取得供應(yīng)商的書面同意，財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)協(xié)商結(jié)果進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理。采購檔案管理采購檔案的內(nèi)容采購檔案應(yīng)包括采購計劃、采購申請、采購合同、采購訂單、供應(yīng)商報價單、采購物品驗收單、付款憑證等與采購活動相關(guān)的文件和資料。采購檔案的整理與保管1.采購部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)采購檔案的整理和保管工作，定期對采購檔案進(jìn)行分類、裝訂和歸檔。2.采購檔案應(yīng)按照采購項目和時間順序進(jìn)行編號和存放，以便于查閱和管理。采購檔案的保管期限應(yīng)按照公司檔案管理的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。采購檔案的查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱或借閱采購檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱/借閱申請表》，經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱或借閱。2.查閱或借閱人員應(yīng)遵守檔案管理的相關(guān)規(guī)定，不得損壞、涂改或泄露檔案內(nèi)容。借閱檔案應(yīng)按時歸還，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查1.審計部門應(yīng)定期對公司雜物采購活動進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查采購流程的合規(guī)性、采購合同的合法性以及采購資金的使用情況。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見和建議，并跟蹤整改情況。2.公司內(nèi)部應(yīng)建立采購?fù)对V和舉報機(jī)制，鼓勵員工對采購活動中的違規(guī)行為進(jìn)行投訴和舉報。對于經(jīng)查實的違規(guī)行為，應(yīng)依法依規(guī)進(jìn)行嚴(yán)肅處理?？己嗽u價1.公司應(yīng)建立采購部門和采購人員的考核評價機(jī)制，考核內(nèi)容包括