防疫資金備查管理辦法一、總則（一）目的在疫情防控常態(tài)化的大背景下，為了確保公司防疫資金能夠合理、規(guī)范、透明地使用，切實保障公司全體員工的健康安全，有效應(yīng)對各類疫情防控相關(guān)事務(wù)，特制定本防疫資金備查管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有與防疫資金使用、管理和備查相關(guān)的活動及部門。涵蓋從總公司到各分公司、子公司，以及各個業(yè)務(wù)部門和后勤保障部門等。（三）基本原則1.合法性原則：防疫資金的管理和使用必須嚴格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)，以及地方政府關(guān)于疫情防控資金管理的各項規(guī)定。確保每一筆資金的流向都在法律允許的范圍內(nèi)。2.合規(guī)性原則：遵循行業(yè)通行的財務(wù)管理標準和規(guī)范，做到賬目清晰、核算準確、審批流程完備。3.透明性原則：鼓勵各部門積極公開防疫資金的使用情況，做到信息透明，接受公司內(nèi)部和外部相關(guān)方的監(jiān)督。希望大家明白，透明的管理有助于提升資金使用的效率和公信力。4.?？顚Ｓ迷瓌t：防疫資金只能用于與疫情防控直接相關(guān)的事項，如購買防疫物資、開展防疫培訓(xùn)、支付核酸檢測費用等，嚴禁挪作他用。二、資金來源與預(yù)算管理（一）資金來源1.政府專項補貼：積極關(guān)注政府出臺的各類疫情防控扶持政策，爭取政府給予的防疫專項補貼資金。相關(guān)部門應(yīng)及時收集、整理政策信息，按要求準備申報材料，力爭獲得更多的政府支持。2.公司自有資金投入：根據(jù)公司自身的財務(wù)狀況和疫情防控工作的實際需求，從公司的自有資金中劃出一定比例，用于防疫工作。公司管理層需綜合考慮各項因素，合理確定投入規(guī)模。3.員工捐贈資金（如有）：若有員工自愿為公司防疫工作捐款，應(yīng)做好詳細的登記和管理工作。尊重員工的捐贈意愿，確保捐贈資金專款專用。（二）預(yù)算編制1.部門申報：每年年初或根據(jù)疫情防控形勢變化，各部門結(jié)合自身防疫工作實際需求，提出本部門的防疫資金預(yù)算申請。例如，行政部門需考慮辦公場所消殺用品、體溫檢測設(shè)備等的采購預(yù)算；人力資源部門需考慮防疫培訓(xùn)課程的費用預(yù)算等。申請內(nèi)容應(yīng)詳細列出所需資金的項目、數(shù)量、單價和總額等信息，并簡要說明用途和必要性。2.匯總審核：財務(wù)部門負責(zé)收集各部門的預(yù)算申請，進行匯總整理。在此基礎(chǔ)上，依據(jù)公司整體防疫規(guī)劃和財務(wù)狀況，對各項預(yù)算進行初步審核。審核過程中，如發(fā)現(xiàn)不合理或重復(fù)的預(yù)算項目，應(yīng)及時與相關(guān)部門溝通，協(xié)商調(diào)整。3.審批確定：經(jīng)財務(wù)部門初步審核后的預(yù)算草案，提交給公司管理層進行最終審批。管理層需綜合考慮公司戰(zhàn)略目標、疫情防控重點工作以及資金承受能力等因素，確定年度防疫資金預(yù)算總額及各部門的具體預(yù)算額度。一旦預(yù)算確定，各部門應(yīng)嚴格按照預(yù)算執(zhí)行。（三）預(yù)算調(diào)整在預(yù)算執(zhí)行過程中，如因疫情形勢突變、政策調(diào)整或其他不可預(yù)見的因素導(dǎo)致預(yù)算需要調(diào)整，應(yīng)遵循以下流程：1.部門申請：需求發(fā)生變化的部門應(yīng)及時填寫《防疫資金預(yù)算調(diào)整申請表》，詳細說明調(diào)整的原因、調(diào)整項目、調(diào)整金額以及對部門防疫工作的影響等內(nèi)容。2.審批流程：申請表先提交給財務(wù)部門進行審核，財務(wù)部門從公司整體資金平衡和預(yù)算合理性角度提出意見。之后，報公司管理層審批。只有經(jīng)過批準的預(yù)算調(diào)整申請，才能正式實施。三、資金使用管理（一）使用范圍1.防疫物資采購：包括口罩、消毒液、洗手液、體溫槍、防護服等各類直接用于疫情防控的物資。物資采購應(yīng)遵循質(zhì)量優(yōu)先、價格合理的原則，確保所采購的物資符合相關(guān)質(zhì)量標準。2.辦公場所防疫措施：如辦公區(qū)域的定期消殺費用、通風(fēng)設(shè)備的維護和更新費用等，以營造安全衛(wèi)生的辦公環(huán)境。3.員工防疫保障：涵蓋員工核酸檢測費用、疫苗接種費用（如有公司承擔(dān)部分）、為員工發(fā)放的防疫補貼等，保障員工的健康安全。4.防疫培訓(xùn)與宣傳：組織開展防疫知識培訓(xùn)的費用，以及制作防疫宣傳資料、海報等所產(chǎn)生的費用，提升員工的防疫意識和能力。5.應(yīng)急防疫設(shè)施建設(shè)：例如，為應(yīng)對疫情緊急情況而建設(shè)的臨時隔離區(qū)域、核酸檢測點等設(shè)施的建設(shè)和改造費用。（二）審批流程1.日常小額支出：對于金額較小（具體金額標準由公司根據(jù)實際情況確定，如[X]元以下）的日常防疫支出，如少量口罩、洗手液等的采購，可由部門負責(zé)人審批后直接執(zhí)行。但需保留好相關(guān)的發(fā)票、收據(jù)等憑證，以便后續(xù)備查。2.大額支出：金額較大的防疫資金支出，如采購大型防疫設(shè)備、批量采購防疫物資等，需遵循以下流程：申請?zhí)峤唬河尚枨蟛块T填寫《防疫資金使用申請表》，詳細說明資金用途、金額、預(yù)計采購時間、供應(yīng)商（如有）等信息，并附上相關(guān)項目的可行性報告或采購方案。部門審核：申請表先提交給本部門主管領(lǐng)導(dǎo)進行審核，主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)從部門業(yè)務(wù)需求和合理性角度進行把關(guān)。財務(wù)審核：經(jīng)部門主管領(lǐng)導(dǎo)審核通過后，申請表流轉(zhuǎn)至財務(wù)部門。財務(wù)部門主要從資金預(yù)算、支付方式、合規(guī)性等方面進行審核。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與申請部門溝通，提出修改意見。高層審批：財務(wù)審核通過的申請表，最后提交給公司高層領(lǐng)導(dǎo)進行審批。高層領(lǐng)導(dǎo)綜合考慮公司整體資源配置和防疫工作重點，做出最終審批決策。只有獲得高層領(lǐng)導(dǎo)批準的申請，才能進入采購或支付環(huán)節(jié)。（三）采購管理1.供應(yīng)商選擇：在防疫物資采購過程中，應(yīng)選擇具有良好信譽、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價格合理的供應(yīng)商。鼓勵各部門通過多渠道尋找供應(yīng)商，建立供應(yīng)商庫，并定期對供應(yīng)商進行評估和考核。對于長期合作且表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，可給予一定的優(yōu)先合作機會。2.采購方式：根據(jù)采購金額和物資性質(zhì)的不同，可采用不同的采購方式。對于金額較小、通用性較強的物資，可采用詢價采購的方式，向多家供應(yīng)商詢問價格，選擇性價比最高的供應(yīng)商；對于金額較大、技術(shù)含量較高的物資或服務(wù)，應(yīng)采用招標采購的方式，嚴格按照公司的招標流程進行操作，確保采購過程的公平、公正、公開。3.合同簽訂：確定供應(yīng)商后，應(yīng)及時簽訂采購合同。合同內(nèi)容應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標準、售后服務(wù)等條款。合同簽訂前，需經(jīng)法務(wù)部門審核，確保合同合法有效。四、資金備查管理（一）賬目設(shè)置1.獨立核算：財務(wù)部門應(yīng)設(shè)立專門的防疫資金賬目，對防疫資金進行獨立核算。將防疫資金與公司其他資金嚴格區(qū)分開來，確保每一筆收支都清晰可查。2.明細賬目：在獨立賬目的基礎(chǔ)上，進一步建立詳細的明細賬目。按照資金來源、使用項目、支出時間等維度進行分類核算，例如，可分別設(shè)置“政府補貼收入”“自有資金投入”“防疫物資采購支出”“培訓(xùn)費用支出”等明細科目，方便對資金的流向和使用情況進行全面分析。（二）憑證管理1.憑證收集：無論是資金的收入還是支出，都必須取得合法有效的原始憑證。例如，收款時需取得政府補貼文件、銀行收款回單等；支出時，應(yīng)取得正規(guī)的發(fā)票、收據(jù)、采購合同、驗收單等。各部門在業(yè)務(wù)發(fā)生后，應(yīng)及時將相關(guān)憑證傳遞給財務(wù)部門。2.憑證審核：財務(wù)部門收到原始憑證后，要對其真實性、合法性、完整性進行嚴格審核。檢查憑證上的信息是否與實際業(yè)務(wù)相符，簽字蓋章是否齊全，發(fā)票是否符合稅務(wù)規(guī)定等。對于不符合要求的憑證，應(yīng)及時退回相關(guān)部門補充或更換。3.憑證保管：審核通過的原始憑證應(yīng)按照會計檔案管理的要求進行妥善保管。建立專門的會計檔案存放區(qū)域，按照時間順序和類別進行整理歸檔，便于日后查閱和審計。憑證保管期限應(yīng)符合國家相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定。（三）定期盤點與對賬1.物資盤點：定期對防疫物資進行盤點，確保賬實相符。盤點工作可由行政部門牽頭，聯(lián)合財務(wù)部門共同進行。盤點過程中，應(yīng)對物資的數(shù)量、規(guī)格、存放地點等進行詳細記錄。如發(fā)現(xiàn)賬實不符的情況，應(yīng)及時查明原因，并進行相應(yīng)的賬務(wù)調(diào)整。2.資金對賬：財務(wù)部門應(yīng)定期與銀行進行對賬，確保防疫資金的銀行存款賬目準確無誤。同時，要與各使用部門核對防疫資金的使用情況，及時解決賬目差異問題。對賬頻率可根據(jù)公司實際情況確定，一般每月至少進行一次。（四）報告與公示1.內(nèi)部報告：財務(wù)部門應(yīng)定期編制防疫資金使用情況報告，向公司管理層匯報資金的收支狀況、預(yù)算執(zhí)行情況、存在的問題及建議等。報告內(nèi)容應(yīng)簡潔明了、數(shù)據(jù)準確，為管理層決策提供可靠依據(jù)。2.內(nèi)部公示：希望大家能夠積極參與和監(jiān)督公司防疫資金的管理工作。因此，我們鼓勵定期在公司內(nèi)部公示防疫資金的使用情況，如通過公司內(nèi)部網(wǎng)站、公告欄等渠道，公開資金的來源、支出項目、金額等信息，接受全體員工的監(jiān)督。公示周期可設(shè)定為每季度一次，增強資金管理的透明度。五、監(jiān)督與責(zé)任追究（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計監(jiān)督：公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對防疫資金的管理和使用情況進行審計。審計內(nèi)容包括資金預(yù)算執(zhí)行情況、支出合規(guī)性、賬目準確性、物資管理等方面。通過審計，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出改進建議，保障防疫資金的安全和有效使用。2.部門監(jiān)督：各部門之間應(yīng)相互監(jiān)督，對于發(fā)現(xiàn)的其他部門在防疫資金使用過程中存在的違規(guī)行為，應(yīng)及時向公司管理層或相關(guān)監(jiān)督部門報告。（二）外部監(jiān)督積極配合政府相關(guān)部門的監(jiān)督檢查工作，如財政部門、審計部門等對公司防疫資金使用情況的專項檢查。如實提供相關(guān)資料和數(shù)據(jù)，對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)按照要求及時整改。（三）責(zé)任追究對于在防疫資金管理和使用過程中存在違規(guī)行為的部門或個人，將視情節(jié)輕重追究相應(yīng)的責(zé)任。違規(guī)行為包括但不限于挪用資金、虛報冒領(lǐng)、擅自擴大資金使用范圍、未按規(guī)定進行審批等。對違規(guī)人員，將給予警告、罰款、降職、辭退等不同程度的處罰；構(gòu)成犯罪的，將依法移送司法機關(guān)處理。希望大家能夠嚴格遵守本管理辦法，共同維護防疫