建設(shè)局檔案管理暫行辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)建設(shè)局檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在建設(shè)工作中的作用，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本局實(shí)際，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于建設(shè)局機(jī)關(guān)各科室、直屬事業(yè)單位及下屬各部門的檔案管理工作。（三）基本原則檔案管理工作遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、集中保管、方便利用的原則。確保檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置建設(shè)局設(shè)立專門的檔案管理科室，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)全局檔案的集中管理。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本局檔案管理規(guī)章制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)全局各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)和利用工作。3.指導(dǎo)、監(jiān)督各科室和下屬單位的檔案管理工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程。5.做好檔案的安全保護(hù)工作，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全。（三）各科室及下屬單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)本科室（單位）文件材料的形成、積累和整理工作，并定期移交檔案管理部門。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本科室（單位）檔案管理的日常工作，配合檔案管理部門做好檔案整理、歸檔等工作。3.按照檔案管理規(guī)定，做好本科室（單位）檔案的保管和利用工作。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類建設(shè)局檔案分為以下幾大類：1.行政管理類：包括局機(jī)關(guān)行政事務(wù)管理中形成的各類文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。2.工程建設(shè)類：涵蓋各類工程項(xiàng)目從立項(xiàng)、規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工到竣工驗(yàn)收全過(guò)程中形成的文件材料，如項(xiàng)目審批文件、勘察設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、工程變更記錄、質(zhì)量驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。3.城市建設(shè)類：有關(guān)城市規(guī)劃、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、市容環(huán)境衛(wèi)生、園林綠化等方面的檔案。4.政策法規(guī)類：國(guó)家和地方有關(guān)建設(shè)領(lǐng)域的政策法規(guī)、規(guī)范性文件等。5.業(yè)務(wù)指導(dǎo)類：對(duì)下屬單位和相關(guān)企業(yè)進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)過(guò)程中形成的文件材料。6.聲像檔案類：包括照片、錄音、錄像等反映建設(shè)工作活動(dòng)的聲像資料。7.電子檔案類：以電子數(shù)據(jù)形式存在的各類檔案。（二）編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)采用“年度類別順序號(hào)”的結(jié)構(gòu)。2.年度：以公元紀(jì)年表示，如“2023”。3.類別：用大寫字母表示檔案類別，如“A”代表行政管理類，“B”代表工程建設(shè)類等。4.順序號(hào)：按檔案形成的先后順序依次編號(hào)，位數(shù)根據(jù)實(shí)際情況確定。例如，2023年形成的第5份行政管理類檔案編號(hào)為“2023A005”。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.本局在履行職能活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文件、材料、圖表、聲像等資料。2.下屬單位報(bào)送的重要文件、工作總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.本局與其他單位簽訂的合同、協(xié)議、項(xiàng)目合作文件等。4.本局組織的各類會(huì)議、活動(dòng)形成的文件、照片、錄像等資料。（二）收集要求1.各科室和下屬單位應(yīng)在文件材料形成后及時(shí)收集，確保齊全完整。2.對(duì)重要文件和資料應(yīng)進(jìn)行備份，一式兩份，分別保存于不同介質(zhì)和地點(diǎn)。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章齊全。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.符合國(guó)家和行業(yè)有關(guān)檔案整理的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。（四）整理方法1.行政管理類檔案：按照文件的種類、問(wèn)題、時(shí)間等進(jìn)行分類整理，編制卷內(nèi)目錄和案卷目錄。2.工程建設(shè)類檔案：按照工程項(xiàng)目進(jìn)行分類，每個(gè)項(xiàng)目再按前期文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、竣工驗(yàn)收文件等進(jìn)行細(xì)分，分別整理成冊(cè)，并編制項(xiàng)目檔案總目錄和分冊(cè)目錄。3.城市建設(shè)類檔案：根據(jù)城市建設(shè)的不同領(lǐng)域和項(xiàng)目進(jìn)行分類整理，如道路建設(shè)、橋梁建設(shè)、排水工程等，建立相應(yīng)的檔案目錄。4.政策法規(guī)類檔案：按照法規(guī)的類別、頒布時(shí)間等進(jìn)行整理，編制法規(guī)目錄索引。5.業(yè)務(wù)指導(dǎo)類檔案：根據(jù)指導(dǎo)對(duì)象和業(yè)務(wù)內(nèi)容進(jìn)行分類，建立業(yè)務(wù)指導(dǎo)檔案臺(tái)賬。6.聲像檔案類：按照內(nèi)容、時(shí)間等進(jìn)行分類，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由等信息，并配以文字說(shuō)明。7.電子檔案類：按照電子文件的類別、年度等進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，并確保電子文件的格式統(tǒng)一、元數(shù)據(jù)完整。五、檔案的歸檔（一）歸檔時(shí)間1.行政管理類檔案：次年上半年完成上一年度文件材料的歸檔工作。2.工程建設(shè)類檔案：項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)完成項(xiàng)目檔案的歸檔。3.其他類檔案：在文件材料形成后的次年一季度內(nèi)歸檔。（二）歸檔程序1.各科室和下屬單位的兼職檔案員對(duì)整理好的檔案進(jìn)行初步審核，確保檔案質(zhì)量符合要求。2.填寫檔案移交清單，一式兩份，注明檔案的名稱、數(shù)量、類別、年度等信息。3.將檔案及移交清單一并移交至檔案管理部門，檔案管理部門進(jìn)行核對(duì)驗(yàn)收，無(wú)誤后雙方簽字確認(rèn)。六、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、檔案密集架等。（二）檔案存放1.檔案應(yīng)按照類別、年度、編號(hào)順序存放于檔案密集架上，便于查找和管理。2.聲像檔案和電子檔案應(yīng)分別存放于專門的存儲(chǔ)設(shè)備中，并做好標(biāo)識(shí)和備份。（三）保管期限1.建設(shè)局檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案：反映本局主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)建設(shè)事業(yè)發(fā)展有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。3.長(zhǎng)期保管的檔案：在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)建設(shè)工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年。4.短期保管的檔案：在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)建設(shè)工作有參考價(jià)值的檔案，保管期限為5年至15年。（四）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少一次，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無(wú)誤。2.清查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并做好記錄。七、檔案的利用（一）利用范圍1.本局工作人員因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱本局檔案，須經(jīng)本局相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.司法機(jī)關(guān)因辦案需要查閱本局檔案，按照有關(guān)法律程序辦理。（二）利用手續(xù)1.本局工作人員查閱檔案，需填寫檔案查閱登記表，注明查閱目的、內(nèi)容、時(shí)間等信息，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.外單位查閱檔案，需持單位介紹信，注明查閱內(nèi)容和目的，經(jīng)本局相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。3.司法機(jī)關(guān)查閱檔案，應(yīng)出具相關(guān)法律文書，經(jīng)本局辦公室審核后，按照規(guī)定程序查閱。（三）利用方式1.檔案查閱一般應(yīng)在檔案管理部門指定的場(chǎng)所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。2.如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理手續(xù)。3.檔案管理人員應(yīng)積極為利用者提供服務(wù)，幫助查找所需檔案，解答有關(guān)問(wèn)題。八、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)科室人員和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值，對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。2.對(duì)失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核批準(zhǔn)后予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案管理部門編制檔案銷毀清冊(cè)，注明檔案的名稱、數(shù)量、年度、類別、保管期限等信息。2.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)本局分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，報(bào)上級(jí)檔案管理部門備案。3.檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)科室人員共同監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。4.監(jiān)銷人員在檔案銷毀后，應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。九、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、數(shù)字化，建立涵蓋全局各類檔案的電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，提高檔案管理效率和利用水平。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化加工：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等數(shù)字化處理，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合本局檔案管理的信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用、統(tǒng)計(jì)等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.數(shù)據(jù)安全保障：采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問(wèn)控制等安全措施，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全。（三）實(shí)施步驟1.制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確建設(shè)目標(biāo)、任務(wù)和實(shí)施步驟。2.開展檔案數(shù)字化加工工作，按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行操作，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。3.進(jìn)行檔案管理系統(tǒng)的選型和建設(shè)，組織相關(guān)人員進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。4.逐步將各類檔案數(shù)據(jù)錄入電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。十、獎(jiǎng)勵(lì)與處罰（一）獎(jiǎng)勵(lì)對(duì)在檔案管理